前台工作管理规范.doc

前台文员工作管理规定

一、目的
为明确前台文员工作职责，规范其作业标准，提高工作效率，特制定本规定。
二、工作职责
1 前台总机的转接；
2 前台访客接待工作；
3复印机、打印机、传真机的维护和管理，保证其正常运行；
4 外来文件的收发管理、传递，监督每日报纸的整理和分发；
5 前台区、茶水室、会议室区域卫生的维护；
6 后勤办公用品的管理和发放（进出管控、请购）；
7 更衣室衣柜的统计和管理；
8 协助人力资本中心对新员工入职手续和员工离职手续的办理；
9 公司员工名片和门禁卡的制作和管理，员工通讯录的整理和更新；
10 办公区域物业的维护和管理；
11 会议室的使用和管理；
12 会议订餐
13 负责公共区域文化宣传架的更新管理工作；
14 完成领导交办的临时工作。
三、职责要求
1 依公司规定准时出勤，不迟到、不早退，上班时间必须依公司穿戴要求着装。
2 因工作性质而定，不可随意离开岗位，离岗前应交代好保安后方可离开。
3 有礼貌、严肃、吐字清晰、标准的接起电话，开头语为：您好，XXXX。
4 客人来访，要礼貌、面带笑容、灵活应付的接待，视访客性质及时通报和准备茶水，同时访客按要求填写XXXX会客登记表（附录1）。
5 办公设备及时检查维修，保证办公的正常使用。
6 外来文件收发，严格按照XXXX文件收发流程执行（附录2）。
7 不定时检查、整理所管辖区域的卫生，保证环境的卫生和整洁。
8 严格依《办公用品管理制度》（附录3）进行办公用品的收、发、管，并视物品状况进行请购、跟进。保证库房的整洁和卫生，定期打扫和整理。
9 对新入职及离职人员，应及时登记并提供或收回更衣室钥匙（附录4）。
10 严格依照人力资本中心入职和离职的管理要求，协助入职和离职手续的办理。
11 员工名片和门禁卡要制作及时，不耽误办公使用。通讯录更新要及时。
12 办公区域物业维修应及时处理并监督物业公司修缮。
13 依拖OA办公系统会议室预定和申请，对会议室的使用进行网络化管理。会议室使用时，调试好设备保证会议的正常进行。
14 大型会议订餐应确认人数、标准，及时订餐，保证会议的后勤工作顺利进行。
15 公共区域摆放的书刊报纸架，应及时更新。前台区域文化宣传架是对外宣传的窗口，企业内刊和宣传册应摆放在醒目的位置。
16 依领导要求及时完成临时交代的工作。

附录

附录1 会 客 登 记 表

序号
来访人
来访单位
来访人电话
被访人
来访日期、时间

附录2

XXXX信函收取流程图

1. 前台处接收信函及其他私人物品。
4．总裁办信函由保安直接送达。
7．领导私人物品未经允许不得签收，如需签收做好详细登记。
8．各部门信箱钥匙由前台和部门联络人双重保管。
5．领导的信函交予其秘书签收。
2．保安实时登记分发入柜。

6．其他信函，交予本人签收或总裁办联络人签收。
9．部门信函拿取需做好登记并签收。
10．忘记签收的由保安纪录取件人姓名及取件时间。
3．由前台登记总裁办信函并过滤垃圾函件。

备注：
1． 前台监督保安做好信函的登记分发，并定期检查信件登记本信息。

2． 总裁办信函由保安上午下午各送一次，前台保证待送的信函都已做好登记

3． 无人认领的信件，前台处代为保管一个月，过期自行处理。

4． 每天早上报纸由保安送到各个领导办公室。

5．外派人员信件管理办法：前台仔细分辨信件的轻重缓急，对于不重要的信件可交由外派人员原部门秘书保管，如遇紧急信件，可联系当事人，询问处理办法。

附录3
XXXX办公用品管理制度（前台适用）
一、总则
（一） 为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。
（二） 规定中的办公用品指一般办公用品（前台适用）。一般办公用品包括剪刀、胶棒、胶水、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信封、打印纸、复写纸、印泥、订书针、大头针、文件夹、燕尾夹、图钉、档案盒、档案袋、名片夹、标签、纸杯、计算器、电池、鼠标、键盘、压杆夹、分页夹、光盘、笔筒、双面胶、纸篓、书立、笔记本等。
（三） 员工应对办公用品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品（墨盒硒鼓）应由前台本人更换，并回收旧耗材。
二、办公用品计划
（一） 各部门秘书应根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月15日前编制并提报下月办公用品领用计划，部门经理审批签字后报总裁办公室。经行政管理部经理签字后交前台经行申领。（附件：表1《部门办公用品领用单》）
（二） 总裁办指定专门人员对办公用品申领单经行核对，并采购和跟进办公用品。
三、办公用品的发放和领用
（一） 每月20日发放办公用品，由各部门秘书领取。
（二） 每月各部门办公用品领用单留底建档。
（三） 临时领用办公用品，因视情况的轻重缓急给予领取，但要做好登记。
（四） 耗材出库做好登记。（附件：表2《耗材出库单》）
四、管理员职责（前台适用）
（一） 管理员须登记办公用品台账，定期核查库房库存，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
（二） 管理员须定期整理库房，保证库房整洁和有序。

表1 ________月办公用品领用单
编号
名称
数量
编号
名称
数量
编号
名称
数量
1
签字笔

35
胶水

69
档案盒 薄

2
圆珠笔

36
胶棒

70
档案盒 厚

3
签字笔芯

37
胶带座

71
分页夹60P

4
自动铅笔

38
计算器

72
分页夹40P

5
自动铅笔芯

39
函数计算器

73
分页夹20P

6
铅笔芯

40
皮筋

74
分页夹10P

7
记号笔

41
裁纸刀

8
铅笔

42
剪刀

9
荧光笔

43
收文本

10
白板笔

44
发文本

11
油漆笔

45
压杆夹

12
修正液

46
抽杆夹

13
修正带

47
档案袋

14
转笔刀

48
文件夹

15
尺子

49
名片夹

16
橡皮

50
支票夹

17
起钉器

51
胶带

18

打孔器

52
双面胶

19
钉书器

53
笔记本

20
钉书钉

54
书立

21
回形针

55
书架（铁）

22
打头针

56
3层文件盘

23
燕尾夹（大）

57
纸巾

24
燕尾夹（中）

58
电话机

25
燕尾夹（小）

59
鼠标

26
燕尾夹（加小）

60
键盘

27
N次贴

61
装订胶圈

28
复写纸

62
装订封皮

29
光盘DVD

63
白板瓷珠

30
光盘CD

64
支票领用单

31
光盘VCD

65
支出凭单

32
笔筒

66
纸篓

33
电池（7#）

67
2孔文件夹厚

34
电池（5#）

68
2孔文件架薄

领用部门： 领用日期：

领用人： 部门经理签字：

行政管理部经理：
表2
耗材出库单
日期
名 称
单 位
数 量
部门
姓名
备 注

附录4
更衣室衣柜登记表

姓名
部门
楼层
备注