大型会议会务工作流程清单.xls

大型会议会务工作流程清单环节工作模块工作任务会议确认会议事由确定会议名称会议时间会议地点会议场所与会人员会议议程确定酒店会议筹备期电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word、Excel、PPT等）明确人员分工确定参会人员信息整理通讯录回执收集确定参会人员信息回执收集确定参会人员信息整理通讯录资料准备和收集存储打印装订发放住宿预订、安排酒店预订接送（飞机、火车、汽车）接送入住酒店餐饮就餐形式地点确定文具文具准备及领取会场会议场所预订会场布置摄影、摄像摄像联系摄影工作回程安排回程接送，车票预订礼品会议礼品预订会后活动安排活动地点及人数人员报到人员报到资料发放参观考察参观第六工业园/集团双创展厅路线设定展厅布置解说对接组织人员参观、考察会议执行工作安排设备设备调试、就绪会场检查会场情况嘉宾、客户会场指引会场指引电脑及网络笔记本电脑使用协助茶水茶水供应摄影、摄像摄像工作摄影工作礼仪指引，麦克风礼仪指引会议闭幕布置闭幕会场摄影，照相，茶水，会议记录会场撤展清洁整理会场就餐宴会就餐地点指引会议后期工作安排旅游安排组织人员旅游回程安排回程接送，车票预订宣传报道宣传计划表宣传报道发布会议纪要纪要整理内部发布后续工作跟进销售跟进会务费用结账报销会务工作总结工作任务跟踪管理会议后期工作安排宣传报道具体内容责任人时间节点根据会议形式及规模预定会议室场所确定与会人员类别及通知邀约方式（纸质邀请函、微信邀请函、电话邀约、邮件邀约、上门拜访邀约等）明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人（发言嘉宾邀约等）根据与会人员的类型及规模预定酒店房间、用餐、会场等，提前致电酒店人员做好准备将具体人员分工填入此表电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word、Excel、PPT等）整理通讯录整理通讯录电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word、Excel、PPT等）电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表确定会议用电脑，将所有需要展示的资料存储到一定的文件夹，并告知相关人员列出打印清单及打印份数将文件整理装入资料袋通过内部邮件、内容微信共享等多种形式共享资料，确保收到，并要求查阅、回复联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐确定接送人员名单（嘉宾、客户），联络方式及航班、车次到达时间（根据会务时长、具体安排安排就餐，根据用餐地点做以下工作）食堂：确定用餐规模，提前联系场地、菜单、酒水等，并办理手续，与食堂工作人员做好对接，做好接待工作，如有需要需提前做好排桌外面就餐：酒店预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预定、酒水准备，与酒店工作人员对接，做好接待工作，如有需要需提前做好排桌茶点水果：提前安排，并告知工作人员做好摆放或上桌准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、激光笔、录音笔、代表证等投影、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水等桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位等大型会议会务工作流程清单与总办专业人员联系摄像事宜，提前沟通流程，提前与主持人对接会议现场抓拍，最少安排2人，相机提前充电、清空存储卡，提前准备读卡器等回程人员姓名、车次确认，联系前台确认出票，工作人员送达乘坐返程若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系预订联系活动场所，车辆预定直接前往酒店报道包括会议材料，代表证等明确行车路线，工作人员跟车，指引司机，向嘉宾明确考察行程，与嘉宾客商互动，提前准备互动话术和材料考察地点迎宾布置提前做好，包括停车、道旗、彩虹门、指引牌摆放等负责解说的工作人员做好提前对接，所需资料提前准备，包括小蜜蜂，话筒等1.领队，提前准备好小蜜蜂，手举牌等，保证人员集中不掉队；2.