GTD时间管理方法.doc

GTD时间管理方法 引导语：对于初次接触的人来说，每日时间管理方法能够帮助他所作出的最大改良，就是指导他们按部就班地针对每一项工作进行思考。下面是为你带来的GTD时间管理方法，希望对大家有所帮助。 把需要提醒的行动和信息分门别类地逐个确定，并存入了一个看得见、摸得到的具体的系统里面。当你认真彻底执行一次这样的操作后，你会体验到一种前所未有的轻松。 对于您收集在工作篮中的信息，不管是每一封电子邮件、一条备忘录或者一个自然萌生的念头，你需要扪心自问一些什么样的问题呢?这是行动管理过程中的一个组成要素，它构成了你个人组织管理体系的根底。许多人试图把一切安排得“井井有条”，但是他们却错误地动手管理那些不完整的“信息材料”。你不可能组织那些即将降临的信息，你只能收集它们，加工它们。此外，你必须以下一步行动的决策为依据，对即将采取的行动进行组织管理。只有思考清楚，制定了明确的行动方案，才会大幅度提高工作效率。 现在，我建议你在我们总览全过程的同时，对您收集到工作篮里的信息材料进行加工处理。 这是一件什么事情? 这些信息材料到底是什么，需要做些什么。比方，我们从政府方面或者从公司里接收到了大量烦琐的信息和任务，而这些内容往往容易从我们的个人管理体系中溜掉，是不是应该想想方法、加以解决呢?当我们收到部门转发的电子邮件， 通知我们某某政策的某某情况时，我们又应该怎么处理呢?我曾经从客户的书桌抽屉里和堆积如山的文件中，挖掘出一打有价值的信息，这仅仅是由于客户当时不愿意花上几秒钟的时间来搞清楚文件内容就随手一扔造成的。由此，我们可以看出下一步决策的重要性。 是否需要采取行动呢? 对于这个问题有两种答复：是和不是。 不需要采取行动 如果答案是否认的，那么有三种可能性： 1、是一些根本没有用的垃圾。 2、目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理(孵化，酝酿、备忘录)。 3、该信息具有潜在的利用价值，今后也许能够派上用场(参考资料)。 就目前而言，你所需要的是一个对付垃圾的垃圾箱和一个删除键(在成功助理里直接将垃圾信息删除)，一个用于记录处于酝酿阶段事务的备忘录文件夹或者日程表。此外，你还需要一个完善的归档保存参考资料的系统。 需要采取行动 这一类信息要求我们进行处理。典型的情况可能是一封电子邮件，要求你在某一天参加公司组织的一次效劳活动;或者你任务篮中的一个备忘录提醒你同集团的副总裁会面，就某一个新设立的重要工程雇请参谋的事宜进行磋商。 面对每一件需要处理的信息时，你必须作出两个方面的决定： 1、你已经承诺完成哪些工作?需要到达什么样的结果? 2、下一步需要采取的行动是什么? 如果是关于一项工作工程 你必须在一个“工作工程”清单中表达出其结果。这如同在地上树起一个树桩，提醒你一个悬而未决的问题的存在。每周回忆一下这个工作清单将会帮助你回忆起这个尚未解决的问题。它活灵活现地存在你的管理系统中，直到你完成这项工作或者把它彻底地消灭掉。 (成功助理任务树模块，支持以“树”形结构管理多级工程事务) 下一步行动是什么? 对于你所进行的任何收集工作来说，这都是一个关键性的问题，如果你的答复恰如其分，你便掌握了实质性的组织管理内容。“下一步行动”是指那些必须付诸实施的具体活动，它们推动着形势朝着既定目标前行。 做事情时，并不需要花费很多气力，但是在决策行动时，却要求投入大量的精力。 下面是几个下一步行动方案的实例： * 给弗雷德打个 ，让他提供他所推荐的那家修理厂的 号码。 * 起草有关预算会议议程的想法。 * 与安吉拉谈一谈我们打算建立的文件归档系统。 * 从因特网上了解一下数据库管理软件的情况。 这些都是一些需要实实在在地发生的、真实而具体的活动。这些提示信息将使你的个人管理系统获益良多。 处理这件事、把这件事指派给别人处理、或者延迟处理 一旦你的下一步行动方案出台，紧接着，你面临三种选择： 1、 处理这件事。如果你能够在不到2分钟的时间内就搞定它，那么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着手落实。(在成功助理-工作篮-加工处理导航中，2分钟内已搞定的事情，可以点击图中“立即做”局部，记录到日程表作为记录) 2、 把这件事指派给别人去处理。如果处理这件事情需要花费的时间不止2分钟，那么，你应该问一问自己，你是否就是解决这个问题的最正确人选呢?如果答复是否认的，那就干脆委托给一个适宜的人员去办理。(在成功助理中，创立一个待办事项，并加上委派人) 3、 延迟处理。如果处理的时间超过了2分钟，而你又恰恰是最正确人选，这时，你不得不推迟行动，把它记录在某一个或者多个“下一个行动”的清单上。