外贸公司的组织结构-岗位设置-部门职能及.pdf

对外经济贸易大学 2010 2011 学年第一学期期中论文 论文题目:外贸公司的组织结构、岗位设置、部门职责以及绩效考核方法 课程名称 国际贸易实务 姓 名 _王笑 _ _ 学 号 200806019 专 业 市场营销 时 间 2011.1.9 成绩 一、外贸公司组织结构 1、外贸公司组织的一般结构 一般来说外贸公司由以下几个主要部门构成 2、外贸公司组织的复杂结构 但是实际的外贸公司组织结构往往比较复杂尤其是规模较大的公司。以下是一个规模较大的外贸公司的组织结构示意图 投资管理部 办公室 人力资源部 财务部 成套部 美洲销售部 供应管理部 市场运作部 东南亚销售部 中东销售部 欧洲销售部 技术中心 管理中心 营销中心 财务规划委员 监事会 董事会 董事长 总经理 战略规划委员技术品管部 二、外贸公司内部岗位设置 针对第二种组织结构公司的岗位设置如下图所示 三、外贸公司各部门的职责 1、销售中心 1地区销售部 1、根据公司销售计划制定年度工作计划并组织实施。2、完成地区年度销售任务并负责货款回收。3、负责协调用户培训、技术支持、货物退换和维修等售后服务。4、经销商开发和管理。5、提出市场推广建议并负责实施市场推广方案 6、收集和整理市场情报并反馈给公司有关部门。7、及时跟踪产品质量情况并反馈给公司有关部门。8、负责制定并完善销售管理制度保证服务质量。2成套部 1、根据公司营销目标制定年度工作计划。2、完成年度销售任务并负责帐款回收。3、负责组织成套项目投标工作负责中标后追踪和签订合同。4、负责成套业务代理商和合作伙伴开发与管理。5、负责组织成套项目的实施工作。6、收集和整理市场情报并反馈给公司有关部门。7、及时跟踪项目质量情况并反馈给公司有关部门。8、负责制定并完善成套项目管理制度。3供应管理部 1、保障产品销售工作的顺利进行制定合理的采购计划并组织实施。2、对采购工作和供应商库存计划进行统筹策划降低供应商库存成本。3、选择、考核和管理供应商建立长期互惠互利的合作关系建立供应商档案。4、收集、整理并完善供应市场信息。5、协调和处理退货和返工事宜提供售后支持。6、参与产品质量事故分析与解决。7、负责组织成套项目供应工作。8、制定供应管理制度、库存管理制度确保供应管理质量达到标准 4市场运作部 1、负责制定年度营销计划并督促销售部门贯彻执行 2、制定公司品牌、产品推广和公关策划方案并组织实施 3、实施客户满意率调查和经销商满意率调查并作相应处理 4、收集、汇总市场信息进行市场调研并递交相关报告 5、负责产品规划、新产品开发建议 6、负责公司的品牌及注册商标的管理与保护 7、公司对外网站内容的更新和管理 8、负责接收经销商投诉电话组织协调相应部门解决 9、负责销售合同履行的全过程协调工作确保合同履行 10、安排货物运输、配载办理单证、报关手续 11、业务相关数据统计并报送有关部门 12、制定并完善各项市场运作和业务支持相关制度 2、技术中心 技术品管部 1、根据新产品开发计划要求进行新产品研究开发并负责现有产品的改良与技术完善工作 记录和整理各种实验数据、技术报告、软件等技术文档按有关规定及时存档。2、做好物资、产品的检验妥善保管检验纪录建立质量档案。3、收集最新技术信息提出产品开发建议和技术可行性分析。4、制定公司主要产品、关键零配件、原材料的技术标准、质量标准和检测标准组织技术 认证和专利申请、管理工作。5、负责公司项目合同签订前的技术支持工作解决合同履行过程中和售后维护中的技术问 题参与用户质量投诉的处理工作并负责组织质量事故的分析、鉴定、处理工作。6、参加技术培训教材的编写负责对内部技术人员及用户的技术培训。7、对供应合作厂家提供技术指导和质量管理指导提高厂家技术水平和质量管理水平。8、对产品质量状况进行分析协助设计、工艺、生产环节改善产品质量。