试论如何提升婚姻登记档案信息化管理水平_马华丽.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S73兰台论坛Lantai BBS试论如何提升婚姻登记档案信息化管理水平马华丽（郓城县婚姻登记处，山东 郓城 274700）摘要：本文对婚姻登记档案管理的相关内容进行分析，首先对婚姻登记档案信息化管理概念与特点进行讨论，指出婚姻登记档案管理中存在的问题，最后提出提高婚姻登记档案管理水平的相关对策，旨在更好地助力于婚姻登记档案工作的顺利开展。关键词：婚姻登记档案；档案管理；信息化婚姻登记档案是维护婚姻当事人合法权益的重要资料，在信息化社会背景下，加强婚姻档案管理力度是非常必要的。从现阶段我国婚姻登记档案管理的情况来看，其中还存在一些问题，从现实情况出发，积极对档案管理方法、信息化建设进行优化，是现阶段档案管理工作的关键。一、婚姻登记档案信息化管理的概念和特点（一）婚姻登记档案信息化管理的概念婚姻登记档案信息化管理指的是利用互联网以及现代化信息技术构建网络系统，配合一些硬件设备实现对婚姻登记档案的信息化管理，这是一种婚姻登记档案管理的新模式。婚姻登记档案管理利用信息化技术，改变了档案管理的形式，使得婚姻登记档案资料不在以纸质版的形式存在，而是以电子化的形式存储，这大大缩减了婚姻登记档案管理的流程，大量节约了婚姻登记部门档案管理过程中的各项资源。（二）婚姻登记档案信息化管理的特点1.技术性。婚姻登记档案信息化管理工作的开展基础是信息化技术，档案管理人员借助信息化技术管理婚姻登记档案时，可以将档案进行电子化处理，各项电子化档案存储到电脑或者互联网终端，这样能够大大提升档案管理的效率。2.智能性。婚姻登记档案管理人员利用信息化管理系统，可以在线上完成婚姻登记相关资料的整理、分类、归档等工作，能够有效缩减一些中间环节，实现婚姻登记档案的智能化管理。档案管理人员可以利用互联网、信息技术完成婚姻登记档案资料的收集，使得档案资料保持完整性，同时可以利用网络进行档案资源的传输，使得婚姻登记档案资料能够被广泛利用，提高利用效率。二、婚姻登记档案管理存在的问题婚姻登记档案管理工作是民政部门工作中的一个重要部分，也是司法工作开展的基础数据支持。但是，婚姻登记档案在实际管理过程中还存在一些问题。首先，有关部门忽视婚姻登记档案管理工作。一些民政部门没有认识到婚姻登记档案管理的重要性并给予足够的支持。其次，在婚姻登记档案管理过程中，存在工作方式、理念落后的问题。一些婚姻登记档案部门的管理人员岗位配置不齐全，有些是老同志担任，甚至还有一些人是兼职，这会影响婚姻登记档案管理的效果。最后，在构建信息化档案管理模式时，缺乏专业平台的支持，虽然民政部门已经逐渐进入信息化发展阶段，但是婚姻登记档案信息化管理中还存在工作理念落后的问题，服务能力较弱，降低了档案资源的利用效率。三、提升婚姻登记档案管理工作的有效策略（一）加强组织领导，思想上高度重视婚姻登记档案信息是一种凭证，也是工作记录的载体，档案信息中包括的内容比较多，具有的价值比较大。民政部门应该联合档案管理部门，针对婚姻登记档案管理工作进行商定，增强组织领导的重视程度，从思想上改变对婚姻登记档案的管理理念，有效解决档案管理过程中出现的问题，完善档案管理设备，购置档案管理所需防火、防盗、防潮等硬件设备，形成一个良好的婚姻登记档案管理建设氛围。（二）完善各项规章制度，确保有章可循婚姻登记档案管理应该完善各项规章制度，使得档案管理工作能够有章可循，进而促进档案管理工作规范化开展，保证婚姻当事人的登记信息的安全。如果没有明确的制度要求，婚姻登记档案管理2022 年 第 6 期黑龙江档案74兰台论坛Lantai BBS工作在实际开展过程中，就会毫无章法，进而影响档案管理的效率和质量。婚姻登记档案和一般的档案不一样，具有一定的特殊属性。如法定性、保密性等。所以，婚姻登记部门应该按照婚姻登记法等相关法律法规，根据本单位的实际情况构建完善的婚姻登记相关工作管理机制，如保密工作制度应急预案等，使得婚姻登记工作可以按照标准流程有序开展，确保档案信息的安全性和保密性，有效维护登记人的合法权益。