联系车辆到位，各车领队组织人员上车有序组织展厅考察，注意组织有序，保证人员不掉队，集中返程检查会议使用电脑、投影设备，音响设备，网线等是否就绪，对相关文件播放进行预演、调试桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位等指引与会嘉宾、客户进行会场参加会议热水或矿泉水，安排专门人员就位流程沟通，摄影机位安排，全程或者重要环节沟通，主持人沟通等摄影工作分工，重要讲话及场景抓拍礼仪指引嘉宾致辞，传递麦克风设备、条幅、桌椅设施座位牌等人员按此前安排不变恢复会场卫生，设备设施维护，是否有物品遗漏带领人员前往酒店就餐，提前做好摆桌，人员安排，工作人员陪同等1.领队，提前准备好小蜜蜂，手举牌等，保证人员集中不掉队；2.联系车辆到位，各车领队组织人员上车有序组织旅游，注意组织有序，保证人员不掉队，集中返程，与旅行社对接好回程人员姓名、车次确认，联系前台确认出票，工作人员送达乘坐返程按照前期准备的宣传计划进行宣传，稿件撰写、照片整理1.本司媒介发布，稿件由评审组审核，通过本司的微信，网站等发布2.合作媒体发布。审核过的通稿交由合作媒体，确定发布档期，截图留存，效果监测专人整理会议纪要经领导审核后，进行内部OA,邮件，微信发布客户资料整理，归档针对客户进行回访，确定回访时间对会务期间发生的费用进行结账报销组织会务组人员进行总结，梳理工作流程中的出色之处和不足之处针对会上确定的各项工作任务（未尽之处）进行跟踪管理是否完成确定与会人员类别及通知邀约方式（纸质邀请函、微信邀请函、电话邀约、邮件邀约、上门拜访邀约等）（根据会务时长、具体安排安排就餐，根据用餐地点做以下工作）食堂：确定用餐规模，提前联系场地、菜单、酒水等，并办理手续，与食堂工作人员做好对接，做好接待工作，如有需要需提前做好排桌外面就餐：酒店预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预定、酒水准备，与酒店工作人员对接，做好接待工作，如有需要需提前做好排桌茶点水果：提前安排，并告知工作人员做好摆放或上桌明确行车路线，工作人员跟车，指引司机，向嘉宾明确考察行程，与嘉宾客商互动，提前准备互动话术和材料1.领队，提前准备好小蜜蜂，手举牌等，保证人员集中不掉队；2.联系车辆到位，各车领队组织人员上车荣美公司会务会议标准化资源配置表执行项目项目细化资源列表会务组A级：董事长或总经理挂帅B级：策划总监或销售总监挂帅C级：区域总监挂帅主持人会务总监或区域总监策划A级：集团企划部定制策划方案B级：常规方案套用宣传1.主画面设计2.引导牌/手举牌/展架/画架/易拉宝设计制作3.活动定制海报4.活动定制画册5.活动定制产品手册/定制产品单页6.产品单页（现有）7.倒计时电子画面8.自有媒体图文9.合作媒体图文10.合作媒体广告资源投放（新媒体投放、户外平面等）11.地推12.摄影13.摄像邀约电子邀请函纸质邀请函1.上门拜访邀约电子邀请函2.电话邀约3.网络邀请布展酒店场外1.彩虹门2.电子屏3.停车场迎宾4.门口迎宾5.签到处背景桁架6.签到处工作人员7.欢迎水牌8.指示牌9.廊道展架/画架/易拉宝等10.外场产品展示场内1.舞台搭建2.背景桁架搭建3.讲台、鲜花、讲话麦4.LED大屏5.音箱、灯光、摇臂等6.贵宾及领导席布置及台卡（若是宴会需准备桌卡）7.嘉宾席布置及台卡8.矿泉水、文具、纸张9.水果、茶水10.两侧展架/画架、桁架、横幅餐厅1.舞台搭建2.背景桁架搭建3.讲台、鲜花、讲话麦4.LED大屏5.音箱、灯光、摇臂等6.桌卡7.两侧展架/画架、桁架、横幅8.暖场音乐表演园区场外1.彩虹门2.电子屏3.注水道旗4.空飘5.停车场指引6.门口迎宾7.签到处背景桁架9.签到处工作人员10.欢迎水牌11.指示牌12.背景桁架13.展架/画架/易拉宝等展厅1.电子屏画面2.展架/画架/易拉宝等3.工作人员接待会展现场1.展厅布展2.彩虹门3.注水道旗4.空飘5.停车场指引6.签到处7.展架/画架/易拉宝等布展酒店接待1.专车接站服务2.大巴车接送服务3.客户自行前往签到1.分册签到，登记信息2.领取资料袋（会议主题、议程、产品及项目资料等）3.领取工作牌食宿用餐简餐1.食堂简餐2.酒店简餐酒店宴饮1.XXX元/桌2.XXX元/桌3.XXX元/桌住宿1.XXX元/夜2.XXX元/夜3.XXX元/夜参观1.不安排2.肥东园区参观3.集团展区参观4.双创展区参观会议场地1.园区会议室2.酒店会议厅3.酒店宴会厅流程1.签到、就座（发随手礼）2.暖场视频3.主持人开场致辞4.开场艺演5.董事长致辞6.