现场执行总体方案.doc

中国贵州生态产品（技术）博览会现场执行工作细案一、任务目标1、服务好开幕式和签约仪式，保障活动按时有序进行；2、服务好各场馆主办单位，协调主搭建服务商与组委会、与贵阳国际会展中心呢之间的对接工作。3、保障登录大厅和4个场馆按组委会要求，高效有序推进布展、开展、拆展等各项工作。二、人员配备（70人）1、外场工作组：指挥人员3人，志愿者4人，安保人员14人（登录大厅入口4人，停车场6人，巡逻组4人）2、登录大厅现场组：指挥人员2人，礼仪8人（贵宾休息室外2人，室内6人），志愿者8人，音像4人（音响控制2人，视频控制2人）安保人员8人（入口4人，贵宾休息室出口4人），摄影摄像2人3、展馆组：安保16人（每个场馆4人），联络协调4人（每个场馆1人）4、后勤组：统筹4人，交通保障2人，财务1人三、组织机构四、工作职责1、现场执行工作组长：l 根据本方案确定各分组组长人员，并要求各分组做出各自工作执行方案l 根据开幕式和签约仪式流程，保障各组人员提前到位，并按程序完成工作l 根据各组反应的情况，统一协调解决2、外场组工作职责l 门岗保安人员负责登陆大厅的秩序维护和验票工作l 停车岗保安人员负责引导车辆按车位停放l 巡逻岗保安人员负责场馆外围的步行巡逻工作和临时机动l 志愿者负责场外机动补充工作l 指挥岗负责整个外场的工作安排和临时事宜处理以及与场内的联络工作3、登录大厅现场组职责l 指挥组总指挥，负责整体调度和协调l 指挥组导演，负责音视频工作和仪式程序的指挥协调l 指挥组联络，负责无线通讯不畅通时，及时传达口令l 门岗保安人员负责进场观众的疏导工作l 贵宾休息室保安人员负责最外围的保障工作l 志愿者负责观众的指引和咨询工作l 礼仪人员负责开幕式和签约仪式的礼仪引领工作l 音像组的音响控制人员根据工作台本和现场导演的指令，完成音响控制工作l 音像组的视频控制人员根据工作台本和现场导演的指令，完成音响控制工作4、展馆组工作职责l 安保岗负责巡查各自负责的场馆，主要职能是消防检查、隐患排除和秩序规范（吸烟、动火等）l 联络岗负责对接各场馆主布展商和会展中心，协调处理问题，无法处理时上报组委会5、后勤保障组工作职责l 统筹岗负责保障现场执行团队的后勤工作，包含交通、通讯、工作餐以及临时的协调任务l 财务岗负责现场不可预计费用的支付，以及发布会临时费用的收取l 交通岗负责开幕式交通管制期间，工作人员的进出交通调配以及平日开展时，应急事项的交通工具保障五、区域责任划分及人员配置表序号区域及负责人岗位人数分项负责人1外场组组长：登录大厅门岗（外）4人外场保安组组长停车场岗6人巡逻岗4人志愿者4人外场组组长指挥协调岗3人2登录大厅组组长：林耘进礼仪岗8人礼仪领队登录大厅门岗（内）4人贵宾休息室外围岗4人内场安保组组长音响岗2人音像组导演视频岗2人开幕式音视频导演1人志愿者8人组长：导演属于指挥组编制指挥组2人摄影摄像2人3展馆组组长：展馆安保组16人内场安保组组长联络岗4人展馆组组长4后勤保障组组长：吴姝统筹岗4人后勤保障组组长：吴姝交通保障岗2人财务岗1人六、工作细案1、开幕式及签约仪式细案一、时间：2013年7月19日9：009：30 开幕仪式9:309:45 签约仪式（安排于开幕式过程中）9：4510：30 领导巡馆二、地点：贵阳国际会展中心登录大厅三、出席人员（邀请约500人）： 1、国家领导及部委领导（10人，环保部及各展馆牵头单位对应部委领导）2、外省领导及陪同人员（8人）3、贵州省、市领导及陪同人员（20人）4、组委会相关领导（10人）5、相关直管部门领导（20人）6、相关直管部门代表（200人）7、各市州投促局领导及签约嘉宾（120人）8、企业代表、国际组织代表（50人）9、参展企业代表（50人）10、新闻媒体代表（30人）四、贵宾席人员领导和贵宾（VIP，共计12人左右，就坐贵宾席）名单： 五、活动流程（一）迎宾流程1、8:10各直管部门领导及代表、参展企业代表在开幕式现场候场。