高校办公室业务管理优化路径研究.pdf

辽 宁 开 放 大 学 学 报Journal of Liaoning Open University2023年第2期总第167期高校办公室业务管理优化路径研究孙小程（盘锦职业技术学院，辽宁盘锦124000）【摘要】高校办公室业务管理具有明显的综合性、时效性、服务性特征。当前，由于业务范围广、业务种类繁多、工作量较大等原因，一些高校办公室管理尚存在体制不合理、制度不完善、职能不明确、业务能力不足等问题。为有效推进高校教学改革进程，更好地服务高校教学工作，提出优化高校办公室业务管理结构的策略，为提高高校办公室管理效率和工作质量提供理论依据。【关键词】高校办公室业务；管理结构；优化路径【中图分类号】F233【文献标识码】A【文章编号】2097-2040（2023）02-0062-03作者简介：孙小程（1992），女，辽宁盘锦人，助理研究员，学士。管理研究高校办公室是高校的重要辅助机构，参与协调、督促、调查研究、日常计划等重要工作，在高校党政与教学工作中起着承上启下的重要作用。因此，高校办公室的管理水平对于高校行政、教学、科研、教师队伍管理以及学生工作安排等有直接影响，甚至关系到高校的正常运行1。一、高校办公室业务管理现状在长期工作实践中，高校办公室形成了一套独特的管理制度和管理模式，使办公室日常工作得以按部就班地开展。当前，高校与社会的联系日益紧密，办公室对外业务不断扩展，一些高校办公室出现了工作职责交叉、分工不明确等情况。办公室工作人员每天要面对大量的重复性、事务性工作，时间一长，一些工作人员的工作热情受到了影响，容易产生倦怠、消极的工作态度，从而影响了高校办公室业务管理水平2。高校的发展一般较为稳定，一些工作人员容易形成工作上的惯性思维。在惯性思维的束缚下，工作人员虽能较快完成工作，但可能会出现循规蹈矩、创新动力不足的问题，从而影响了工作效率提高。此外，高校办公室每天要处理众多、繁杂的事务，办公室工作人员要与校内各部门进行沟通、交流，还需了解各部门的工作计划和进程，而办公室工作人员往往是一个人负责若干方面业务，工作中难免出现百密一疏的情况，导致相关业务工作产生滞后的可能。二、高校办公室业务管理结构优化路径（一）完善制度1.高校管理层面。根据中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定的要求，高62校将逐步取消行政级别，深入推进教育管办评分离，完善内部管理结构。去行政化是近年来中央对高校改革提出的具体要求之一，高校办公室作为高校辅助行政部门，尤其需要深刻理解中央精神。高校应组织相关职能部门深入研究中央政策，开展广泛的调查研究，梳理好高校党委与行政的关系。在调查研究基础上，根据本校实际情况提出适合的行政管理体系改革策略，完成中央布置的任务。健全、完善的高校管理制度，是高校办公室根据新时代新要求转变职能、深入开展各项工作的基础。2.高校办公室层面。针对目前一些高校办公室存在的制度不完善、执行能力不足、程序不规范等问题，高校须及时完善严控“三公”经费预算等相关制度，做好经费预算执行和重点资金审核管理工作。高校办公室要做好各项制度宣传教育工作，使工作人员加深对制度的理解。抓好各项制度执行和落实工作，督促相关领导层在执行制度时起表率作用，将责任落实到人。完善各项监督、奖励制度，重视对制度执行的监管，严查、严惩违反制度规定的情况。高校管理层还要借助科学、先进、高效的管理办法，提高相关工作人员的责任意识。高校办公室管理要引入竞争机制。在设置岗位时，充分考虑资源匹配和人员配置问题，建立公平、公正的竞争制度，激发工作人员潜能，使其在良性竞争中凸显自身优势。采用物质激励和精神激励相结合的模式，充分调动工作人员积极性，满足其物质需求和精神需求。另外，高校办公室可引入淘汰机制，对于个别不作为的员工，可通过解聘、提前退休等方式解除其现有职务，达到合理、有效使用人才的目的，提高办公室工作效能。（二）完善办公室职能1.完善服务职能，提高服务质量。服务职能是高校办公室的重要职能之一。在优化管理时，要增强高校办公室工作人员的服务意识，使其能够放眼全局、分清主次，确保工作中不出差错，为高校正常运行提供良好支持。工作人员要积极主动参与政务管理，增强主动创新意识，提高工作能力，确保高校各项工作正常、有序、高效地开展。2.改进调研方式，充分发挥参谋职能。在日常工作中，高校办公室工作人员要深入基层，广泛听取群众意见，对影响高校发展稳定的问题、师生反馈较多的问题展开跟踪。积极改进调研方法，灵活运用新方法、新技术，为高校管理层决策提供参考3。3.提高协调水平，维护高校稳定。