综合项目管理系统实施细则.doc

综合项目管理系统实施细则
根据局总部下发的《“项目综合管理系统”中合约法务板块信息化操作的相关业务要求标准》（下简称《业务要求》）、《信息化实地考核评分标准对比表》（下简称特级资质评分表）、《生产技术线应用标准》（下简称生产应用），为了满足特级资质申报的要求，特此编写本实施细则，要求实施范围内的各项目部严格依照相关要求，完成数据录入及常态化应用工作，确保特级资质评审的顺利进行。
一、 实施范围
依照特级资质评审需要以及《业务要求》，要求所有在建项目部署NC系统应用，重点控制50%的项目,重点控制项目详见申特项目清单。
联营项目不在实施范围内。
二、 实施内容及要求
1. 基本要求
根据《业务要求》，商务及材料系统单据的录入应在实际业务发生后三天内完成，单据审批自上一节点完成不能超过48小时。
根据《生产技术线应用标准》，工程、设备系统单据的录入应在实际业务发生后5天内完成。要求单据审批自上一节点完成不能超过48小时。
工程业务线2011年3月份以来的数据，应每月至少录入一份，包括进度执行计划、进度实际情况维护、质量月报、安全月报。2011年3月份以前的数据，可打包录入一份总的单据。
各项目部应严格按照公司要求配备网络，并在协同平台填写《项目部网络备案表》在公司备案。项目部配置网络要求请参照附件二。
2. 项目初始化
a) 项目WBS定义
根据《业务要求》，各项目的WBS定义应拆分至主要材料级别。例如：
一级结构
二级结构
三级结构
四级结构
备注
××项目
土建工程
主体结构
圆钢
四级结构只对主要材料划分即可。

螺纹钢20以内

螺纹钢20以外

…

砌体工程
…

抹灰工程
…

装饰工程
…
…

机电安装工程
…
…

…

b) 成本项目定义
要求各项目的成本项目定义，至少拆分到第三级别，如：
一级
二级
三级
备注
××项目
人工费
主体结构人工费
末级费用不能直接挂接在一级费用下。

