医院采购处档案管理制度.docx

医院采购处档案管理制度
一、档案工作岗位责任（一）采购处负责人职责。
1 .加强对采购处档案工作的领导，将档案工作纳入采购 处整体开展计划。
2 .关心支持档案工作的建设与开展，及时解决工作中的 重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与采购处各项 工作协调开展。
（二）采购处档案管理员职责。
1 .设专职档案管理员，建立健全档案管理制度。
2 .负责采购处文件材料的形成、保管和整理归档工作, 保证归档文件材料完整、系统。
3 .归档案卷做到组卷合理，表达XX市第一医院采购流 程重点环节，编号准确，案卷目录清楚，档案标题简明扼要。
4 .保管好采购处应归档的案卷，注意文件材料的平安和 保密。
5 .主动接受院图书档案室档案员的业务指导和催促检 查，按规定时间向档案室移交。
6 .积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7 .按照医院有关规定进行采购工程档案的管理，档案管理员专人负责，专人审核。
8 .确保档案资料的完整与平安。
二、收集归档范围
采购处在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级 下达的与采购处关系密切的文件材料（包括公文、电报簿册、 书信、会议、 记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、 照片、录音、录像资料等）都属收集归档范围，应按规定的 范围、时间和要求交采购处档案室归档。
（一）各类采购会议、论证会议、工程考察报告、产品 介绍会议等会议记录、会议纪要，供应商及采购工程资质、 采购活动和记录、采购预算、招投标文件、评标标准、评估 报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复及其他有 关文件、资料。
（二）采购处各项工作计划、规定、总结、简报、通报、 通知。
（三）采购处各项决议、规定、标准、规范、条例、办 法、制度、守那么等资料。
（四）采购处编辑、出版的书刊、资料样板。
（五）上级（包括各级卫生健康部门及XX市第一医院 的调查组、检查组、工作组）对于采购处工作或问题的决定、 决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
（六）上级授予采购处的奖状、奖章、奖旗、奖品等。
（七）上级报刊刊载有关采购处工作与业绩情况的文章。
三、档案归档要求
（一）应归档的文件、材料应由采购处档案管理人员收 集齐全。
（二）正文与底稿主件或附件、请示与批复、来文与复 文一起归档。
（三）归档文件材料注意：检查是否应该加盖公章，文 件没有标题的应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期 的要标上日期。
（四）重要归档文件材料必须收集原稿原件，不得用复 制件。
（五）归档的照片、录音资料一一注上文字说明。
（六）但凡归档的文件材料必须经过初步整理，把同一 具体问题的文件材料集中在一起，按文件的形成先后排列好。
四、借阅管理制度
为加强采购处档案管理，为其他单位或部门提供档案借 阅工作，特制定以下规定。
（一）外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并 经单位有关部门领导签字批准方可查阅，不得抄录或借出。
（二）查阅采购处档案应在档案室内进行，不得擅自划 道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的， 需经负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人， 确保档案的完整与平安。
（三）珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片 等档案一律不借出。
五、库房管理制度
（一）档案资料按照XX市第一医院论证日期进行归类 保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以 利于档案的保护管理。
（二）坚持以防为主、防治结合方针，切实保证档案完 整平安。
（三）库房要保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、 无有害气体污染。
（四）库房管理人员要每月清理一次档案柜，发现有字 迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
（五）交接进馆的档案，要认真清点，履行签字交接手 续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归 还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。