文件资料管理规定.doc

文件资料管理规定

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长 春 烽 火 技 术 有 限 公 司
文件编号：Q/JF-G4-10-2011
版本编号：B1

文件资料管理规定

- 编制：吴亚华

审核：

- 批准：

- 发布日期：2011.3.15

- 发放编号：

- 受控状态：

- 接收人（签字）：

日 志

序号
日期
版本号
变更说明
1
2006.6.30
A1
由综合部起草报管理者代表批准后发行
2
2011.3.15
B1
文件换版
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1、 目的
为了确保所制定的质量管理体系文件的有效应用，并使其得到有效控制，同时防止失效或作废文件的误用，保证公司机密文件不外露。
2、 适用范围
本规定适用于公司质量管理体系运行中的所有文件和资料，包括外来文件和资料。
3、 内容
3.1质检部为文件和质量的主要管理部门，负责全公司所有文件和资料的统一编号、标识、发放、回收、归档和记录。
3.2综合部负责外来文件和资料的收集、整理和保管等工作。
3.3文件和资料应严格按照规定发放，确保相应部门都能得到有效文件，各部门应认真保存并合理使用各种文件和资料。
3.4应对文件和资料的发放、回收、归档等各个环节认真记录，填写相关表格，以备查看。
3.5应及时收回失效作废的文件并做好记录。
3.6文件销毁时，有主管部门领导签字批准，由兼销人和文件管理者共同签字销毁，做好相应记录。
3.7文件和资料发生损坏或丢失时，应由主管部门领导批准，质检部重新制作并保存。
3.8文件资料保管人员要提高警惕，增强保密观念，保证公司机密绝对安全。