试论房地产档案信息化建设_刘艳华.pdf

1162023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS试论房地产档案信息化建设刘艳华（烟台市市属直管公房管理服务中心，山东 烟台 264000）摘要：本文分析了房地产档案的主要特点、管理现状，就房地产档案信息建设的意义做了深入分析，为实现房地产档案管理信息化建设提供了新的思路，旨在全面推动在大数据环境下房地产档案信息化建设，促进房产行业的繁荣发展，为国民经济的发展和社会的进步提供良好的基础。关键词：房地产档案；档案管理；信息化建设随着大数据时代的到来，推动了城市建设的飞速发展，智慧城市离我们越来越近。城市化建设和管理工作的开展离不开房地产档案，房地产档案为其提供了原始的记录和可靠的基础。特别是在数据开放的环境下，房地产档案信息化建设提高了城市化建设和管理工作的效率，为国民经济的发展作出了突出的贡献。随着房地产行业的迅猛发展，房地产问题成为被日益关注的民生问题，房地产档案信息化建设为房地产行业的平稳发展提供了一个坚实的平台。对房地产档案信息资源进行系统性研究，进一步加强房地产档案信息资源的开发利用，能够对房地产行业的兴旺和发展起到推动作用，有利于促进整个社会的经济繁荣兴旺，对民生建设也有着举足轻重的重要意义。一、房地产档案的特点房地产档案是记载房地产行政主管部门在房屋权属登记、调查、转移、变更等房屋产权管理工作中有保存价值的文字、图表、声像等形式的历史资料。它记录着房地产行业的整个发展过程，具有档案的基本属性，即原始记录性。房地产档案的特点会受房地产市场的影响，要结合房地产行业的实际情况去分析房地产档案的特点，这样才有利于对房地产档案的收集和整理。房地产档案本身是在房地产行业的大环境下发展起来的，它的内容涉及范围很广。房屋是房地产行业开发的企业产品，涉及到生产和流通领域。从企业涉及的外部行业来看，参与其中的有住建、国土资源、发改委、市场规划、市政公用事业等不同职能的政府管理部门，还有银行、证券等金融投资企业。从企业涉及的内部来看，涉及到企业内的各个业务部门和相关的下属企业、合作单位等。就房地产档案的具体内容而言，涉及开发项目工程档案、房地产公司档案、房地产权属档案、拆迁档案、项目营销档案和物业管理档案等。具体特点如下：（一）具有很强的专业性房地产企业从事的经营活动主要包括：土地的征收、拆迁、开发、出让转让、房屋的出售、出租、转租、房地产抵押及房地产工程建设等内容，在此过程中会产生大量的文件资料、谈判、协调、筹划等合同及一些法律性的文件材料。涉及的每一项内容都需要有专业的人来参与，这在一定程度上决定了房地产档案具有很强的专业性。（二）具有立档周期长的特点房地产档案主要以项目档案为主，归档时间较长，并且时间的跨度很大。例如，建设一个住宅小区，要经历从调研、立项、决策等前期工作阶段到中期的设计、施工、竣工、销售及后期的入住阶段，整个周期至少要经历三到五年的时间。在此期间，还会涉及到分期开发的综合项目，经历的时间会更长。每一个房地产项目都会产生大量的文件资料，不论是哪一年形成的，都需要归到所涉及的项目档案中，没有任何时间上的限制。基于这种情况的考虑，会提前根据归档的要求把每一个房产文件资料收集齐全，按照档案的分类要求放入临时卷宗，在平时就要做好立卷归档工作。等到活动整体结束后，将整理好的文件资料移交到档案部门进行归档。（三）具有法律依据性目前，我国房地产业的经济纠纷在不断地增多。例如，房地产的继承、抵押、交易、保全、评估过程中产生的一系列纠纷，人民法院在解决这些纠纷时会将房地产档案作为重要的法律依据。房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产1172023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明。因此，房地产档案具有法律依据性。（四）具有区域垄断性和局限性此特点是由房地产行业实行属地管理决定的，房地产权属登记状况的管理和记录是唯一的。