机关档案高质量发展的对策与建议.pdf

档案论坛机关档案高质量发展的对策与建议口张俊朱寒晶潘瑞春“十四五”全国档案事业发展规划明确提出“立足新发展阶段，贯彻新发展理念，构建新发展格局，坚持系统观念，以高质量发展为主题，全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设”的总体要求。机关档案是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。加强机关档案管理，规范机关档案收集、整理工作，有效保护和利用档案尤为重要。一、机关档案管理工作存在的突出问题（一）档案收集整理缺乏系统完整性收集是档案工作的基础，目前大部分机关单位收集归档材料不够完整系统，无法反映机关的历史全貌，两种状况尤为突出：一是档案收集门类不全。只注重纸质材料收集，忽略声像档案、实物档案、电子档案收集，重大活动、重点项目材料不全；只注重“红头 文件收集，会议记录、统计普查、调研情况反映等非红头文件被忽略；只注重本机关产生的文件的收集，忽视上下级、平行机关单位文件的收集，有些机关单位外来文件一律不归档；只注重单位形成的文件材料而忽视个人相关的荣誉、信用、科研设计、社会活动等档案的收集。二是已收集归档的材料不符合公文规范要求。有的缺印章、缺时间、发文底稿等，有的声像材料缺乏必要的要素说明，时间长久不知记录的是何地何人何事。（二）档案鉴定缺乏统一标准鉴定工作是政策性、技术性很强的工作，鉴定制度完善与否关系到档案信息资源质量与完整性。很多机关没有依据国家有关部门颁发的档案鉴定办法制定本单位各类文件材料的归档范围与保管期限的规定，有的虽有规定但是照抄上级文件，没有反映本机关单位的实际。鉴定工作人员无章可循或标尺不准，造成有文必档或归档不全的现象，随意性鉴定普遍。加之档案人员一专多兼，无更多精力研究相关标准规定，无更多时间调研本机关各部门形成归档文件的范围、价值、利用划控等。（三）档案保管缺乏制度保障档案设施设备的优劣直接决定了档案的保存寿命与安全，现在许多机关单位档案保管不达标、不规范存在安全隐患。如没有健全的档案保管制度，或制度执行不力；设施设备配置达不到要求，专业存放新型载体档案的装具缺乏；档案安全监督检查欠缺；档案柜架排列混乱，无存放地点索引图，遇有突发事件不能及时抢救重点档案。（四）档案提供利用缺乏主动性“管理本位”观念影响，一般机关档案部门未能提供面向公众的利用渠道，仅被动满足单位工作查考、业务辅助等需求，主动服务意识不强，远程服务更是处于盲区。机关档案编研多注重本单位简史、历史沿革、文件汇编、宣传纪录片等传统形式，欠缺主动对档案信息资源的挖掘、重构档案信息内容、释放档案价值的多重开发，编研成果仅仅面向内部用户服务，传播力、影响力不大。二、机关档案高质量发展的对策建议（一）善于运用“前端控制 理念收集档案档案收集工作是一项预见性很强的工作，合理应用“前端控制”思想在档案收集工作中至关重要。一是捕捉到机关工作的重点任务、重大活动积极参与介人，理清档案收集的思路方法，制定计划，将收集到的档案登记造册，梳理核对，做档亲与社会4720232档案论坛E-mail:到应收尽收，避免遗漏。二是档案管理部门要及时广泛宣传，讲明每次档案收集的重点，及时检查指导，得到相关人员的配合支持。三是做到主动到科室索取资料，发掘最初的、起草文件等与某项重大活动联系密切的档案，注重非红头文件等的收集，专兼职档案员分工协作亲临现场才能确保收集档案的原始性和完整性。（二）将鉴定工作贯穿于档案工作全过程档案鉴定不是一而就的工作，应始终贯穿档案工作全过程。第一次鉴定在首归档过程中，由文件形成者鉴定文件是否具有留存价值，并判断保管期限长短，避免档案工作者因逐件审查文件的任务量等因素被延期鉴定，导致鉴定不准确。二次鉴定是在归档后，进一步剔除内容重复、普发性文件、没有保存价值的文件，准确界定归档范围和保管期限。再次审查鉴定是在文件保管过程中，重视档案内容的独特性，反映总体问题的档案价值高于反映部分问题的档案，越早形成的档案保存的越少，其价值越高，为进一步提供利用创造条件。最终的档案销毁鉴定则是在经过1 0 年、3 0 年后，确定档案是否失去现行价值，不再保存对机关没有更长远价值和历史价值的文件。（三）深化档案管理制度一是应结合本机关实际情况，在遵循归档文件整理规则的前提下，编制科学的、切实可行的机关档案分类方案、归档范围、保管期限表为一体的“三合一 制度，将其贯穿于组件（卷）、分类、排列、编号、编目、排架等一系列工作过程中，为专兼职档案工作人员整理档案提供同一标准。二是完善档案保管制度，将档案库房温湿度记录、档案出人库记录、纸质及声像材料褪色失真记录等分析记录信息纳人保管制度，制定档案保管应急预案。三是优化档案统计回溯性，通过对统计数字的分析，进一步掌握不同时期内档案工作业务所能达到的水平以及发展变化的情况规律，作为修订制度、安排工作、调配人力物力、探讨利用规律和制定计划的依据。（四）建立既全且精的档案检索体系一是著录的档案条目齐全完整，文字描述准确全面。在对档案分类后，要派专人进行检查，对档案进行条目描述的时候，相关人员应该与专业人员进行沟通。二是在档案数字化过程中做到对“件 进行基本要素描述外，可以依据特定的使用对象、目的进行编排、描述、建制系统，精确描述到对某一事件的主题予以分类，多重主题的做法突破了单一线性编排的局限，每一件档案可以涉及到不同主题，同一事件也可以有不同关联。构建多重脉络的关联结构，结合文本挖掘与分析、知识聚类和重合、语义分析等方法，更深挖掘到档案内容上的知识关联。三是将文件材料全文数字化，重要的标签词汇直接标记于档案全文里，虽然烦琐却能精准的找到关键线索，避免阅读全文的费时费力，也能通过标签词的标记，串起档案间的词汇关联。利用精确的元数据设计、文本标记方式，实现利用者与计算机的互动式交流，检索利用效率将发生质的飞跃。（五）树立以民为中心的档案利用服务理念一是主动满足利用者需求，机关档案部门要主动挖掘归档文件的业务价值，在软件归档设计阶段就主动与业务部门商讨归档文件的业务价值，打通档案管理系统调取归档文件、进行数据分析的壁垒，采用数据加密、档案信息资源的分级管理、智能检索技术，让归档文件及时实现业务反哺效用。二是善于运用人文理念编研档案，选题要面向大众需求，着力展现社会主义精神文化成果，宣扬中华民族伟大精神。以人文视角分析认识档案，探究其精神内涵、承载的历史现象、文化价值，并利用现代数字技术，让档案活起来，才能为大众所接受。很多领域都在发展诸如历史知识呈现、网络3 D游戏设计、虚拟遗址场景构建、语料库编制等应用成果，可参考实现档案生动的与人互动。“十四五”时期，做好机关档案管理是档案管理事业的重要组成部分，随着档案事业的不断发展，档案服务范围不断拓宽，领域不断延伸，机关档案工作要面向未来，为现实服务，对历史负责。进一步加强档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、检索、编研 八大环节”的管理，革新传统管理模式，力求做到档案管理的方法科学化、机构高效化、手段现代化，实现新时期机关档案高质量发展。48档案与社会20232