成都中海物业管理有限公司程序文件-基础设施及工作环境控制程序.docx

成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第1页 共13页生 效 日 期2005年6月16日1.0 目的通过对所辖区域的共用部位、共用设备、共用设施、器具及支持性服务设施的管理以及对工作环境的控制，合理地利用设备、器具等各种资源，以满足服务要求。2.0 适用范围适用于公司所辖区域的共用部位、共用设备、共用设施、器具及支持性服务设施和工作环境的管理。3.0 职责3.1基础管理部是管理处基础设施和工作环境管理归口管理部门，负责对管理处基础设施和工作环境管理工作的监督、检查、指导和协调。3.2管理处是组织实施部门，具体负责辖区基础设施和工作环境的管理工作。3.3人事行政部负责对公司人事行政部负责对公司支持性服务设施（办公场所、办公设施设备、车辆等设施）进行管理及管理处支持性服务设施的工作指导和协调。负责公司工作环境的控制以及对管理处办公工作环境的指导和协调。负责组织对设备系统维保分包方（以下简称维保方）的选择、评价、合同及方案等评审，参与公司消防工作的月、季监督检查。3.4 财务部、品质管理部、基础管理部及各管理处相关人员参与对维保方的选择、评价、合同及方案评审。3.5管理处相关部门负责跟踪维保方设备设施的维护保养工作。4.0程序4.1基础设施识别4.1.1共用部位:是指辖区承重结构部位（包括基础、内外承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶等）、户外墙面、屋面、主体大厦、住宅内部由整幢房屋业主、使用人共同使用的门厅、楼梯间、卫生间、水泵房、电梯间、电梯机房、走廊通成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第2页 共13页生 效 日 期2005年6月16日道、监控室、地下室。4.1.2共用设备:是指辖区内部由整幢住宅业主、使用人共同使用的给排水设备、供配电设备、中央空调系统、监控系统、对讲报警系统、消防系统、电话、有线电视、网络、电梯、避雷装置等。4.1.3共用配套设施:是指辖区内部共用的上下水管道、落水管、井、池、沟渠、水箱、加压水泵、暖气线路、燃气线路、垃圾房、信报箱、道路、照明、路灯、绿地、非经营性车库、公益性文体设施和共用设备设施使用的房屋等。4.1.4机具:是指日常物业管理服务使用的机具、器具、工具和设备。如:清洁、绿化用的机具、各种测量用的计量器具。4.1.5支持性服务设施：包括办公场所、办公设施设备、车辆等。4.2对基础设施和工作环境管理的维修(运行)人员的要求4.2.1维修(运行)人员基本要求4.2.1.1必须了解各自的岗位职责，必须符合工程维护部职责、权限的要求。4.2.1.2必须经过相应的培训，具有相应的资格，特殊工种（高压配电工、电工、电梯工等）必须持证上岗。4.3共用部位、配套设施管理4.3.1对接管的土建、配套系统工程技术资料的归档4.3.1.1管理处工程维护部（组）对接管验收的房屋本体、工程技术资料、图纸资料、共用配套设施资料等资料整理、编号、归档；4.3.1.2并应及时建立相应的综合竣工土建工程图纸资料清单、综合竣工土建工程技术资料清单、房屋或其它建筑物本体一览表（含权属）、配套设施一览表（含权属）、车位一览表（含权属）；4.3.1.3对配套设施还应建立设备、设施/机具台账；4.3.1.4按设备、设施/机具编号规定，对每种设施进行相应的编号；4.3.1.5对共用部位、配套设施进行相应的标识：成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第3页 共13页生 效 日 期2005年6月16日a.对路灯、污水井、雨水井、电力井、消防井、喷水池、共用椅子、消火栓、灭火器等配套设施按进行编号，并直接将编号标识在设施外表面上；b.