房地产管理部门在对房地产进行管理的过程中体现了对所管辖地区房地产档案的垄断和独占地位，要不断地对房地产档案加强管理和开发利用，这对本地区的社会经济的发展和稳定及房地产行业有着深远的影响。（五）具有动态性和广泛性房地产档案的组成内容和面向的对象在不断地变化、增加，这也决定了房地产档案的动态性和广泛性。二、房地产档案管理的现状房地产档案管理是一项专业性、政策性很强的专业技术工作。就目前的实际发展情况，房地产企业档案管理还存在着一些问题：第一，房地产行业是社会发展中的新兴行业，大到国家小到地方企业，涉及房地产企业的专门的档案管理制度还不够完善，缺乏一套科学的制度体系，企业内部存在着对制度重视程度不够、理解不足、执行不到位的现象，并未充分地发挥档案管理的作用。第二，房地产企业的档案包含着多个档案门类：机关、施工单位、销售部门、拆迁部门、物业等，数量庞大。对于档案管理人员来说，门类新而杂，缺乏成熟的管理经验，管理方法和管理手段与房地产档案特点不相适应。对一些在工作过程中形成的原始资料，如前期调研、中期投资、后期签订合同等过程中产生的文件资料等，缺乏规范化、系统化的管理。第三，一般来说，房地产企业成立的时间短、人员新且流动性大，领导和管理人员对档案的重视程度不够，认为档案工作是边缘化工作，普遍存在着档案管理意识薄弱的现象，对档案的收集范围和内容缺乏系统化了解和掌握，从而带来了后期文件资料归档不及时、收集不齐全和不完整的等一系列的问题，当需要时很难查阅到。这些问题的存在，在一定程度上制约了房地产档案管理工作的顺利开展，不能把档案的实用性和有效性充分地发挥出来，影响了档案信息资源的有效开发。房地产行业档案管理正在逐步向信息化的方向发展，在发展的过程中也存在着一些信息化问题。首先，档案信息化建设的基础工作做得不够扎实和专业。做好档案信息化管理的前提是要把基础工作标准化和规范化。受历史因素的影响，房地产企业档案室业务工作薄弱，案卷质量低，尤其是对各种门类档案的管理细则没有统一的标准，相容性差，档案管理工作程序还停留在整理纸质档案的基础上，对于档案信息化缺乏统一的规范准则，制约了档案信息工作的全面化建设。在科学技术的推动下，归档的文件资料大多数是磁盘和光盘，现行的档案整理规则和著录标准已经不能完全适应。其次，档案信息化建设正处在初期建设阶段，利用计算机等信息技术开发的档案软件缺乏通用性和普适性，并不能满足档案信息管理的需求。目前，档案部门使用的信息管理系统错综复杂，没有统一的标准，无法与档案信息资源共享的要求相适应。大多数的档案信息系统及管理软件只是单一地被应用于文件管理，对工程图纸、视频音频等科技档案资料缺乏专业化的管理方式和工作方法，这严重制约了档案信息系统整理水平的提高，对档案信息化的发展也带来了一定的阻力。最后，档案信息管理人员缺乏专业性。做好房地产档案信息化建设需要一支既具备专业档案管理知识，又熟通计算机技术和房地产管理经验的专业化的管理团队，这是实现房地产档案管理信息化工作的关键。但是，就目前的情况而言，档案管理人员缺乏专业的管理水平和现代化的计算机技术，既懂档案又懂计算机这样的复合型人才更是奇缺，尽管企业引进先进的技术设备，但是并没有得到充分地发挥，信息化建设的目标更是遥不可及。三、房地产档案信息化建设的意义在社会高速发展的过程中，房屋交易量的不断攀升，会产生大量的房地产档案。房地产档案的研究主体是房屋，是房屋从建造到消亡整个发展过程中形成的台账、图、卡、照片、文件及所有真实反映关于房屋历史变化过程的资料。并且档案管理人员对房屋建造的各个过程中形成的文件材料等信息资源进行大量、长期、有效、有选择性地保存。当今，随着国民经济建设的不断加快和社会信息化进程的不断发展，房屋的各种信息资源大多数通过政务网络渠道进行传递。对房地产档案进行信息化建设成为目前一项很重要的工作。房地产档案在房屋的建造过程中涵盖了初期规划、政策法规、工程建设和经营交易等各项工作环节的文件资料，档案管理人员要对各类文件信息资料进行归档、整理和编目，最终实现对房地产档案的统一集中管理。