采购控制管理程序-采购管理规定与采购作业流程.doc

深圳市兴亚星科技
SHENZHEN XINGYAXING TECHNOLOGIES CO.,LTD.

文件名称：采购控制程序

文件编号：QP – 704

制订日期：2008年01月31日

会 签 栏
部门
负责人
部门
负责人
部门
负责人
生产部

技术部

市场部

资材部

品质部

编 制
审 核
批 准

1.目的:
规范采购工作流程、强化原材料采购的管理，对必需采购的原材料从合同、
订单到结算的全过程进行有效控制，保证所采购的原材料符合本公司规定
的要求，保证原材料的供应，控制物料成本。

2.范围:适用于公司所有原材料、生产辅料采购作业的全过程。

3.使命:
3.1.资材部采购负责供应商寻找与选定、采购合同协商签订、下达订货通知单、交 货期限跟催及订单变更作业。
3.2.资材部PMC负责物料必需求计划编制核对及更改作业。
3.3. 总经理负责签批采购合同及订货通知单〔2万元以上〕。

4.定义(术语):无.

5.工作程序
5.1.原材料、生产辅料采购作业流程图:( 附件一)
5.2.供应商选定及采购合同签订:
.资材部采购人员必需掌握和了解市场供必需信息,熟悉相关原材操持化性能及参数、价格、生产厂家经营状况和资金状况，并寻找供应厂商。
.资材部采购依据同行厂家所用材料的状况及其它渠道的信息,经分析后初步确定几个管理体制好,质量可靠,信誉好的生产厂家作为候选供应商。
.资材部采购向候选供应商发出公司资料或要求,并请候选供应商提供少量样品及初步报价,样品确认依据《样品确认作业指导书》执行作业。
.资材部采购依据原材料的品质、价格状况经分析确定部分供货厂商进行议价定价作业。所有单价均必需厂长审核，总经理批准后方可执行正式采购，否则财务有权拒绝付款。
.合格供应商确实定应按《供应商选择与评估控制程序》执行。
.经确定的供应商,与其签订《采购合同》，双方代表签名、盖公司“合同专用章〞后正式生效。
5.3.采购原材料控制作业:
.依据《生产排期计划》,并结合仓库库存状况,由资材部编制《物料必需求计划》。
.资材部采购依据《物料必需求计划》，查询核对《物料供货周期一览表》，安排采购工作。
.依据《物料必需求计划》的实际必需求量,采购员开具《订货通知单》送厂
长审批〔2万元以上总经理批准〕后，加盖公司“合同专用章〞生效。

.《订货通知单》由资材部采购员 或转交供应商，并负责跟进确认
结果，要求供应商及时反馈信息。
5.4.采购跟催作业:
.资材部采购员跟催《订货通知单》执行状况，要求检查、催促供应商按规定交期按质按量交货,必要时开具《催货通知单》进行跟催作业。
.公司必需要调整《物料必需求计划》时,资材部须及时提供更改后的《物料必需求计划》给采购,采购同供应商协商《订货通知单》的变更事宜，并将变更状况及时反馈PMC。
.原材料到货后按《仓储控制程序》执行作业。
5.5.紧急采购:如因生产配套或其它原因须紧急采购的原材料时,由资材部PMC填写《物品申购单》经厂长审核批准后按规定执行采购。
5.6.付款规定:
.供应商应于每月25日前把上月供货物料的数量、单价开具《对帐单》至财务部。
.财务部依据《订货通知单》、《物料入仓单》和《退货单》进行核对，如数量、单价相符，对帐员在《对帐单》上签名，经确认后，回传给供应商。
.供应商接到 后开票给财务对帐员,以作为付款凭证.
.财务部对帐依据《采购合同》、《订货通知单》、《物料入仓单》、《退货单》、《对帐单》、《来料挑选扣款通知单》、票据填写《付款通知书》经相关人员审批并传财务部。
.财务部接到《付款通知书》审核后，依据《采购合同》规定的结算方式进行财务结算。
.所有的付款须经总经理批准后,方可执行.
5.7.其他物品采购依据《物品申购管理规定》执行。

6.相关文件:
6.1.《供应商选择与评估控制程序》 6.2.《仓储控制程序》
6.3.《物品申购管理规定》

7.质量记录:
7.1.《采购合同》FM704-01 7.2.《订货通知单》FM704-02
7.3.《物料入仓单》FM704-03 7.4.《退货单》FM704-04
7.5.《对帐单》FM704-05 7.6.《付款通知书》FM704-06
7.7.《付款通知书》FM704-07 7.8.《催货通知单》FM704-08
7.9.《来料挑选扣款通知单》FM704-09
7.10.《物料供货周期一览表》FM704-10 7.11.《物料必需求计划》FM704-11

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核单/收料
跟催交货
确认/回签
批准
签订
编制采
购合同
物料必需求计划

样品确认/议价
编制订货通知单
安排采购工作
附件一、原材料、生产辅料采购作业流程图

流 程 使命单位 质量记录

资材部PMC 物料必需求计划

资材部采购 物料供货周期一览表

新材料
已 资材部
确 样品确认书
认 技术部
材
料 资材部采购 采购合同

NO
总经理/厂长/供应商 采购合同

Yes
资材部 订货通知单

NO
总经理/厂长 订货通知单
Yes
NO 供应商 订货通知单

资材部采购 催货通知单