组织会议者如何发言.docx

组织会议者如何发言
尊敬的省通信管理局领导、各位伙伴以及会场的朋友们，大家上午好。作为本次会议的承办方，我感到非常荣幸。感谢联盟给我们这次机会，也感谢各位合作伙伴的鼎立支持。本次联盟会不仅是互联网界规模最大、最具影响力的会议，也是安徽互联网产业的盛会。同时我们联盟是不以盈利为目的的组织，完全对参会人员免费，是一场真正的公益会议。
为什么我们要组建互联网联盟，我们参加会议的意义是什么。
第一、通过组建安徽互联网联盟，我们更加团结安徽互联网联盟，使我们的企业和个人优势互补、共同进步。
第二、我们共同探索安徽互联网的发展方向，分析并研讨安徽互联网产业走势。
第三、和知名安徽大型的垂直网站门户的创始人，一直探讨网站的发展模式，从而加快安徽互联网产业的健康发展。
作为安徽的站长，炎黄子孙，我们责无旁贷，为安徽打造纯净的互联网环境，这也是我们此次会议的主题精神。在此我感谢各位的朋友，感谢你们对公司的大力支持，我们将更加努力服务好联盟内企业和个人站长。如果有幸能承办第三次联盟会议，我们努力为联盟内企业和个人创造更好的投资和发展环境，引进资本对接和国内外先进的网络盈利技术，最后预祝大会顺利召开，让我们一起为安徽互联网美好的明天奋斗。
非常感谢主席先生。首先，我要非常诚挚的祝贺中国国际经济交流中心组织了这次非常重要、非常有意义的峰会，在危机发生过程中。因为我觉得对于持续的讨论，我们都可以作出一些贡献。我们可能不再讨论到底为什么会发生危机，而是说危机会以什么样的形态来继续呈现。我们推出的策略是什么，我们应该做什么，要做什么，在危机之后做什么，这也是一样重要的，和目前我们处理危机有同样的重要性。
我本人在1997年、1998年经历了亚洲金融危机，一开始我要请大家原谅，我之前已经见过12年之前的情况，也亲身经历，而且在12年之前我讨论了这个问题很多次。在这个时间中我们也一直在警告世界，在亚洲发生危机时，它叫做亚洲危机;而这次危机是在美国的次贷市场所发生的，就被称为全球危机。差别在什么地方。没有什么差异。过渡支出、过渡流动性、投机、过多的自由化都是一样的问题，我们都已经听过了，但从来没有吸取过教训。你这次再问我，我还是说一样的，而且我相信这次可能我们还没有办法吸取教训，因为人性就是这样。
就在危机之后，我自己的机构贸发会，它是联合国的小智囊团或者是智库，我们写了大量的报告，在xx年就写了报告，说所有这些过度的放松管制会带来对经济破坏性的影响。当时贸发会是唯一的一个机构在这样说，我们当时在说必须要能够把市场机制和好的监管体系联系到一起，需要有国家来进行很好的管理，不是说政府干预，我们不喜欢政府干预的说法，我们认为这是政府创造一个适当的环境，政府必须要对市场发挥一定作用。大家知道市场有时候确实非常好，但如果发生了什么问题，像溢出效应、气候变化和二氧化碳排放、全球的经济不稳定性等等，这些都是全球性的问题。这个时候，市场就会失灵。所以我们又回到了原来的思维，就是一种传统的思维，现在市场需要调整，需要进行一些变化。
我们不是说完全要改变市场资本主义，但是我们必须要把方向盘上道德的指针射准。在12年之前，我在亚洲金融危机的时候，每天早上吃早饭的时候，有人会跟我说道德危机的问题、道德风险的问题。有人说，你不能够挽救所有已经支不抵债的金融机构，因为他们是犯罪的人，他们对人们的钱管的不好，他们应该受到惩罚，他们要清盘和破产，这些人都要关到牢里，或者对他们进行刑事处罚。现在怎么样。这些金融机构在美国的大老板们，他们离开公司的时候可是拿了很多钱，甚至是上十亿的。我在之前听到有人说，在非洲要有两百亿的资金来实现一个绿色发展，而他们说这些钱就是美国ceo拿到的分手费而已，没多少钱。所以我觉得我可以说，所谓的这种道德风险，在这里只是举个例子。