9、根据需要对供应厂商所使用的原材料和过程中质量进行监控。10、制定和完善质量检验制度、开发管理制度确保技术开发和产品质量水平。3、管理中心 1财务部 1、进行宏观经济预测、外汇市场预测和公司需要的资金预测 实现对资金的有效调度。2、编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划拟定并实施资金筹措和使用方案合理有 效使用资金。3、进行各项成本的预测、计划、分析和考核加强对成本费用的控制。4、定期进行财务分析和公司运行状况分析为公司经营管理决策提供翔实依据。5、进行税务筹划办理税务事宜。6、对公司各项业务计划、公司投资项目进行财务可行性论证。7、参与合同条款审查工作监督合同的执行情况监控合同执行风险。8、负责财务资料的真实、准确各类凭证、数据的存档。9、执行国家规定的会计准则制定公司内部财务、会计制度和工作程序。2办公室 1、负责组织制定和完善公司各项管理制度并监督各项制度执行情况 2、负责组织制定公司长期发展规划制定公司年度经营计划 3、负责来访人员的接待组织公司各种会议和其它重大活动 4、负责对公司总经理指示和总经理办公会决议进行督办与落实 5、负责文书、印章管理、合同审查及一般法律事务处理 6、负责公司内部出差管理与支持、文件的打印、复印及办公设备的维修、养护、车辆管理。7、办公场所的使用管理、办公用品低值易耗品的采购与管理、固定资产采购与管理。8、档案管理、保密、安全、消防和清洁卫生等工作 9、负责公司计算机、网站及信息网络的建设、管理和日常维护 10、负责公司对外的形象宣传与公关对内企业文化建设。11、完成总经理交办的其它工作。3投资部 1、管理公司投资业务并负责所投资企业的审计。2、制定公司投资战略规划 寻找投资机会 组织对项目进行可行性分析 并提出评估意见。3、进行投资项目的操作。4、制定并完善投资管理制度。5、完成总经理交办的其他工作。4人力资源部 1、根据公司发展规划 提出机构设置和岗位职责设计方案 对公司组织结构设置提出改进方案。2、制定人力资源年度工作目标和计划并组织实施。3、根据公司业务需求制定招聘政策组织实施招聘工作。4、负责提出公司员工培训和职业开发计划并组织实施。5、负责公司日常的考勤、纪律检查监督工作组织公司员工的考核工作建立员工考绩档案。6、负责制定公司薪酬体系编制工资、福利计划及员工薪资调整方案。7、负责公司人事档案管理 办理社会保险、劳动合同 解决员工与公司劳动争议事宜。8、建立公司的沟通机制 受理员工投诉 定期与员工进行交流 掌握和了解员工动态。9、制定和完善公司员工手册及人力资源管理各项制度。四、外贸公司的绩效考核 实施绩效考核是为了提高企业的产品质量和业务管理的水平满足客户的需求提高企业的经营业绩。完整的绩效评价体系应该从公司的业务经营、业务管理和业务发展的角度来衡量。一般的评价体系可分为两个层面一个是对各职能部门绩效的评价一个是对公司绩效的评价。企业领导层可以通过这两方面的绩效评价掌握各部门以及公司在施行质量管理中的得与失作出进一步改进的决策通过对过程方法、资源配置和方针目标的调整来强化企业实施质量管理的整体有效性达到企业经营和管理的目标。1、对部门绩效的考评 对部门绩效的考评应针对各部门的工作特点包括本职工作和质量方面的职能来确定相应的考评要紊。这些考评要素侧重于其工作完成的质量所产生的结果也就是最能反映其工作的质量和成效。一销售中心 1地区销售部 考核指标销售收入市场占有率应收帐款坏账率及延误天数客户满意度、客户投诉率预生产需求预测准确性重要任务完成情况。2成套部 考核指标中标额合同额利润额合同收款额应收帐款坏账率及延误天数客户满意度重要任务完成情况。3供应管理部 考核指标产品合格率采购及时率采购成本下降率虚拟库存周转天数供应商满意度供应商培养目标完成情况重要任务完成情况。