新时代事业单位档案数字化建设研究_周同.pdf

数字化是时代赋予档案管理人员的责任使命，是发挥档案信息价值的前提条件。事业单位需要尽快完成档案数字化建设任务，从而发挥信息化档案管理系统的积用。目前，各级事业单位都在探索档案数字化建设的改革方法，虽然取得了大量成果，但是也存在一些问题。本文对档案数字化建设的现状进行分析，总结开展相关工作的原则与方法，着力提高档案数字化工作质量。关键词：事业单位；档案数字化；有效对策档案是记录事业单位工作成果，反映事业单位工作全貌的重要载体。随着档案类型的日渐多样，档案规模的不断扩大，档案技术的快速发展，应进一步构建档案数字化建设机制，加强档案数字化工作进程，基于数字化技术手段提高档案管理的整体质量。一、档案数字化建设的重要意义（一）顺应社会发展需要档案数字化建设是档案信息化的必由之路，是实现档案实用价值的重要基础，是新时期档案管理部门和人员应完成的重点工作。只有实现档案数字化建设，才能更好地发挥档案的作用，满足全社会个性化、常态化和实时化的档案使用需求，才能更好地发挥大数据的信息挖掘作用，从而用来辅助公益事业的科学发展。（二）便于档案管理利用随着信息时代的到来，公益事业的快速发展，全社会对公共服务需求的与日俱增，以往人工档案管理模式已经不适应海量档案信息的时代，采用数字化档案管理方式已经成为必然趋势。为了节省档案的存储空间，提高档案整理与供给的效率，保证档案的安全性，突破纸质档案的局限，需要实现档案的数字化，借助计算机对档案进行分类整理，运用数字化系统开展档案管理实践。二、档案数字化建设的基本原则（一）经济性随着事业单位档案资源的不断丰富，业务内容的全面拓展，档案数字化建设工作的任务量与日俱增，无论采取何种档案数字化建设方式，都要耗费大量的财政资金。为此，事业单位要从档案数字化的实际需求出发，拟定档案数字化建设的合理规划，科学配置和使用专项资金，做好档案数字化建设的相关预算，完善有关的内控管理机制，立足于相关规划节约经费，不能在档案数字化建设过程中一味追求高精尖设备，积极探索档案数字化建设的合理推动方式。（二）重要性事业单位应当优先保证业务档案的数字化，采用分批次、分重点、分步骤的方式率先完成业务档案的数字化工作。事业单位还应在档案数字化建设进程中关注社会的档案使用需求，以完善相关领域的专业档案为重点，进一步强化开展相关工作，保证所选设备、数字化工作方式和相关工作制度有利于业务档案数字化。（三）安全性事业单位档案是宝贵的公共财富，对于公共服务的快速发展，政府决策的科学进行、重大项目的顺利实施都有重要影响。档案数字化意味着优化档案存储渠道，扩展档案信息使用范围，基于互联网提高档案共享性，构建更加开放的档案传输体系。为此，要全面加强安全管理工作，高度重视优化档案数字化建设标准、制度和规范，切实保证事业单位数字化档案的原生性，防止因数字化建设带来的档案信息资源风险。（四）长期性档案数字化建设工作是一项长期性的工作，不仅指向老旧档案的数字化建设工作，还要构建完善的档案数字化工作长效机制，保证当前及未来产生的档案均能够实现数字化。强调在档案数字化建设中做到各种文件、数据等的数字化，同时还能进一步实现视频、音频文件的数字化，以及收集行业内的数字化档案，从而构建一个完善的档案数字化体系。事业单位应认真落实上级有关档案数字化的政策，构建基层事业单位档案数字化的科学体系，基1472023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛于常态化、科学化、系统化的思维推动档案数字化建设的持续进行。（五）共享性事业单位应从档案共享的角度出发，进一步完善有关档案数字化建设的工作标准，保证数字化档案可以接入互联网，符合广域化传播的相关要求。例如，档案数字化应当具有大数据技术特征，能够充分发挥云平台的基础性作用，可以满足用户的各种检索需求，强调档案管理系统接口的多元化，能够以 PDF、JEPG、RMVB 等多种形式存储，以适宜档案的广泛使用。三、档案数字化建设存在的主要问题（一）对数字化建设重视不足虽然事业单位及上级主管部门认识到档案数字化的重要性，但是未能把档案数字化相关工作放在重要位置，不能在资源上给予必要倾斜，不能在决策上给予高度关注。