高职院校教材管理信息化系统改进与优化——以三明奥鹏中心为例.pdf

2023 年 6 月第 6 期 总第 198 期海峡科学Straits ScienceJune 2023No.6,Total 198th高职院校教材管理信息化系统改进与优化 以三明奥鹏中心为例雷 萍(三明教育学院,福建 三明 365000)摘要 近年来,高职院校教育事业有了跨越式发展,教材数量和类别的大幅增加,使得高职院校的教材管理工作面临严峻考验。在信息化技术快速发展的时代,如何巧妙运用信息化技术提高教材管理水平,需要与时俱进做好信息化建设工作,实现教材管理的网络化、智能化和信息化,提高教材管理效率。该文结合三明奥鹏中心的业务需求和信息技术运用现状,针对高职院校在教材管理中存在的信息化建设程度不高、教材发放程序繁琐等问题提出改进方案,以期对高职院校的教材管理信息化建设提供参考。关键词 教材管理 信息化建设 管理平台 改进方案中图分类号 TP311.52文献标识码 A文章编号 1673-8683(2023)06-0072-04 高职院校的教材管理工作是学校管理的重要组成部分,其信息化程度关系着学校的管理质量和水平,也直接影响教学工作和教学质量。因此,建立一个完善的、全信息化的教材管理模式和机制是非常必要的,采取切实有效的措施提升教材管理的信息化建设水平是保障教学工作高效有序开展的基础。1 高职院校教材信息化管理的内容及原则教材管理工作是为达到一定的教学管理目标,根据特定管理方法、管理制度对学校教材进行管理的过程1。教材管理信息化是将现代化信息技术融入教材管理工作中,促进教材管理网络化、智能化。教材管理工作大体包括教材的征订、入库、发放与保管、财务结算、反馈,是一项内容杂、工作量大的系统性工作。新形势下,高职院校教材管理信息化逐步完善,改变了很多工作方法,但还是应遵循基本教学目标,采用科学的方法和管理理念进行管理,以保证管理过程的质量。第一,遵循“学生本位”原则,即学校的教育教学管理主要是为了学生的学习与发展;第二,注重学生学习的过程,注重知识的全面性,所选教材要满足学生学习的需要;第三,充分运用现代化信息技术,运用管理系统进行教材管理,推进教材管理的现代化、信息化;第四,注重管理系统功能的实用性和全面性。2 高职院校教材信息化管理的模式和特点高职院校教材的信息化管理是指运用现代信息技术,通过教材管理系统对教材相关信息进行有效获取、及时反馈和高效处理的过程。随着高职教育的不断壮大,教材管理面临着规模扩大、专业类别增多种挑战,部分信息化的管理方式工作效率低、易出错,制约了教材管理工作的质量和效率。因此,迫切需要建立高效的系统化教材管理模式,最大限度发挥先进信息技术的作用,实现教材管理全过程的信息化,以提高学校的教材管理水平,降低教材管理人员的工作强度。所谓教材管理全过程的信息化是将教材的征订、发放、库房管理、财务结算等各环节与互联网技术深度融合,打造全面、合理的管理平台。全过程的信息化管理具备以下几个特点:一是根据教材管理工作的各项工作流程制定完善的系统模块。全过程的信息化系统是在确保管理工作272023 年第 6 期海峡科学HAI XIA KE XUE规范性的前提下,明确各环节的主要内容,制定全面覆盖的管理计划,实现全面使用信息化手段对教材进行管理2。二是全过程的信息化管理可以对各个环节的实际情况进行有效检测,在各环节充分利用信息化技术提升信息化的程度和水平。在具体教材管理过程中能及时跟进教材的各类数据更新,有效防止教材管理过程中出现的纰漏,如出现误领、漏领或者多领等。三是管理平台操作简单便捷、智能,页面布局人性化。可以直接输入所需信息进行快速定位,也可以使用读卡器扫描身份证件,自动读取身份证上的信息。此外,平台具备统计功能,可提供一系列参考信息。3 三明奥鹏中心教材信息化管理系统的问题随着教材管理信息化的不断提高,奥鹏平台中的教材管理模块已经实现教材增订、库存管理、费用管理等方面的基本功能,但在办学规模不断扩大、学科种类不断增加的背景下,实际教材管理过程中一些问题逐渐突显。3.1 信息化建设程度不高,库存信息得不到有效更新3.1 信息化建设程度不高,库存信息得不到有效更新教材管理的信息化仍停留在 Excel、Word 等技术含量较低的软件,不仅增加教材管理人员的工作量,还易出错。