提前15分钟在大厅广播通知代表入场。各工作人员协助引导代表进场。2、8:30领导及贵宾进入贵宾休息室（位置待定）休息，签名、佩戴胸花。3、8:45由工作人员（礼仪）引领贵宾席贵宾就座。4、8:55由工作人员（礼仪）引领贵宾席贵宾登上主席台，按地贴序号站位。贵宾席贵宾就位后，8名志愿者速在主席台两侧按指定位置就位（两边各4名）。n 说明： 受邀领导按分工由专人负责联系了解出发时间。贵宾的迎接由各陪同人员提前通知出发时间。 领导及贵宾车辆进入会展城后，由专人引导分别进入各停车车位。展馆外设立贵宾和嘉宾车位，并确保其他各类车辆停车有序。 领导及贵宾到达后由工作人员引领至贵宾休息室。 贵宾休息室门口安排2名志愿者迎宾服务，室内安排6名志愿者，准备签到簿和30朵胸花。负责贵宾签到、佩戴胸花。 贵宾休息室提前放置会刊、宣传报纸、贵宾站位图(示意图见附件1）。（二）开幕式流程 会前准备1、8:00主会场做好迎宾准备。工作人员全部到位，进场对现场环境、设备进行最后检查。2、8:10，现场播放暖场音乐，吸引观众。3、8:30起，暖场音乐表演，8:50停。4、8:52起，开幕式会场配乐（曲目待定）起，8:57-9:00，由志愿者引导领导及贵宾登上主席台。（主席台按预先安排好的座位，对应名字入座）开幕式流程：1、9:00配乐停，主持人介绍领导和嘉宾2、9:05-9:10，省领导（待定）致辞3、9:11-9:16，市领导（待定）致辞4、9:17-9:25，组委会领导致辞，介绍论坛和博览会概况5、9.26-9:28，签约组织工作6、9.28-9:38 签约仪式（1）落实签约嘉宾在开幕式前入场并在指定区域就坐，签约文本由项目组事先统一印制并发放给签约代表随身携带备签。（2）礼仪人员引导参会领导上主席台入席；（完毕）（3）主持人介绍参会领导（完毕）（4）主持人请双方嘉宾签约（完毕）（5）主持人祝贺签约双方合作顺利（6）主持人宣布集中签约仪式结束（礼仪人员引导领导离场）。7、9:38-9:40，省领导启动开幕环节，宣布生态博览会开幕！(电视背景鸣放焰火、迎宾礼花，厅内播放音乐)8、9：40-9:43 邀请领导嘉宾在主席台合照留念9、9:43起，开幕式结束，引导领导和贵宾巡馆（新闻媒体全程跟踪拍摄报道） 巡馆线路及流程（由各分馆提供各馆的路线，然后统筹整体巡馆路线时间约50分钟） 9:43 开幕式结束，领导准备巡馆9:439:53 1号馆9:5310:03 3号馆10:0310:13 4号馆10:1310:23 2号馆 10:28 巡馆结束，离开展馆（安排下一项活动）登台大厅平面图27领导巡馆图六、现场布置：（一）主席台：1、主席台（舞台）铺设绿色地毯，制作博览会开幕式及签约仪式视频背景（3D动画+实景）。2、主席台设立式话筒4支，左右各2支，供主持人、领导致辞用。另备无线话筒1支。3、音响及调音师：1000瓦音箱4个，350瓦返听音箱2个，调音师1名现场操控。（二）大厅内环境：主席台台口及两侧布置绿植。（三）大厅外场布置：1、现场布置道旗若干。2、登录大厅入口处设参展商名录及展位分布图。（四）贵宾休息室：1、休息室提前摆放茶水、水果、手巾，会刊、宣传报纸、贵宾座位图。