大酒店新的公文格式(定稿).docx

备忘录
由： 总经办 领导批示：
至： 总经理 总经办 销售部 财务部
工程部 餐务部 厨务部 前厅部
客房部 娱乐部 人事部 保安部
事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜
呈报：集团董事会
抄报：酒店各部门
日期：2011年12月12日
编号： MGO【2011】003

关于酒店新的公文格式的相关事宜

酒店各部门经理：
为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从12月13日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：
一、总则
为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。
二、行文规则
１、各部门严格按照文件种类性质行文；
２、部门报总经办文件，冠以姓名职务；
３、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；
４、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；
５、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；
６、部门之间重要行文，应抄报总经办；
７、部门之间可以联合行文；
８、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；
９、所有须总经办 (总经理、副总经理)审批的文件，均须审批后执行；
１０、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。
三、文件格式
文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。
四、文件流通顺序
1、外部重要文件处理
对外文件、文稿处理
部门——总经办——副总——总经理审核——集团审批——发出
外来文件、文稿处理
总经办——副总——总经理——集团阅批——有关部门
2、内部文件处理
通告
执行部门——副总——总经理审批——颁布
董事长、总经理、副总指示
总经办——部门——执行反馈——总经办——副总——总经理——董事长
申请报告
部门——总经办——副总——总经理审批——部门
部门致部门
部门——部门
3、酒店合同、协议处理
部门——财务审核——总经理（副总）审批——集团审定——总经办盖章——存档
五、文件编号
文件编号由三部分组成，具体如下：
部门缩写/文件类别/年份/文件序号
1、 部门缩写
总 经 理——GM 副总经理——DGM 值班经理——RM
总 经 办——GMO 财 务 部——FD 人 事 部——HRD
工 程 部——ED 营 销 部——S&M 娱 乐 部——RED
房 务 部——HSKP 前 厅 部——FO 餐 饮 部——F&B
采 购 部——PD 保 安 部——SD
2、年份：四位数字编写加[]号，
3、文件序号：001开始的三位数
例如：GMO[2011]001
即：总经办2011年一号文件
六、文件的存档和销毁
１、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；
２、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；
３、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。
４、以上条例由总经办负责解释。

附件一 备忘格式
附件二 通知格式
附件三 签呈
附件四 公函
附件四 传真
附件五文件流转单

执行时间：2011年12月15日起。
特此通知

总经办
2011年12月12日

附件一
备忘录
由： ×× ×× 领导批示：
至： 总经理 总经办 销售部 财务部
工程部 餐务部 厨务部 前厅部
客房部 娱乐部 人事部 保安部
事宜：
呈报：集团董事会
抄报：×× ×× ××
日期：2011年×月×日
编号：（部门英文缩写，如MGO）【2011】001
（前四位为年份，后三位为部门发文编号）

（正文）

如有附文则标明《附件名称》

妥否，请批示。
或“特此通知”

（此处为亲笔签名）
×××∕职务

附件二
通 知
由： ×× ×× 领导批示：
至： 总经理 总经办 销售部 财务部
工程部 餐务部 厨务部 前厅部
客房部 娱乐部 人事部 保安部
事宜：
呈报：集团董事会
抄报：×× ×× ××
日期：2011年×月×日
编号：（部门英文缩写，如MGO）【2011】001
（前四位为年份，后三位为部门发文编号）

（正文）

如有附文则标明《附件名称》

妥否，请批示。
或“特此通知”

（此处为亲笔签名）
×××∕职务

签呈
日期：20011年12月15日
部门编号： S&M【2011】001
From：营销部
TO：
CC：
主旨：
说明：

以上妥否，请领导批示！

会签：

部门经理：
副总经理：
总经理：
董事长：

公函

致：
由：
日期： 年 月 日
主旨： 部门/编号：

敬启者：

敬颂

商祺！

肥西钱江国际大酒店有限公司
2011年X月X日

FAX

呈 ： 由：

联络人： 收件人：

部 门： 部 门：

联系电话： 联系电话：

FAX.No传真号： FAX.No传真号：

Subject事宜： Page 页码： 页

文件流转单
编号：GMO[2011]001
发文部门/日期：总经办 /2011.12.15
内容：关于…….通知
相 关 部 门 意 见
总经办

总经理签字：

副总经理签字：

总经办主任签字：

人事经理签字：

保安经理签字：
财务部

经理签字：
工程部

经理签字：
餐饮部

经理签字：

行政总厨签字：
房务部

经理签字:
娱乐部

经理签字: