工程内业资料在项目管理中的重要性探究.pdf

现代商贸工业2023 年第 18 期Modern Business Trade Industry No.18.2023作者简介:李晓晨(1992-),女,藏族,甘肃兰州人,研究方向:交通服务类企业工商管理。工程内业资料在项目管理中的重要性探究李晓晨(甘肃省高速公路服务集团有限公司,甘肃 兰州 730000)摘 要:工程内业资料能够真实地反映出工程项目建设的实际情况,通过分析这些内业资料信息便可及时地发现工程建设中潜在的问题,因此做好工程内业资料的管理工作对于保障工程建设质量以及项目后期能够顺利竣交工是十分重要的。对此,将以内业资料管理工作为主体,基于工程项目的角度对其在项目管理中的重要性、存在问题以及优化策略等诸多内容进行探究和讨论,旨在为从事工程内业资料管理工作的相关人员借鉴参考。关键词:工程项目;内业资料;项目管理;工程管理;优化策略中图分类号:TB 文献标识码:A doi:10.19311/ki.1672-3198.2023.18.0840 引言随着我国社会经济水平的不断发展,工程项目的建设数量也在不断增加,项目管理的难度也随之加强。为了能够更好地检查工程项目,并且做好项目竣工交工的准备工作,企业应深入贯彻落实工程内业资料的管理工作,以此来强化项目管理成效,为工程建设提供价值性参考,以保障工程项目能够按期、按质完成。1 工程内业资料概述1.1 内涵内业通常是指在项目建设中负责项目资料档案管理、计划、统计管理及内部文秘管理工作。资料员可以使用文本、图形来说明一个工程项目的施工流程,由此而产生的数据信息便称之为内业信息,它是对整个工程项目的真实记录与客观描述。工程内业资料可以记载和反映工程项目在施工活动中各个环节的相互联系,能够为整个工程项目的交验过程提供真实客观的信息资料,同时也可以为整个工程建设项目后期的维护和管理提供可靠的数据。对于工程项目而言,内业资料则是跟踪整个建设项目的实施进程,从起初的方案设计、开工、建设一直到交验所记载的文字材料,最终再按照时序前后以及工程项目的技术标准和技术资料编制成完整的工程内页材料。1.2 特征首先,工程内业资料具有连续性特征。内业资料是随着工程项目的建设与施工而产生的,从工程项目建设开始,直至整个工程项目竣工交验,所有环节的数据信息都属于工程内业资料的一部分。内业资料中记载着工程施工建设的全程,并对各个环节和细节资料进行详尽的记载。由此可见,内业资料对工程建设而言体现出了连续性特征。其次,工程内业资料具有监督性特征。由于工程内业资料中对工程项目施工进度进行了详细地记录,各施工环节和工序情况均在工程内业资料中得以真实反映,因此工程内业资料对工程项目还具有监督作用。监管部门可利用企业内部的信息系统来查阅相应的工程内业资料,以此来全面了解有关工程的施工人员、物料、技术工艺等的各类信息数据,从而合理地监督工程项目的施工进度、质量水平等诸多内容。最后,工程内业资料还具有借鉴性特征。针对不同的工程项目,其所对应的工程内业资料中会记载各种不同问题及相应的处理方式,而这些内容则对于其他工程项目而言具有一定的参考价值。一方面,当工程项目在实施施工作业之前,企业可以查阅类似工程项目的内业资料,并借鉴其中与承建项目相似的建设问题及解决对策,从而为工程项目建设工程的顺利开展提供保障。另一方面,对于工程项目本身的内业资料也具有一定的参考价值。通常情况下工程项目建设的工期相对较长,对于工程建设后期而言,前期阶段的工程内业资料中所总结的优秀经验与方法,也可在工程建设后期有效地执行,前期工程内业资料中所遇到的问题也可引起重视,避免后期工程建设再出现该类问题,从而确保工程项目能够顺利完成。2工程内业资料在项目管理中的重要性及存在的问题2.1 工程内业资料在项目管理中的重要性在工程项目的施工建设中,不可避免地会涉及各施工环节的材料质量、工艺技术等诸多内容,而这些内容也是工程内业资料的重要组成部分,因此在工程项目的建设过程中,整理资料是一件既复杂而又不可或缺的管342现代商贸工业2023 年第 18 期Modern Business Trade Industry No.18.2023理工作,其重要性主要体现在以下几点:首先,信息记录。工程内业资料是对工程项目建设进行全面和详细的记载。