第6讲编辑商务邮件.doc

第6讲　编辑商务邮件

　　学习目标
　　在本讲中将学习在Word2007中如何进行邮件合并以及如何制作信封，并通过制作一份商务邮件来巩固前面学习的知识。

　　主要内容
　　邮件合并
　　制作信封
　　应用实践——印制商务邮件

　　6.1 邮件合并
　　我们在工作中可能遇到过这样的情况：需要向一群人发送内容相同的文档，但每份文档的称谓等各不相同。例如，要打印请贴、邀请函或信封之类。这类文档的特点是文档中的主要内容相同，只有个别部分内容不同。传统做法则是每打印一张修改一次。虽然这样也可以完成任务，但却非常浪费时间，如果使用邮件合并功能，则可以非常轻松的做好这项工作。下面就为大家介绍如何使用邮件合并。

　　6.1.1 设置主文档
　　在创建邮件合并之前，首先需要建立一个主文档，并在文档中编排邮件的共性内容。例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。设置主文档的操作方法如下：
　　（1）启动Word2007软件，单击“邮件”选项卡在“开始邮件合并”工具组中单击“开始邮件合并”按钮在打开的菜单中选择“信函”选项。
　　（2）随后，即可将当前文档设置成主文档。

　　6.1.2 将文档连接到数据源
　　将邮件不同的部分，例如多个收件人的姓名、地址等保存成另一个文档，称为数据源。将文档连接到数据源的操作方法如下：
　　（1）在“开始邮件合并”工具组中单击“选择收件人”按钮在打开的菜单中选择“键入新列表”选项。
　　（2）随后，打开“新建地址列表”对话框，在列表框中将对应项目的信息输入完整。
　　（3）单击“新建条目”按钮新建一个条目并将信息输入完整。
　　（4）按照这样的方法在“新建地址列表”对话框中建立多个条目单击“确定”按钮。
　　（5）打开“保存通讯录”对话框，在文件名栏输入文件名单击“确定”按钮，即可将文档连接到数据源。　　
　　如果用户已经建立了通讯地址列表文件，则可以省去前面的操作，直接单击“选择收件人”按钮，在打开的菜单中选择“使用现有列表”选项，在打开“选取数据源”对话框中选择需要的通讯地址列表文件，然后单击“确定”按钮即可。

　　6.1.3 插入合并域
　　要制作邀请函，数据源中应该包括收件人的姓名和职务，姓名和职务就是邮件合并域。也就是说，在制作主文档时，在邀请函的抬头处只需写上“尊敬的：”即可，然后在冒号前面增加姓名和职务的邮件合并域。插入合并域的操作方法如下：
　　（1）将光标定位到文档中“：”的前面在“编写和插入域”工具组中单击“插入合并域”按钮在打开的菜单中选择“姓氏”选项。
　　（2）随后，在文档中插入“姓氏”域。
　　（3）将光标定位到“姓氏”域后面单击“插入合并域”按钮在打开的菜单中选择“姓氏”选项，这样就可以“姓氏”域后面插入“名字”域。
　　（4）按照这样的方法将其他需要插入的域插入到文档中。

　　6.1.4 设置域和主体内容的格式
　　在文档中插入完成各类不同的域后，可以为域设置合适的文本格式，比如设置字体，字号，段落等。然后就可以文档中输入批量信函的主体内容。
　　为文档中的域和批量信函的主体内容设置好文本格式。

　　6.1.5 预览并完成合并
　　插入合并域后需要预览将收件人信息导入文档中的结果，以确保所有的内容都依照自己想要的方式排列，或则哪里需要修改，如果确认无误后，可以完成合并邮件。预览并完成合并的操作方法如下：
　　（1）在“预览结果”工具组中单击“预览结果”按钮，即可预览到将收件人信息导入文档中的结果。
　　（2）在“完成”工具组中单击“完成并合并”按钮在打开的菜单中选择“编辑单个文档”选项。
　　（3）打开“合并到新文档”对话框，在打印记录栏中选中“全部”单选项单击“确定”按钮。
　　（4）随后，即可将主文档与数据源合并，合并结果将输入到新文档中。

　　6.2 制作信封
　　word2007提供了制作中文信封的功能，用户可以利用Word2007制作符合国家标准、且含有邮政编码、地址和收信人的信封。下面就为大家介绍如何在Word中制作信封。

　　6.2.1 制作单个中文信封
　　制作单个中文信封的操作方法如下：
　　（1）新建一个Word2007文档，单击“邮件”选项卡在“创建”工具组中单击“信封”按钮。
　　（2）打开“信封制作向导”对话框，单击“下一步”按钮。
　　（3）进入“选择信封样式”页面，在“信封样式”栏中选择符合国家标准的信封型号单击“下一步”按钮。
　　（4）进入“选择生成信封的方式和数量”页面，选中“键入收信人信息”单选框单击“下一步”按钮。
　　如果取消勾选“打印左上角处邮政编码框”复选框，则只打印邮政编码而不打印邮政编码框；取消“打印右上角处贴邮票框”复选框，则不打印邮票框；取消“打印书写线”复选框，则不打印文字位置处的虚线；取消“打印右下角处‘邮政编码’字样”复选框，则只打印寄件人的邮政编码。
　　（5）进入“输入收信人信息”页面，分别输入收信人姓名、称谓、单位、地址和邮编信息单击“下一步”按钮。
　　（6）进入“输入寄信人信息”页面，分别输入寄信人姓名、单位、地址和邮编信息单击“下一步”按钮。
　　（7）进入完成页面，单击“完成”按钮。
　　（8）随后，Word 2007会自动打开信封文档。用户可以根据实际需要设置信封中文本的字体颜色、字体和字号。

