会务组工作实施方案.docx

会务组工作方案 第一篇：会务组工作方案龙博项目发布会会务组工作方案（草案） 一、组成人员 组长：侯经理 联系电话：[phone]成员：刘翠华、陈家骥、杨发荣、周道明、罗雪梅、程小畅 二、工作任务及职责分工 （一）工作任务： 1、负责此次发布会会议场地、晚宴场地的预定和宴会餐点、酒水的安排准备及礼品采购。 2、负责省外厂商的往返机票预定、接机、酒店预定及活动车辆租用、厂商接送和司机调配。 3、制作本次活动中所负责工作项目产生费用的相关报价说明、清单明细；会后的费用支付和发票索取等相关工作。 4、本组负责人负责本组成员构成的安排、成员工作分配，并将成员名单及所负责工作的内容交由统筹组组长，及时向成员传达每次会议的内容及注意事项，制作工作进度、工作完成时间表 （二）职责分工侯经理、刘翠华： 负责发布会会议场地、晚宴场地的预定，宴会餐点、酒水的安排准备，礼品采购。 （餐点、酒水报价，不同礼品规格、礼品种类，送礼名单）刘翠华、程小畅： 省外厂商往返机票预定、酒店预定（按照厂商的接待规格预定不同档次的酒店），礼品分发。 （根据安排确定机票时间，订房类型，拟出各酒店价格对照表，按名单分发礼品） 陈家骥、罗雪梅： 负责此次活动车辆租用的安排、厂商接送（包括接机）安排和所需司机人员安排。 （按接待人数确定需用多少车辆、什么类型的车、拟好接送流程、做好司机调配工作） 杨发荣、周道明： 负责活动现场、会议现场的拍照、摄像等各种资料收集 （活动、会议各阶段的图片、视频拍摄等） 成员需了解每次会议内容及注意事项，制作工作进度、工作完成时间表，服从本组负责人对成员的调配和工作安排。 第二篇：会务后勤组工作方案会务后勤组工作方案 根据总体工作部署，为搞好会务后勤接待工作，确保大会圆满召开，特制定本方案。 一、会议时间：2012年月日-13日（报到：11日上午8：00至12：00开会；11日下午15：30至13日上午12：00） 二、总体要求。精心组织，热情接待，周到服务，确保安全，扎扎实实做好这次会议会务后勤工作。 三、会议地点及布置 （一）会议地点 1、大会地点：福德莱大酒店四楼多功能会议厅 2、审议地点。充分利用福德莱大酒店大、中、小会议室及餐厅包厢布置五个代表团审议地点。 （二）会场布置： 1、负责人：郑兰香范秋若 工作人员：苏为国王月金尤建云邢益江洪文良黄有强刘明昆陈运武 2、主席台布置： （1）、检查布置会场所需国徽、红旗的完好性，如不能使用，尽快制作，要求今年月日前完成； （2）严格按标准布置好国徽、红旗 （3）主席台上、主席台前摆放适当的盆景、盆花，力求摆放美观、大方； （4）主席台第一排摆放3-5个麦克风； （5）开会期间，主席台桌面上摆放主席团成员座位牌及茶水、矿泉水、餐巾纸，空调提前半小时开； 3、主席台下位置： （1）标明座位序号； （2）会场内放置各类代表就座指示牌，中间区域为正式代表座位席，两侧为政协委员和列席代表等座位席； （3）中间区域第 一、二排桌面上摆放茶水、矿泉水、餐巾纸，其余桌面上摆放矿泉水； 4、在主席台右下方设发言台一个，并规范布置好（包括麦克风、鲜花、纸质国徽等） 5、会场门口布置。张贴欢迎词，摆放盆景、盆花。 四、代表报到工作 1、负责人：郑兰香范秋若苏为国 工作人员：陈运武黄文华徐忆若张颖 2、报到时间：2012年月日上午8：00至12：00 3、报到地点。福德莱大酒店分堂分设正式代表报到处、列席代表报到处。 4、代表报到后，领取会议材料、会议代表证、会议补助、房卡、礼品及其他。 五、制作各种票证、指示牌 1、负责人：郑兰香范秋若 2、制作的各种票证：按参会人数制作代表出席证、列席证、特邀证、记者证、工作人员工作证、当选证书、会议签到证、七种选票、用餐券及文件袋； 3、制作的各种指示牌：主要包括就餐、住宿、大会会议室、审议地点、会场内代表就座、洗手间等指示牌； 4、采购纪念礼品180份; 5、完成时间：2012年月日 六、座位安排 1、负责人：郑兰香范秋若 工作人员：陈德谢伟成陈运武徐忆若张颖 2、编制座位表，主要包括预备会、三次全体会议主席台上、下代表座位表。 3、具体要求。主动与市委办、市政府办、市政协办联系，准确掌握参会领导，会前三天编制好座位安排表交领导审定。 