其不仅是工程项目施工中能够进行查证核实的重要资料,同时也是企业后期维权的关键证据。其次,信息查询。在内业资料的支持下,项目负责人可以不再单纯凭借零星的材料以及主观记忆来控制工程项目的各个节点。当工程项目出现数量不符、规格不符等问题时,可以凭借整合好的工程内业资料快速查询到相关信息,切实有效提高项目管理的效率。最后,经验积累。企业可以将内业资料作为其他类似工程项目建设的一种经验借鉴,对以往工程项目中所应用的技术、遇到的问题、应对的策略以及最终的工程项目建设成果,都可以使类似工程项目在建设的过程中少走弯路。由此可见,定期学习和总结这些工程项目的内业文件对企业项目管理水平的提升有着积极的促进作用。2.2 工程内业资料在项目管理中存在的问题2.2.1 内业资料管理人员的管理意识薄弱在工程项目的建设过程中,工程内业资料所涉及的范围广、内容复杂,因此对于内业资料管理人员而言是一项艰巨的任务。若企业缺乏对工程内业资料管理工作的重视程度,且负责内业资料管理工作的资料员缺乏管理意识,便会导致工程内业资料的获取和收集不够全面,工程内业资料的管理工作也会逐渐流于形式,无法在工程项目中真正发挥其作用价值。2.2.2 内业资料管理人员缺乏业务培训工程内业资料管理人员的整体业务素质偏低也是当前企业运营中比较常见的问题,其主要体现在对工程内业资料检测报告的填写缺乏统一的标准、对有关工程资料的整理也不够全面、所获取的资料信息缺乏真实性和准确性等多个方面。究其根本是因为部分工程内业资料的管理人员并未经过统一的训练,即便有进行业务培训,也将培训的重点放在填写工程内业资料的相关检测报告上,缺乏更为深刻的专业技能培训,因而导致内业资料管理人员的整体素质偏低,无法真正落实工程内业资料的高质量管理。2.2.3 内业资料管理信息化水平有待提高目前我国已然迈入了先进的信息化时代,很多企业也大规模地引入了诸多先进的电子设备,但对于工程内业资料的管理工作而言,电子设备也只停滞在制表、资料整理等最简单地使用上,管理人员暂未充分利用电子设备的功能特性来显著提升工程内业资料管理的信息化水平。此外,由于工程内业资源的获取与归档工作目前仍以纸质载体为主,这不仅会给工程内业资料的传送、搬运和保管带来诸多困难,同时还会导致大批纸张资源的消耗,违背绿色环保的工程建设理念。因此,尽快提升工程内业资料管理工作的信息化水平也是提高企业项目管理质量水平的关键所在。3 工程内业资料在项目管理中的优化策略3.1 加强领导对内业资料管理的重视为了在项目管理中充分发挥内业资料的作用价值,确保工程项目最终能够按期、按质完成竣工交工。企业的管理层需要对工程内业材料的管理工作引起高度重视,从而使得内业资料能够为企业项目管理工作的高效开展提供参考依据。具体要点如下:首先,加强对内业资料管理流程的重视,确保内业资料由上至下的管理工作能够环环紧扣,确保项目管理与资料记录能够同步进行,从而更好地保障内业资料管理工作的高效性、真实性和及时性。其次,加强对内业资料管理责任的重视,企业领导还可以针对内业资料管理工作制定相应的责任机制,要求项目管理中的各级负责人都应对内业资料的真实性承担相应的责任,避免在项目后期竣交工阶段,企业针对内业资料不真实进行追责时出现互相推诿的情况,切实提高内业资料管理工作的质量水平。最后,加强对内业资料填报程序的重视,企业需针对不同项目的内业资料进行归类划分,制定出规范的内业资料范例,并针对内业资料的编制、装订、整理以及归档等相关工作做出详细的规定,以确保管理人员能够严格按照相关规定完成内业资料的填报工作,切实提高内业资料管理的规范性。3.2 内业资料档案的实时监督为进一步强化工程内业资料的管理成效,企业还应做好对内业资料档案的实时监督工作,以确保所获取内业资料的真实性和可靠性,具体措施如下:一是对工程项目所涉及的内业资料进行严格的监督和审查。内业资料是否真实可靠将会直接影响工程项目建设的最终质量水平,因此在工程建设过程中,企业必须对与工程项目的相关内业资料进行把关,从多个角度对工程内业资料的真实性和准确性进行合理的判断和评价。通常情况下,内业资料主要包括批复、请示、实施方案、咨询评估报告、图纸会审纪要、勘察及施工图设计招标文件、施工招标文件、招标控制价、设计变更的批复、请示、预算书、设计变更申请报告等,工程内业资料管理人员应对相关档案进行实时监督,以确保这些内业资料能够为后续的工程建设提供参考依据。