展会管理规范.doc

展会管理规范102020年4月19日文档仅供参考四川省数字证书认证管理中心参展管理规范一、总则为了规范公司参展操作流程，确保参展效果,经过参展提升公司的知名度,持续改进和完善公司展会的组织、参展和管理工作,特制定本规范。二、适用范围本规范适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。市场策划部为参展工作的牵头部门，总经办为最高决策机构。三、展会操作规程（一）参展操作规程第一步：收集资料。市场策划部负责收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；第二步：确展。市场策划部对展会资料评估后，以报告形式报战略总监，确定参展计划。第三步:筹备。确定参展后,市场策划部确定展会负责人，制定参展计划、选择展位及人员分工；第四步：签订合同。商务公关部与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜；第五步：签订广告合同。如需广告宣传，与展会组委会联系，经战略总监批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；第六步：办理参展商证、参观证。展位确认后，市场策划部向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；第七步：预订房间。展位确认后，如需预订房间，市场策划部负责预定，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；第八步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；第九步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；第十步：参展总结。参展结束后，参展人员均需撰写汇报材料，展会负责人将各人汇报材料归纳，整理并撰写参展报告，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；第十一步：存档。按照公司的档案工作要求完成存档；第十二步：落实政策补贴。商务公关部根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。四、展会管理实施细则（一）参展目的企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。（二）参展原则1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象；5）展会应与市场拓展紧密集合，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作；6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。（三）年度展会计划市场策划部应在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为展会信息报告，呈报战略总监。1）信息调研市场策划部应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。2）价格及优惠政策落实商务公关部在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、市方面的各项优惠政策。对我公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好关系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。3）参展财务预算在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、展示布置费用、广告费用、宣传物料及赠品费用、人员差旅费用等其它可预见费用；参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。（四）参展筹备工作1）订立合同决定参展后应与主办方或组展单位订立合同。2）展会策划市场策划部针对每一展会制定详细的参展方案并负责落实。展位选择展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位；展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位、特装展位以适合品牌形象策略；选择展位前，应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整。展台布置和展品陈列展台布置的基本原则：远观效果醒目、有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调；展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向；无论标准展位还是特装展示，都必须增加照明灯光；展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角；展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质。广告信息的发布根据需要可考虑在会刊发布广告，能够封面和页内文章形式发表。可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告。目标客户的邀请参展前应经过微信、网站、电话等方式告知相关领导、客户、用户。（五）参展人员根据展会的规模，应配备相应的参展和筹备人员，并做明确的职责分配和展前培训。人员主要包括：展会负责人、执行人员、接待人员、专业技术人员，参展前1个月报战略总监批准后执行。1）参展人员的职责展会负责人：了解市场和广告需求；撰写、申报、确定参展方案；监督展位的制作和设计方案；负责展会前参展人员的培训；保证布展时模型和文件的及时到场；保证展期提供充分的材料和宣传品，确保公司形象；负责资料和宣传品的准备；负责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员的管理；撰写展会总结报告。执行人员：负责参展宣传物料的设计、制作；负责展场布置；负责展场物料管理；其它事项。接待人员：负责现场宣传物料的派发；负责访客的引导；负责访客的登记来访登记表。专业技术人员：对公司产品和技术细节非常了解，在参观客户的要求下进行产品演示，或预先安排演示；对客户提出的技术问题进行回答；撰写收集产品和行业技术报告。2）人员规范和培训全体参展人员要求统一着装（男士西装、女士正装）；佩戴工牌、名片；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该做事前培训，由展会负责人负责。3）参展人员培训内容参展意义、目的和理念，展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户等）；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通；参展期间活动时间表；产品知识及常规问题的回答话术；信息的收集、整理。（六）展会的总结展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。1）效果分析包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、对企业形象的展示效果、客户对该次展览的印象等等。2）信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。信息内容包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、其它展场展示等；3）总结报告展会总结报告应在参展后5个工作日内由展会负责人提交战略总监，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建议等；展会结束5个工作日内，展会负责人负责按财务规定报销完毕所有展会财务支出。4）资料存档所有参展人员于展会结束5个工作日内，递交展会总结，同时将所有整理的客户名单转交销售部，所有文档资料整理存档；5）落实政策补贴商务公关部根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。附件一：来访登记表姓名单位联系电话备注