铁路企业装卸业务外包内部审计对策探讨_陈芮.pdf

112112投资与创业Investment and EntrepreneurshipApr.2023Vol.34,No.72023 年 4 月第 34 卷第 7 期铁路企业装卸业务外包内部审计对策探讨陈 芮（中国铁路郑州局集团有限公司，河南 郑州 450000）摘 要：本文以铁路企业装卸业务外包专项审计调查为基础，立足内审视角，通过阐述铁路企业装卸业务外包的基本情况与管理流程，分析装卸业务外包管理过程中存在的道德、法律与合规、作业、财务等层面的风险，探讨装卸业务外包的审计重点，并提出针对性的审计策略。关键词：装卸业务外包；内部审计；铁路企业铁路装卸是指在铁路车站进行的装卸搬运作业，包括汽车在铁路货车和站旁的装卸作业、铁路仓库和理货场的推码拆取、分拣、配货、中转作业，其是铁路货物运输过程中的重要组成环节。货物运输始于装，终于卸，装卸作业质量关系着铁路货物运输的安全与效益。为适应现代物流的发展，增加企业效益，铁路企业货运改革不断深化，在此过程中，装卸作业外包已成为铁路企业的主流做法1。据调查，河南省、山西省等地 78 个运营货场在 2021 年期间铁路运营货场均存在部分或全部使用委外装卸队进行装卸作业的情况，经统计，上述货场共使用了 100 余家装卸外包公司。2021 年，河南省、山西省 78 个货场发生的委外装卸成本高达 2 亿余元。本文基于铁路装卸作业使用外包公司数量多且成本高等现状，从内部审计调查视角入手，探讨内部审计的作用发挥方法，以期通过内部审计促进铁路企业装卸管理效益的提升。一、铁路企业装卸作业外包的管理流程铁路装卸作业外包管理由集团公司、站段、各货场构成了分级提报二级审批模式，一般由铁路货场向主管站段提报外包需求，再由各站段向集团公司主管部门进行备案审批，审批通过后，站段作为装卸外包的具体负责人对装卸外包进行招标采购管理、装卸作业管理、费用结算管理。（一）招标采购管理各站段根据装卸业务外包审批结果进行装卸业务外包招标采购。各站段首先选择公开招标采购，若两次招标均不满足三家，就要转成竞争性谈判或单一来源谈判。招标谈判过程中主要根据各装卸公司的资质能力、装卸设备配置数量、人员配置、投标价格等方面进行综合评价，最终根据评标人员打分确定装卸外包公司。招标结束后进行合同签订，与中标公司按照不同品类货物签订不同的装卸费率，并明确作业方式、作业要求及结算模式等双方的权利义务。（二）装卸作业管理铁路企业装卸作业主要流程为各车站货运值班员根据到发车辆情况通知装卸调度员，装卸调度员向装卸队伍进行装卸派班。派班时，根据具体装卸的货车车号、货物种类及重量、派出队伍填写派班作业表。装卸外包作业完成后，由货场路内员工填写装卸作业单，作业单上包括货车车号、作业时间、装卸货物种类、外包作业人员、作业量等信息，由外包装卸队伍和货运值班员共同签字确认，作为日后结算的原始依据。（三）费用结算管理铁路企业费用结算管理内容主要是由各货场统计人员按月定期汇总装卸作业单相关数据，形成委外装卸作业统计表和装卸作业结算单，要求装卸外包公司、经办人及站段主要业务科室审核确认，将审核无误的装卸结算单交由站段财务人员，根据合同签订的装卸费率和结算周期核对具体结算金额，经相关单位负责人、财务科长、业务主管签字后，向装卸外包公司定期结算。二、装卸业务的外包风险外包给企业带来收益的同时也带来了较高的风险，这些风险对企业来说是一种潜在的成本，风险的大小决定着企业是否选择业务外包2。对铁路企业来说，铁路货场分布在铁路沿线，范围较广，其中分布在城市中心地区的货场受到环保要求提升、道路限制等影响，货流量日益减少，而偏远地区货场货运量作者简介：陈芮（1989），女，湖北潜江人，硕士，会计师。研究方向：内部审计。113企业管理相对增加。各站段管辖铁路的营业里程一般都在几百千米，且主要分布在铁路营业线交汇的重要城市，面对所辖货场“分布广、地域偏、距离远”的特点，对货场管理难免存在控制力不足的问题。同时，装卸业务外包涉及的卡控环节与内外部部门较多，由此可能在道德、法律与合规、作业、财务层面存在风险。