在潜水泵、配电箱外表面采用设备、设施/机具标识卡形式，注明名称、规格/型号、设备编号、维护保养人等；c.对存在安全隐患的共用部位、配套设施设置安全警示标识。4.3.1.6管理处工程维护部（组）对整理好的工程技术档案资料按记录控制程序中 4.9、4.10进行装订入盒，统一进行管理。4.3.2对共用部位、配套设施日常管理具体由各管理处工程维护部（组）归口管理，护卫队协助巡视。工程维护部（组）领班以上的管理人员、管理处、基础管理部、品质管理部分级检查、监督。 4.3.2.1护卫人员巡逻检查a.护卫巡逻岗在日常安全、消防巡逻的同时应检查共用部位和共用设施是否完好无损，发现问题或异常应及时记录并在护卫队巡逻记录中。同时将发现的问题填写在工作联系单中，交管理处客户服务中心，由客户服务中心开具服务单交工程维护部维修领班安排相关维修人员人处理，并做好相应的维修记录。具体操作见维修管理制度。b.对消火栓、灭火器按规定的比例、周期进行巡检，并做好消火栓检查记录、灭火器检查记录，具体执行消防器材管理规定。发现问题及时记录将问题记录在工作联系单中，交消防维保分包方进行处理。4.3.2.2维护人员巡视检查a.工程维护部（组）维护人员应按各自职责和规定的频次、周期对共用部位、配套设施进行巡视检查，填写共用部位、共用设施巡检记录中，发现问题记录应及时处理。无法处理的及时向领班汇报。具体操作见共用部位、共用配套设施维修保养规定；b)对供电、电梯、二次供水、机房等机电设备设施和分管部位的巡视检查分别按相关的机电设备设施操作管理规定进行巡检，填写相应的巡检记录；成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第4页 共13页生 效 日 期2005年6月16日4.3.2.3管理处工程维护部（组）、管理处、基础管理部、品质管理部的分级监督、检查。 详见过程、服务监视、测量控制程序。4.3.3房屋完好检查4.3.3.1管理处指定相关部门对空置房应按规定的巡检周期进行巡检，并做好相应的空置房巡检记录；4.3.3.2各管理处（必要时可请品质管理部参加），每年组织一次对本辖区的房屋完好检查，评定房屋完好程度并记录在房屋完好评定记录中。具体操作见房屋完好评定标准。4.3.4维修及处理4.3.4.1由于正常老化，自然损坏等原因，需维修的共用部位和共用设施，由工程主管组织维修,具体操作见维修管理制度和房屋维修规程；4.3.4.2在物业保修期内由于设计、使用材料、施工质量等原因引起共用部位、共用设施的损坏，由管理处以工作联系单的形式发函至发展商联系保修单位进行处理；特殊情况须由公司出面的或需大修、改造、更新的，在管理处上报公司后由公司与发展商协商解决；4.3.4.3对在物业保修期满后共用部位、配套设施需进行大修、改造、更新的，应动用维修资金的。由管理处工程维部(组)做出预算 ，报管理处审核、财务部批准 ，由管理处发函至业主委员会，召开业主大会，经2/3以上投票权业主同意后，上报所在地区（市）县房产管部门备案后，由维修资金专户银行将年度所需资金划转到物业公司。共用部位、配套设施大修、改造、更新的由管理处工程主管组织实施，具体操作见维修管理制度和房屋维修保养规程。4.4共用设备、机具管理4.4.1对共用设备系统工程技术资料的归档 管理处工程维护部（组）应做到：成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第5页 共13页生 效 日 期2005年6月16日4.4.1.1对接管验收的设备系统资料整理、编号、归档；4.4.1.2并应及时建立相应的设备一览表（含权属）；4.4.1.3对设备、机具还应建立设备、设施/机具台账。4.4.1.4对设备、进行相应的标识：a.对主要设备、机具外表面采用设备、设施/机具标识卡形式，注明名称、规格/型号、设备编号、维护保养人等；b.对存在安全隐患的设备进行安全警示标识。4.4.1.5管理处工程维护部（组）对整理好的设备、机具技术资料按记录控制程序中 4.9、4.10进行装订入盒，统一进行管理。