（三）采用现代化手段，加强信息化管理在信息技术飞速发展的背景下，档案管理工作逐渐向着信息化管理方向转型，需要强化档案信息化管理水平。婚姻登记档案管理办法中明确规定，婚姻登记档案保管期限为 100 年。对于一些有保存价值的档案，可以适当延长保存期限，有些档案可以永久保存。婚姻登记档案需长期保存的特点以及广大群众对档案信息的利用需求，均对婚姻登记档案管理提出了要求。所以，婚姻登记档案管理应该利用现代化手段，实现档案管理模式的转变，构建婚姻登记信息化档案管理模式，提高档案信息化管理的效率和水平。1.档案信息资源分布采集规范化管理。婚姻登记档案信息具有复杂性、多样性的特点，所以在对这类档案开展管理工作时，可能会出现资源管理浪费的问题。站在国家民政部门的角度，应该做好宏观管控，对婚姻档案管理部门制定出明确的档案信息资源分布采集规范化管理机制，便于各级部门有效收集数据，统一标准化管理档案，促进档案管理的规范化发展。另外，国家还应该制定有关政策机制，制定出档案管理的各项标准，使得各个地区能够实现资源共享。2.档案信息系统化分层管理。婚姻登记处的档案资源数量越来越多，这些档案资源涉及到当事人的隐私和实际利益，相关部门需要对档案做调取查询，可能会涉及泄露当事人隐私等问题。由于档案数据库内档案信息管理不到位，造成档案信息存在错误，婚姻登记档案信息管理比较混乱，影响后续的查询工作正常开展。所以，档案管理人员在开展工作时，应该利用信息技术对婚姻登记档案进行系统化分层管理，可以按照日期对档案做全面的梳理，便于相关部门调取使用档案，推动婚姻登记档案数据的共享进程。3.完成数据补录工作。首先，档案管理部门应该加快婚姻登记历史数据补录工作的步伐，各级民政部门做好辖区内婚姻登记档案的补录工作，并且将这项工作作为民政部门的一项考核项。民政部门主动联合档案部门、财政部门，争取到人力、物力、财力等资源支持，提高婚姻登记档案历史数据的补录工作的效率。其次，婚姻登记部门应该完成数据归集签名。按照上级领导部门的要求，婚姻登记证信息应该全部上传到省大数据发展管理局，并且在系统内进行更新，以此推动婚姻登记证电子签名和版式电子证照的工作开展。省民政厅作为发证机关，统一为各登记机关发放数字证书，各地区的登记员负责完成信息核对以及电子签名确认工作，进而保证数据信息的真实完整。最后，做好婚姻登记档案信息的统一管理，实现数据规范共享。各级部门之间加强合作，签订信息共享文件，构建数据共享网络，充分利用婚姻登记档案资源，实现资源的共享。（四）加强技能培训，提高整体素质婚姻登记档案管理部门应该重视管理人员的素质提升。上级主管部门应该对婚姻登记档案管理人员进行定期的培训，培训任务结合档案管理工作执行过程中的重点内容，定期邀请行业标杆到档案部门进行分享和讲座，让档案管理人员了解更多的档案管理知识。也可以组织档案管理人员进行案例研讨，相互学习，共同进步。另外，还要提高婚姻登记档案管理人员的责任心和职业素质，能够充分为当事人的隐私信息保密，以免损害婚姻当事人的利益，给其带来不可逆的伤害。为了充分实现婚姻登记档案信息化管理效果，管理人员除了应该具备档案管理的综合素质外，还要具备较高水平的信息技术应用能力。档案管理部门应该对管理人员进行数字化管理操作技能培训，使其可以掌握计算机技术、信息技术等多方面的技能，能够高效利用信息技术开展档案管理工作。（五）对档案管理人员进行有效激励，加强职责考核职业认同对个体来讲，具有十分重要的激励作用，也会促进个体更好地发挥自己的能力。在婚姻登记档案管理过程中，领导应该对档案管理人员进行适当的激励，使得管理人员在激励的作用下，高效完成档案管理工作。另外，还应该构建完善的婚姻登记档案目标管理责任制度，针对档案管理人员做好考核，进而可以有效激发档案管理人员的工作积极性，使其可以按照标准主动完成各项档案管理工作，并保证档案管理工作的质量。（六）实现档案共建共享，提升服务质量1.加强顶层设计。