过去1182023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS受条件的制约，房地产档案的形成到二次文献信息资料开发还一直延用的是传统手工信息加工方式，还停留在纸质载体上，存在错误多、效率低、保密性差、易丢失、信息无法实现共享等一系列的问题，极大限制了档案的管理水平。如何将这些庞杂的房地产档案进行高效地收集整理和开发利用，是房地产行业和房地产档案信息化建设工作面对的重要课题，也是房地产行业一场划时代的革命。房地产行业可以借助现代计算机信息技术迅猛发展的东风，充分发挥大数据时代计算机数据处理的优势，对房地产档案进行信息化开发利用，把档案涵盖的信息量通过计算机等现代化技术展现出来、传递出去，充分实现档案信息资源的价值，最大限度地方便档案利用者对档案信息资源的需求，全面提高房地产档案管理工作水平。做好房地产档案信息化建设的重要意义，主要体现在以下几方面：（一）有效提高档案的使用价值和利用率收集整理文件资料、归档形成档案的最终目的是方便利用，房地产档案管理部门要切实发挥档案管理部门的服务职能。管理好档案是为了更好地利用档案。当我们用现代化的计算机技术对档案进行信息化建设后，与传统的档案管理方式相比，在档案管理系统中检索信息资源的速度会大大加快，更加方便人们查阅档案，充分发挥了档案管理部门的职能。（二）规避了纸质档案的缺点在房地产档案信息化建设的过程中，要开发档案管理信息系统，扩大电子化档案的存储空间。纸质档案的存储空间具有局限性，对库房的要求比较严格，而电子化档案的存储容量可以根据实际需求进行扩容。另外，电子化档案还便于携带和保存，随用随查，这也是纸质档案无法实现的。为了确保档案的安全，电子化档案有固定的密钥，提高了档案的保密性。纸质档案如果长期存储会面临纸质发黄老化的问题，而电子化后的档案可以延长档案资料的使用寿命。（三）降低了档案管理的成本在传统的档案管理模式中，需要有专业的或者是兼职的档案管理人员对档案进行日常的管理和维护，这就需要房地产企业加大对人力、物力和财力的投入。实现了信息化后，解放了人力的双手，主要依靠计算机系统存储信息，大幅度地节约了人力、物力和财力的投入。因此，加快实现房地产档案信息化是实现房地产管理标准化、规范化、科学化的重要前提和保障，同时也是信息化社会对档案管理部门提出的适应当前形势发展的、新的更高的要求。四、实现房地产档案信息化建设的思路（一）建设科学化的档案管理系统在进行档案信息化建设的过程中，要做好两方面的基础性工作。一是要求档案管理人员按照制度妥善保管好档案原件，不乱用，不泄密；二是加快建立档案数据库。档案原件是房地产档案的原始资料，不能被任何材料替代，是建立档案数据库唯一的真实来源，不能因为进行档案信息化建设而忽视了对原件的完整保存。（二）打造科学化的档案管理软件平台在档案管理信息系统中，数据库为储存档案信息数据提供了存储空间。数据库是开发档案管理软件平台的基础，能够实现对录入数据的具体运算，并且进行合理地存储，对数据进行自动分发，按照规定的标准进行运算。随着计算机科学计算的不断改进，在房地产档案信息化管理中，要选择比较常用的计算机语言，能够为用户和管理者构建一个科学化、人性化、准确化的软件平台。（三）档案管理人员水平需要专业化信息化时代，在对房地产档案进行信息化管理的过程中，要根据信息化的特点招聘专业化的复合型档案管理人员。对档案管理人员的上岗培训提出严格的要求，采取多样和灵活的培养模式，加大培训的力度。除了一般性的培训、研讨和交流等方法外，还可以采用特殊办法和政策进行严格的考核，建立科学化的奖惩办法。有计划地定期培养高层次学历教育的复合型人才，丰富和加深培养对象的基础理论和专业知识，优化档案管理队伍结构。参考文献 1 周世坤.浅谈房地产档案的管理现状与应对措施 J.中国房房地产,2011(02).2 孙绪奇.谈房屋产权档案管理的重要性 J.兰台世界,2007(05).3 高雅杰.房地产档案信息化的应用价值 J.城建档案,2010(06).4 肖 爱 娥.房 地 产 产 权 档 案 管 理 探 析 J.档 案 时空,2007(05).责编：蒋立民