其他人工费

材料费
钢材费用

砌体费用

砼费用

…

机械费
…

桩基
防水

土石方…

间接费
…

措施费
…

税金
…
c) 期间定义
项目开工至2011年3月20(25)日，为第一个期间，此后每月的21日至下月的20（25）日为一个期间，要求期间的设置应跟随工程进度同步进行，不允许一次性做多个期间的设置。
期间的定义以及封存由商务合约部统一管理，其他业务线应配合商务合约部的期间管理，在期间封存之前录入该期间所有单据。
所谓的期间封存指，当该期间成本数据已经录入完整，由商务合约部在系统中修改期间设置，增加下一个期间的日期范围，并开始录入下一期间数据，此时，上一期间成本数据则不允许修改、添加或删除。
d) 工作日历设置
各项目的技术负责人，应在项目开工时，设置好本项目的工作日历，以确保后续进度管理信息录入的准确性
3. 基础档案
a) 查询项目下所有分包商、供应商信息，应该包括分包商名称、分包专业、通讯地址、联系人、联系电话等信息
b) 查询项目业主信息，需要包括业主名称、通讯地址、联系人、联系电话等内容；
c) 查询建筑项目档案，应当包括项目名称、合同开工时间、合同竣工时间、实际开工时间、工程基本情况、业主名称、设计单位、监理单位等内容；
4. 合同管理
d) 工程施工合同中需要包含合同清单，如单体较多项目可汇总清单，但必须根据WBS结构定义内容汇总到分部或分项级别；
e) 分包合同签订录入时，须导入详细清单。由于实际业务所限，无法导入详细清单的，须打包录入，单位为“元”，单价为“1”，工程量为合计金额。
f) 采购、租赁合同中需要包含采购或租赁清单，具体到规格型号，并录入暂定价及数量信息；
g) 所有合同均需要包含电子附件，如在合同会签中上传后，不需要在签订录入中重复上传；
5. 收入管理
a) 所有项目初期均需完成预算清单、单价分析表（资源模式下）、人材机汇总表的导入，并确定数据准确无误。
b) 在基础数据表格完成后，由项目商务人员根据操作手册，进行“合同预算拆分WBS”、“资源关联成本项目”节点的操作，完成预算清单与WBS的挂接，以及人材机资源与成本项目的挂接，保证清单向下汇总表及费用向下汇总表中数值准确；
c) 当项目发生清单单价或数量的变更，或签证、索赔时，须在正式单据完成的3个工作日内录入系统，并提交项目经理在48小时内审批。
d) “工程量统计”和“产值报量”可将2011年3月20（25）日以前的数据进行汇总录入，即录入截止3.20号的累计数值，3月20（25）日后在每月的20（25）日前，填写“工程量统计”和“产值报量”节点。
e) 根据实际业务发生情况，及时填写“甲方报量申请单”、“甲方报量审核单”。
6. 供方管理
a) 保证所有项目在系统中均包含招议标内容（至少包含劳务分包、专业分包、材料采购），招标、议标流程均可；
b) 可以通过定标审批单联查投标单位、入围单位、招标计划等内容；
c) 分包结算单在录入中必须严格按照合同内清单进行结算，当分包合同履行期间，发生清单变更、则应当录入“分包变更申请单”“分包变更确认单”，在成本分摊过程中一定要根据WBS结构定义拆分到分部或分项；注意修改单据日期；
d) 分包结算单录入过程中，对2011年3月20(25)日以前的结算数据可以打包汇总，录入一张累计结算金额单据， 3月20(25)日以后则应该根据实际情况，严格按照实际分包结算单据补录系统；
e) 招议标申请、分包结算单需在6月1日后保证在系统内进行审批，所有6月1日后数据均能够查询审批流程；
7. 物资管理
a) 所有项目均按实际业务发生情况补录3.20（25）后物资需用计划；
b) 采购计划（采购订单）在录入过程中需要关联合同，操作方法如下：
1、增加时保证供应商与采购合同中供应商一致；
2、采购订单中采购物资清单需要与合同中采购清单一致；
3、系统提示“寻找到合同是否关联”，点击“是”；
2011年3月份以前的采购内容，可做打包汇总，录入一张采购订单，所有采购计划在6.1日后数据需要在系统内进行审批；
对于部分地材、零星材料、现金采购内容可不关联合同；
c) 入库单、出库单
所有2011年6月1日后物资入库录入过程中需要参照订单信息；
对于直入直出类物资，需要在物资出库时参照物资入库单进行物资出库；
2011年3月20（25）日之前入库、出库的物资，编制一份汇总的入库单、出库单录入系统，供应商选择“历史数据补录供应商”，数量、金额参照纸质版盘点表的累计收入、累计支出数据录入，单价为金额除以数量。3月20日以后入库出库的物资，按照实际发生情况逐笔录入。
6月1日后出库需要包含审批流程；
d) 周转材料租赁管理
3月20日前周转材结算可按累计金额进行一次结算，以后数据需按实际业务发生后正常录入；
6月1日后所有周转材租赁结算单需要在系统内完成审批（可以只在项目级进行审批），可查询结算单的审批流程；
8. 成本管理
a) 目标成本：按流程录入目标成本资源维护、目标成本测算、目标成本拆分；目标成本资源拆分需要根据WBS结构定义拆分到分部或分项级别；目标成本拆分完成后可点击费用向下汇总表，查看此表中预计总收入、预计总成本、利润额，确保此表中数值与实际情况相符；
b) 实际成本：
Ø 分包/其它合同成本：
此节点统计数据为分包结算单中内容，在分包结算单中未分摊的合同可在成本分摊页签中进行成本分摊；
Ø 消耗材料成本：