由于三明奥鹏中心的学员大多是成人,有时因工作、生活等方面的原因不能及时领取教材,或是代领材料,时间稍久一些,教材库存管理数据容易出现偏差;此外,在实行学分制的背景下,即使是同届、同专业的同学需征订的教材也不尽相同,遇到这样的情况,相关人员就需要制作大量的表单,并手工逐本核对教材,教材管理的复杂程度和工作量倍增。与此同时,管理过程中产生的数据分散,不利于留痕管理。3.2 平台数据不全面,预订和发放程序繁琐3.2 平台数据不全面,预订和发放程序繁琐奥鹏教育平台中提供了教材领取的查询功能,前提是必须先在平台中进行领书处理,而学员的教材费都是在平台有余额的前提下自动订书并扣费,一旦出现余额不足则不能进行领书操作。当学员不知道自己欠费,且有订书需求时,因系统中无“欠费情况统计”栏目,导致这些工作需要人工核对处理。如果出现统计错误,则导致开学时学员无书可领,不仅容易造成学员的不满意,而且也增加工作人员的工作量。在实际情况中,大部分学员都不会一次性预交太多的教材费,余额不足的情况屡见不鲜,这就给教材的结算和发放工作带来极大的困难。综上,三明奥鹏中心的教材管理模块只实现了部分信息化,各种数据信息不一致、不准确和不全面给教材管理人员造成了工作负担,形成了教材管理工作效率不高的局面。为了及时管理课程资源,处理和掌握教材发放的情况,急需建设一套信息更新及时、检索方便的教材管理系统。4 高职院校教材管理信息化系统建设的改进与优化结合学校教材管理工作的实际情况,本文对三明奥鹏教材信息化管理工作的各个环节进行了需求分析,兼顾技术可行性和安全性,设计出相应功能模块,并将其整合到现有平台,提高智能化和自动化程度。改进后的系统界面友好、满足实际功能需求,而且操作简便、快捷,增加的模块有系统初始化模块、教材发放模块、报表打印模块。系统初始化模块。经历长时间的教材管理工作后,系统积累了大量的历史数据,数据量的增加不仅使系统读写性能下降,影响工作效率,而且也增加了数据备份的负担。该模块实现管理员对教材库的管理,更新教材库信息,可进行删除往期数据、增加新学期教材、备份数据等操作。例如,为避免造成数据混淆,可将一些相对久远的领书登记数据删除。若系统出现故障或者错误,产生大量冗余数据之时,可进行初始化设置,清空前期的数据,使系统恢复至初始状态,以缩短文件加载时间,保护系统数据安全。教材发放模块。在实际的教材发放过程中,为了防止发错、发漏,管理人员通常需要制作大量的表单,并在表单逐个记录教材领取结果,此项工作量极大。而在教材发放模块中,只需输入学生信息,该生是否领取教材、是否欠费等信息均一目了然。该模块使教材发放环节变得高效快捷,极大减轻了工作量,且可以实现教材各环节的跟踪,便于留痕管理。报表打印模块。在传统的管理平台做结算工作是很繁琐的环节,平台只能查询教材入库和出库记录,如果对账出现数据不平,就要核对相关的具体数据,工作量很大。在新增的报表打印模块,管理人员可以根37HAI XIA KE XUE海峡科学2023 年第 6 期据尚未领书的学生名单及时督促学员领取教材,并可便捷地整理出教材库存清单,快速导出欠费名单,还可以进行自动对账和结算。该模块弥补人工收集数据费时、费力、不全面的问题。改进后的教材管理系统最大限度地发挥了信息化技术的作用,在教材管理的各环节均实现了信息化精准管理,可查询需要的教材库信息,并生成相应的表单,极大提高了工作效率,日常的数据维护也更加便捷。5 系统模块设计5.1 系统开发的关键技术与运行环境5.1 系统开发的关键技术与运行环境首先,原平台是采用结构浏览器/服务器模式(Browser/Server,B/S 结构),考虑到兼容性,本系统设计也采用 B/S 结构,且 B/S 结构相比客户端/服务器模式(Client/Server,C/S 结构)优点很多,最大优点在于它的客户端电脑只需要安装一个浏览器,将系统功能实现的核心部分集中到服务器上,客户端通过 WEB 服务与数据库进行交互3。这种模式不仅减轻了客户端的载荷,系统的维护与升级也更加便捷,大大降低了工作成本,而且也能保障数据库的安全性。其次,软件是基于 C#语言,应用“.NET”技术开发的。