七、食宿安排 1、负责人：郑兰香范秋若苏为国 2、住宿工作由苏为国具体负责，代表报到时，负责安排代表住宿，并在大会期间，始终热情周到为代表服务。 3、用餐工作 （1）具体工作由范秋若、苏为国负责 （2）开会前五天编制好每餐的菜谱、酒水交领导审定，尽 最大努力让代表吃好、吃饱、吃高兴； （3）代表用餐一律凭用餐券就餐（除大会宴请外） （4）代表每次用餐的食材及制作，必须有卫生防疫部门的食品卫生监督员全程监控，保证绝对卫生安全； （5）大会宴请时间：2012年月日下午6：00. 八、医疗卫生保障工作 1、负责人：范秋若苏为国 2、主要负责与卫生部门联系，会议期间派驻医生和食品卫生监督员各2名，实行24小时值班，确保会议期间食品卫生安全和代表们身体健康。 九、大会召开时验证和统计参会代表人数及其它工作 1、负责人：范秋若 工作人员：陈德谢伟成陈运武黄文华徐忆若张颖 2、主要负责开会前验证和统计参会代表人数，并及时、准确按要求向大会主持人报告。 3、开会时，陈德、谢伟成、陈运武要一直在会场内，主要负责指引代表入座，并随时听从领导的召唤。 十、颁发当选证书工作 1、现场指挥：范秋若陈运武 2、颁发时间：2012年月日上午10：30开始 3、颁发当选证书分七批进行，具体为： 第一批：市人大常委会主任1人；王兴胜 第二批：市人民政府市长1人；陈振聪 第三批：市人大常委会副主任4人 从左至右排列：邓清辉张华黎良臣管家芹 第四批：市人民政府副市长6人 从左至右：甘明鹏李咏铭周华圳岳国华黄桂良黄建波第五批：市法院院长1人、市检察院检察长1人从左至右：朱以弟徐亚军 第六批：市人大常委会委员8人 从左至右：王业韩王秀花王祝谋王桂新王端盛王雁平李峰吴志雄 第七批：市人大常委会委员8人 从左至右：吴荣陈金兰陈铁勇林照轩郑兰香赵明峰曹磊蒲明辉 4、事选将当选证书填写好，并按颁发顺序及当选人排列顺序分别装在7个托盘。 5、2012年月日上午10。30，礼仪小姐才4人在会场外右边走道等候，现场指挥人员进入会场，密切关注议程的进行。 6、颁发进行时，现场指挥人员指挥礼仪小姐有序地将当选证书递送给颁证领导。 十一、其它工作 1、设倒茶服务人员1名，以便及时添加茶水。 2、聘请礼仪小姐4名，主要工作：一是每次开会前半小时， 站在门口欢迎代表，并引领重要领导到主席台就座；二是颁发当选证书时，按大会议程安排及时准确地将当选证书时，按大会议程安排及时准确地将当选证书递送给颁证领导。 3、设贵宾休息室一间。 4、做好代表迎送工作。大会期间，代表因工作和交通需要用车接送的，尽最大努力安排。大会结束，安排好代表的返程。 5、公共洗手间配备厕纸等相应物品。 6、完成大会主席团和秘书处交办的其它事宜。 会务后勤组 二0一二年月日 第三篇：会务组工作安排会务组工作安排 第一组：组长：曹文瑾 副组长：丹超 成员：翟清林莫留章梁世刚王瑞娥 陈淑娟梁蕾王晶 主要职责： 1、负责主席台大型喷绘设计安装，前置彩虹门，两侧四根悬挂条幅气柱，地面铺设红地毯，摆放鲜花及红色通道，检查音箱使用效果（丹超、莫留章） 2、负责主席台两侧架设8门礼花炮和冷烟火，按议程要求鸣放。 3、参会领导胸花佩戴，上台引导，站位顺序（王瑞娥陈淑娟梁蕾王晶） 第二组：组长：王天增 副组长：王安超 成员：杨振民石玉昆吕建华杨涛周卢彦 冯社芳王彦江张聪书郭聪琴 刘云萍李悦华 主要职责： 1、负责参会有关局委干部职工会场排列及秩序。要求学生统一着装，排列整齐有序。 2、安排60名旗手在东西两侧及南侧护立。 3、安排宣传版面的摆放和看护。 4、安排布置咨询台，要求统一着装，准备好宣传资料和横幅，接待来访人员咨询（杨涛、周卢彦、李悦华）第三组：组长：李海生 副组长：沈小红 成员：李彦林白宏伟杨国红王洁 主要职责： 1、负责联络秧歌、锣鼓队，准时到位助兴并按议程要求表演。 2、大屏幕宣传专题片按议程要求播放。 3、负责会场电力安全使用及环境卫生。 总体要求。今天下午会场布置及活动安排大头落地，明天早上7点会务组全体人员到会场集中开展工作，8点所有准备工作就绪，确保万无一失。 二一一年九月十九日 第四篇：会务组工作总结会务组工作总结 会务组作为会议工作的临时性组织，负责会议用品、车辆、参会人员食宿、会场布置、会务材料打印等的准备工作及会议期间的用品管理等工作。 