房地产公司各部门工作衔接示意图.docx

各部门工作衔接示意
日期：2006年4月5日
项 目
部门间衔接内容
具体要求
备注
1.行政事务类
1.1活动组织
负责现场广告宣传、气氛布置、接待等相关工作；
负责小区外环境的配合，会同安管部做好相关施工管理工作；
绿化部负责活动现场绿化气氛的布置，环境部负责现场环境卫生的清洁，安管部负责现场安全保卫工作，住户中心负责接待工作，物业工程部负责现场水电接驳、灯光照明和电器设备的安装和管理；
根据实际工作分工安排执行。
其它部门：
营销部：
工程部：
根据公司活动要求制定活动方案及工作分工派发各部门
行政部
物业公司：

1.2车辆调派
前台文员安排
行政办主管
行政办
用车部门提出申请
镇内用车提前30分钟申请
镇外用车提前半天申请

1.3 公文管理
申请
盖章
申请部门
公司审批
发文部门
行政部存档
抄送

部门日常往来函件由部门保存，重要函件或以公司名义发出的函件由行政部存档。

1.4 资产管理
出仓
①使用部门领用；
③行政部监督；
②财务部台帐登记、资产编号；
财务部仓库组
采购部
公司审批
申购
使用部门

公司固定资产的申购和管理，必须纳入资产管理体系，部门领用出仓时，《出仓单》仓库一联、财务部、行政部各一联，作为建立资产台帐和监督、盘点的依据。
1.5 办公文具管理
董事办批准
每月10日前采购到位
采购部
出仓/领用
行政部入仓
制定每月采购计划和费用，进行申购
每月25日前提交下月部门办公用品计划汇总
采购部
每月28日前提交下月公司办公用品计划汇总
各部门
行政部

各部门文员做好本部门办公用品的申购和发放管理，根据实际情况，以旧换新，原则上每月发放一次，新入职员工文具配备由部门申领，行政办审核发放。
1.6 费用控制
分析/分发发给相关
各部门负责人
分析
行政部
每季度公司各部门费用发生情况
财务部

1.7 物品申购管理
董事办批准
行政部复核
申购
资产管理
采购流程程
使用部门

此处“物品申购”适用于日常办公用品和工程施工材料外所有公司物料和资产的零星采购

2.人事类

2.人事类
2.1 人事招聘
根据公司审定的人员架构进行审核，招聘到位
提出申请
用人部门
人事部
用人部门

对人员较多、流动相对较大的部门，如物业公司，人事部须于每月2日前向该部门提供上月该部门入职、转正、离职的人员名单。
2.2 培训工作
人事部(考核，归档备案)
部门内部岗位技能培训
每月1次新员工入职培训
人事部
用人部门

2.3 考勤统计
各部门
每月8日前汇总后勤扣费、报销情况
财务部
每月3日前初步统计上月考勤
复核，每月8日前汇总考勤情况
人事部

3.电脑资讯类
3.1 网络安全管理
各部门
安全备份
电脑资讯部

* 所有电脑硬件配置，必须经行政办、电脑资讯部复核，董事办审批
3.2 维修保养
定期保养
电脑资讯部
维修申请
使用部门

* 对使用率高的电脑系统（如大门岗电脑）每个月进行检查检测，及时解决问题，保持正常运行。
3.3 网站管理
电脑资讯部发布
董事办审定
行政部复核
汇总
各部门资讯

* 行政办负责网站更新资料的汇总把关，电脑资讯部进行维护、内容上传；
* 重要事件通过审核后1天内上网发布
4.成本核算/预结算类
4.1预结算材料单价
预算部
预算部
采购部
财务部复核
建立材料数据库
定期/不定期市场调查、询价

4.2结算资料
施工单位提交结算书及有关资料
一式两份
对数
施工单位
对数
工程指挥部
施工单位
预算部审核
审核并提供工程变更单等资料
规划技术部
审核并提供工程签证单等资料
监理审核结果
财务部复核
董事长签署
监理方
监理方审核
公司内部审核结果

*设计变更、签证单等有关资料在工程变更时由工程资料室交预算部等相关部门传阅知悉；结算时提供整套资料以便结算工作展开，详见9.4部分“工程变更”。

*财务部依据合同、招标说明、补充说明等条款进行复审，如果几方审核的结果存在较大的差异，财务部应组织进行对数。
4.3工程相关招标文件的编撰
预算部编撰
规划技术部
图纸(内审后)
工程部资料室询价
技术资料
董事办审核
各部门会签

* 对外工程招标涉及的内审资料、图纸、招标文件由工程部统一发放。
5.合同管理
5.1各类合同编撰
需工程部跟踪工程
抄送工程部资料室
总资料室存档
双方签署盖章
董事办审定
各部门会签(含财务/律师)
相关部门编撰
确定合作单位
董事办

