试论疾控中心数字档案建设实践_崔媛英.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S233实践纵横Best Practice试论疾控中心数字档案建设实践 崔媛英（菏泽市牡丹区疾病预防控制中心，山东 菏泽 274000）摘要：本文结合疾控中心档案管理的实际情况，就疾控中心数字档案建设的重要性与相关路径展开研究与说明。旨在强化疾控中心数字档案的建设与研究，提高疾控中心的数字档案构建，增强疾控中心的数字化。关键词：疾控中心；数字档案建设；实践路径疾控中心工作重心主要是用于对疫病的预防和控制。疾控中心的数字档案管理能够为疾控中心高效运行提供一定的数据保障作用，通过信息化和数字化的技术融合，能够为疾控中的科学化构建基本的信息参考。在如今这个社会发展节奏快速、社会信息繁杂的时代背景下，将疾控中心的数字档案建设变得更加科学性、智能性，能够有效增强疾控中心对数字档案的管理，为疾控中心档案查询和利用创造更多条件。而数字化档案建设作为新兴起的一类档案技术内容，还处在刚刚建设的阶段，如何结合疾控中心的实际情况，最大化发挥数字档案优势，体现数字档案的信息查询智能化都是需要考虑的重要方面。一、疾控中心数字档案建设的重要性在疾控中心档案管理中开展数字化建设，能够极大地提升传统的档案信息使用效率，有效提升档案管理的效率。传统上的疾控中心档案管理多以纸质文件为主，在保存和使用上难以避免纸质文件的损坏或材料数据的错误。尤其是在文件的修正和更改上需要重新进行再一次的梳理，这无疑给工作带来了一定的繁琐，在管理上耗时耗力，管理效率也不高。另外，也不方便二次查询，查询次数越多对纸质档案的损害就越大。因此，传统档案的使用率并不高，往往还存在很多使用上的局限，这也进一步阻碍了档案信息的利用率，导致档案信息的价值无法得到完整发挥。当数字化的档案管理技术引进后，能够打破传统纸质化的档案管理局面。在数字化的转型中，避免了纸质文档难以保存、重复使用的问题。同时，数字化的档案建设能够进行智能检索，节省了大量的时间和人力物力，降低了存储上的空间负担，也为今后档案的重复使用开创了有利条件，增进了档案管理的环境优化，让档案信息内容有更多的价值发挥空间。从保存条件来说，数字化的档案管理要比传统档案管理的保存环境更好、保存条件更佳。在纸质化的文档保存中，纸质材料受到的外界影响较大，外界环境中的温度、湿度都容易对纸质文档产生腐蚀作用，容易让纸质文档出现纸张破损、信息丢失、数据模糊等问题，这无疑极大影响了疾控中心数字档案管理的准确性。而数字化的档案管理因管理条件不同，不仅能够让优质的档案信息永久保存，还能通过计算机技术实现对档案内容的整体整理和综合查阅，提高了档案信息内容的使用频率，保证了档案信息中的信息价值。除此之外，数字化档案建设能够充分发挥线上档案信息平台的优势，体现互联网网络信息技术，在线上线下的档案管理中实现通过计算机进行档案信息整理和搜索，提供比较便捷的查询条件，促进档案信息的进一步使用，确保档案信息的保存质量。在疾控中心的数字档案建设中，通过智能化技术的更新，能够为疾控中心的过往信息内容创建一次新的使用机会，让疾控信息能够更好地造福群众，也能够通过历来的疾控中心档案内容开展经验总结，提炼出新的一套疾控方式，增进我国疾控防疫的效率，对疾控中心的整体发展和未来的价值提高都会有很大的现实意义。数字化的档案建设在信息的保存和准确性上，相比传统的信息保存方式会有质的提高。通过大数据的技术融入，实现对信息上的智能检索和智能检测，避免一些低级错误，提高信息保存的内容真实性，加强对信息内容的整体使用。2022 年 第 6 期黑龙江档案234实践纵横Best Practice在数字化档案管理系统中，能够优化档案管理条件，让疾控中心的信息内容被更多人使用，也更大化地发挥档案使用质量，保存更多高质量、高价值的档案信息。根据计算机技术实现对档案的智能查阅，改革档案信息内容的使用方式，提高档案信息内容的利用率。从档案信息价值的方面来说，数字化档案建设能够让疾控中心的档案资源被更多人所发现，而不是成为白纸黑字上固定存在的内容而已。