一、会前准备 会议用品准备。笔记本电脑、投影机、打印机（硒鼓为新的）、a4纸、粉纸、会议桌牌并打印桌牌、饭桌桌牌（酒店如果不负责打印，也应提前打印）、激光笔、录音笔、电池（5号、7号电池）、笔（签字笔）、双面胶、胶水、固体胶棒、订书器、订书钉、笔记本、曲别针、长尾票夹、小信封、纸袋、拉边袋、便签纸，指定专人于具体的时间点前落实好。所有东西准备好后，统一整理装箱，方便搬运。 会议车辆准备。根据会议的性质提前联系好车辆，指定专人负责，并制作会务车辆情况表，包括司机师傅姓名、电话，所开车辆型号、车牌号等。如有多辆车，应考虑车辆顺序编号，方便与会人员用车。 会议材料准备。专人负责会务手册的制作，内容包括会务须知、具体日程安排、参会人员名单等，要提前联系文印公司做好，做好之后要再次进行核对和校对。会议用材料要提前打印，指定专人负责，如需提前给与会人员，应在打印好后提前放与会人员住宿房间。（如果方便，可以考虑和做好的会务手册以及笔和本一块装拉边袋，再放入房间） 参会人员食宿。指定专人负责参会人员食宿。提前做好宾馆的预订，是否有特殊床位如套间、大床房、双人间等；与会人员中是否有少数民族及其相关风俗习惯，有没有人吃素等。 会场布置。根据会议性质及参会人数进行会场布置，会议室摆放可呈“u”字形或“口”字形，座位周围应有桌子。会议导向牌应清楚无误；桌牌摆放应根据岗位职责进行摆放；布标悬挂（提前制作布标）；会议笔和纸的摆放，便签纸放在最底层，如有材料，材料应放于便签纸上面，笔放于材料中间，且笔尖朝向座位；其他如水，话筒等的摆放，也应指定专人负责。 接机或接站。与会人员是否需要接机或接站，必须确定列车或航班的车次或航班号，具体什么时间到达。接机的时候如果派车去，车停哪，具体在哪集合进行接机，是否需要贵宾室。 礼品准备。根据会议性质选择不同的礼品。二，会议期间准备 笔记本、打印机提前准备并进行调试，以备会议期间的应急打印。 如果会议允许，会议期间应有专人在场，专人负责会议录音。会议期间应15分钟左右倒一次茶水，并准备茶歇，晚上往房间送一份水果。 是否有专门宴请晚宴，多少人参加，哪些人参加，一定要提前通知，并做好饭桌桌牌。 三、会后准备 会议结束后，会务组专人收拾会场，把有文字性的材料全部回收，以及会场内其他物品全部回收。 如安排旅游活动，需要专人提前负责，联系好旅游线路，确定参加旅游人员，旅游中确保旅游人员的安全。 安排统一送机或送站，车辆提前准备好。 参会人员退宿后，要告知宾馆参会人员如有落下东西，统一交会务组，会务组专人负责参会人员东西的处理。 待参会人员全部离去后，会务组整理会前准备物品，待整理完毕后运回单位。 整个会务结束之后，对会务组织工作进行总结，总结经验吸取教训。 第五篇：2011烤鸭美食节会务组工作方案2011烤鸭美食节会务组工作方案（草案） 一、9月6日开幕式安排 1.仪式地点：乡鸭湖花卉广场 2.参加人员： 全县实职副科以上领导干部；承办、协办单位及企业负责人；组委会全体人员。（预计500人） 3.议程： 第一阶段。由县委副书记张贵平同志主持，县委副书记、县长左广同志作开幕式致辞，县委书记张之亮同志宣布开幕。 第二阶段。文艺演出。 4.就站主席台领导。县委常委，县人大主任，县政协主席。 二、9月13日闭幕式安排 1.仪式地点：宜良会堂 2.参加人员： 全县实职正科以上领导干部；承办、协办单位企业及负责人；受表彰的单位及个人；组委会全体成员。（预计350人） 3.议程： -1- 第一阶段。由县委常委、副县长段富同志主持，县委副书记张贵平同志作闭幕式总结讲话，县委常委、常务副县长李鸿同志宣读表彰决定，四班子全体领导参与颁奖。 第二阶段。文艺演出。 三、任务分工 1.县委副书记张贵平同志开幕式主持词、闭幕式讲话由县委办秘书科负责，县长左广同志开幕式致辞及县委常委、副县长段富同志闭幕式主持词由县府办秘书科负责； 2.表彰决定初稿由组委会办公室提供，交由“两办”经相应领导审核后发文；开闭幕式会议通知由“两办”秘书科负责； 3.会场布置、参会领导落实等会务工作由“两办”综合科负责； 4.开幕式会场准备、氛围营造、音响设备、礼仪服务等工作由县旅文广体局负责（开幕时启动电子礼炮）。 -2-第14页 共14页