室内提前摆放台花4盆。2、工作人员按照分工，负责联系贵宾出发及到达现场时间，引领贵宾在贵宾休息室签到，佩戴胸花，了解主席台站位图。（五）观众区:观众区位于主席台下正前方，两头设“嘉宾区”标识牌。其余观众自由站立。七、保安、礼仪、摄像（一）礼仪配备：1、 休息室安排6名志愿者接待及佩戴胸花、倒茶水。2、 2名负责站门口迎宾。3、 开幕式开始前，6名志愿者负责引领领导上主席台。开幕式开始时，8名自愿者统一分列主席台台下两侧。4、 开幕式结束后，2名自愿者负责引领贵宾参观展区。其余6名自愿者迅速集中至展会门厅，列队迎候贵宾和观众。（二）保安配备：场馆内外配备保安60名。分别负责引导车辆停放、入口安检、场馆秩序维护和巡查等。具体各位置人员配备详见后勤保证方案。（三）摄影、摄像：整个活动重要环节，安排摄影、摄像，留存资料。 八、开幕式筹备工作任务分工 （一）从7月10日开始至7月18日止，每天与市组委会对接将出席开幕式的国内外领导、知名人士、专家学者、企业家的落实情况，确保全面准确及时掌握所邀请嘉宾的全体名单和反馈落实情况。责任人： （二）7月12日将所有已经落实的参会名单汇总（确定级别，以便分类排序），并打印出席开幕式的领导及嘉宾名单（7月16日初排序图送审）。 （三）会场布置工作：包括登录大厅所有的布置、进出通道、桌椅摆放、花卉布置、音响、同传、摄影设备等准备布置。责任人： （四）安保：开幕式前，18号晚上对会场进行全场搜爆工作后由警卫和会展中心保安人员接管会场。所有进出会场的人员必须出具相关证件。附件1开幕式贵宾站位图（主席台）背 景 板CAYWUSQOPRTVXZBD话筒话筒话筒话筒观 众 区 2、登录大厅展会期间执行方案一、登录大厅展会期间职能 1、入场观众分流，信息查询，会展服务 2、各场馆总服务台 3、各场馆新闻发布会 二、区域及分工 序号区域人员职责备注1屏风造型区安保人员4人人流量过大时进行疏导志愿者2人接受观众咨询2总服务台志愿者2人为展商和观众提供对接服务3多媒体互动区志愿者1人保障观众正确使用终端4嘉宾席和舞台区安保人员2人举行发布会时维持秩序5工作区音视频4人举行发布会时提供服务上下午轮班61、2号馆通道区安保人员2人维护通道秩序73、4号馆通道区志愿者3人维护通道秩序 三、工作流程 1、开展前工作流程（1）7月13日前，统计完毕举办新闻发布会或技术交流会的的申请表，根据申请人数统一安排发布会时间；（2）根据申请数量安排时间，如果会议较多，则按场馆顺序举办：19日1号馆专场，20日2号馆专场，21日3号馆专场，22号4号馆专场；如果场次不多，则安排在7月19日下午、20日全天；（3）参展商新闻发布会统计排序结束后，以书面文件下发到参展商手中并确保款项到账；（4）指挥组和音像组根据日程，提前准备好发布所需的视频和音频资料，并与参展对接好议程和联络人；（5）本项工作职能组为登录大厅指挥组和音像组。2、开展后工作流程（1）每天开展前30分钟，全体工作组人员提前到场，检查各项设备设施；（2）每天开展前5分钟，各组工作人员按照划定的区域到位，迎候观众入场；（3）每天闭关前30分钟，开始清场，并监督展会中心的保洁人员进行环境卫生整治；（4）每天闭馆前10分钟，检查所有电源电器是否关闭。 3、新闻发布会工作流程（1）指挥组根据会议日程安排清单，在会议开始前1小时与展商对接清楚流程；（2）音像组在会议开始之前30分钟，与展商新闻发布人员对接音视频资料及播放顺序和口令；（3）志愿者与安保组在开始之前10分钟在会场就位。