挖掘信息价值、发挥信息价值、体现信息价值才能真正实现档案建设管理的意义，体现数字化档案建设的优势和有效性。二、疾控中心数字档案室建设存在的问题结合目前疾控中心的数字档案建设实际情况与数字化档案建设的技术问题来看，当前存在的主要问题主要有如下几个方面。首先，档案作为疾控中心的原始记录保存，有着一定的科学研究价值。尤其是疫情期间数据保密性极强，涉及到国家的安全防卫等问题，且数据保存一般是在一个较长的时间范围内，对疫情的相关数据保存的完整性要求较高。这方面信息内容关系着疾病预防控制中的工作水平提升情况，同时也与群众的健康水平息息相关。在疾控中心内部，当下数字化的水平还比较低，数字化的推进程度也比较缓慢，很多疾控中心部门的档案信息整理还是采用最基本的纸质文档的形式，通过人工方式管理档案。如何加强数字化的档案管理技术推进，同步在疾控中心各个部门推进档案管理数字化是当前遇到的首要难题。其次，有些疾控部门是采用人工方式管理，有些并未安排专业人员进行管理，这导致在部门与部门之间的信息对接中出现零散与不统一的情况。有的科室是电子档，有的是纸质档，在进行查询资料整合时需要统一两种不同的存储类型，让档案查询工作变得更加复杂。疾控中心在数字档案管理中存在规范化不够、信息化不高、资料整合利用率不高等问题，这些都会制约数字档案管理的整体推进。同时，还有数字化管理的基础设施比较缺乏也会影响数字化档案建设的综合发展。最后，疾控中心内部绝大多数人对数字化档案理念不够强烈，缺乏对数字化档案管理的一定认识，认为沿用传统的档案管理也能够进行档案信息的使用。这种局限思维在一定程度上也制约了数字档案建设和发展。从疾控中心档案管理部门的人员构成来看，缺少数字化档案管理的专业人才，尚未成立专业的档案管理人才队伍，导致数字化档案建设举步维艰。在数字档案建设的信息安全防护中，需要专业的人才队伍进行统一维护，避免安全性能不足造成档案数据信息的内容外泄，给社会带来负面影响，阻碍疾控中心档案信息的整体提升。针对上述几个方面的问题，今后在疾控中心的数字档案建设中还需要加强改善，争取做到对数字化档案建设的整体增强。三、建设疾控中心数字档案室的有效策略疾控中心原有的档案内容里涵盖了对绝大多数疾病种类的记录和群众疾病接种情况的记录，其档案信息记录的内容时间跨度大、内容涵盖面广、数据较多。因此，在数字化的档案建设中，要将疾控部门所涉及到的数据信息进行统一的整理和数字化的转换，确保能够以新的档案建设路径出现，为疾控中心的档案内容提供充分的技术支持。（一）树立数字化档案理念首先，为了加快疾控中心档案管理的数字化转型，要注意从数字化档案理念的改变着手，形成现代化的思想观念，改变传统的数字化管理理念，凸现数字技术与信息技术的科学性、高效性。同时，打破原有的封闭式管理，注意对档案数据信息的价值体现。在档案数字化管理中，加强每个工作人员的信息技术认识。疾控中心档案管理部门的各个单位也应主动意识到档案管理的数字化技术转换，自觉主动进行数字化技术的提升，完善工作上的数字化技术推进。在引进了大数据技术后，管理者要学会创新管理理念，用最新的管理思维去发挥数字化管理的整体效果，将静态管理模式过渡至动态管理模式，从疾控中心的实际情况出发，端正数字化管理理念。在疾控中心的发展规划里，融入档案管理的数字化建设内容，改变对疾控中心内部的发展战略，树立正确的数字化管理理念，构建新的数字化管理体系，为数字化技术更好运用在档案管理中创造基本的体系条件。同时，还要注意对原有疾控中心档案内容的结合融入，开创大量实践内容，从实践中弥补不足，挖掘经验，通过深入分析和及时调整，制定出有效的应对策略，发挥数字化技术档案管理价值和水平。（二）建立科学数字化管理数据库在数字化的档案管理中，如何将庞大的纸质资料转换成数字资料，还需要提前建立比较完整的管理数据库。在数据库中，以疾控中心的实际状况出发，提升数据的合理性、全面性。同时，要与疾控2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S235实践纵横Best Practice中心各部门的工作人员达成共识，建立可以互动沟通且连成一脉的管理体系。