公司资金使用和费用支出管理办法.docx

公司资金使用和费用支出管理办法第一节库存现金管理第一条 库存现金管理主要作业：1. 出纳依据审核无误的凭证办理现金收支业务。2. 除了施工现场紧急采购零星配件（事前须头向总会计师请示，事后以书面形式说明情况并经审批），支付给个人的工资、报酬，个人借支差旅费以及无法提前预知的业务招待费外，超过结算起点10元标准的支出一般不得用现金支付。3. 超过50元标准的现金支付必须凭批准的相关文件提前一天向金融财务部预约，由出纳作好预约记录。4. 出纳须每日清点库存现金，与现金日记账余额进行核对，对账实不符的情况必须查明原因，填制库存现金日报表，并由出纳人员签字确认，交由金融财务部经理审核。5. 个人现金不得与公司现金混放保管，严禁未经授权的部门或人员办理货币资金业务。6. 每日库存现金存量不得超过银行核定的定额，白条不得抵库。7. 现金收入应当及时存入银行，不得用于直接支付单位自身的支出。8. 单位取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁收款不入账。9. 审计室指定人员定期或不定期地对库存现金进行查点，每月至少一次，并填写库存现金盘点记录（附件2），发现不符，及时查明原因，对无法查明原因的现金长短款必须及时进行账务处理。第二条出纳提取库存现金额度规定：1. 根据库存现金的使用和存量情况需要提取现金时，由出纳提出申请，单笔（单次）提取金额在10万元以下，由金融财务部经理审批后办理。2. 单笔（单次）提取金额为10万元以上、20万元以下（含20万元），由金融财务部经理审批后报总会计师审批后办理。3. 单笔（单次）提取金额超过20万元，由金融财务部经理审批后报总会计师审批后，再报总经理审批后办理。第二节备用金管理第三条备用金借支主要作业：1. 各单位备用金借支额度：对于项目部的费用报销实行备用金管理制度。本地项目部借支额度为1万元；安徽、江苏、浙江等地项目部借支额度为5万元。备用金借支额度视实际状况可调整，超过规定额度的，报总会计师批准后借款，超过10万元的，须再报总经理批准。各项目部借支备用金应于年底办理还款手续，否则将不办理该部门相应的其他用款手续。2. 各项目部职工因出差、项目管理、业务招待费等开支需借支现金，应填制暂借款申请单（附件1），由部门负责人批准后，在所在单位报账员保管的备用金处领取现金。借支现金一般不得超过2,0元，有特殊需要超过2,0元（含2,0元）的应报部门分管领导批准。借款人应于7日内凭正式发票或收据到报账员处报销，并退回余款；借款人借款后未能于7日内凭正式发票或收据到报账员处报销的，应及时书面说明情况。逾期不报账且无正当理由者，报账员通知人力资源部从最近一次工资开始扣款。扣款凭证复印件交金融财务部。3. 金融财务部经理对备用金保管人的备用金进行日常监督；由审计室每年进行不少于六次的不定期盘点和检查，并填写库存现金盘点记录；若有差异，必须查出原因，以防丢失。第四条备用金报销主要作业：1. 报销人根据需求填写现金报销单（附件3），项目负责人对现金报销单进行审批。2. 项目负责人审批后报项目管理员审批，然后交至金融财务部分管异地项目财务人员审核。3. 金融财务部分管异地项目财务人员审批后，到当地银行取款，并通知报销人领款。4. 报销人领取报销现金后，分管异地项目财务人员将原始凭证及时移交公司财务部制证入账。5. 以上任意审核人如对报销申请由异议，均有权要求报销人补齐原始单据、手续或停止申请。第五条职工借支现金主要作业：1. 无备用金的各部门职工因出差或其他工作需要借支现金，应填制暂借款申请单，由部门分管领导及金融财务部经理批准后,在金融财务部领取现金。借支现金一般不得超过10,0元，有特殊需要超过10,0元的应报总会计师批准。2. 金融财务部在其它应收款账户下设置部门二级账户，并按借款人设置三级明细账户。3. 借款人应在借支现金后14日内凭正式发票或收据到金融财务部报账，逾期不报账且无正当理由者，由金融财务部填写暂借款催款单（附件4）进行催款；若在催款期限内仍未还款，由金融财务部通知人力资源部从该借款人最近一次工资进行扣款。扣款凭证复印件交金融财务部。4. 借款人办理结账的发票上的用途要与暂支单上的用途一致，如不符，应书面说明原因，并根据报销流程重新审批。5. 借款人由于事前无法预知确切金额而领用限额支票的，在办理结账后要根据报销流程重新进行审批。第三节费用支出管理第六条费用支出主要范围：1. 人员经费支出主要包括工资、奖金、加班费、住勤补贴、劳务费、社会统筹保险等、教育培训费和公司没有明确规定支付标准的社会福利费支出等。2. 非人员经费支出主要包括手机通讯费、差旅费、业务招待费、办公费、修理费、法律服务费、上市费用、研究开发费、董事会经费、审计费、低耗品、家属医疗费、托儿费等费用。第七条费用报销需注意事项：1. 填列报销单据时必须注明费用发生经办人，验收人（指低耗品、办公用品等需由各部门指定专人负责），证明人（指招待费、修理费等）；部门经理或项目负责人发生的费用需报经事业部领导审批。2. 审批权限：借支及报销金额超过公司的规定，需报公司总经理审批。第四节附则第八条 本规定未尽事宜或与国家有关规定相抵触的，按国家有关规定执行。第九条 本规定由公司金融财务部负责解释。第十条 本规定自公布之日起施行，此前如有与本规定相抵触的按本规定执行。附件1:暂借款申请单暂借款申请单附件2：库存现金盘点记录库存现金盘点记录编号：盘点日期盘点人盘点结果（金额）与现金日记账有无差异情况说明审计室检查人（签字）：保管人（签字）:负责人（签字）:年 月 日负责人（签字）:年 月 日附件3:现金报销单上海XXXX建设股份有限公司现金报销单填表日期年 月 日部门名称姓名事由附件张是否借用过备用金否是金额（小写） （大写）日期地点交通费停车费幼托费家属医药费小计月日起讫备注：合计人民币大写领导审批:财务审批:部门主管:领款人:附件4：暂借款催款单暂借款催款单编号：致：部门：您于年月日从公司金融财务部暂借的用于的款项【金额（大写）:】已经到期。请在_年_月_日前到金融财务部结清相关款项。如因故不能及时结清，请向金融财务部提交书面情况说明。金融财务部（公章）日期：