IRIS 体系文件 沟通管理程序.doc

Shenyang Xinghua Hwa Yick Rail-Traffic Electrical Appliance Co.,Ltd
沈阳兴华华亿轨道交通电器有限公司
状 态 章

发 放 号
文件名称
文件编号
版本
语言
页码

沟通管理程序
Q/3E-B-5.5.3-01-2011
00
C
4/4

Preparation history编审记录

Prepared by
编制
Checked by
审核
Released by
批准
刘和勇/综合管理部副部长
张迪/管理员
时春东/管理者代表

Revision history修订记录

Revision
版本
Date
日期
Revised Sections,Description
修订章节,描述,更改原因
00
2011.06.20
首次发布

Distribution下发

Copy
复印件
Department
部门
Purpose
目的
复印件
综合管理部
编制、修订、执行
复印件
市场管理部
执行
复印件
生产管理部
执行
复印件
采购部
执行
复印件
项目管理部
执行
复印件
市场开发部
执行
复印件
产品研发部
执行
复印件
制造部
执行
复印件
经营财务部
执行
原 件
质量保证部
存档、执行

1 目的
建立畅通的沟通渠道，明确沟通方法，保证公司管理体系信息交流的及时性、有效性，确保管理体系有效运行，特制定本程序。
2 范围
适用于公司内部及外部的信息交流和沟通。
3参考文件
名称
编号
文件控制程序
Q/3E-B-4.2.3-01-2011
记录控制程序
Q/3E-B-4.2.4-01-2011
内部审核管理程序
Q/3E-B-8.2.2-01-2011
管理评审程序
Q/3E-B-5.6-01-2011
培训控制程序
Q/3E-B-6.2-02-2011
绩效评估管理规定
Q/3E-C-6.2-01-2011
员工奖惩管理规定
Q/3E-C-6.2-02-2011
4术语与定义
文件中涉及到的相关术语按相关程序文件定义执行 。
5管理职能
5.1职责分工表
部门
职责
综合管理部
市场管理部
生产管理部
采购部
项目管理部
市场开发部
产品研发部
制造部
经营财务部
质量保证部
流程所有者
★

相关责任人
★
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5.2 综合管理部负责与政府劳动人事各级部门联络和沟通，负责公司内员工建议及政策的沟通，并对信息传递过程中出现的问题进行协调和督查。
5.3经营财务部负责与内部员工关于经营计划、方针、绩效、使命、愿景的沟通，并对信息传递过程中出现的问题进行协调和督查。
5.4 综合管理部负责与政府行政部门、新闻媒体的联络与沟通，负责公司内部宣传栏的管理，负责环境投诉与要求、相关方的信息等的组织处理，并对信息传递相关过程中出现的问题进行协调和督查。
5.5质量保证部负责管理体系运行有效性的信息交流和沟通的处理。
5.6市场开发部负责实施与客户有关产品信息、询价、合同/投标、客户反馈（包括客户投诉、交货等）沟通的安排和处理。
5.7采购部负责与供应商信息沟通的处理。
5.8各部门负责有关本部门职责范围内的内外部沟通、协调、传递和处理。
5.9 过程矩阵图：
过程输入信息
过程描述
过程输出信息
内部信息
方针、目标、政策
法律法规遵循情况
使命和愿景、绩效
客户信息、经验教训总结
内/外部审核、管理评审结果
不符合及纠正预防信息
日常联络、报表、员工抱怨
外部信息
来自供方信息、NCR
来自上级部门信息
来自客户/市场信息
其它外部机构的信息
公司管理要求的向外传递的信息
信息沟通包括内部信息和外部信息；
公司高层负责建立双向沟通的渠道，确保内外部信息沟通畅通、高效；
各部门负责本部门职责相关信息的沟通，负责向内部传递，协调组织处理，必要时向客户反馈信息的处理结果；
信息处理采用不限于书面、电话、传真、邮件、内部网络资源、宣传栏等形式，保留信息处理的记录.
《经营计划》
《通知》
《会议纪要》
《NCR》
《项目协调表》
《项目计划》
相关部门
所有部门

相关部门
上级部门
所有部门、客户
6 管理要求
6.1 信息沟通的种类:
6.1.1 信息沟通包括管理体系运行涉及的所有信息，分为内部信息沟通和外部信息沟通。
6.1.2 内部信息包括：
--公司的方针政策、使命和愿景规划，以及经营管理的绩效;
--员工的建议和回复；
--紧急情况的信息；
--管理体系审核及管理评审的结果；
--监测与测量的结果；
--不符合及其纠正预防措施信息的传递；
--管理体系建立、运行、更改等方面的其它事宜。
6.1.3 外部信息包括：
--国家及地方法律法规要求的变化；
--客户对产品的要求；
--质量或环境投诉与要求；
--客户及相关方（供方、环保部门、公众组织等）的信息；
--供应商的信息；
--其他信息等。

6.2 内部信息沟通：
6.2.1 内部沟通采用多种方式（不限于）：网络平台、邮件、会议、电话、培训、通知、项目协调表、项目异常报告、报告批示等。
6.2.2 公司的质量方针、目标、绩效指标及与产品有关的法律法规等可通过会议、看板、教育培训等形式向员工传达。
6.2.3 公司员工发现的质量、安全、环境问题、改进的建议等可通过会议纪要、合理化建议、请示报告等形式逐级反映。
6.3 外部信息沟通：
6.3.1 各部门在日常工作中接收到的外部信息应及时传递到下表中各类信息组织处理部 门，处理部门进行整理登记，依据情况确定责任部门或责任人员进行处理（包括回复），并跟踪记录，必要时向管理者代表汇报。
序号
信息类别
组织处理部门
1
国家及地方劳动人事法律法规的要求

综合管理部
2
其他国家及地方法律法规的要求、相关方（政府/环保部门、公众组织、社区居民等）的信息
3
客户相关信息，包括：产品信息、客户问询、合同订单处理及修改、客户反馈及抱怨等
市场开发部
4
认证、管理体系、环境法律法规
质量保证部
5
供方信息
采购部
6.3.2 任何按客户合同要求交付的相关信息均需在公司内部有效传递，必要时相关信息由相应部门传递到公司整个供应链系统中。
7 相关记录
序号
涉及章节
记录(模板)名称
编号
1
6.2.1
报告专用纸
Q/3E-JL-5.5.3-001-00
2
6.2.1
会议纪要模板
Q/3E-JL-5.5.3-002-00
3
6.2.1
通知
Q/3E-JL-5.5.3-003-00
4
6.2.1
电话记录
Q/3E-JL-5.5.3-004-00
其它引用记录，如合理化建议、培训等，参照相关文件。
所有者：综合管理部
内部文件
类别：程序文件