具体来说，事业单位能够获得的用于档案数字化工作的专项经费有限，档案数字化建设的进程较为缓慢，档案数字化工作未能得到各方面的充分配合。一方面，事业单位内部未能细化档案数字化工作的规划与进度安排，不能充分融合人力物力资源开展此项工作，档案数字化常让位于其他业务工作。另一方面，缺乏全面的监督评估体系，此项工作未能得到及时的督导，不能把其作为事业单位绩效评估的重要内容，致使一些事业单位档案数字化工作受到影响，并未能总结其中的问题，不利于实现档案数字化的良性循环。（二）缺乏专业档案技术人才随着档案数字化建设工作的发展，基层单位普遍面临着人才不足的问题。专业技术人才的素养低，知识更新的速度慢，人员数量的不足影响了档案数字化的进程，降低了数字档案资源的质量，不利于档案数字化事业的长期发展。在事业单位压缩人员编制的大趋势下，专业技术人员不足的问题越发突出，还需要以创新性的思维解决基层单位档案员队伍缺失的现实困境。（三）档案数字化设备较落后数字化已经成为事业单位工作的基本趋势，将数字化技术融入档案管理体系，可以全面提高档案管理的质量。但从事业单位档案数字化建设的现状来看，档案数字化技术不够全面，档案数字化建设成本较高，上级对档案数字化建设的资金支持不足，未能根据档案数字化工作需求配置足够的设施设备。如今，事业单位虽然普及了档案管理的专用计算机，但是专业的档案数字化设备较少，高端设备的使用率较低，缺乏足够的资金对相关软件系统进行持续升级，严重影响了档案数字化建设的进程。（四）档案管理标准有待更新随着数字信息技术的快速发展，大数据与云时代的到来，智能化档案管理软件的广泛普及，需要事业单位转变档案管理工作方式，积极将数字信息技术与档案管理技术相融合，以创新思维突破档案管理的限制。为此，事业单位还要从我国处在档案数字化建设的初级阶段出发，重点解决档案管理制度建设不足的问题。（五）存在档案信息安全隐患随着事业单位档案数字化建设的加快进行，档案管理工作效率的不断提升，各级领导普遍关注档案安全建设。但是受到技术、人才、理念制约，事业单位档案数字化建设中的安全隐患相关对多，在档案数字化工作中容易受到黑客攻击，存在着档案信息泄露的隐患，影响了数字化档案的安全性。现阶段需要解决对档案安全重视不足，安全防控技术手段落后和专业知识能力不足的问题，从根本上遏制档案信息泄露的风险，从而更好地满足档案信息共享的需要。四、档案数字化建设的前期准备工作（一）成立数字化领导小组为了保证档案数字化建设的有效推进，全面加强档案数字化建设工作的领导，提高档案数字化建设的决策，指导和监督水平，应当成立档案数字化建设工作领导小组。该领导小组应由事业单位主要领导担任组长，并由上级单位分管领导、档案局业务专家、财政部门相关负责人做为专委顾问，负责统一领导档案数字化工作，明细具体的责任分工。领导小组主要负责细化具体的工作方案，明确各个阶段的工作重点，制定具体的责任目标，负责协调相关工作的经费与设备，并监督指导相关工作的进行，以保证档案数字化的有效推进。（二）选取数字化工作模式在档案数字化的前期准备中，应当选择科学的档案数字化模式。这要从事业单位档案数字化建设的实际需要出发，探查现有的案卷情况，综合研判事业单位现有档案员配置情况，可以根据实际需要采用服务外包模式，通过招标方式选择外包服务公司，从而将纸质档案数字化业务外包出去，以减轻本单位档案工作强度。采用档案外包模式时应当本着档案不外出原则，可将数字化人员请到本单位，由档案管理人员负责数字化处理，从而减少档案数字化的消耗。（三）设立数字化加工场所档案数字化建设的关键工作之一是选择数字化加工场所，用于档案加工场所最好是在事业单位办公地点。这一场所应当有足够的操作空间，配置较1482023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS为齐全的各种设备，并有必要的安全防护措施，并要求所有进入相关工作区域人员均不得携带存储介质，同时场内要有必要的安防措施，防止有易燃易暴品，同时加强视频监控，以保证档案信息的安全性，进一步防止出现各种隐患。（四）明确数字化加工范围档案数字化的范围对于档案数字化建设的效率、质量有重要影响。事业单位应当本着利用优先的原则，合理确定本单位档案数字化加工范围。