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XX集团国际展会管理守则

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国际展会管理手则

XX集团海外事业部

第 2 页 共 11 页
目录

1、 总则
2、 适用范围
3、 国际展会定义
4、 职责
5、 参展计划
6、 展前准备
7、 会展期间工作
8、 展会后期工作
9、 展会总结和评估
10、 展会激励办法
附录一
《XX集团XX公司20xx年度国际展会参展计划表》
附录二
《XX集团XX公司20xx年度国际展会参展预案检查表》

编制单位
XX集团
文件编码：XX/海外.005
文件页数：共7页
文件名称
国际展会管理手则
编 制 :
审 核 ：
批 准 ：
文件所属部门
海外事业部
发布日期： 2012年 月 日
生效日期: 2012年 月 日
修订日期： 2012年 月 日

1. 总则
为了便于集团有效整合内部资源，加强国际参展计划的控制，进一步提高国际参展效果，充分利用展会平台,统一国际形象,收集行业信息,拓展商业渠道，增强与客户的交流,提高展会效果，编制本手则。
2. 适用范围
各二级集团(公司）国际贸易相关部门.
3. 定义
国际展会:是指在中国境内外举办的，两个以上的国家参加的，以展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌为目的的宣传活动。
4. 职责：
4。1 海外事业部：集团展会管理部门
4。1.1及时汇总国际展会信息并下发各二级集团国际贸易相关部门
4。1.2 负责展会计划和展会备案工作
4.1.3负责两个以上公司联合参加的展会的组织、协调工作
4。1。4 组织相关的培训工作
4.2 二级集团、公司：参展主体单位
4.2.1负责展会的计划、策划、参展、会后总结等具体实施工作.
5. 参展计划
5.1 各二级集团、公司在每年11月30日前向集团海外事业部提报下一年度国际展会参展计划（参见附件一）。对于不在年度计划内的临时参展需求，应在展会前两个月提报参展计划至海外事业部备案，由海外事业部报总经理审议；由于特殊原因不能按计划参展的，应在展会前一个月提报海外事业部说明。
5.2 海外事业部根据上一年度参展情况和集团的海外战略，对二级集团参展计划提出建议，并协调各二级集团联合参展。
5。3 各公司根据总经理办公会通过审议的年度参展计划参展，并在展会结束后10个工作日内提报参展报告。
6. 展前准备
展会组织基本要求：明确职责，责任到人。各二级集团负责展前准备工作，包括并不限于如下内容：
Ø 参展预案
Ø 参展人员培训
Ø 客户邀请
Ø 客户拜访计划
Ø 展台设计与制作、展品准备及运输
6。1 参展预案:预案需以书面形式在参展前2个月交至海外事业部备案，海外事业部将根据附表2内容进行不定期的检查，不符之处,由责任人组织3个工作日内整改完毕。
6。2 参展人员培训主要包括:
6。2.1 公司、展品、产品目录、报价表中外文介绍
6.2。2 商务礼仪、安全培训
6.2.3 参展须知（活动日程安排、行程住宿、外事活动注意事项等)
6。2.4 市场信息收集办法
6.2.5 展会所在地风土人情、礼仪习惯、自然社会常识等
6.3客户邀请: 在开展前45天,将展会的详细地址、摊位号、地图、联系方式等信息告知相关海外客户，邀请客户参展.并根据客户反馈，制定来访客户名单和相应的接待方案,接待工作明确责任到人.
6。4 客户拜访计划
根据展会所在地客户情况安排客户拜访计划。
6.5展台设计与制作、展品准备及运输
6.5.1 公司根据场地大小和参展展品提出展台设计要求
6.5.2 根据预算和设计要求选择设计人员或装修公司设计展台方案，方案确定后按照公司相关规定招标制作展台
6。5。3 确定专门人员负责所有展览设备、展品、宣传资料和礼品等的准备、运输等工作。保证开展前运抵展馆，展后将必要的物品运返公司。
7. 会展期间工作
展会期间，工作重点是接待新老客户、树立企业形象、品牌和展品的宣传；发展新客户,与有意向的客户达成合作协议。展会第一责任人负责展会的全部责任,包括集团内部非参展人员在展会的一切活动，要及时纠正有损公司形象的任何行为。参展人员要求做到：
7.1按时到达会场
7。2做好新、老客户的接待工作并详细记录会谈内容
7.3收集所有到访客户的名片,并分类整理
7。4每天将潜在商机和订单及时汇报相关负责人,以便及时跟进
8. 展会后期工作
8.1 展品处理:根据展品的情况做好赠予、销售或回运处理
8。2 客户拜访:根据事先计划拜访老客户，同时筛选重要的新客户进行拜访
9. 展会总结和评估
展会负责人必须于展会结束后10天内将展会报告提交集团海外事业部存档,并作为展会效果的评价依据之一。展会报告包括但不限于以下内容：
9。1 展会概况
9.2 展会代表性照片
9.3 到访客户的明细列表、有效客户数量、订货意向情况
9.4 展会中收集到的行业信息
9.5展会的优缺点，竞争对手布展情况及改进建议
9。6展会实际费用和预算费用的对比
10． 展会激励办法
各二级集团、公司必须按照要求制定参展计划、参展并提交参展报告。海外事业部视具体情况,执行以下激励办法：
10．1 未提报展会计划而参加展会的，通报批评。
10．2 未按照本手则要求组织参展，造成展会组织不力,效果不佳的;参展后未按本规定及时提交展会报告或展会报告不完整的，通报批评.
10．3 海外事业部对所有展会进行评估,评估结果将作为下一年度展会审批的重要依据。对于效果特别突出的展会，提报总经理办公会对展会责任人予以500－1000元人民币的奖励。
11．本手则解释权归集团海外事业部
12. 本手则制定于二〇一二年一月，自颁布之日起执行.
附：《XX集团XX公司20xx年度国际展会参展计划表》
《XX集团XX公司20xx年度国际展会参展预案检查表》

附件一
XX集团XX公司20xx年度国际展会参展计划表
序号
展会名称
展会时间
展会地点
摊位面积
负责人
费用预算
往年参展情况
联合参展意向
备注

提报人： 审核人：

附件二
XX集团XX公司20xx年度XXX国际展会参展预案检查表
序号
展会工作
完成时间
负责人
检查项目
抽查结果
备注

参展人员培训

1、培训完成率：
2、培训内容覆盖率：

客户邀请

1、计划邀请客户数量：
2、实际邀请客户数量：

客户访问计划

1、计划客户访问数量：
2、实际邀请客户数量:

展台设计与制作

1、计划预算
2、实际预算

展品准备与运输

1、展品清单
2、是否及时发运

提报人: 审核人：