信息收集与鉴别(一).doc

项目一 信息收集与鉴别本项目主要学习了解信息的含义和类型以及信息工作的基本要求，掌握信息收集的方法、原则以及鉴别信息的基本要求和作用。明确信息在秘书工作中的作用。 项目描述职业秘书要做好信息管理的工作，离不开掌握收集信息。什么是有效的信息、什么是没用的信息，秘书人员要明白这一点，否则就不能收集到有效的信息。项目分析信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息。信息收集是信息得以利用的第一步，也是关键的一步。同时，秘书部门每天都会接收到大量信息，而这些信息往往良莠不齐。错误、虚假的信息会给工作带来损失。因此，秘书要做好信息的鉴别工作，信息收集工作的好坏，直接关系到整个信息管理工作的质量。项目实施1.任务一：信息收集。2.任务二：信息鉴别。任务一 信息收集能力目标1、能够及时、准确、全面收集信息。 知识目标：掌握信息收集的方法、渠道及要求，能够采用有效的方法收集各类信息。工作任务海潮公司为了开拓新的市场，拟开发一种节能环保型净水设备。公司为此专门召开办公会议，讨论开发节能环保型净水设备的优势及可行性。从节省能源和环保的角度看，这种净水设备是很有优势的，但产品应用的可行性和市场前景如何，还须根据有效的市场信息进行综合分析和科学预测，才能做出正确决策。秘书小苏马上着手收集相关信息。工作步骤步骤1：在网上收集有关节能环保型净水设备发展前景的信息，并标出信息来源网址。步骤2：设计一份调查问卷，向消费者收集各种家用净水设备的使用意见，并进行统计分析。步骤3：向有关部门咨询，了解各类净水设备的使用成本，同时向本公司技术开发部了解净水设备的使用成本。步骤4：到商场实地调查，收集各类净水设备的销售价格，向商家了解各类净水设备的销量和消费群体，说明信息来源。相关知识 一、信息的含义和类型：一般来说，信息就是事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反映和正确表述，是用各种载体对客观事物的描述、传输，也即记载、传递各种各样变动着的事物的知识。信息的类型：有文字形态、声像形态和记忆形态。二、信息工作程序图 收集 鉴定整理存储传递利用三、信息工作的基本要求：及时、准确、全面、适用。四、信息收集的过程一般包括以下步骤： 1.制定收集计划只有制定出周密、切实可行的信息收集计划，才能指导整个信息收集工作正常地开展。 2.设计收集提纲和表格为了便于以后的加工、贮存和传递，在进行信息收集以前，就要按照信息收集的目的和要求设计出合理的收集提纲和表格。 3.明确信息收集的方式和方法。 4.提供信息收集的成果要以调查报告、资料摘编、数据图表等形式把获得的信息整理出来，并要将这些信息资料与收集计划进行对比分析，如不符合要求，还要进行补充收集。 五、信息收集应坚持以下原则： 1.准确性原则 该原则要求所收集到的信息要真实，可靠。当然，这个原则是信息收集工作的最基本的要求。为达到这样的要求，信息收集者就必须对收集到的信息反复核实，不断检验，力求把误差减少到最低限度。 2.全面性原则 该原则要求所搜集到的信息要广泛，全面完整。只有广泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活动和决策对象发展的全貌，为决策的科学性提供保障。当然，实际所收集到的信息不可能做到绝对的全面完整，因此，如何在不完整、不完备的信息下做出科学的决策就是一个非常值得探讨的问题。 3.时效性原则 信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供，即它的时效性。信息只有及时、迅速地提供给它的使用者才能有效地发挥作用。特别是决策对信息的要求是“事前”的消息和情报，而不是“马后炮”。所以，只有信息是“事前”的，对决策才是有效的。 六、信息对秘书工作的意义：1、秘书人员辅助领导决策的依据。2、秘书人员处理日常事务的依据。3、秘书人员起草文书的基础。4、秘书人员协助管理、协调关系的依据。【小资料】 一份表格李总经理要求到任不久的苏秘书，将全国同行业中十大公司最近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等的准确数据，在半小时内送到总经理办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。二十多分钟后，一份按要求打印的清晰表格摆到了总经理的面前，表后还附有简要的对比分析。看完表格后，总经理的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。思考苏秘书为什么能得到领导的赏识？拓展训练【任务情景】海潮公司为了开拓新的市场，拟开发一种节能环保型净水设备。公司为此专门召开办公会议，讨论开发节能环保型净水设备的优势及可行性。从节省能源和环保的角度看，这种净水设备是很有优势的，但产品应用的可行性和市场前景如何，还须根据有效的市场信息进行综合分析和科学预测，才能做出正确决策。秘书小苏马上着手收集相关信息。【任务内容】围绕节能环保型净水设备的可行性，设计一份调查问卷，向消费者收集各种家用净水设备的使用意见，并进行统计、分析。【任务要求】1、在规定的时间内完成任务。 2、对收集到的信息统计、分析。3、各组推出一名代表在班上发言，将本小组的运用问卷调查的整个过程以及调查结果向全班同学汇报。【训练方式】分组进行，6个人一个小组。小组内的学生分工合作，设计好调查问卷；发放和回收问卷；