企业员工手机话费管理办法.doc

手机话费管理办法

文件编号：

撰写单位： 人事部

文件版本： 第 A 版

生效日期： 2015 年3月 1 日

文件等级： □ 绝密 □ 机密 ■ 一般

合计页数： 共 6 页

核准
审核
制定

文件修订履历
修订日期
版本
页次
修订内容

注：1、本记录表记录每次修订制度的内容、日期、页次和版本号；
2、每次制度更新、修订、审核和核准记录必须完整，日期必须注明。

1. 目的
为规范公司员工话费报支标准及报支作业有所依循，特制定本办法。
2. 适用范围
本制度适用于XXXX有限公司及其下属子公司全体员工。
3. 名词解释
手机话费：是指公司给予特定岗位员工因办理公务产生的手机费用补贴。
4. 参考文件
费用报销管理办法
5. 职责
5.1 行政部门
5.1.1 制度的拟定和监督执行；
5.1.2 话费统计汇总和报支申请。
5.2 各部门
5.2.1 话费使用监督管理；
5.2.2 话费统计汇总和发票收集。
6. 作业流程与内容
6.1 手机话费报销原则
6.1.1 实际工作需对外联络；
6.1.2 限额和定额报支。
6.2 手机话费报支范围
6.2.1 部门经理（含）级以上人员；
6.2.2 各中心依照本办法6.1之要求符合报支标准的人员；
6.2.3 特批的岗位人员。
6.2.4 公司申办中国移动“集团V网”业务，任何人员均可免费申请加入。
6.3 手机话费报支标准

6.3.1 副总裁级（含）以上人员由公司统一办理手机卡，话费报支采取按实凭证报支；其他人员话费报支均采取限额实报实销。具体标准如下：
岗位名称
报支标准上限（元/月）
业务类
非业务类
副总裁级（含）以上人员
按实凭证报支
总监级（含）以上人员
300
部门经理级以上人员
200
150
各部门功能主管
150
100
一般员工
100
--
公务车驾驶员
--
150
6.3.2 业务类是指从事销售、市场推广和采购工作，与外部机构有频繁工作联系的人员。
6.3.3 员工入职或离职当月不享受手机话费报支标准。
6.4 手机话费报支流程
6.4.1 每月3日前，各中心指定专人负责统计本部门上月可享受话费报支的明细，编制《手机话费报支汇总表》经部门主管审核、分管副总裁核准后于部门内
部公布。

6.4.2 相关人员于公布后3日内依照公布之手机话费报支金额向话费统计人员提交不小于报支金额的票据，驻外办事处以部门为单元统一发送快递。接收票据截至日为每月8日，逾期提交不予报支，每月10日前统计人员将票据黏贴好后经部门主管审核，提交财务部门依费用报销流程处理。
6.4.3 除副总裁级以上使用公司手机号码的人员由公司统一办理票据打印，其余人员均需自行提供电信部门出具的且与在公司报备号码相同的手机话费发票。
6.4.4 公司办理的手机卡与移动公司采取的是“先使用、后付费”，故副总裁级（含）以上人员的话费报支由行政部门依照财务付款流程办理。
6.5 手机话费报支规定
6.5.1 报销手机话费人员所报销之手机号码需在行政部门报备并在公司《全国通讯录》中公布。
6.5.2 员工手机号码如有变更，尽量以整月为变更时间,并于变更当日向行政部门报备，因变更手机号码未及时报备而导致无法及时取得联系解决问题，除当月话费不予报支，应再视情节轻重予以处罚。

6.5.3 手机话费以整月按月报支，本月申请报支上月话费，未按时提交发票或未按时报支的，报支月份的话费视为自动放弃。
6.5.4 如无正当理由，公司给予报销话费之员工应24小时开机，若无法及时取得联系解决问题，除当月话费不予报销，应再视情节轻重予以处罚。
6.5.5 本办法规定为报支上限，各部门可依据实际情况在标准范围内弹性应用。
6.5.6 如公司内部员工联系且加入集团短号的人员，应尽量通过集团短号拨打对方，以节省话费。
6.5.7 如因工作原因超过上限标准或有其他例外，需填写《手机话费报支申请单》报公司副总裁核准后方可执行。
6.5.8 本办法“6.3.1条”规定以外的岗位人员，如确因工作需要报支手机话费，需填写《手机话费报支申请单》经部门主管审核，分管副总裁特批后方可执行，核准的《手机话费报支申请单》交财务中心和人事行政中心备案。
6.5.9 手机话费报支标准必须送财务备案，报销标准和人员发生变动时，必须于发生变动后一周内知会财务部。
7. 修订权限
本办法由人事行政中心起草，经由各分管副总裁审核后，由总裁核准实施，修订时亦同。
8. 附件（含流程及表单）
8.1 附件一、手机话费报支流程图
8.2 附件二、手机话费报支标汇总表
8.3 附件三、手机话费报支申请表

附件一：手机话费报支流程
流程图
流程说明
使用表单/参考文件
结束
费用发放
开始
统计明细
权限主管核准
N
N
财务部门审核
部门主管审核
填写报销申请
公布明细
部门主管审核
副总裁核准
N

财务出纳发放报销

副总裁/总裁依核决权限核准

财务部门审核报销的合理性、金额是否准确、流程是否完备

各中心专人负责统计

部门主管对话费报支明细统计表审核
副总裁对话费报支明细统计表审核

统计人员于中心部门内部公布上月可报销手机话费的人员名单及金额

统计人员于发票收集后填写报销申请

部门主管审核报销是否符合明细，金额是否准确

《职务授权管理办法》
《费用报销管理制度》
《费用报销管理制度》
《手机话费报支汇总表》
《费用报销管理制度》
《费用报销单》

附件二：手机话费报支汇总表
手机话费报支汇总表
报支月份： 年 月
序号
姓名
部门
职务
工号
报支标准
可报支金额

合计

分管副总裁
一级部门主管
二级部门主管
制表

附件二：手机话费报支汇申请表
手机话费报支申请表
姓名

部门

职务

工号

申请事由

申请类型
□ 初次申请
□ 调整申请
申请报支标准
元/月
二级部门主管
审核意见

一级部门主管
审核意见

分管副总裁
审批意见

备注
1、该表格用于话费初次申请以及话费调整申请用途；
2、行政部门应对员工话费最终审批的标准进行记录，资料发生更新或变动时应及时通知财务部门；财务部门根据核定标准给予报销；
3、员工初次报销或调整报销标准首次必须附上该申请单的复印件。