现在我们听到这些机构要救，因为它们太大了，不能倒下。曾经在亚洲的时候，人们说会有道德风险，你必须要让他们关门，那些人可是犯罪的，让他们自生自灭吧。但实际上这些人会吸取教训吗，像资产证券化、cds、cdo，所有新的金融产品肯定还会有新的工具出来，然后人们还会买，而会忘记xx年到xx年是什么样的情况，还是会回到老路上。前面曾先生也讲到很多相关的内容，周行长也讲到，我们需要有规则，我们不需要有更多的规则，我们不是说要有更多的规则，这也不是我们想要的，我们想要的是更好的规则。
与此同时，我们需要收住放松管制的趋势，不要相信放松管制是万灵药，什么都能解决，它有很多负面影响，而且它就好象坏药一样，在体系内积存。所以这里不是基础管制的问题。我们要看一下，如何能够通过管制提高透明度。比如证券化的衍生工具，问题不在于一个正常的银行体系有什么，不是说商业银行在里面做了什么不好的东西，问题在于那些所谓的影子，银行体系是在影子当中生存。而这些体系和这些机制需要被暴露出来，需要被放在日光下。在这些体制中我们必须要有透明度，需要有监管，能够覆盖所有人。不能说因为你大，我挣了钱就是我的，我亏损了就是国家的，那是所有纳税人要付出代价的。
我第一点要强调的就是金融规则和监管，我们原来是非常好的，只是以前把他们都扔掉了，我们当时说为什么需要在银行和非银行之间，投资银行和商业银行之间进行区分。为什么有些只能做投资银行。现在什么都可以做。现在大家可以看到，即便是世界上运行最好的公司，他们的利润非常高，但是在这场金融危机当中仍然存在不足，是因为它们本身融入到了影子融资当中。因此在这个时候，我们应该怎样进行监管，也就是说，不要进入我所谓的一种监管的周期。所谓监管周期，就是当出现糟糕情况的时候，人们过渡的监管，当情况非常正常的时候，人们就放松监管，这不是一个好的做法。
第二篇：组织会议者如何发言尊敬的省通信管理局领导、各位伙伴以及会场的朋友们，大家上午好。作为本次会议的承办方，我感到非常荣幸。感谢联盟给我们这次机会，也感谢各位合作伙伴的鼎立支持。本次联盟会不仅是互联网界规模最大、最具影响力的会议，也是安徽互联网产业的盛会。同时我们联盟是不以盈利为目的的组织，完全对参会人员免费，是一场真正的公益会议。
为什么我们要组建互联网联盟，我们参加会议的意义是什么。
第一、通过组建安徽互联网联盟，我们更加团结安徽互联网联盟，使我们的企业和个人优势互补、共同进步。
第二、我们共同探索安徽互联网的发展方向，分析并研讨安徽互联网产业走势。
第三、和知名安徽大型的垂直网站门户的创始人，一直探讨网站的发展模式，从而加快安徽互联网产业的健康发展。
作为安徽的站长，炎黄子孙，我们责无旁贷，为安徽打造纯净的互联网环境，这也是我们此次会议的主题精神。在此我感谢各位的朋友，感谢你们对公司的大力支持，我们将更加努力服务好联盟内企业和个人站长。如果有幸能承办第三次联盟会议，我们努力为联盟内企业和个人创造更好的投资和发展环境，引进资本对接和国内外先进的网络盈利技术，最后预祝大会顺利召开，让我们一起为安徽互联网美好的明天奋斗。
非常感谢主席先生。首先，我要非常诚挚的祝贺中国国际经济交流中心组织了这次非常重要、非常有意义的峰会，在危机发生过程中。因为我觉得对于持续的讨论，我们都可以作出一些贡献。我们可能不再讨论到底为什么会发生危机，而是说危机会以什么样的形态来继续呈现。我们推出的策略是什么，我们应该做什么，要做什么，在危机之后做什么，这也是一样重要的，和目前我们处理危机有同样的重要性。
我本人在1997年、1998年经历了亚洲金融危机，一开始我要请大家原谅，我之前已经见过12年之前的情况，也亲身经历，而且在12年之前我讨论了这个问题很多次。在这个时间中我们也一直在警告世界，在亚洲发生危机时，它叫做亚洲危机;而这次危机是在美国的次贷市场所发生的，就被称为全球危机。差别在什么地方。没有什么差异。过渡支出、过渡流动性、投机、过多的自由化都是一样的问题，我们都已经听过了，但从来没有吸取过教训。你这次再问我，我还是说一样的，而且我相信这次可能我们还没有办法吸取教训，因为人性就是这样。
