标准会议模式.doc

标准会议模式
标准会议模式

一、会议种类
1．学院级会议:主要包括院长办公会、全体教职员工大会、全体中层干部会。学院级会议由院长批准，院办公室负责组织召开。
2．专业会议：即学院专门性、综合性业务会议，(如教学工作研讨会、学生工作研讨会、职工代表大会、全体党员大会等）专业会议由分管院级领导批准，主管业务部门负责组织。
3．系（部）工作会议:由系（部）主管领导决定召开并负责组织。
4．上级或外单位在学院召开的会议：由院办公室受理安排，有关业务对口单位协助做好会务工作.
5．以学院名义对外参加的各类会议.
二、会议管理体制
1．学院办公室统一管理会议制度，所有会议均须在院办审批或登记备案。
2．各部门须在年度计划中提出全年会议计划和费用预算，经上级批准后遵照执行。
3．学院严格控制未预见的临时性会议，对此类会议按一会一报原则审批。
4．会务工作主要由院办公室承办，其他部门主办的会议，办公室应予以协助。
5．学院财务部门应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用,并确保合理经费及时到位。
6．除其他部门主办的会议资料各自存档外,会议资料由学院办公室整理、立卷、存档.
7．以学院名义对外参加各类会议需经主管院级领导审批，程序如下：
有价值或必须参加的会议

接到会议通知 部门负责人审批 主管院级领导审批
参加部门（人)准备会议材料 报学院办公室备案、参会
三、会议程序
1．对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
院长办公会议题由院长办公会成员根据各自分管工作内容提出，院长办公会议题应提前三个工作日报学院办公室，由办公室统一整理报院长审批，由院长、董事长确定办公会议题；如有临时重大事项需办公会讨论，由院长、董事长决定是否列入议题。
专业会议议题由承办部门根据工作内容提出，由主管院级领导审批,报学院办公室备案，重要议题报院长、董事长审批。
系（部）工作会议议题由系（部）负责人确定，重要议题报主管院级领导审批。
2．对不定期的重要会议,承办人应提出会议预案,预案包括：会议名称、会议主旨和目标、会议议项、会议时间、会议地点、会议主持人、出席人员、会议预算、接待工作说明、现有筹备情况及进展,、可能)存在的问题、解决方案及要求、筹备时间进度表等。
3．会议预案通过后方可执行。
4．会议申请应通过口头或书面形式。口头形式仅适用于例会召开的确认.
四、会议使用文件材料
1．会议使用文件材料应提前准备、统一整理、妥善保管.
院级会议、上级或外单位在学院召开的会议所使用的文件材料应连同议题一并报送学院办公室，由办会室根据需要提前转发参会人员或会议上分发,会后统一存档。
专业会议使用文件材料应连同议题一并报送会议承办部门，由承办部门统一整理，会后送学院办公室存档.
系（部)工作会议使用文件材料应由各系（部）专人负责准备、整理,会后存档.
2．会议如需使用投影仪或其它设备由承办部门提出需求，办公室负责准备。
五、会议通知
1．会议通知分标题、正文两部分，标题部分应注明召开会议部门、会议名称、发文号，正文部分应写明会议日期、时间、地点、参加人员、会议议题和准备事项;
2．会议通知以电子邮件方式发送，重要参会人员应电话确认。
六、会议规程
1．对各类会议是否有必要召开,需经严格审查，如通过个别联系、协商或请示能够解决的问题，原则上不召开会议讨论。
2．参会人员因客观原因而缺席或迟到时,必须事先与主持人（或召集人)联系。
3．会前会议主持人或（召集人)应向与会者通报有关事项，听取有关人员意见，提高会议效率。不成熟议题原则不上会讨论。
4．会议发言内容应提前制作发言提纲.
院级会议、上级或外单位在学院召开的会议发言提纲应提前由院办公室收集整理，报院长审阅。
业务会议发言提纲应提前由承办部门收集整理，报主管院级领导审阅。
5．做好会议记录、录音、照相、摄像等原始材料收集工作。
学院各级会议均应由专人负责记录和保管会议记录，会议主持人须向会议记录人明确机密事项的范围及处理注意事项,会议记录除记载会议时间、场所、出席人、议事内容外，还要简洁地记录会议结论、主要意见和议事过程。
重要会议应安排录音、照相、摄像等工作。会议主办部门根据会议需要提前向主管领导提出申请，由学院办公室统一安排.
七、会后工作
1．涉密文件会后应清理退回会议承办部门;
2．根据会议记录，会后由专人形成会议纪要或简报，经主管院级领导或院长审核后下发或部分下发相关人员。
3．以学院名义对外参加的各类会议，会后应将本人准备的会议材料(如无可免)、会议下发的资料以及整理出来的会议纪要报送学院办公室存档，书籍等需要本人留用的会议资料需先在办公室进行登记后妥善保管。
4．会议议定事项由专人负责检查、催办。
院级会议由院办公室专人负责，定期记载催办事项的进展情况并及时向院长汇报。
业务会议由承办单位专人负责，定期记载催办事项的进展情况并及时向主管院级领导汇报，报学院办公室备案。
系(部）工作会议由本部门专人负责，定期记载催办事项的进展情况前及时向系(部）领导汇报。

本规定经院长办公会审议通过，自发布之日起执行，并由院长办公会授权学院办公室负责解释。

附件一:标准会议模式流程图
附件二：年度会议计划表
附件三：会议审核表
附件一

标准会议模式流程图

临时会议应提出会议预案
提出会议议题
向参会人员发会议通知和会议材料
准备会议材料
专人对议定事项进行检查、催办
专人整理、印发会议纪要
召开会议
主管院级领导审批
部门负责人审批

附件二

年度会议计划表

会议名称

开会地点

开会日期

开会时间

会议宗旨及议题

与会部门

人数

主持人

会议召集部门

会议主要工作人员

与会者应备资料

会场标示资料

会场拟分发资料

附件三

会议审核表

注意要点
查核栏
开会目的
本次会议是否实际需要（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法）

开会的目的是否明确
设定要项方面
开会的时机、时间是否恰当

开会的场所是否恰当
所邀集的与会人员是否恰当
开会通知方面
是否对于与会人员确实通知妥当

开会的主旨、议题是否确实通知与会人员
是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备

是否通知与会人员事先备妥有关的资料
会议的准备方面
是否按事先拟定议题的进行顺序及时间的分配

事前是否应当分发参资料？是否已经做了应变的准备
是否安排好会议的记录
是否必须用投影仪或录像机等设备

6