要结合疾控中心现有的数据类型，根据不同的数据库主题对数据库内部的各个项目划分，进而得以实现传统数据库向数字化数据库的过渡。为了加强管理的质量与效率，要根据数字化档案建设内容和要求构建科学的档案管理体系，提升数据系统的完整性，让信息资源得以共享，从而确保档案管理数字化建设中的科学提升，让疾控中心的档案数据内容更好地为社会服务。在数字化管理体制下，能够提供一个完整的数字化档案管理构建参考，加快疾控中心档案管理改革的整体进程，让疾控中心的档案管理能够更好地顺利开展，体现疾控中心档案管理的信息价值。（三）加大数字化软件及硬件投入数字化档案建设最为关键的一个地方是软硬件设施，缺乏软硬件设施便难以给数字化档案建设提供技术支持。一般软硬件设施所需要的费用比较高，需要财政给予足够支持，在软硬件设施上加强建设与储备。从疾控中心数字化档案管理的要求来看，数字化建设所涉及到的软硬件设施主要包括有存储设备、网络设备、操作系统以及信息安全系统等，这些基础的软硬件设施共同形成了疾控中心的数字化档案管理。同时，在扫描仪、打印机、计算机这些硬件配置下，要注意进行定期维护，加强日常管理工作，确保每个工作人员都能够学会正常使用，以此最大化地发挥档案数字化管理中的软硬件设备技术。在软硬件选择上，要秉持优胜劣汰的原则，选用较新、技术水平较高的软硬件，有利于档案管理中的数字化建设任务。同时，动态化的数字档案管理需要有庞大的数据计算容量，要能够对档案信息内容进行智能化筛选和处理，为数字化档案管理奠定良好的技术基础。在软硬件的使用和配置上要尽可能做足做全，通过基础设施的准备确保整体的数字化档案转型效果，为疾控中心档案信息的整理和使用做好一定的技术辅助。（四）重视复合型人才培养在疾控中心档案室管理中，绝大多数档案工作者档案专业性较低，很多都缺乏对数字化档案转型的认识。如何构建数字化档案建设并发挥数字化档案构建优势，这些都是档案工作者比较缺乏的专业技能。因此，疾控中心档案管理部门要注意对复合型人才的培养，要在现有的档案管理工作者中强调数字化技术使用的重要性。相关人员要学会及时补充自己的数字化技术水平，提高档案管理综合实力。要组织人员进行培训和互相学习交流，在档案管理中强调技术人才的重要性，构建人才队伍，确保档案管理中对信息资源的使用效率和使用准确性，确保疾控中心档案管理的有效性、高效化。此外，复合型人才在今后的档案管理工作中也将成为最关键的竞争力之一。为了提高数字化档案室建设的整体实力，优化数字档案建设的科学性，对档案管理人员的复合型技术提升势在必行。只有人才队伍不断扩大、人才技术不断增强，才能让数字化的档案管理注入更多新力量，让数字化档案管理变得更加科学高效。在有关疾控中心数字档案建设路径研究中，随着科学技术的不断提升，现代计算机信息技术的快速发展，档案数字化的建设脚步也在不断变化。在疾控中心内部，档案建设作为疾病类型、种类的传播方向和渠道信息收集最广、内容涉及面最多的一个大型资料库，为实现档案资料查询的智能化，提高档案资料查询的科学性，对疾控中心的整体发展和综合水平提升都有重要意义。同时，疾控中心数字档案建设能够促进档案管理的质量增强和档案管理的效率提高，体现信息价值。当前，档案数字化管理是疾控中心档案建设发展的主要趋势，需要广大的档案工作者展开更深入的调查和研究，以此促进档案数字化的进一步发展。同时，要在大量的实践中汲取经验，总结教训，不断优化数字化管理的整体内容。通过创新和技术引进，让疾控工作得到更好的开展，也让疾控中心的数字档案变得更加完整，给群众带来更多健康的保障。参考文献 1 柳杨.信息化技术在疾控中心档案管理中的运用 J.中国卫生产业,2019(14).2 葛兰英.疾病中心档案管理的信息化与科学化探究 J.中国管理信息化,2019(12).3 吴苏明.疾病中心档案管理的有效性 J.中国卫生产业,2020(02).4 廖明.疾病中心档案数字化转型的相关策略 J.中国档案管理,2019(05).责编：蒋立民