C#是面向对象、面向组件的编程语言,“面向对象”的卓越特性使它成为构建组件的最理想选择。C#是一种安全的、稳定的语言,特别适用于开发 WEB 应用程序。“.NET”框架是一个多语言组件开发和执行环境,可构建多种应用程序的开发平台,不仅可开发 WEB 应用程序,还可以开发跨平台的应用系统4。“.NET”框架给开发人员和管理人员提供了基于角色的安全模型,即通过识别主体的角色身份做出授权决策5,其开发出的应用程序运行高效且安全。最后,后台数据管理使用 SQL Server。大数据时代下,必须强化数据库建设。教材信息涉及如个人信息和财务信息等,既要保证教材信息的完善,又要保障教材信息管理与使用的高效安全,这就需要建立高质量的数据库来支撑。SQL Server 是 Microsoft 开发的关系数据库管理系统,其简单易操作、执行速度快、跨平台浏览兼容性好、性价比高。在安全性方面,SQL Server不允许其他进程访问或操作其数据库文件6,它要求用户通过运行实例来执行特定功能或操作文件。如此,黑客就无法直接访问或操纵数据,确保教材信息数据的真实性和安全性。5.2 系统模块内容5.2 系统模块内容系统初始化模块。该模块包括数据清理和数据备份等子模块。其中,数据清理子模块可以根据用户需求清除无用数据,如往年的入库出库汇总表、往年教材领取统计表、费用结算单,以及由于各种原因残留的教材库存数据;数据备份模块则可根据用户需要进行数据的压缩、重命名等操作。教材发放模块。该模块具体操作步骤是在文本框中输入学生关键信息,经过调用查询,如果该名学生已经领过教材则显示出已领教材的信息(教材名称、领取日期,图 1a),否则自动弹出领书操作窗口(教材名称、是否缺书图 1b),并实现将教材信息、领书日期、是否缺书标志写入数据库。在填写查询条件时,既可以通过手动输入名字或者身份证号码,也可以直接扫描身份证件,自动读取信息,方便快捷。教材发放功能如图 1 所示。(a)(b)图 1 教材发放信息图报表打印模块。一门课程可以对应多个专业,如何将教材信息和专业信息对应上,并且显示出相关学员的教材领取状态和费用信息是关键问题。如果这个问题解决了,教材信息和费用信息对应上,统计报表就一目了然了。在设计该模块时,涉及的数据表主要包括学生信息数据库表、教材信息数据库表及专业信息数据库表。学生信息表的主键是学号,教材信息表的主键是教材编号,专业信息表的主键是专业编号。在数据库表中,所有字段类型均为字符串型。在教材信息表中的教材编号是唯一的,在专业信息表中的专业编号也是唯一472023 年第 6 期海峡科学HAI XIA KE XUE的,只要将专业信息表的教材编号分别与教材信息和学生信息进行唯一匹配,就可以把三个表格链接起来,进而实现“教材绑定学生”,即输入具体教材信息,可以直接显示出选用该课程的学员信息及该生的教材领取状态。该系统中的主要数据库表设计如表 1 所示。表 1 数据库表设计序号 中文名称英文名称字段1学生信息STUDENTS批次、层次、专业编号、姓名、学号、费用2教材信息BOOKS教材名称、教材编号、教材状态、领取日期3专业信息PROFESSION专业名称、专业编号、教材编号6 结束语改进后的三明奥鹏中心教材管理系统有效实现了教材领取和统计结算的便捷功能,满足实际的教材管理工作需求,减轻了工作人员的工作量,提高了教材管理工作效率和质量。教材管理平台信息化建设是一个长期的发展过程,需要与学校实际情况相结合,并且随着时代的进步不断提高。因此,需要强化信息化管理理念的创新,加强新技术、新知识的学习,以促进教材管理的信息化建设。参考文献:1史东红.开放教育教材信息化管理研究与实践J.辽宁高职学报,2022(3):49-52.2翁志芹.新形势下高职院校教材建设与管理工作的研究J.教育教学论坛,2022,9(37):29-32.3孙志斌.基于软件开发技术的大学教务管理系统设计J.电脑编程技巧与维护,2022(1):102-104.4章丽婷.基于.NET 的教务管理系统的开发与应用D.成都:电子科技大学,2015.5崔晓军.C#.NET 程序设计案例教程M.北京:清华大学出版社,2013.6张华.SQL Server 数据库应用M.北京:清华大学出版社,2021.57