2018 年 3 月，有关部门出台2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S75兰台论坛Lantai BBS了关于加快推进婚姻登记档案数据共建共享工作的通知，民政部门对这一通知进行再次宣导和落实。通知中将婚姻登记档案数据共建共享的工作目标、任务等相关内容进行明确，这为各级民政婚姻登记部门、档案管理部门开展档案管理工作提供了制度依据。2.加强部门协作。国家有关部门应将共建共享工作作为一项考核指标纳入对各地市的年度考核项当中，要求相关机构定期展示各级部门完成情况。另外，还要做好和省档案局的沟通协调，加强部门之间的协作，推进各级档案管理部门档案管理工作的进程。省内婚姻登记机关和各级档案馆构建密切的合作关系，实现数字化档案管理，并且将以往的纸质版档案进行数字化转化，然后再同步归档。通过各个部门之间的联合办公，实现档案和婚姻登记信息的有效关联。婚姻登记单位在为当事人办理业务时，只需要输入其身份证号，就可以查询到历史的婚姻登记档案，可以大大提高办公效率。3.加强技术对接。在信息化时代，省级档案管理部门应该制定信息化转型的发展战略，要求各级档案管理部门逐步落实相关工作，充分利用信息化技术完成档案的归档等工作。民政部门婚姻管理窗口应该做好技术对接，丰富婚姻管理系统中的模块，根据实际情况增设电子归档模块，并举办模块操作培训，保证档案管理人员可以按照标准开展档案管理工作，实现档案的共享。婚姻登记档案电子文件的交换实现档案部门系统和婚姻管理部门系统的对接，构建婚姻登记电子档案的共建共享模式。4.开展异地查档。在婚姻登记电子档案的共建共享模式下，婚姻登记档案在档案馆中保存，婚姻登记机关可以按照当事人的申请为其提供异地查档的服务，让当事人可以在短时间内快速查询到婚姻登记相关信息，真正做到数据多跑路、群众少跑腿。（七）利用网络信息安全技术，确保档案信息安全目前，婚姻登记档案管理过程中还存在一些不安全因素，可以通过信息化技术来做处理。民政部门可以发挥信息技术的优势保护婚姻登记档案信息的安全。比如，利用病毒防范技术、数据加密等技术增加婚姻登记档案信息的保密性。另外，档案管理部门还应该利用一些先进的安全监测和控制技术对档案系统进行实时动态检测，避免档案系统被不法分子入侵，威胁婚姻登记档案信息安全。婚姻登记管理部门可以借助防火墙技术、交换机等软件，对档案管理信息化系统进行加密保护，使得档案信息安全性得到保证。1.加强机密档案资料的安全管理。婚姻登记档案按照信息的重要性，分为机密档案和普通档案。针对不同的档案类型，在保存时要采取不同的安全管理方式。尤其针对机密档案进行存储时，一定要利用信息技术做好安全管理，保证机密档案的安全。2.加强档案传递期间的安全管理。档案在进行传递时，会出现一些不安全因素。比如，在传输过程中，可能会出现档案丢失的问题。再加上档案信息在转移时，需要经历一些复杂的流程，可能会带来档案安全问题。所以，在婚姻登记信息化管理过程中，应做好档案传递过程的安全防护工作，保证档案的安全性。3.不断更新加密技术。在信息化管理过程中，为了保证档案信息的安全，可以利用一些先进的信息加密技术对档案数据进行加密，使得档案管理人员可以更好地完成档案管理工作，有效控制和保护婚姻登记档案资源。同时，为了有效避免婚姻登记档案信息被病毒入侵，造成档案信息泄露，可以借助加密技术将档案资料的内容变为乱码的格式进行保存，这样不仅可以保证档案数据的安全，还便于档案管理人员开展档案管理工作。4.不断加强防写技术。在社会科技水平不断发展的背景下，资料的仿写功能越来越强大。仿写就是对资料进行简单的改动，但是不会影响整体的意思。为了充分保证婚姻登记档案的安全，发挥互联网等信息技术的作用，在存储婚姻登记档案资源时，应该将档案资源设置为只读模式。在只读模式下，用户不能利用仿写技术对婚姻登记档案资料进行更改，其只具有阅读查询的权限，不能完成保存、仿写的操作，从而增加了婚姻登记档案的保密性和安全性。参考文献 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