3、外场与各场馆工作协调方案一、工作职责1、各场馆根据参展商服务手册的技术要求，监督各场馆布展施工是否符合技术规范，发现问题与各场馆主布展商协商，由其出面要求进行整改；2、各场馆布展期间，主要是进行观众秩序维护和消防隐患巡查，提早发现问题；3、各场馆拆展期间，根据参展商服务手册的技术要求，监督各场馆拆展施工是否符合技术规范，发现问题与各场馆主布展商协商，涉及到赔偿问题的，立即向现场执行组长回报，协调主布展商、参展商、展览中心三方关系，做好善后工作，不给组委会留下后续隐患；4、外场区域主要职责为保障车辆按照通行级别和停车标示按序停车，观众入场的检票工作，外场的环境整治和秩序维护工作；4、本项工作的责任组为展馆组和安保组（内外场）。二、工作流程1、主布展商进场和参展商进场之日，展馆组工作人员即同期进场，每天分上午、下午、夜间三个时间段进行巡查；2、7月19日开展前1小时，展馆工作组和安保组提前进场，进行最后检查；3、开展后，展馆工作组每个场馆的负责人主要与各场馆主布展商对接，提供协调和支援服务；4、开展后，每个场馆4名内场安保组成员负责巡查，重点是对观众的违规行为和参展商的展位用电安全和结构安全进行巡查；5、每年开展前提前30分钟进入展馆，进行检查；每天闭馆前，督促展会中心保洁人员进行场地清理，并进行清场工作后交给展会中心安保人员；6、开展后外场组人员提前1小时到场，做好检票工作的准备；7、展会期间，对外场观众进行第一遍路径指引8、应急事件的处理参考另一本工作手册总体后勤保障与应急预案4、专业观众组织方案1、时间：2013年7月19日7月22日2、专业观众总发放门票数：3000张X4天=12000张3、观众组织执行由组委会指定省市各部门完成4、观众组织及门票分配方案单位总数进场日期及人数备注7月19日7月20日7月21日7月22日省市单位党委、人大，政协系统1000500500政府各职能部分系统1000500500生态委相关系统300100100100地州市单位党委、人大，政协系统1100100500500政府各职能部分系统1100100500500生态委相关系统1100100500500省市参展单位单位员工1100100500500媒体单位省市及驻黔媒体100100大中专院校省级院校52001400400100024005、现场执行人员通信保障方案一、保障的技术要求1、物理硬件要求：发射功率不低于5瓦，无遮挡时通话距离不小于3KM，有遮挡建筑物内部通话距离不低于1.5KM。2、信道要求：为保证指挥通畅，设立两套通信频率，以便在繁忙时减少干扰以及缩短通信时间。二、通信组织方案1、机型要求：业余无线电400M频段，可手动输入频点并锁定2、信道设置：（1）开幕式当天：指挥组、安保组、场馆组、外场组使用430.430频点；音像组、现场指挥导演组、礼仪组使用430.000频点，指挥组组长、后勤组组长、导演3人使用双机覆盖2个频点。（2）展会期间：音像组、现场指挥导演组使用430.000频点，其他各组使用430.430频点，指挥组组长、展馆组组长、导演3人使用双机覆盖2个频点。三、硬件保障方案1、每台机器必须是双电带耳机，不得使用自带喇叭（特别场内举行活动时），以免造成干扰；2、每台机器须在晚上对双电进行充电，每块电池充电时间不得低于6小时；中午休息时需对上午使用过的电池充电并主动更换备用电池；3、对讲机配发一览表：区域人员机器数量备注外场区指挥人员3人3保安人员14人5门岗1台，停车区2台，巡逻组2台登录大厅指挥组2人4每人均是双机礼仪组8人1领队1台安保组8人4门岗3台，组长1台音像组4人44场馆组安保人员16人8每个馆2台联络4人4