二是对原始记录或隐蔽工程的内业资料进行监督。在工程建设中,内业资料的管理人员还应对原始记442现代商贸工业2023 年第 18 期Modern Business Trade Industry No.18.2023录和隐蔽工程作出详尽、真实、正确地记录,同时做好相关内业资料的存储工作,以便于为后续工程建设施工作业的顺利开展提供参考,这也是规范工程项目建设的重要规定。三是对检验资料进行监督。所有分部分项工程在完工后,工程内业资料的管理人员都应针对分部分项工程的质量进行检验与评定,同时对分部分项工程的内业资料进行优化和完善,并设立相关台账以便于内业资料的归档和整理。四是对管理性技术资料进行监督。客观来说,管理性技术资料是体现企业技术水平以及项目质量的关键所在,因此工程内业资料的管理人员应做好对管理性技术资料真实、确切记录的实时监督,以确保该类内业资料更具参考价值。3.3 加强对内业资料管理团队的建设力度企业要想进一步提高其内业资料管理人员的综合素质水平,加强对内业资料管理团队的建设力度,可结合当前企业的实际情况,采取以下措施:首先,做好内业资料管理人员的培训工作,以确保其能够熟练掌握和深入了解内业资料管理工作的基础知识内容。除完成培训活动之外,企业还应组织内业资料的管理人员进行定期考核,并制定相应的奖惩机制,以此来提高内业资料管理人员的积极性,从主观上提高内业资料管理人员的综合素质水平。其次,企业要想进一步提高内业资料管理人员的能力水平,还应结合内业资料管理的具体业务流程、实际操作步骤等内容对其开展针对性的技术培训,以确保内业资料管理人员能够严格按照业务流程标准来完成内业资料的相关管理工作。最后,企业还应定期组织内业资料管理人员开展参观、交流等学习活动,并在此类活动中向其宣传最新的内业资料管理资讯以及先进的内业资料管理理念,使得管理人员能够将其整合到企业当前的工程内业资料的管理工作中,在提高内业资料管理人员综合素质的同时也能进一步强化内业资料的管理水平。3.4 完善内业资料管理制度首先,企业在对工程内业资料开展管理工作之前,需建立健全的内业资料管理制度,同时还要注重对该管理制度的可行性与操作性的优化和完善,以确保工程内业资料管理工作能够充分发挥其积极作用。其次,企业还应持续完善工程内业资料的内部管理体系,以此来保障内业资料的管理制度能够与市场的发展趋势相契合,从而帮助企业早日实现内业资料管理的标准化和精细化目标。最后,内业资料管理人员还需针对项目管理所涉及的各个环节制定有针对性的内业资料管理制度,以保障内业资料管理工作开展的合理性和高效性。3.5 实现工程内业资料管理的信息化科技的快速发展和网络信息的普及为工程项目内业资料管理工作的开展提供了新思路,信息化的内业资料管理技术手段也逐步代替了传统的以纸质载体为主的内业资料管理模式。在企业开展内业资料管理工作时,可以充分利用先进的计算机技术和信息化手段对企业内业资料实行统一的管理,并针对工程内业资料创建相应的网络信息平台,并在企业内部构建独立的内业资料信息库,努力推动工程内业资料管理工作向信息化方向的发展步伐。在此基础上,企业还可通过合理地利用信息技术手段,将工程项目中各施工环节的内业资料及相关数据信息进行统一编制,以便于企业的管理层在需要时随时查阅相关内业资料信息,从而显著提高企业对工程内业资料的管理效率,为工程项目的顺利完工添加助力。4 结论虽然现阶段部分企业在开展工程内业资料管理的过程中依然存在内业资料管理人员的管理意识薄弱、内业资料管理人员缺乏业务培训、内业资料管理信息化水平有待提高等诸多问题,但是企业可以通过加强领导对内业资料管理的重视、对内业资料档案进行实时监督、加强对内业资料管理团队的建设力度、完善内业资料管理制度、实现工程内业资料管理的信息化等措施来有效地解决上述问题,以此来强化企业的项目管理成效,为工程内业资料管理工作的高效开展创造良好的条件。参考文献1 余崑.内业资料的严谨性在施工项目管理当中的重要性J.建筑技术开发,2020,47(16):71-73.2 肖钟理.探究工程内业资料在公路项目管理中的重要性J.黑龙江交通科技,2020,43(05):226-227.3 刘莉萍.工程内业资料在公路项目管理中的重要性分析J.黑龙江交通科技,2017,40(04):197+200.542