文件管理培训讲义.doc

文件管理培训讲义

培训目的
1. 为确保农庄管理文件的正确编写、应用及管理。
2. 对农庄文件的拟定、发行、保存、借阅、修订及销毁进行统一规定。
3. 本次培训的内容适用于农庄除任命书、政府报告等红头文件以外的其他所有文件的编制与管理。
一、文件管理的机构与职责
1. 农庄总经办为农庄文件管理的主管部门，对农庄文件实行统一管理，并对公司各部门的文件管理进行指导、监督和检查。
2. 农庄各部门为文件管理的分管部门，负责本部门文件的拟定和管理。总经办负责农庄所有文件的统一编号、审核、发放、回收、销毁工作。
二、文件的类别
主要有以下3种类别：
1. 规章制度：指各部门的管理制度和各项规定，含工作程序、标准以及部门职能和岗位描述。具体格式见附件一。
2. 内部通知：指各部门之间就具体事项的操作进行沟通协调、传达知会的函件。具体格式见附件二。
3. 内部请示：指各部门就需要解决的问题向上级领导提出建议、申请。具体格式见附件三。
三、公文格式的要求
1. 纸张：常规下正式公文需用A4纸；农庄内部的文件可根据其内容的需要使用何种纸张。
2. 字体：公文标题部分：宋体字、小三号、加粗
正文内容部分：宋体字、五号
3. 页眉页脚：
页眉：
a. “NZ-XZ/ZD-022（文件编号）”用宋体小五号字，位于左上方靠左对齐。
b. “广东长鹿环保度假农庄有限公司”用小五号宋体字，位于右上方靠右对齐。
c. “公司标志”位于表格内居中对齐，按标准VI标志，不得扭曲变形。
d. “文件体例(文件名称)”用黑体加粗三号字在表格内居中对齐。
e. “制订部门、制订日期、审查、批准”用宋体小四号字在表格内居中对齐。
页脚：“第×页（空两格）共×页”用宋体小五号字居中对齐，只有一页时可不标页码。
4. 页边距
a. 上、下、左、右边距：0.5厘米。
b. 装订线：1厘米，装订线位置：居左。
c. 页眉、页脚：距边界0.5厘米。

5. 间距
a. 行间距：1.5倍行距。
b. 字符间距：标准设置。
5. 文件编号
a. 公司文件编号格式为：
XX — XX / XX —X X — X X （ 如：NZ-ZB/ZD-2006-001）
流水号
年号（如2005）
文件类别
部门代号
公司代号（NZ）
b. 公司代号：NZ代表长鹿环保度假农庄有限公司
c. 部门代号为：ZB—总经办、RS—行政人事部、CW—财务部、YX—营销部、FW—房务部、CY—餐饮部、
KT—康体部、GC—工程部、CG—采购部、AQ—安全部、SP—商品部、NL—农林部
d. 文件类别：ZD—管理文件、TZ—内部通知、QS—内部请示
管理文件包含：规定、制度、办法、实施细则、操作规程等。
内部通知包含：通知、通告、表扬、通报等沟通协调、传达知会性文件。
e. 流水号：各部门各类文件流水号从001开始编号，流水号不受年份影响。
四、文件的拟定与审批
1. 各部门负责拟定本部门的所有文件，将需要审批的文件电子版通过内部邮件发给总经办。
2. 总经办负责审查各部门文件格式、内容，并对经过审查的文件进行统一编号。
3. 一切经营管理方面的资料及正常经营中出现的工程维修项目，由拟文部门经理审核后送总经理秘书审核后转呈总经理审批；扩建、增建、改建方面资料经拟文部门经理审核后送总裁秘书审核后转呈总裁审批。
4. 所有以上类型的文件必须有拟文部门第一负责人签名方为有效。
五、文件的发放、保管和借阅
1. 所有文件由总经办统一发放和登记。
2. 各部门应指定专人负责文件的管理，各部门文件管理员应报总经办备案。
3. 各部门经理或文件管理员负责签收。
4. 总经办应建立所有在用文件电子目录清单，并对所有在用文件的原件连同电子文档进行备份保管。
5. 总经办负责不定期对各部门的文件保管状况进行监督检查。
6. 各部门文件持有人因工作异动或离职时，所持有文件应交还该部门文件保管员并将文件目录交总经办查对无误后
方可办理离职手续。
7. 公司员工跨部门借阅文件时，应严格办理借阅手续，由文件管理员对借阅人、所借阅文件名称、借阅时间和归还时间进行详细登记，借阅者应爱护文件，不得在文件上作任何标记和涂改，不得损坏文件。
六、文件的销毁
1. 对超过保管期限或确已失去价值的文件，文件管理人员应定期销毁。销毁前，由总经办文件管理员列出销毁文件清单上报总经理审批后方可销毁。
2. 对重要文件的销毁应有2人以上（部门及总经办人员在场）进行现场监督，任何人不得私自销毁文件。