就在危机之后，我自己的机构贸发会，它是联合国的小智囊团或者是智库，我们写了大量的报告，在xx年就写了报告，说所有这些过度的放松管制会带来对经济破坏性的影响。当时贸发会是唯一的一个机构在这样说，我们当时在说必须要能够把市场机制和好的监管体系联系到一起，需要有国家来进行很好的管理，不是说政府干预，我们不喜欢政府干预的说法，我们认为这是政府创造一个适当的环境，政府必须要对市场发挥一定作用。大家知道市场有时候确实非常好，但如果发生了什么问题，像溢出效应、气候变化和二氧化碳排放、全球的经济不稳定性等等，这些都是全球性的问题。这个时候，市场就会失灵。所以我们又回到了原来的思维，就是一种传统的思维，现在市场需要调整，需要进行一些变化。
我们不是说完全要改变市场资本主义，但是我们必须要把方向盘上道德的指针射准。在12年之前，我在亚洲金融危机的时候，每天早上吃早饭的时候，有人会跟我说道德危机的问题、道德风险的问题。有人说，你不能够挽救所有已经支不抵债的金融机构，因为他们是犯罪的人，他们对人们的钱管的不好，他们应该受到惩罚，他们要清盘和破产，这些人都要关到牢里，或者对他们进行刑事处罚。现在怎么样。这些金融机构在美国的大老板们，他们离开公司的时候可是拿了很多钱，甚至是上十亿的。我在之前听到有人说，在非洲要有两百亿的资金来实现一个绿色发展，而他们说这些钱就是美国ceo拿到的分手费而已，没多少钱。所以我觉得我可以说，所谓的这种道德风险，在这里只是举个例子。
现在我们听到这些机构要救，因为它们太大了，不能倒下。曾经在亚洲的时候，人们说会有道德风险，你必须要让他们关门，那些人可是犯罪的，让他们自生自灭吧。但实际上这些人会吸取教训吗，像资产证券化、cds、cdo，所有新的金融产品肯定还会有新的工具出来，然后人们还会买，而会忘记xx年到xx年是什么样的情况，还是会回到老路上。前面曾先生也讲到很多相关的内容，周行长也讲到，我们需要有规则，我们不需要有更多的规则，我们不是说要有更多的规则，这也不是我们想要的，我们想要的是更好的规则。
与此同时，我们需要收住放松管制的趋势，不要相信放松管制是万灵药，什么都能解决，它有很多负面影响，而且它就好象坏药一样，在体系内积存。所以这里不是基础管制的问题。我们要看一下，如何能够通过管制提高透明度。比如证券化的衍生工具，问题不在于一个正常的银行体系有什么，不是说商业银行在里面做了什么不好的东西，问题在于那些所谓的影子，银行体系是在影子当中生存。而这些体系和这些机制需要被暴露出来，需要被放在日光下。在这些体制中我们必须要有透明度，需要有监管，能够覆盖所有人。不能说因为你大，我挣了钱就是我的，我亏损了就是国家的，那是所有纳税人要付出代价的。
我第一点要强调的就是金融规则和监管，我们原来是非常好的，只是以前把他们都扔掉了，我们当时说为什么需要在银行和非银行之间，投资银行和商业银行之间进行区分。为什么有些只能做投资银行。现在什么都可以做。现在大家可以看到，即便是世界上运行最好的公司，他们的利润非常高，但是在这场金融危机当中仍然存在不足，是因为它们本身融入到了影子融资当中。因此在这个时候，我们应该怎样进行监管，也就是说，不要进入我所谓的一种监管的周期。所谓监管周期，就是当出现糟糕情况的时候，人们过渡的监管，当情况非常正常的时候，人们就放松监管，这不是一个好的做法。
第三篇：如何组织会议如何组织会议
howtochairasession
如何主持会议：chairingasessionatascientificmeetingislikesomanythingsinlife–doagoodjobandnoonewillnoticeyouorrememberyourname，butdoabadjobandyouwillbeblamedforeverything.