事业单位应当优先对业务档案进行数字化，再对利用率较高的基建、人事档案进行数字化，数字化工作应当优先保证珍贵档案的数字化。在立足于保护档案原件的基础上对档案进行鉴别，对部分具有特殊价值和年代久远的档案进行数字化。在明确了档案数字化范围后，还要对档案进行整理，包括规范目录的内容，进行页码的检查，检验是否有档案破损情况等，从而保证后续扫描的顺利进行。五、推动档案数字化建设的有效路径（一）高度重视档案数字化建设档案数字化建设是事业单位档案管理工作的基础，是发挥档案实用价值的前提。为此，事业单位应当高度重视档案数字化建设，不仅要成立相关的领导小组，还要对档案数字化建设进程发挥指导、促进和监督作用，推动相关工作有序进行。具体来说，事业单位必须构建良好的档案数字化建设工作氛围，广泛宣传相关工作的重要性，鼓励更多基层部门参与到档案数字化建设当中，形成良好的档案数字化工作运转体系。事业单位还要加强内外部联系，不仅要夯实内部相关工作制度，而且还要积极聘请第三方给予技术辅助，科学使用外包服务模式，借助第三方机构辅助开展档案数字化建设工作。（二）严把档案数字化建设的质量关为了提高档案数字化工作的整体质量，要加强档案数字化建设的监督指导工作，基于强有力的审核严把档案数字化质量关。首先，在档案数字化建设准备阶段就检查档案是否有缺损，对于缺损档案要明确修补内容和修补时间规定。其次，高度重视提高扫描质量，重点检查档案清晰度，控制好档案的分辨率。对于一些纸张较厚、易卡纸的档案可选用平面扫描设备。在扫描完成后还要检查是否有缺页、漏页、重复等情况。在档案扫描时还要辨识档案的格式，包括档案的大小、倾斜度和图片方向等。对于一些年代久远的手写体档案可进行手动识别，校对完成的档案可采用 PDF 存储。对于已经完成数字化建设的档案存储于客户端，并按照 5%的比例进行抽检，如发现不合格要返回上一批次。（三）加强档案专业技术人才的培养档案数字化建设能否顺利进行与专业技术人才配置情况直接相关。广大事业单位应当高度重视档案技术人才的引进与培养，依靠专业技术人才提高档案数字化工作的整体质量。首先，事业单位应当大力引进档案人才，强调新晋档案人才具备较强的信息技术素养，具有档案数字化工作经验，熟悉档案数字化工作运行体系，了解本行业数字化档案的特点，具备对数字化档案建设进行质量评估的能力。其次，事业单位应当加大力度对现有档案管理人员进行专业技术培训，使现有档案员能够提供快捷、方便、优质的档案服务，以满足档案管理需要。第三，事业单位档案员要积极进行技术创新，在具体岗位上进行自主知识更新，主动学习相关的技术知识，以全面提高档案数字化工作质量。（四）大力引进先进的技术设备事业单位应当按照档案数字化建设的计划要求梳理设备配置情况，基于档案数字化技术的趋势，明晰档案管理设备短板，从而拟定档案数字化设备建设规划，定期更新现有设施设备。对档案数字化建设工作的实际情况进行分析，高度重视加强软件升级工作，并做好相关设施设备的保养工作。全面提高档案数字化建设工作意识，促进相关人员掌握先进技术设备的使用方法，要求由专人维护档案数字化设备，从而降低档案数字化设备使用成本。档案数字化设备建设应当具有兼容性，强调新旧设备与新旧软件系统的兼容，重视根据行业前沿趋势配置相关软硬件，以提高档案数字化的适应性。（五）完善档案数字化保密制度建立健全数字化档案的保密制度对于保证档案安全意义重大。首先，全面提高档案数字化建设人员的保密意识，重视培养其责任感，事业单位应当与相关人员签订保密协议，建立检查机制，从严管理，尤其要做好外包企业的资质、社会信用、企业规模、保密措施方面的检查。其次，加大力度检查事业单位档案设备的适用性与安全性，选用符合国家相关要求的档案数字化存储设备，健全档案网络信息系统，构建严密的安全防护体系，并对档案信息系统进行常态化风险评估，提高档案安全监测预警水平。档案数字化系统应当装配必要的安全防控软件，有效隔离 U 盘等外接设备，防止携带木马等恶意程序的接入。参考文献 1 黄丹丹.新时代事业单位人事档案管理存在的问题及对策 J.黑龙江人力资源和社会保障,2022(16).2 郑晓红.大数据下档案管理和数字化建设研究 J.内江科技,2022(05).责编：陈頔