4.4.2申购、验收管理4.4.2.1需添置或更新的设备、机具由管理处相关部门提出设备/机具购置申请表申请，具体操作见采购管理程序；4.4.2.2对采购回来的设备、机具,应按采购控制程序、采购物品的验证规程的要求对所购机具的外包装、是否有合格证，试用等方面进行验证，填写设备/机具验收单，合格后方能入库；a.验收合格的设备、机具，由相关购置部门进行编号（具体操作见设备、设施/机具编号规定），建立设备、设施/机具标识卡、设备、设施/机具台帐，设备/机具一览表（含权属）；b.属低值易耗的工、卡、量具等由相关人员验证合格后,工程维护部（组）办理领用手续。4.4.2.3验收不合格的设备设施，工程维护部（组）负责与供方协商解决，具体可参照不合格控制程序4.3.2.1执行。4.4.3标识共用设施、共用设备进行标识及管理。详见标识及可追溯性控制程序中5.1.1.5条共用设施、共用设备、共用部位的标识。成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第6页 共13页生 效 日 期2005年6月16日4.4.4使用与保养4.4.4.1对工程、绿化、清洁机具使用后应填写设备/机具使用记录；4.4.4.2各部门根据机具使用情况每年填写一次设备/机具使用意见表报人事行政部作为合格供方的评审依据；必要时相关人员参与人事行政部组织的年度合格供方的再次评价。4.4.4.3管理处工程维护部（组）主管应在每年的年底对辖区内的设备系统，如：供水系统、空调系统、弱电系统、变配电系统、电梯系统等制订设备/设施保养计划表，报品质管理部审核后实施；4.4.4.4管理处各下属部门应对各自管辖范围内的设备及使用的机具严格按经批准的共用设备/机具保养计划进行维护、保养。填写相应的设备维护保养记录，对工程、绿化、清洁机具维护保养后应填写设备/机具维护保养记录。4.4.5设备的分包4.5.1.1对设备设施需分包进行维护保养的，由人事行政部组织品质管理部、财务部、基础管理部、相应的管理处人员参与对清洁外包方的选择、评价、合同评审；4.5.1.1对分包方的选择、评价、合同评审及服务质量实施监督应按采购控制程序及对分包方控制程序的相关规定进行。4.4.6巡检4.4.6.1运行人员巡检 管理处工程维护部（组）运行人员按相关的机电设备设施操作管理规定对供电、电梯、二次供水等机电设备及机房进行巡视检查，填写相应的巡检记录；4.4.6.2管理处工程维护部（组）、管理处、品质管理部的分级监督、检查。 详见过程、服务监视、测量控制程序中的相关规定。4.4.7故障、维修4.4.7.1管理处在日常的各级各类检查中发现异常和故障应及时排除和修复并成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第7页 共13页生 效 日 期2005年6月16日记录；4.4.7.2主要设备在运行中出现重要故障，运行人员应及时维修并记录，填写设备故障整改记录。同时报基础管理部组织对事故进行分析、提出整改意见；4.4.7.3管理处工程维护部（组）每月底对供电、电梯、二次供水等机电设备进行设备完好率进行统计，填写设备完好率统计表。4.4.8封存、报废4.4.8.1封存的设备由管理处保存，在台账上记录并报基础管理部备案；4.4.8.2封存地点要求干燥、干净、安全；4.4.8.3对不能修复或无使用价值的设施，或维修后检定不合格的设备，由各管理处工程维护部（组）填写设备/机具报废单按设备/机具管理制度的规定办理报废手续， 经总经理批准后报废，并在帐、卡上注明及对报废的设施做出挂牌标识，防止误用。4.5支持性服务设施的管理4.5.1办公车辆管理公司用车由人事行政部统一安排，具体详见车辆管理规定。4.5.2办公设施管理人事行政部负责对公司的电话、传真、INTEL网络、复印机、对讲机、电脑、手机等通讯工具使用进行管理和对管理处的进行指导、监督。具体详见办公设施管理规定。