此节点根据收发类别统计物资出库中数据，哪些收发类别需要统计可在成本管理中消耗材来源参数进行设置；统计完成后需保证物资出库金额与本月消耗材费用逻辑关系准确，例本月物资出库为1000万，调出200万，在参数中设置调出收发类别不进成本，则本月消耗材费用成本统计为1000万－200万＝800万；
Ø 周转材租赁成本分摊：
此节点统计当前期间的周转材租赁结算汇总金额，分摊过程中保证WBS部位分到分部或者分项；
Ø 设备租赁费用成本分摊：
统计当前期间内设备租赁结算单的汇总金额，分摊过程中保证WBS部位拆分到分部或者分项；
Ø 无合同发生成本费用
无合同发生的成本费用，通过“成本单据”录入系统，纳入成本统计。如：综合班组费用。
各类数据录入应由各业务线人员分别录入，其分工依照成本表的数据填写。比如：财务人员录入各类间接成本、商务人员录入综合班组人工费等，特别注意：工程水电费可在此节点录入，也可在“水电耗用成本分摊表” 录入每个期间的水电费，但不能重复录入；
Ø 上述节点录入完成后，查询实际成本汇总表，保证本期实际成本录入正确；
9. 进度管理
a) 每月30日前，由项目技术负责人录入下个月的进度计划。每月5号前，由项目技术负责人录入上个月的进度实际情况，即“实际进度维护”节点录入。
b) 实际进度维护数据录入可自由选择“树形”或“平面”模式，要求录入时，必须对工期延误的工作进行说明。
c) 所有的进度计划应先录入“基准计划编制”，然后再到“执行计划编制”中进行参照，然后提交项目经理审批。要求进度计划应先在本地电脑使用PROJECT编制完成，然后再导入系统，编制PROJEST文件时，应注意工作日历的设置，避免导入时工作日历冲突。
10. 质量管理
a) 项目部每月至少进行一次项目自检，并与当月30日前，由项目质量主管录入“质量检查记录”、“隐患整改通知单”，在质量整改完成后，由相应的施工员或工长录入“隐患整改回执”。
b) 对于公司或据机关组织的质量检查，由质量检查组织者录入“质量检查记录”、“隐患整改通知单”，项目的质量主管在整改完成后录入“隐患整改回执”。
c) 每月5日前，由质量主管填写 “质量月报”，上报领导审批。相关图片、文字记录，可通过附件上传。
d) 当发生质量事故时，须及时填写“质量事故记录”，上报领导审批。
e) 当发生质量奖励或处罚时，由质量主管根据实际情况，录入“奖罚处理单”。
f) 由项目部测量主管录入“计量器具信息”“计量器具鉴定使用”。
11. 安全管理
a) 项目部每月至少进行一次项目自检，并与当月30日前，由项目安全主管录入“安全检查记录”、“隐患整改通知单”，在质量整改完成后，由相应的施工员或工长录入“隐患整改回执”。
b) 对于公司或据机关组织的安全检查，由安全检查组织者录入“安全检查记录”、“隐患整改通知单”，项目的质量主管在整改完成后录入“隐患整改回执”
c) 当项目上发生安全事故时，须及时录入“生产安全事故管理”，上报领导审批。
d) 项目部进行安全教育、组织安全考核时，应及时录入“安全培训”“安全考核结果”节点，照片以及文字资料，可通过附件上传。
e) 安全主管每月5日前，录入上月的“安全月报”，并提交领导审批。
f) 每个项目部均应成立安全管理小组，并在系统的“项目安全人员”节点录入组织人员名单，由安全主管负责该维护名单，发生变动时，随时更新。
g) 安全主管负责识别项目的危险源，并录入“危险源识别与风险评估”节点，发生变化时及时更新维护。
h) 当发生安全奖励或罚款时，由安全主管根据实际情况，录入“奖罚处理单”。
12. 设备管理
a) 设备租赁管理
Ø 要求各项目使用NC系统进行设备租金的核算、成本统计。应用范围包括外租、内阻、零星。
Ø 外租应用业务流：租赁合同-外部设备租赁进场单-设备卡片-设备费用-租赁结算-成本归集。
Ø 内租应用业务流：租赁合同-外部设备租赁进场单-设备费用-租赁结算-成本归集。
Ø 零星设备租赁的应用：每个项目编制一份虚拟的零用设备租赁合同，供应商选择“零型设备租赁商”，合同清单为常用的零星机械设备，租赁方式为“按量”，单价为“1”，单位为“元”，没发生一笔临时租赁业务时，则使用工作量记录单进行记录，每月底进行结算和成本归集。
Ø 设备租赁结算，3月底做一份累计结算，此后每月底根据实际情况做结算。
b) 其他
Ø 项目设备主管每月5日前，录入“危险源档案维护”“危险源检查记录单”并上报审批。
Ø 项目开工前，设备主管应录入“设备需用计划”，并上报审批。
Ø 当分包商有机械设备进场时，设备主管须录入“分包商机械设备进场信息”
Ø 各项目设备主管负责录入各个期间的水电费用，通过“成本管理”-“实际成本归集”-“水电耗用成本分摊表”进行录入，注意单据日期应填写为当期日期，否则将会影响成本统计。
三、 历史数据处理
1. 收入拆分不正确，未到分部或者分项
a) 首先增加中标合同预算，选择自己的项目及合同，然后将挂接在最上级清单的拆分工程量全部修改为0；
b) 选择WBS部位，点击增行，选择该批WBS部位下对应的清单，拆分工程量默认为清单中工程量
c) 选择其它WBS部位，重复上述操作，直到所有WBS部位下清单拆分完成；
d) 点击保存并提交审批，完成后此版本为新版本，后续将按此版本进行工程量统计及产值报量；
2. 材料出库WBS选择错误
a) 如已经做过成本归集，请先在【实际成本】－【消耗材成本中】将些单据弃审并作废；
b) 打开物资出库单，查询需要修改的单据，比如查询条件为制单人，查询出所有需要结果后，全部选中所有单据，点击取消签字；
c) 点击维护中修改，将不符合的WBS部位修改为分部或分项的部位；