会议主持人的作用和责任根据会议类型而定，成功的关键是充分准备。
会前3个月
搜集会议报告人的简历、相关论著等，了解报告人及其研究主题和贡献。
会前2个月
获取会议报告人的论文摘要、电话和email，并与各位报告人沟通，帮助和鼓励所有报告人相互沟通演讲内容，甚至交换ppt，确保各演讲主题的相关性并避免演讲内容的重复。如果有分歧，充当调停人。
要了解报告人ppt制作的软件系统（pc，mac）、版本、存储介质（cd，u盘等），鼓励报告人自带备用的笔记本电脑。
要确保所有报告人清楚会议的日程、各自的讲演时间（例如：25分钟的报告时间，10分钟的提问和回答时间）。要求报告人在自己报告的15分钟前到达会场。
如果需要多个或特殊的投影设备，应提前通知会议组织者。
如果条件允许，在会议的前一天召集所有报告人以喝咖啡或共餐的形式进行交流，以增进相互间的了解（请会议组织者建议并预定此类活动的场所）。
会前一两天
如果可能，参加先开始的分会场，以了解会场、设备及可能的意外；检查麦克风是否足够，是固定的还是移动式的；会议室的音响如何，是否有声音死角；报告人还是会务人员操作投影设备；设备的功能和稳定性；听众提问时是否需要麦克风。麦克风的数量和传递是否方便；会场标志是否清楚、明显，且容易找到；出现紧急情况时能否容易找到会务人员；会议室的温度和通风情况如何。
上述情况有些可能琐碎且似乎不必为主持人了解，然而，如果不提前了解这些潜在的问题并设计解决方案，会议当天一旦出现麻烦就有可能束手无策。
主持人和组织者最为担心的问题是讲演人能否到会。应与会务组核实讲演人是否到达和注册，最好提前了解讲演人的旅程和住处安
排，并提醒演讲人提前到达会场。
会议当天
至少要在会议开始前半小时到达会议室，确认所有的通知都已告示；与会务人员沟通，确保所有的ppt已准备好（通常是上午的会议在头天晚上准备完毕，下午的会议在当天早晨准备完毕）；检查这些ppt能否正常放映，并确保会务人员了解讲演顺序；检查特殊的要求（如：是否满足多媒体放映）；检查音响和激光笔（自己携带一支备用）；是否有足够的水和干净的杯子；显示本分会场的主题，以防有听众误入本分会场；会前15分钟再召集所有讲演人开个短会：熟悉讲演人，介绍有关ptt放映事项;强调时间控制并说明还剩5分钟或时间到时自己如何暗示（最好是视觉上的暗示）;鼓励缺乏经验的讲学者。
准时开始会议；会前简要介绍自己和共同主持人，欢迎听众并介绍会议大致安排（茶歇，用餐等）；必要时十分简短地介绍一下本分会场主题；在各报告开始前介绍演讲人和演讲题目；确保报告人遵守时间安排，对于讨论，如果规定是10分钟，拖延的最大限度是3分钟；如果报告人不顾及时间已到的视觉提示，应打断，礼貌而坚决地请他结束讲演。
每个讲演结束后谢谢报告人并邀请听众提问或评论；可要求提问者通报自己的姓名和所属机构，确定所有听众都能听清楚问题，必要
时重复一下问题；鼓励简短的提问；鼓励简短的回答；如果时间允许，确保所有想提问的人都有机会提问，如果时间不够，要留意没有机会提问的人并在以后尽量给他们机会；避免出现一两个听众控制提问的情况；如果讨论白热化，应礼节性干预；自己准备一两个问题，以防听众突然极其安静时报告人和主持人的尴尬；控制时间进度，缩短茶歇和用餐时间是令人不快的。
会议结束后要感谢报告人、会议的组织者和发起者、听众，并感谢会务人员；祝贺会议取得圆满成功。
第四篇：如何正确组织会议如何组织会议
一、会前准备
1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使问题更有效地解决。
2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果。要做出什么样的决定。做出什么的行动方案。
3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。
4、收集所有与会议所议项目有关的资料。如果太长、太多，将要点摘录出来。
5、会议应至少提前一天告知与会人，包括会议起止时间、会议议程、会议议题、需提供的有关资料、发言次序等，让与会人员作好准备，开会时各抒己见，积极发言，迅速做出决策，提高会议效率。
6、会前将议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。
7、根据要讨论的问题限定与会人员，选择参加会议的人员，要坚持少而精的原则。与会议议题直接关联的部门，派人参加。参加会议的人员，一定要有决策权。
8、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。
9、会前将领导和嘉宾的桌牌、矿泉水放在领导的座位上，并指引领导和嘉宾入座。
10、检查会议所需设备、工具是否齐全并能够正常工作。
二、会议期间控制
1、叙述会议目的、介绍与会嘉宾。
2、核对并记录与会者。
3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。
4、给每一个人表述自己意见的机会，合理控制发言时间，原则上每人发言每次不得超过5分钟。
5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时
引导到议题本身。
6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，要根据自己的理解将各种观点加以概括。
7、坚持预定的时间，不要拖延。较长的会议要分阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，有必要时安排中场休息。
8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。
9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
10、确定下次会议的议题和时间。
11、对会议现场拍照记录。
三、会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录一定要完整、规范、准确。会议组织部门从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，会议中所形成的决策（要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准）都要进行详细记录，以备查。所有会议的记录和形成的决议，要汇总整理成标准的《会议记录》经分管领导审核后
2、根据会议，对执行进行监督和检查。
3、纪要下发要及时，会议召开后应在会后一天内下发会议纪要，会议纪要做到完成目标的时间、要求、方法、执行人四落实。要及时增强会议时效性，贯彻会议精神，发挥会议的作用。
4、决策执行要检查，会议决策情况要跟踪检查，在会后的几天里，分管领导要检查分管部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是监察部定期检查落实。对会议的贯彻，制定及各节点，每个节点都要进行检查。
5、及时做好总结，决策完成期限要进行及时的总结，做到好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。按照pdca的原则，总结经验和教训。对典型经验或教训，要认真解剖，制定纠正和预防措施，争取不让企业犯相同的错误。
第五篇：如何组织会议活动会前准备
在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。
会议计划和成本预算
开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。