4.5.2办公场所管理 详见办公区管理规定。4.6工作环境4.6.1人事行政部公司工作环境的控制，提供适宜的员工工作环境以及对管理处办公工作环境的指导和协调。4.6.2管理处及相关部门负责顾客接待环境、正常的作业环境和设备运行环境。4.6.3对工作环境的管理包括人与物两个因素的管理。成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第8页 共13页生 效 日 期2005年6月16日4.6.3.1对人的因素的管理。a.充分发挥员工的潜能及创造性；各级管理人员要求所属员工按规定的岗位职责和作业指导书工作，还要注重发挥员工的潜能和创造性，按照“全员参与”的质量管理原则通过开展员工工作评定、鼓励员工多提合理化建议等方式，为员工提供更好的参与环境，使管理工作不断创新和改进；b.对员工情绪及心理稳定的管理各级管理者要通过观察、交友、谈话等方式，掌握本单位员工的思想动态，并尽可能地调整员工的不良心理状态，融洽员工之间的人际关系，保证各项工作高效、顺利进行。人事行政部要为各单位配备好人员，创造良好的工作环境；c.安全规则与劳动保护各操作人员要遵循自己的工作职责，严格按安全操作规定进行作业，在进行高空、带电等特殊种的作业时要做好作业防护，带好工具，遵守作业流程。防止质量、安全事故的发生；4.6.3.2对物的因素的管理a.物的因素包括：工作环境的控制，包括卫生、噪音、夏日冷气要求控制的温度等因素；a)人事行政部负责公司工作环境的控制，提供适宜的工作环境以及对管理处工作环境的指导和协调；b)管理处及相关部门负责顾客接待环境、正常的作业环境和设备运行环境。b.工作环境配置包括：a)配置适宜的办公和管理用房并根据需要适当装修；b)配置必要的通风、消防器材，保持适宜的温、湿度和职业卫生安全，确保员工服务、作业符合劳动法规的要求。对有温度、湿度要求的设备机房，如：监控室、配电房、电梯机房等相关人员在巡检中应将温度、湿度填写在相应的设备成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第9页 共13页生 效 日 期2005年6月16日的巡检记录中。发现不符合工作环境要求的问题及时处理。4.7监督、检查品质管理部按过程、服务监视、测量控制程序规定，对基础设施和工作环境管理活动进行检查并记录。5.0 相关文件采购控制程序过程和服务监视控制程序维修工岗位职责及工作规范质量体系相关文件、记录一览表 机电设备管理制度维修工操作规程共用部位、共用设施维修保养制度品质管理月检制度房屋完好评定标准 房屋维修制度房屋维修规程设备编号规定车辆管理规定办公区管理规定办公设施管理规定。6.0 相关记录QR6.3-01设备、设施/机具台账QR6.3-02设备、设施/机具标识卡QR6.3-03设备/机具一览表（含权属）QR6.3-04配套设施一览表（含权属）（含污水井盖、给水井盖、雨水井）成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第10页 共13页生 效 日 期2005年6月16日QR6.3-05房屋或其它建筑物本体一览表（含权属）QR6.3-06车位一览表（含权属）QR6.3-07综合竣工土建工程图纸资料清单QR6.3-08综合竣工土建工程技术资料清单QR6.3-09钥匙编号一览表QR6.3-10标识统计表（房屋、道路、房屋幢、单元、户号、共用设备设施、安全警示等）QR6.3-11设备/机具保养计划表QR6.3-12发电机运行记录QR6.3-13发电机保养记录QR6.3-14配电房巡检记录QR6.3-15停送电操作令QR6.3-16倒闸操作票QR6.3-17配电柜检修工作票QR6.3-18配电柜、控制柜保养记录QR6.3-19干式变压器保养记录QR6.3-20非机房工作人员进出登记QR6.3-21风机运行记录QR6.3-22风机保养记录QR6.3-23消防系统维护保养记录QR6.3-24变频生活泵运行记录QR6.3-25生活水箱月清洁记录QR6.3-26生活水箱清洗消毒记录(由自来水清洗公司提供)QR6.3-27水质检验报告(由防疫部门提供)QR6.3-28水泵半年保养记录成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第11页 