四、 检查与督促
1、在本实施细则发布后，公司将于每周五对各实施项目进行检查，并依照《特级资质评分标准》进行打分，检查结果在协同平台公布并上报公司领导，对于没有按照公司要求进行实施的项目，将会严肃处理。
2、系统检查节点及检查内容如下表所示。
NC系统关键数据检查方法
序号
业务线
检查节点
检查内容
1
商务
收入拆分、目标成本拆分
是否到分部或分项，毛利率是否在合理范围内
2
三算对比表
核查2011年3月份以来的数据是否符合逻辑
3
实际成本统计分析
4
合同汇总台帐
核对是否完整录入合同，是否上传电子版文件
5
合同执行情况
核查是否按要求录入数据，以及数据的逻辑性
6
材料
消耗材料盘点汇总表
核查是否按要求录入数据，以及数据的逻辑性
7
设备
设备租赁台帐
8
设备进出场台帐
9
工程
执行计划与实际进度对比分析
核查执行计划是否齐备、对比情况是否符合逻辑、延误工作是否有延误分析
10
质量隐患一览表
核查是否每个月按时录入数据
11
安全隐患一览表
12
安全培训
13
安全考核结果

五、 附件
1. 附件一（重点项目清单）

2. 附件二（项目网络管理）
项目网络建设使用办法
一、项目网络管理员
1.1 广东公司使用信息化系统的在建自营项目，均应该配备项目网络管理员。
1.2 项目网络管理员须在广东公司技术中心进行登记备案。
1.3 项目网络管理员需具备基本的网络维护知识，具有较强的责任心和学习能力。
1.4 项目网络管理员负责管理项目部网络设备，禁止闲杂人员随意变更网络连接，或私自修改相关设备的设置参数，以确保设备的稳定运行。
1.5 当网络发生故障时，项目网络管理员须及时识别故障性质，并做出基本处理。对于较复杂的网络故障，项目网络管理员须及时联系公司系统管理员，描述故障情况，并协助系统管理员做出相应处理。

二、外部网络接入
2.1 应该选择线路稳定的互联网服务供应商，条件允许情况下首先选择企业版电信网络服务。对于地处偏远没有线路连接的项目部，可选择使用3G无线上网服务。
2.2 为了维护信息系统的安全性，项目部人员尽可能不与外单位人员共同使用同一局域网，若无法避免在同一局域网内，涉及到项目机密资料的电脑必须设置共享登录密码。
2.3 每条外网接入线路的人均分配带宽不得低于160Kb（1MB=1024kb）。
2.4 建议电信线路每8人占用至少1兆带宽，联通线路每4人占用至少1兆带宽。

三、内部网络建设
3.1 项目部局域网须建立网络行为管控措施，部署网络行为管理设备。
3.2 项目部网络拓扑选择外网到路由器到多层交换机到本地计算机的树形结构。
3.3 路由器必须和二层交换机须在相邻位置固定安装，其他交换机根据实际需求安装。
3.4 根据项目网络拓扑进行优化布线，应尽量整齐美观，便于检查和维护。
3.3 使用PING命令测试服务器连接，网络延时须小于60毫秒，丢包率小于3%。达不到此标准的，须扩大外网带宽或优化网络行为管控措施。（PING命令的使用方法和解释，可参照协同平台发布的操作手册）

四、网络的使用
4.1 项目部在局域网建立完成后，须在技术中心进行登记备案。在备案后，若项目网络发生变更，须通知技术中心进行备案。
4.2 局域网接入电脑须安装防病毒软件，避免病毒侵占网络资源。
4.3 禁止上班时间占用网络资源进行任何的娱乐活动，例如运行网络游戏、观看在线视频。
4.4 禁止通过网络进行任何非法活动，包括使用非法软件获取网络资源、恶意病毒传播、登录非法网站等。