4市场运作部 考核指标交货及时率、货运及时率货运差错次数运输成本下降率统计任务完成及时率销售收入、市场占有率市场推广方案实施效果市场分析报告质量新产品立项数量重要任务完成情况。综合来看销售中心的综合业绩考核表可绘制如下 二技术中心 技术品管部 考核指标开发任务完成情况研发产品的产品化率产品的技术稳定性技术文档整理规范性出厂产品合格率、产品退货率客户质量投诉次数质量标准、检验标准完善程度质量记录完善程度产品改进所导致的产品成本节约重大任务完成情况。三管理中心 1财务部 考核指标财务报表完成及时性财务工作准确性财务费用控制财务预算控制情况税务筹划效果资金供应及时性应收账款坏账率重要任务完成情况。2办公室 考核指标制度建设完善性公司网络运行的稳定性员工满意度固定资产状况后勤支持投诉率重要任务完成情况。3投资部 考核指标对外投资的回报率评估报告的质量重要任务完成情况。4人力资源部 考核指标人员供应招聘效果培训效果考核、薪酬工作差错次数员工流失率重要任务完成情况。四其它指标 有时由于部门之间职能的重合或者关联不同部门可能有着相同的考核指标。对于这些需要部门之间合作完成的工作的绩效可以用来考核不同的部门。1国际货运 由管理中心与销售中心共同合作。可制作绩效考察表如下 2公司仓库运营 由管理中心与销售中心共同合作。可制作绩效考察表如下 3质量监控 由管理中心与技术中心共同合作。可制作绩效考察表如下 2、对公司绩效的评价 外贸企业经营和管理的成效可以体现在多个方面如产品销售额、市场份额、企业资信、固定资产、员工收入和福利等而所有这些都能折射出企业在这样四个方面起伏涨落 1)客户对产品和服务的满意度 2)企业业务的发展 3)与供方的合作 4)员工的认同。与对职能部门注重定量的绩效评价方式不同对公司经营和管理成效的评价应当放在对各评判纬度的趋势上即考量因管理方式和水平的改变带来各相关要素的变化趋势和走向以此来作出评价和判断。一客户对产品和服务的满意度 包括两个方面一是因产品和服务质量而少收汇、少收款的发生数量统计趋势这是对产品和服务质量实际符合要求的真实反映二是客户对服务满意度的趋势。二公司业务的发展 外贸公司在发展过程中要不断改进内部管理机制满足国内外市场需求开拓业务最终提高公司的经营业绩其最直接的衡量指标就是进出口额和利润的增长这也是我们各项工作的出发点毕竟企业发展是硬道理。三与供方的合作 外贸企业竞争地位的变化使我们从不但要使客户对我们的产品和服务满意也要让我们的供方对彼此的合作感到满意。此外采购合同签订后供方将安排产品生产并在规定的期限内交付。旦由于某些原因(如供方内部生产组织、双方的合作出现某种隔阂)供方无法按时交付时将直接影响进出口产品交付客户这在定程度上也反映了供方与公司之间台作的紧密程度或者说公司在供方排序中的位置。因此就供方对双方合作的反映情况可以把其对合作的满意度和交付产品的按时率来加以评判。四员工的认同 在企业经营四个角色当中员工这一方长期以来没竹得到应何的重视和尊重随着人们意识的逐渐转变特别是一些以脑力劳动为主行业的兴起使人们把高素质的员工作为企业的一种竞争优势和财富存寻求企业发展的同时也越来越关注员工对企业的认同。对外贸企业来说优秀的员工特别是那些业务骨干则是企业的一种核心竞争力尤其是在当今外贸企业体制发生转变。员工的流失特别是一些优秀员工离开企业必将产生许多不利的影响及后果。从表面上看员工的离去带走了业务或项目 从更深层面上分析 则说明了企业在经营和管理上没有得到员工的认同和追随。因此 对员工认同的评价可以用对公司环境的评价、人员流失及由此造成的业务损失来衡量。绩效考核内容如下表 参考文献 1、何征宇 国际质量管理在外贸企业的应用及绩效评价 2003 年 6 月 8 日。2、北大纵横管理咨询公司 华能国贸组织设计 2002 年 2 月。