* 合同前期编撰根据各专业不同由董事办分派相应部门进行，如工程类由预算部跟进，设计合同由规划技术部跟进，采购合同由采购部跟进；
*抄送工程部为行政部负责跟进。

6.业务办证类

6.1公司经营证件
总档案资料室存档
业务部
总档案资料室
办理完毕
各部门提供协助
业务部办理
证件的年审办理期限

*公司经营证件办理包括：房地产公司/物业公司“营业执照”、“资质证”、“外商投资企业批准证书”、“代码证”的年审、变更以及物业公司“物价收费许可证”、“二次供水卫生许可证”等相关证件；

*财务相关证件包括：“贷款卡”、“税务登记证”、 “财政登记证”、“外汇登记证”的年审、变更等；

*各类证件原件存总档案资料室，对各证件的办理期限互为提示；

*各部门协助包括车辆、办证费用、相关资料等。

*业务部跟进办理规划验收、综合验收。
6.2财务相关证件
办理完毕
各部门提供协助
证件的年审办理期限
总档案资料室
财务部办理
财务部
总档案资料室存档

6.3商品房买卖合同备案、房产证的办理
总档案资料室
相关资料的提供
营销部办理
业务部
规划技术部
各部门提供协助
办理完毕
总档案资料室存档

6.4各类开发审批报建
总档案资料室存档、抄送工程部资料室
董事办
工程部资料室
业务部办理
方案定版、出图
规划技术部

6.5商品房预售许可证办理
总档案资料室存档
业务部办理
资料提供
进度配合
工程指挥部
规划技术部
营销部

6.6竣工备案办理
营销部办理房产证
竣工备案
总档案资料室存档
资料完善
业务部办理
工程部资料室
设计/施工单位/监理/勘探

7.财务类
7.1公司经营销售报表
每月初5日内提交当月资金计划表、上月办证跟踪表、上月销售汇总表
资料归档
董事办
审核、汇总
财务部
每日17:00前提交收款
收据、日报表、认购书
营销部

* 每次审核盖章的房屋贷款合同、商品房买卖合同营销部提交清单（房间号码、业主名称、合同金额、按揭金额等）
7.2投资成本核算、监控职能
前期规划和投资分析
资料归档
董事办审定
财务部审核
完成预结算编制
规划技术部
预算部

* 对日常工作中的预结算管理，财务部履行二审职能；
* 财务部参与项目开发的策划、总体投资与分析，并履行成本核算和监控职能；
* 各部门有关工程费用的产生、变更均由财务部进行审核，董事办批准。
7.3日常事务
上月员工奖罚情况汇总
每月8日前提交员工考勤、宿舍扣费
财务部
行政部

8.采购方面

8.采购方面
8.1 办公材料采购管理
(同时)行政部领用
入财务总仓
复核
领用
采购部
每月10日前采购到位
董事办批准
财务部
每月25日前提交下月部门办公用品计划汇总
各部门
行政部
每月28日前提交下月公司办公用品计划汇总
采购部
制定每月采购计划和费用，进行申购

* 无申购计划的，除特殊情况外将不予采购、入仓、出仓。
8.2 工程材料采购管理
复核
相关部门参与验货
按时按质采购到位
采购部
董事办批准
财务部
复核
规划技术部部
采购部
预算部
询价、议价、比价，
采购计划和费用
复核
根据现场进度和合同提前30天申购
工程指挥部
使用部门领用，出仓
财务部仓
库组入仓

* 此处所指工程材料包括各种甲供材料和园建绿化苗木等；
* 相关物资（如机械）的使用说明书、保修卡一并入仓，并由仓库组统一交使用部门领用。
8.3 材料款的支付
付款
供货商
财务部
采购部
回单
董事办批准
复核
财务部
根据合同约定、对方付款要求进行材料
款(包括预付款/定金)的支付申请和复核
采购部(采购到位)

* 特殊情况无订立合同需支付定金的，可先行借款，凭对方开具的发票或收据核销。

9.规划设计/工程管理方面

9.规划设计/工程管理方面

9.规划设计/工程管理方面
9.1 各项规划设计方案
报建流程
图纸分发
工程部资料室
财务部
规划技术部
合同流程
设计展开
设计方出图
规划技术部
董事办审定
最终方案
设计方
相关部门会审/设计调整
规划技术部
发出中标通知
确定中标方
董事办审定
内部评标
设计发标

* 财务部、业务部参与项目开发前期的策划和方案调整，有利于成本控制。
* 财务部需了解方案进度，参与部门会审，并掌握最终总体方案、经济指标、总图等相关资料。
9.2 设计费的给付
给付
财务部
制表
规划技术部
设计方
申请
返回
规划技术部
董事办审批
财务部

9.3 工程事务联系方面
工程部现场负责人部改
签署技术处理意见书
技术方面
工程部资料室
监理方
施工单位
回复
规划技术部
抄送(涉及费用方面)
预算部、档案室
施工单位
监理方