在开展各项协调工作时，高校办公室应立足全局、突出重点，做到原则性和灵活性结合。不仅要做好重大活动、重要文件、会议、突出问题等的协调工作，还要对师生关注的一些小问题给予高度重视。对于突发事件和紧急公务，要杜绝信息迟报、谎报、瞒报、漏报等情况。协调上下级关系，坚持原则、按章办事，做到不盲从上级，对下级以礼相待。4.做好督办工作，保证上情下达。高校办公室要重视督办职能，从高校发展大局的高度深刻认识督查工作。认清当前形势，建立健全重要决策跟踪督办制度，围绕中心工作、相关政策、师生需求等，做好高校决策、部署的落实工作。（三）完善信息化建设工作1.配备高性能硬件设施。高校办公室工作所涉信息量较大，且多呈碎片状态，信息间没有关联，给信息整理工作增加了难度，不利于信息的应用和快速传播。因此，高校要为办公室配备先进的硬件设备和相应的办公软件，以提高工作人员处理信息的能力和效率。进一步完善OA（办公自动化）系统，改变传统的工作模式，倡导无纸化办公，有效提高办公室工作效率。2.运用各种网络工具。移动互联网的普及，为高校办公室获取信息提供了新的渠道，各种基于“互联网+”的信息化工具逐渐应用于高校办公中，大大提高了办公室工作效率。高校办公室工作人员要积极关注新媒体动态，利用新媒体平台获取所需信息，拓宽信息收集渠道。在获取信息过程中，工作人员要坚持去伪存真，及时剔除不良信息，对于真假难辨的信息要谨慎对待、及时求证。633.提高办公自动化程度。高校办公室要高度重视信息化建设，将其作为重要工作予以落实。办公自动化不仅有助于降低高校办公成本，而且有利于加快信息处理速度。目前，我国大部分高校已完成数字化校园建设工作，实现了系统互联互通，整体管理水平得到极大提高。在信息化建设过程中，高校办公室要协助信息管理部门做好协调工作，统筹兼顾，大力推进数字化校园建设和信息技术创新应用4。（四）建设学习型高校办公室1.建设学习型办公室是高校改革发展的需要。党的二十大报告指出，推进教育数字化，建设全民终身学习的学习型社会、学习型大国。高校办公室作为高校基层组织机构的代表，应做好带头工作，引领全校教职工建设学习型组织，积极学习新知识、掌握新技术，提高自身专业素养和业务能力。营造良好的团队学习氛围，激励办公室工作人员以饱满的热情投入学习。高校是教学和科研结合的教育机构，承担着为国家培养人才和传承知识的重要责任。高校要依据国情和自身实际情况进行精准定位，明确自身办学思路和办学特色。高校管理层要把握学校发展情况，不断创新思维，推动产学研结合，充分发挥服务社会的优势。面对新时代的机遇和挑战，高校办公室工作人员要加强学习，主动适应经济社会的快速发展，有效发挥办公室职能，促进各项工作顺利开展。学习型办公室建设，为工作人员提供了学习和工作相结合的有效路径，有利于提高工作人员的办公水平。2.学习型办公室构建要落在实处。构建学习型高校办公室团队，要确立一个清晰明确、人人向往的共同愿景，这是学习型团队建设的基础。高校办公室工作人员首先要确立个人愿景，给个人发展带来前进的动力，充分体现个人的价值追求。共同愿景建立在个人愿景基础上，要与高校未来发展蓝图和前进方向相吻合，最终得到所有成员的认可，形成人人向往的良好局面，进而激发工作人员的学习热情和信心。高校办公室工作人员的学习意识是建设学习型办公室的重要因素。高校要引导工作人员明确学习动机，端正学习态度，掌握学习方法5。在学习过程中充分发挥团队学习的优势和作用，促进成员之间的合作，彼此共享学习资源，实现高校办公室竞争力和个人业务水平双提高。另外，高校应重视培养办公室工作人员的综合素质，做好在岗人员再教育（包括技术技能教育和思想政治教育）工作，提高工作人员的工作能力和思想政治觉悟。三、结束语随着高等教育改革的深化，我国高校办学规模持续扩大，办学水平不断提升。高校办公室作为高校行政体系的重要组成部分，要跟上高校改革发展的节奏，积极构建相应的管理制度体系，优化管理结构。高校办公室工作人员要努力提高工作质量和效率，为培养德智体美劳全面发展的社会主义建设者和接班人做出贡献。【参考文献】1王勇.浅议高校院系办公室管理中存在的问题及优化策略J.吉林工程技术师范学院学报,2016,32(1):61-62.2王小妮,李春玲.浅谈新时期高校办公室人员“三服务”的素质要求J.辽宁广播电视大学学报,2009(1):44-45.3陈娟娟,程兴中.新教育制度下高校办公室管理存在的问题及其对策研究J.才智,2016(3):22.4聂瑜.探析高校办公室业务管理结构优化的有效路径J.山西青年,2019(20):252.5郝军,建新,李清盛,等.高校后勤社会化改革存在的问题与对策J.东北电力大学学报,2006(3):91-94.（责任编辑：一粟）64