（1）会议计划。
会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。
其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。’
再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。
机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。
（2）会议成本预算。
有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分：
①“显性成本”。
即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。
②“隐性成本”。
即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：会议成本=x+2j×n×t
其中，x表示显性成本的总和；j代表与会人员每小时平均工资的3倍；n表示人数；t代表时间（小时）。
所以，召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议，其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口，让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价，从而共同努力提高会议的效率。因此，一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。顶尖秘书虽无决定权，但应有清醒的头脑、正确的态度。可以提出自己的意见。
文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件
会议文件有两大类：
一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。
另一类就是会议本身所产生的文件。如。开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。
这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。
（1）开幕词。
开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：
①对来宾和与会人员表示欢迎。
②对会议的内容、任务、目的作简要介绍。
③预祝会议成功。
（2）工作报告。
工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。
（3）发言稿。
这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而应是背景介绍，或是财政开支，或是人事管理，或是专业背景，或是会议（出处：中国会展教育网）关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，冉修订定稿。
（4）其他会议文书。
除此三文件之外，顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表，等等。
（5）会议文件的准备程序。
一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。顶尖秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回给秘书修改，或是自己修改。顶尖。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。其程序如下：
会议准备
对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下：
（1）会场布置
会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议（出处：中国会展教育网）桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。情绪饱满。
工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。
（2）主席台席位。
重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。
第一排的正中为首席.其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低.前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。
（3）会场设施。
会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。
（4）其他准备。
会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议（出处：中国会展教育网）要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。
会议议程、程序的拟定
（1）议程。
会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，就是议程表，会前发给与会人员。
（2）程序。
会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。
（3）日程表与作息时间表。
会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。
①日程表。
即将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达，制成表格。
②作息时间表。
即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。
会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议（出处：中国会展教育网）成功的必要保证。
会议通知的发送
会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请
信。
会议通知上应写明下列内容：
①会议召开的时间、需用时间或会期，地点（会址）。
②会议名称和主要议题。
③参加对象。
④须作什么准备。
⑤报到日期、地点、接站办法等。
⑥召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。
邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附加回执。
回执中需有下列内容：
①受邀请者娃名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称。
②是否参加会议。
③预订住房标准。
④提交论文题目或资料名称。
⑤回程车船机票登记等。
会议通知可采用邮寄（包括电子邮件）、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。
附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘
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