* 现场进度和同步资料的控制由工程部跟进
9.4 工程变更
(外单位提出)
抄送
原件
监理方
施工单位
规划技术部
预算部、总档案室
工程部资料室
财务部
预算部
董事办
监理方
提出变更要求
施工单位
设计方

9.4 工程变更
(内部提出)
提出变更要求
预算部
档案室
工程部资料室
施工单位
监理方
规划技术部
董事办
财务部
预算部
规划技术部
要求变更部门
设计方
监理确认签章

*物业公司或其它部门发现需进行变更的，内部沟通由规划技术部联系设计出具方案，公司审核同意变更后，工程部负责现场整改事宜跟进。
9.5 工程验收方面（包括隐蔽工程验收和原材料的检验）
三部联合复检
监理、工程部落实整改
验收意见由监理整理下发施工单位
联合验收
监理方
报验
施工单位
工程部
规划技术部

* 规划技术部在技术性验收中作为主导部门并负责签字，材料的采样应有规划技术部人员参加，送检陪同由监理、工程部负责
9.6 工程款的审批

水电
工程部现场负责人
施工单位
监理方
申请

工程部资料室
预算部

根据合同复核制表

财务部
财务部
工程部资料室
复核
董事办审批

给付

监理款的申请拨付参照此流程。
9.7 竣工资料
总档案资料室
物业公司
移交
工程部接收
监理审核
施工方整理提交

9.8 图纸审核
内审意见由规划技术部整理发放
图纸内审
规划技术部组织
联合相关单位、部门
会审意见由施工单位整理发放
联合相关单位、部门
监理方、工程部组织
图纸会审

10.营业销售类

10.营业销售类
10.1 营销资料、方案的获取
营销部
方案确定并经规划、建设等政府职能部门审批后
业务部
规划技术部

此处所指方案具体包括：项目规划方案及说明、户型设计（含停车场）方案；销售模型制作由规划技术部跟进，营销部配合。
10.2 物业管理资料提供及服务合同签署管理
提供资料
物业公司
总体规划报建完成通知
物业服务合同
物业管理统一口径
相关部门
物业公司

业主签署
业务部
营销部
业务培训

*相关资料在方案确定并经规划、建设等政府职能部门审批后1个月内及时提供营销部、物业公司；其中《住宅质量保证书》《住宅使用说明书》由规划技术部完成并提供给物业公司制定《前期物业服务合同》。
*已签订的物业服务合同（物业公司/业主）在交楼前30天由营销部移交回物业公司。
10.3 销控各项资料统计方面
每天17时前
经董事办审批后次日
图纸暂测面积
测绘所出具相关面积后次日
每日销售情况统计表、认购书/登记书复印件
售价表
汇总
董事办
财务部
每月5日前
每月欠款催收进度表
每月销售情况统计表
每月销售、转名情况登记表
每月资金计划表
每月销售人员佣金计提表
营销部

11.物业管理类

11.物业管理类
11.1 前期物业管理设施设备的移交和接管
工程指挥部
会同施工单位对水电表底数进行确认

物业公司
技术交底/培训，资料移交
规划技术部

* “资料”包括但不限于设施设备、土建、给排水、水电表位置分布、总体规划图等各项图纸、说明书、技术参数，以及各设施设备合同关于“保修期”、“施工单位”等约定和条款等；
* 楼宇部分重要的设施设备进行安装时，由工程指挥部出具工作协办单明确介入时间及方式等，以便物业公司提前介入，作后续跟进。技术方面问题由规划技术部衔接。
11.2 水电、电话、电视等配套设施的开通和相关职能部门的衔接
业务部
规划技术部
沟通协调开通
物业公司

11.3 绿化园林的移交和接管
10天内移交
物业公司
园建工程合同资料
各部门联合验收合格后
采购部：
园建采购资料移交
总资料档案室：
现场资料移交
工程部：
图纸资料移交
规划技术部：

* 验收参与单位包括规划技术部、工程部、施工单位和物业公司；
* “图纸资料”包括《土建竣工图》、《水电线路图》、《供排水竣工图》等；
*“采购资料”包括采购花木的数量、明细、规格等。
11.4 交楼工作事务
提前15天拟定《交楼通知书》
提前7天发挂号信、并电话预约业主收楼
业主收楼入伙
营销部
物业公司
物业公司
董事办
根据工程进度和合同要求提前50天拟定交楼计划编排
物业公司

* 在此过程中，财务部需做好业主需交款项的把关，然后才能予以收楼；
11.5 楼宇质量遗留问题及返修
施工单位
已移交设施工程质量问题
物业公司
回复业主
业主收楼
物业公司
联合验收
工程部
施工单位
责令整改
监理公司
技术部出方案
整改
工程部
汇总通知
物业公司
业主收楼遗留质量问题

楼宇质量问题的整改原则上要求自业主提出后7天整改完毕。

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二OO六年四月五日