会务前期准备工作.docx

会务前期准备工作会务前期准备工作会务前期准备工作：会议的设计与策划服务：根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作。确认开会时间、与会人数及布置要求。1.公关礼仪服务：礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等人员的准备。2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。3.选择会议场地。4.准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、整理、印制会议内容梗概和装订会议资料。5.发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表。6.会议酒店预订，用餐安排(预算：餐费和酒店费用预算)，车辆安排（落实接站人员及车辆的安排）。7.签到准备工作：如签到簿、横幅等。会议过程服务：1会场协调管理工作。（会场资料收集、整理与分发）。2秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、空调22-24）。4根据要求，将指示牌放在特定位置。5礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。6会议的全程服务当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后。通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务。会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。8.会议留念拍照，意见反馈。观光考察服务：会后安排参观、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项目。会展后期服务：票务服务：为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。接送车服务：为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。会议结束时服务：会议结束，礼仪小姐和服务员应站在门口，微笑着向客人道别。会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等。将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。公司内部资料：年中会文件201*年年中会议准备工作一、会议前准备工作1、会前所需准备的文件：会议通知、会务组负责工作内容清单、主持稿、参会人员表、会议议程、各组名单（分派到各组长手上，负责会议和活动前的点名）、座次表、餐卷、会议横幅、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料。（各文件具体形式如附件）2、会前准备工作流程2.1、会议的计划：1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。3）决定会议的工作人员和服务人员（会务组），必要时成立筹备组。2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。1）议程表：将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。2）日程表与作息时间表。按两天时间订出日程表和作息时间表。2.3、会议成本预算：会议的成本场地租借费+文件资料费+交通费+食宿旨+活动费。2.4、准备会议资料。1）开幕词、工作报告、发言稿等2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。2.5、发送会议通知及接受回执。1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。第1页；共3页公司内部资料：年中会文件2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：1）会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。2）主席台席位。第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低，前排为主、后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。3）会场设施。会场的所有设施必须在开会前准备齐全、如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试，以免临时发生故障或出现差错。2.7、其他准备会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。二、会议期间工作1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。2、会议期间的工作流程2.1、在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。2.2、做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。2.3、会场桌椅摆设确认：2.4、会议现场2.5、专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）。2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。2.7、协助会议期间的交通工具的安排。2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发第2页；共3页公司内部资料：年中会文件事件能以最短的时间解决。三、会议后续工作1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。2、会议后的工作流程2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。第3页；共3页