前台工作管理规范.doc

前台文员工作管理规定一、目的 为明确前台文员工作职责，规范其作业标准，提高工作效率，特制定本规定。二、工作职责 1 前台总机的转接； 2 前台访客接待工作； 3复印机、打印机、传真机的维护和管理，保证其正常运行； 4 外来文件的收发管理、传递，监督每日报纸的整理和分发； 5 前台区、茶水室、会议室区域卫生的维护； 6 后勤办公用品的管理和发放（进出管控、请购）； 7 更衣室衣柜的统计和管理； 8 协助人力资本中心对新员工入职手续和员工离职手续的办理； 9 公司员工名片和门禁卡的制作和管理，员工通讯录的整理和更新； 10 办公区域物业的维护和管理； 11 会议室的使用和管理； 12 会议订餐 13 负责公共区域文化宣传架的更新管理工作； 14 完成领导交办的临时工作。 三、职责要求 1 依公司规定准时出勤，不迟到、不早退，上班时间必须依公司穿戴要求着装。 2 因工作性质而定，不可随意离开岗位，离岗前应交代好保安后方可离开。 3 有礼貌、严肃、吐字清晰、标准的接起电话，开头语为：您好，XXXX。 4 客人来访，要礼貌、面带笑容、灵活应付的接待，视访客性质及时通报和准备茶水，同时访客按要求填写XXXX会客登记表（附录1）。 5 办公设备及时检查维修，保证办公的正常使用。 6 外来文件收发，严格按照XXXX文件收发流程执行（附录2）。 7 不定时检查、整理所管辖区域的卫生，保证环境的卫生和整洁。 8 严格依办公用品管理制度（附录3）进行办公用品的收、发、管，并视物品状况进行请购、跟进。保证库房的整洁和卫生，定期打扫和整理。 9 对新入职及离职人员，应及时登记并提供或收回更衣室钥匙（附录4）。 10 严格依照人力资本中心入职和离职的管理要求，协助入职和离职手续的办理。 11 员工名片和门禁卡要制作及时，不耽误办公使用。通讯录更新要及时。 12 办公区域物业维修应及时处理并监督物业公司修缮。 13 依拖OA办公系统会议室预定和申请，对会议室的使用进行网络化管理。会议室使用时，调试好设备保证会议的正常进行。 14 大型会议订餐应确认人数、标准，及时订餐，保证会议的后勤工作顺利进行。 15 公共区域摆放的书刊报纸架，应及时更新。前台区域文化宣传架是对外宣传的窗口，企业内刊和宣传册应摆放在醒目的位置。 16 依领导要求及时完成临时交代的工作。附录附录1 会 客 登 记 表序号来访人来访单位来访人电话被访人来访日期、时间附录2XXXX信函收取流程图1. 前台处接收信函及其他私人物品。4总裁办信函由保安直接送达。 7领导私人物品未经允许不得签收，如需签收做好详细登记。8各部门信箱钥匙由前台和部门联络人双重保管。5领导的信函交予其秘书签收。2保安实时登记分发入柜。6其他信函，交予本人签收或总裁办联络人签收。9部门信函拿取需做好登记并签收。10忘记签收的由保安纪录取件人姓名及取件时间。3由前台登记总裁办信函并过滤垃圾函件。备注：1 前台监督保安做好信函的登记分发，并定期检查信件登记本信息。2 总裁办信函由保安上午下午各送一次，前台保证待送的信函都已做好登记3 无人认领的信件，前台处代为保管一个月，过期自行处理。4 每天早上报纸由保安送到各个领导办公室。5外派人员信件管理办法：前台仔细分辨信件的轻重缓急，对于不重要的信件可交由外派人员原部门秘书保管，如遇紧急信件，可联系当事人，询问处理办法。附录3XXXX办公用品管理制度（前台适用）一、总则（一） 为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。（二） 规定中的办公用品指一般办公用品（前台适用）。一般办公用品包括剪刀、胶棒、胶水、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信封、打印纸、复写纸、印泥、订书针、大头针、文件夹、燕尾夹、图钉、档案盒、档案袋、名片夹、标签、纸杯、计算器、电池、鼠标、键盘、压杆夹、分页夹、光盘、笔筒、双面胶、纸篓、书立、笔记本等。（三） 员工应对办公用品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品（墨盒硒鼓）应由前台本人更换，并回收旧耗材。二、办公用品计划（一） 各部门秘书应根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月15日前编制并提报下月办公用品领用计划，部门经理审批签字后报总裁办公室。经行政管理部经理签字后交前台经行申领。（附件：表1部门办公用品领用单）（二） 总裁办指定专门人员对办公用品申领单经行核对，并采购和跟进办公用品。三、办公用品的发放和领用（一） 每月20日发放办公用品，由各部门秘书领取。（二） 每月各部门办公用品领用单留底建档。（三） 临时领用办公用品，因视情况的轻重缓急给予领取，但要做好登记。（四） 耗材出库做好登记。（附件：表2耗材出库单）四、管理员职责（前台适用）（一） 管理员须登记办公用品台账，定期核查库房库存，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。（二） 管理员须定期整理库房，保证库房整洁和有序。表1 _月办公用品领用单编号名称数量编号名称数量编号名称数量1签字笔35胶水69档案盒 薄2圆珠笔36胶棒70档案盒 厚3签字笔芯37胶带座71分页夹60P4自动铅笔38计算器72分页夹40P5自动铅笔芯39函数计算器73分页夹20P6铅笔芯40皮筋74分页夹10P7记号笔41裁纸刀8铅笔42剪刀9荧光笔43收文本10白板笔44发文本11油漆笔45压杆夹12修正液46抽杆夹13修正带47档案袋14转笔刀48文件夹15尺子49名片夹16橡皮50支票夹17起钉器51胶带18打孔器52双面胶19钉书器53笔记本20钉书钉54书立21回形针55书架（铁）22打头针563层文件盘23燕尾夹（大）57纸巾24燕尾夹（中）58电话机25燕尾夹（小）59鼠标26燕尾夹（加小）60键盘27N次贴61装订胶圈28复写纸62装订封皮29光盘DVD63白板瓷珠30光盘CD64支票领用单31光盘VCD65支出凭单32笔筒66纸篓33电池（7#）672孔文件夹厚34电池（5#）682孔文件架薄 领用部门： 领用日期：领用人： 部门经理签字：行政管理部经理：表2耗材出库单日期名 称单 位数 量部门姓名备 注附录4更衣室衣柜登记表姓名部门楼层备注