共13页生 效 日 期2005年6月16日QR6.3-29游泳池系统运行记录QR6.3-30游泳池安全照明绝缘测试记录QR6.3-31中央空调（冷水机组）运行记录QR6.3-32中央空调（冷水机组）半年保养记录QR6.3-33中央空调（水源机组）运行记录（东软）QR6.3-34中央空调（水源机组）半年保养记录表（东软）QR6.3-35(燃气)锅炉房巡检记录表QR6.3-36燃气管道检测记录QR6.3-37(燃气)锅炉半年保养记录QR6.3-38对讲报警系统保养记录QR6.3-39防盗监控系统保养记录QR6.3-40停车场管理系统保养记录QR6.3-41巡更系统维护保养记录QR6.3-42防避雷与接地系统保养记录QR6.3-43小区建筑物接地电阻检测记录QR6.3-44水街循环系统运行记录（名城）QR6.3-45电梯日巡检记录QR6.3-46电梯保养记录(由电梯维保分包方提供)QR6.3-47电梯年检合格证(由质量监督局提供)QR6.3-48电梯年检报告书(由质量监督局提供)QR6.3-49设备检修记录QR6.3-50设备故障及处理记录QR6.3-51设备完好率月统计表QR6.3-52设备/机具报废单QR6.3-53设备/机具使用记录成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第12页 共13页生 效 日 期2005年6月16日QR6.3-54设备/机具维护保养记录QR6.3-55设备/机具使用意见表QR7.5-04服务单QR6.3-52维修及时率、返修率统计表QR6.3-53工程维护部服务记录QR6.3-54工程维护部有偿服务统计表QR6.3-55共用设施保养计划QR6.3-56共用部位、共用部位设施巡检记录QR6.3-57共用部位、共用设施维修保养记录 QR6.3-58空置房巡检记录 QR6.3-59房屋完好检查记录表QR6.3-60房屋完好率统计表QR6.3-61工程值班记录QR6.4-01出席会议人员签到表QR6.4-02传真收发登记表QR6.4-03办公物品领用登记表QR6.4-04用车申请表QR6.4-05派车单QR6.4-06用车登记表QR6.4-07车辆周检记录表QR6.4-08车辆月消耗表QR6.4-09印章使用登记表QR6.4-10印章销毁登记表QR6.4-11钥匙借用登记表QR6.4-12代购机票登记表QR6.4-13餐费发放清单成都中海物业管理有限公司程序文件基础设施及工作环境控制程序文 件 编 号CZH/QEM6.3、6.4、4.4.1-2005版本/修改次B0页 码第13页 共13页生 效 日 期2005年6月16日QR6.4-14管理处（ ）月伙食补贴发放表QR6.4-15仓库物品标识卡QR6.4-16固定资产报损审批表（试行）QR6.4-17固定资产登记表QR5.5.3、4.4.3-01工作联系单QR7.5-01关键特殊过程确认记录QR7.5-02关键特殊过程设备确认记录QR8.2.3/8.2.4-01过程、服务监视、测量点清单QR8.2.3/8.2.4-02过程能力评价表QR8.2.3/8.2.4-03过程、服务监视、测量报告QR8.2.3/8.2.4-04环境监测记录QR8.2.3/8.2.4-05管理服务日检记录QR8.2.3/8.2.4-06管理服务周检记录QR8.2.3/8.2.4-07管理服务工作月报告QR8.2.3/8.2.4-08管理服务月检检查记录QR8.2.3/8.2.4-09不合格/不符合登记表QR8.2.3/8.2.4-10不合格/不符合统计表QR8.2.3/8.2.4-11不合格/不符合统计分析报告