　　6.2.2 批量制作多个信封
　　批量制作多个信封的操作方法与制作单个中文信封的操作方法大致相同，不同的是如果要批量制作多个信封，必须事先制作有多个收信人的地址簿（地址簿可以在Excel 2007中制作）。批量制作多个信封的操作方法如下：
　　（1）新建一个Word 2007文档，单击“邮件”选项卡在“创建”工具组中单击“中文信封”按钮。
　　（2）打开“信封制作向导”对话框，单击“下一步”按钮。
　　（3）进入“选择信封样式”页面，在“信封样式”栏中选择符合国家标准的信封型号单击“下一步”按钮。
　　（4）进入“选择生成信封的方式和数量”页面，选中“基于地址簿文件，生成批量信封”单选框单击“下一步”按钮。
　　（5）进入“从文件中获取并匹配收信人信息”页面，单击“选择地址簿”按钮。
　　（6）打开“打开”对话框，选择用Excel软件制作好的地址簿文件单击“打开”按钮。
　　（7）关闭“打开”对话框，返回“从文件中获取并匹配收信人信息”页面，在“姓名”栏右侧单击在打开的菜单中选择地址簿中的对应项。
　　（8）按照前面的方法，将收件人的其他信息匹配完整单击“下一步”按钮。
　　（9）进入“输入寄信人信息”页面，分别输入寄信人姓名、单位、地址和邮编信息单击“下一步”按钮。
　　（10）进入完成页面，单击“完成”按钮。
　　（11）随后，Word2007会自动打开信封文档，在文档中可以查看到批量创建的信封，用户可以根据实际需要设置信封文本的字体颜色、字体和字号。

　　6.3 印制商务邮件
　　任务设计
　　本例在制作时，首先需要创建信件的主体文件，将地址、联系人姓名等内容着着。然后导入客户资料，将不同类别的数据插入到主体文件的相应空白处，最后合并到打印机进行打印。
　　完成任务
　　1.创建信件主体文件
　　首先制作信件的主体文件，具体的操作步骤如下。
　　1：新建一个Word文档，将其重命名为“印制商务邮件”。
　　2：在文档中输入邮件内容。
　　3：选中邮件正文文字，单击“开始”选项卡，然后单击“段落”右下角的小箭头按钮。
　　4：弹出“段落”对话框，设置段前和段后的间距都为1行，单击“确定”按钮关闭窗口。
　　6：接下来在邮件底部插入一个剪贴画进来装饰点缀，单击“插入”选项卡，然后单击“插图”工具组中的“剪贴画”按钮。
　　7：在文档右侧显示的“剪贴画”窗格中输入要搜索的关键词，然后单击“搜索”按钮。
　　8：在搜索出的剪贴画中选择一张图片，然后将其拖动到文档中。
　　9：选中剪贴画，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”选项。
　　10：在弹出的“设置图片格式”对话框中单击“版式”选项卡，选择环绕方式为“浮于文字上方”，单击“确定”按钮关闭窗口。
　　11：缩小剪贴画的大小，将其拖动到文档的底部正中位置。
　　12：到这里邮件的主体内容就制作完成了，执行“文件／保存”命令，保存文档。
　　2.建立客户资料数据库文件
　　信件撰写完成后，先进行保存。然后新建一个Excel工作薄录入客户信息，具体的操作步骤如下。
　　1：新建一个Excel文档，将其重命名为“客户数据库”。
　　2：在表格里输入客户资料，然后保存并关闭工作表。
　　3.导入客户资料数据库文件
　　客户数据输入完成后，先保存并关闭Excel文件，接着再启动Word，将客户数据导入到Word中，具体的操作步骤如下。
　　1：返回到Word文档，单击“邮件”选项卡，然后单击“开始邮件合并”工具组中的“开始邮件合并”按钮，。
　　2：在显示的下拉列表中选择“信函”选项。
　　3：接着单击“选择收件人”按钮。
　　4：在弹出的下拉列表中选择“使用现有列表”选项。
　　5：弹出“选取数据源”对话框中，选择前面制作的“客户数据库”工作表，然后单击“打开”按钮。
　　6：接着系统会弹出“选择表格”对话框，选中“Sheet1”，然后单击“确定”按钮。
　　7：单击“编辑收件人列表”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，选择要进行合并的客户数据，选择完成后单击“确定”按钮。
　　4.插入个别数据
　　虽然信件在第一阶段已经建立，但是尚未加入个性化的客户数据。接下来将客户数据一一的导入到信件中，具体的操作步骤如下。
　　1：将光标定位到“收件人”后面，然后单击“邮件”选项卡，单击“编写和插入域”工具组中的“插入合并域”按钮。
　　2：在弹出的下拉列表中选择“公司”选项。
　　3：将光标插入到文本“亲爱的”后面，单击“编写和插入域”工具组中的“插入合并域”按钮，在弹出的下拉列表中选择“姓名”选项。
　　5：接着使用同样的方法，再插入“职位”选项。
　　6：返回到文档中，单击“预览结果”工具组中的“预览结果”按钮。
　　7：这时可以预览到邮件合并完成后的效果。
　　8：单击“下一条记录”按钮，可以依次预览每封邮件。
　　5.合并邮件
　　检查信件无误后，接着进入合并打印，具体的操作步骤如下。
　　1：单击“邮件”选项卡，然后单击“完成”工具组中的“完成并合并”按钮，在显示的下拉列表中选择“打印文档”选项。
　　2：弹出“合并到打印机”对话框，选择打印记录的位置，选择完成后单击“确定”按钮。
　　3：在弹出的“打印”对话框中选择打印机名称，并设置相应的打印属性，设置完成后单击“确定”按钮即可开始进行打印。