（一）道德风险一是铁路企业内部管理人员道德风险。在装卸业务外包审批和招标采购环节，铁路企业内部管理环节不细致，审批把关不严，未遵守公平公正、诚实守信原则，如根据货场内定的装卸企业设定排他条款，限制其他装卸外包公司进入等。二是装卸外包公司的道德风险。例如，在招标前以地域优势串通或威胁其他装卸外包公司，或者存在装卸外包公司向铁路企业内部人员实施行贿串通等行为。（二）法律与合规风险一是合同管理风险。合同审批与签订流程不规范，如合同签订装卸费率与装卸外包公司投标装卸费率不一致，或未明确装卸费率等必需的结算条款等。二是法律纠纷风险。合同权利义务内容不明确、各方安全责任不清晰等造成法律纠纷，如路内职工与外包人员混岗作业造成安全责任界定不明或路内人员代替外包公司管理外包人员考勤等。三是合规管理风险。例如，违反铁路企业内部规定，违规使用个体户作为装卸外包公司等。（三）作业风险一是作业管理风险。货场管理人员未按照装卸作业管理要求规范执行装卸作业相关程序，如装卸作业单据由装卸外包公司直接填写，无路内装卸人员及货运值班员签字，且关键货物内容、所装卸的货车车号未填写。二是作业质量风险。例如，部分规模小、资质差的装卸外包公司无法规范熟练使用龙门吊等特种装卸设备，需要路内人员从旁指导，造成装卸作业效率低、质量差。三是作业安全风险。装卸外包人员作业不规范，出现安全事故或存在货物装载超偏载等安全隐患。（四）财务风险一是财务信息传递风险。铁路企业内部控制不严，在将装卸作业结算单据传递至财务部门时存在数据篡改或遗漏，如在结算时将装卸的集装箱数转化成货物吨数，造成结算内容与实际装卸内容不符。二是财务结算数据造假风险。例如，在填制装卸作业单时，虚增装卸数量。三是资金结算风险。例如，装卸结算费率与合同费率不符，人为调高装卸结算费率，导致资金大量流出铁路企业。三、装卸业务外包的审计重点开展内部审计工作时，审计人员需要结合装卸外包流程中的各个风险点，对装卸外包业务的真实性、合规性、效益性方面予以关注3。一是装卸业务外包的真实性。货场提出的业务外包申请是否充分，是否在货场人员超定编情况下提出，各级审批时是否充分核实货场需求；装卸外包公司是否确实在货场装卸，人员配置、设备配置是否与投标文件一致；装卸作业单是否如实填写，包括装卸的货物种类、作业方式是否真实可信；资金结算是否真实，是否违规增加结算费率或虚增装卸吨数。二是装卸业务外包的合规性。各站段是否建立了与本企业相匹配的装卸业务外包管理细则，是否严格按照上级部门要求进行装卸业务外包决策分析，对限制性外包是否未经审批擅自进行业务外包；装卸企业是否有铁路装卸相关资质，是否符合铁路要求的法人资格；货场管理是否将业务外包与劳务外包混同，委外装卸企业有无违规转包等情形。三是装卸业务外包的效益性。分析装卸外包公司装卸效率，关注货场货车停时较长的原因是否为委外装卸导致装卸效率低下；外包人员是否严格服从货场管理制度，执行货场人员的调度派班命令，业务开展是否顺畅；关注路内人员的装卸效益与外包人员装卸效率对比，是否能够利用外包降低路内成本等。四、装卸业务外包专项审计应对策略铁路货场中委外装卸公司较多、地域间隔较远，各委外装卸公司装卸货物品类差别较大，设备运用能力有高有低。同时，各站段在装卸外包方面的管理水平和管理侧重均存在较大差距。内部审计人员面对这种情况和审计中时间、成本、距离的限制，只有充分调查、正确抽样、搜集有效的原始数据、充分运用现有的审计技术手段，才能做好内部审计工作，揭示装卸业务外包的实际情况，为装卸经营管理出谋划策。（一）以了解内控为前提对比外部审计，内部审计人员可以更容易地了解到企业的真实管理状态。审计时要充分利用内部审计优势，深入了解各单位装卸外包情况。一是检查企业现行装卸外包规定是否符合实际，各个关键环节是否设定相应的控制活动，如仅有少部分企业要求委外装卸作业队进行装卸作业写实；二是了解内控执行情况，询问观察内部控制活动人员工作状态、工作方式，必要时通过“穿行测试”对各个内部控制活动的原始凭证进行跟踪检查，了解内控制度是否得到执行，如部分企业财务人员付款时是否按照控制程序要114企业管理求核对装卸结算单价与合同签订装卸费率。