医院采购处档案管理制度.docx

医院采购处档案管理制度一、档案工作岗位责任（一）采购处负责人职责。1 .加强对采购处档案工作的领导，将档案工作纳入采购 处整体开展计划。2 .关心支持档案工作的建设与开展，及时解决工作中的 重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与采购处各项 工作协调开展。（二）采购处档案管理员职责。1 .设专职档案管理员，建立健全档案管理制度。2 .负责采购处文件材料的形成、保管和整理归档工作, 保证归档文件材料完整、系统。3 .归档案卷做到组卷合理，表达XX市第一医院采购流 程重点环节，编号准确，案卷目录清楚，档案标题简明扼要。4 .保管好采购处应归档的案卷，注意文件材料的平安和 保密。5 .主动接受院图书档案室档案员的业务指导和催促检 查，按规定时间向档案室移交。6 .积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。7 .按照医院有关规定进行采购工程档案的管理，档案管理员专人负责，专人审核。8 .确保档案资料的完整与平安。二、收集归档范围采购处在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级 下达的与采购处关系密切的文件材料（包括公文、电报簿册、 书信、会议、 记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、 照片、录音、录像资料等）都属收集归档范围，应按规定的 范围、时间和要求交采购处档案室归档。（一）各类采购会议、论证会议、工程考察报告、产品 介绍会议等会议记录、会议纪要，供应商及采购工程资质、 采购活动和记录、采购预算、招投标文件、评标标准、评估 报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复及其他有 关文件、资料。（二）采购处各项工作计划、规定、总结、简报、通报、 通知。（三）采购处各项决议、规定、标准、规范、条例、办 法、制度、守那么等资料。（四）采购处编辑、出版的书刊、资料样板。（五）上级（包括各级卫生健康部门及XX市第一医院 的调查组、检查组、工作组）对于采购处工作或问题的决定、 决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。（六）上级授予采购处的奖状、奖章、奖旗、奖品等。（七）上级报刊刊载有关采购处工作与业绩情况的文章。三、档案归档要求（一）应归档的文件、材料应由采购处档案管理人员收 集齐全。（二）正文与底稿主件或附件、请示与批复、来文与复 文一起归档。（三）归档文件材料注意：检查是否应该加盖公章，文 件没有标题的应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期 的要标上日期。（四）重要归档文件材料必须收集原稿原件，不得用复 制件。（五）归档的照片、录音资料一一注上文字说明。（六）但凡归档的文件材料必须经过初步整理，把同一 具体问题的文件材料集中在一起，按文件的形成先后排列好。四、借阅管理制度为加强采购处档案管理，为其他单位或部门提供档案借 阅工作，特制定以下规定。（一）外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并 经单位有关部门领导签字批准方可查阅，不得抄录或借出。（二）查阅采购处档案应在档案室内进行，不得擅自划 道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的， 需经负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人， 确保档案的完整与平安。（三）珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片 等档案一律不借出。五、库房管理制度（一）档案资料按照XX市第一医院论证日期进行归类 保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以 利于档案的保护管理。（二）坚持以防为主、防治结合方针，切实保证档案完 整平安。（三）库房要保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、 无有害气体污染。（四）库房管理人员要每月清理一次档案柜，发现有字 迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。（五）交接进馆的档案，要认真清点，履行签字交接手 续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归 还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。