采购控制管理程序-采购管理规定与采购作业流程.doc

深圳市兴亚星科技SHENZHEN XINGYAXING TECHNOLOGIES CO.,LTD. 文件名称：采购控制程序 文件编号：QP 704 制订日期：2008年01月31日会 签 栏部门负责人部门负责人部门负责人生产部技术部市场部资材部品质部编 制审 核批 准1.目的:规范采购工作流程、强化原材料采购的管理，对必需采购的原材料从合同、订单到结算的全过程进行有效控制，保证所采购的原材料符合本公司规定的要求，保证原材料的供应，控制物料成本。2.范围:适用于公司所有原材料、生产辅料采购作业的全过程。3.使命: 3.1.资材部采购负责供应商寻找与选定、采购合同协商签订、下达订货通知单、交 货期限跟催及订单变更作业。 3.2.资材部PMC负责物料必需求计划编制核对及更改作业。 3.3. 总经理负责签批采购合同及订货通知单2万元以上。4.定义(术语):无.5.工作程序5.1.原材料、生产辅料采购作业流程图:( 附件一)5.2.供应商选定及采购合同签订:.资材部采购人员必需掌握和了解市场供必需信息,熟悉相关原材操持化性能及参数、价格、生产厂家经营状况和资金状况，并寻找供应厂商。.资材部采购依据同行厂家所用材料的状况及其它渠道的信息,经分析后初步确定几个管理体制好,质量可靠,信誉好的生产厂家作为候选供应商。.资材部采购向候选供应商发出公司资料或要求,并请候选供应商提供少量样品及初步报价,样品确认依据样品确认作业指导书执行作业。.资材部采购依据原材料的品质、价格状况经分析确定部分供货厂商进行议价定价作业。所有单价均必需厂长审核，总经理批准后方可执行正式采购，否则财务有权拒绝付款。.合格供应商确实定应按供应商选择与评估控制程序执行。.经确定的供应商,与其签订采购合同，双方代表签名、盖公司“合同专用章后正式生效。5.3.采购原材料控制作业:.依据生产排期计划,并结合仓库库存状况,由资材部编制物料必需求计划。.资材部采购依据物料必需求计划，查询核对物料供货周期一览表，安排采购工作。.依据物料必需求计划的实际必需求量,采购员开具订货通知单送厂长审批2万元以上总经理批准后，加盖公司“合同专用章生效。.订货通知单由资材部采购员 或转交供应商，并负责跟进确认结果，要求供应商及时反馈信息。5.4.采购跟催作业:.资材部采购员跟催订货通知单执行状况，要求检查、催促供应商按规定交期按质按量交货,必要时开具催货通知单进行跟催作业。.公司必需要调整物料必需求计划时,资材部须及时提供更改后的物料必需求计划给采购,采购同供应商协商订货通知单的变更事宜，并将变更状况及时反馈PMC。.原材料到货后按仓储控制程序执行作业。5.5.紧急采购:如因生产配套或其它原因须紧急采购的原材料时,由资材部PMC填写物品申购单经厂长审核批准后按规定执行采购。5.6.付款规定:.供应商应于每月25日前把上月供货物料的数量、单价开具对帐单至财务部。.财务部依据订货通知单、物料入仓单和退货单进行核对，如数量、单价相符，对帐员在对帐单上签名，经确认后，回传给供应商。.供应商接到 后开票给财务对帐员,以作为付款凭证.财务部对帐依据采购合同、订货通知单、物料入仓单、退货单、对帐单、来料挑选扣款通知单、票据填写付款通知书经相关人员审批并传财务部。.财务部接到付款通知书审核后，依据采购合同规定的结算方式进行财务结算。.所有的付款须经总经理批准后,方可执行.5.7.其他物品采购依据物品申购管理规定执行。6.相关文件:6.1.供应商选择与评估控制程序 6.2.仓储控制程序6.3.物品申购管理规定 7.质量记录:7.1.采购合同FM704-01 7.2.订货通知单FM704-02 7.3.物料入仓单FM704-03 7.4.退货单FM704-047.5.对帐单FM704-05 7.6.付款通知书FM704-067.7.付款通知书FM704-07 7.8.催货通知单FM704-08 7.9.来料挑选扣款通知单FM704-097.10.物料供货周期一览表FM704-10 7.11.物料必需求计划FM704-11深圳市兴亚星科技程序文件核单/收料跟催交货确认/回签批准签订编制采购合同物料必需求计划样品确认/议价编制订货通知单安排采购工作附件一、原材料、生产辅料采购作业流程图 流 程 使命单位 质量记录 资材部PMC 物料必需求计划 资材部采购 物料供货周期一览表 新材料 已 资材部 确 样品确认书 认 技术部 材 料 资材部采购 采购合同 NO 总经理/厂长/供应商 采购合同 Yes 资材部 订货通知单 NO 总经理/厂长 订货通知单 Yes NO 供应商 订货通知单 资材部采购 催货通知单