审计人员可以此种方式找到内部控制薄弱的公司、货场，并将其作为审计重点。（二）以分析数据为抓手铁路企业货运信息系统较为完备，包括制票系统、货运站系统、货运资源管理系统等，基本涵盖货场的发货品类、到发量等相关信息。而装卸管理尚未形成完备的系统闭环，主要靠人工汇总各货场委外装卸队相关的装卸量、装卸结算费率等信息数据，易存在主观错误。在此基础上，审计人员可以抓取货运系统相关数据与装卸填报数据进行细致分析。一是对比各货场货运量与装卸量，找出货运量与装卸量不符或异常的货场，检查是否为委外装卸企业装卸，并找出异常原因。例如，有的货车填报的委外装卸量大于货场的整体到发货运量，可能是委外企业虚报装卸量导致的。二是进行委外装卸量及装卸结算价款纵向、横向对比，通过对委外装卸队按月纵向，或按人工成本、机械作业方式横向对比，找出装卸量、装卸结算单价波动异常的货场。例如，同一年不同月份间货物的装卸单价突然大幅变化、委外装卸量不合理波动；不同货场间装卸相同货物的装卸成本相差较大。三是对比装卸作业时间，将不同委外装卸队伍的装卸时间进行对比，或与路内职工装卸时间进行对比，以此分析相同品类货物的装卸作业效率、不同作业点的装卸效率、路内与委外装卸之间的装卸效率，找到作业效率低的委外装卸队伍，分析委外装卸的外包效益4。（三）以实地访问检查为关键实地访问检查是审计人员了解货场具体管理情况、发现审计问题的重要手段之一。内部审计人员应根据合理方式确定货场，然后进行实地访问检查。一是与负责装卸委外管理的主要人员谈话，了解货场的外包计划提报原因、审批签字流程，其中要重点关注货场装卸外包提报的原因与货场的现实状态是否相符，如在货场人力、设备较为充足的情况下，仍申报委外装卸外包需求。二是与深入现场与装卸作业的管理人员谈话，了解装卸作业的标准与流程，委外装卸队是否有装卸设备或特种设备的操作证明和资质，是否真实参与装卸作业。三是检查路内设备实际状态与使用情况。对于已经外包装卸的货场，检查货场配置的路内机械设备是否闲置或无偿让与委外装卸队使用，而路方仍负担相关维修费等。同时，重点查看在使用过程中是否明确设备使用的安全责任。四是观察委外装卸队伍构成，是否在一个货场存在多个委外装卸队伍，各委外装卸队之间是否存在关联关系或与货主之间是否存在直接利益联系。（四）以检查作业单据为着力点铁路企业装卸作业需要填写相应的装卸作业单、委外装卸统计表及相关结算资料。审计人员需要检查相关单据具体信息，核查实际装卸数量和结算价格的准确性与真实性，以此查找有无虚假列支、多计费用的问题5。一是检查装卸作业单填写。装卸作业单填写时是否完全按照内部控制要求，由路内人员填写且执行合规的签字确认流程，是否存在由委外装卸队代填的情况。二是检查装卸作业单是否真实完整。装卸作业单是装卸业务发生的关键证明资料，要检查装卸作业单是否整齐连号，抽查装卸作业单填写的货车车号、货物种类及重量与货运系统中的货车车号、种类、重量是否完全一致。例如，有的装卸作业单填写时混淆货车的标准重量与实际载重量，造成实际装卸重量不真实。三是检查装卸作业汇总表。委外装卸队按月汇总的数据是否能够与当月的装卸作业单核对一致，且结付的装卸单价是否与合同价款完全一致。（五）以核对资金流向为落脚点装卸作业业务外包最终会从账面上形成资金的流转。审计人员通过检查资金流向可以辅助判断装卸业务外包的真实性和委外装卸作业的相关目的。一是检查资金支出是否正确。通过对账，抽查结算清单、会计凭证等资料与合同约定数据进行对比，核实列支金额的真实性、准确性以及是否有篡改金额、多支多付现象。二是检查是否有回流资金。通过核对“其他业务收入”等收入类科目或检查铁路企业的下属公司，判断是否存在收入异常；检查铁路企业是否以牵强或不合理的理由收取委外装卸企业资金，以此判断装卸业务外包的性质，查找其真实原因与委外装卸业务外包的相关目的。必要时，审计人员可以去委外装卸企业进行延伸审计调查。参考文献1 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