总经理致辞7.重要嘉宾致辞8.领导致祝酒词（启幕触摸水晶球）9.承接艺演（员工艺演）10.产品推介/宣讲11.互动环节（抽奖互动、颁奖、产品质量演示等）12.承接艺演13.各项目推介14.现场互动（记者提问、经销商互动）15.互动环节（抽奖互动、颁奖、产品质量演示等）16.承接艺演17.政策播报、解读18.签约环节19.现场互动（记者提问、经销商互动）20.艺演（揭晓大奖）21.领导巡场敬酒22.落幕23.散场、送宾24.清理场地礼品1.无2.纪念印刷品3.纪念品4.定制礼品5.现金红包6.其他福利旅游1.XXX元/人2.XXX元/人3.XXX元/人会议客户座谈会（20-50人）区域招商订货会（50-100人）C级会务总监区域总监B级B级1.主画面设计2.引导牌/手举牌/展架/画架/易拉宝设计制作6.产品单页（现有）8.自有媒体图文12.摄影1.主画面设计2.引导牌/手举牌/展架/画架/易拉宝设计制作3.活动定制海报4.活动定制画册5.活动定制产品手册/定制产品单页6.产品单页（现有）7.倒计时电子画面8.自有媒体图文9.合作媒体图文10.合作媒体广告资源投放（新媒体投放）11.地推12.摄影1.上门拜访邀约1.上门拜访邀约2.电话邀约3.网络邀请2.电话邀约3.网络邀请1.彩虹门2.电子屏3.停车场迎宾4.门口迎宾5.签到处背景桁架6.签到处工作人员7.欢迎水牌8.指示牌9.廊道展架/画架/易拉宝等10.外场产品展示荣美公司会务会议标准化资源配置表1.舞台搭建2.背景桁架搭建3.讲台、鲜花、讲话麦4.LED大屏5.音箱、灯光、摇臂等6.贵宾及领导席布置及台卡（若是宴会需准备桌卡）7.嘉宾席布置及台卡8.矿泉水、文具、纸张9.水果、茶水10.两侧展架/画架、桁架、横幅2.背景桁架搭建6.桌卡7.两侧展架/画架、桁架、横幅2.背景桁架搭建6.桌卡7.两侧展架/画架、桁架、横幅1.彩虹门3.注水道旗4.空飘5.停车场指引6.门口迎宾7.签到处背景桁架9.签到处工作人员10.欢迎水牌11.指示牌12.背景桁架13.展架/画架/易拉宝等无1.电子屏画面2.展架/画架/易拉宝等3.工作人员接待无无3.客户自行前往3.客户自行前往1.分册签到，登记信息2.领取资料袋（会议主题、议程、产品及项目资料等）3.领取工作牌1.分册签到，登记信息2.领取资料袋（会议主题、议程、产品及项目资料等）3.领取工作牌无2.XXX元/桌2.XXX元/桌2.XXX元/夜无2.肥东园区参观无1.园区会议室无1.签到、就座（发随手礼）3.主持人开场致辞5.董事长致辞6.总经理致辞7.重要嘉宾致辞10.产品推介/宣讲13.各项目推介14.现场互动（记者提问、经销商互动）17.政策播报、解读18.签约环节22.落幕23.散场、送宾24.清理场地1.签到、就座（发随手礼）3.主持人开场致辞5.董事长致辞6.总经理致辞7.重要嘉宾致辞10.产品推介/宣讲13.各项目推介14.现场互动（记者提问、经销商互动）17.政策播报、解读18.签约环节22.落幕23.散场、送宾24.清理场地无无2.XXX元/人无产品发布会（100-200人）新闻发布会（100-200人）会务总监会务总监A级A级1.主画面设计2.引导牌/手举牌/展架/画架/易拉宝设计制作3.活动定制海报4.活动定制画册5.活动定制产品手册/定制产品单页7.倒计时电子画面8.自有媒体图文9.合作媒体图文10.合作媒体广告资源投放（新媒体投放、户外平面等）12.摄影13.摄像1.主画面设计2.引导牌/手举牌/展架/画架/易拉宝设计制作3.活动定制海报4.活动定制画册5.活动定制产品手册/定制产品单页7.倒计时电子画面8.自有媒体图文9.合作媒体图文10.合作媒体广告资源投放（新媒体投放、户外平面等）12.摄影13.摄像1.上门拜访邀约无2.电话邀约3.网络邀请2.电话邀约3.网络邀请1.彩虹门2.电子屏3.停车场迎宾4.门口迎宾5.签到处背景桁架6.签到处工作人员7.欢迎水牌8.指示牌9.廊道展架/画架/易拉宝等10.外场产品展示2.电话邀约3.网络邀请荣美公司会务会议标准化资源配置表1.舞台搭建2.背景桁架搭建3.讲台、鲜花、讲话麦4.LED大屏5.音箱、灯光、摇臂等6.贵宾及领导席布置及台卡（若是宴会需准备桌卡）7.嘉宾席布置及台卡8.矿泉水、文具、纸张9.水果、茶水10.两侧展架/画架、桁架、横幅1.舞台搭建2.背景桁架搭建3.讲台、鲜花、讲话麦4.LED大屏5.音箱、灯光、摇臂等6.贵宾及领导席布置及台卡（若是宴会需准备桌卡）7.嘉宾席布置及台卡8.矿泉水、文具、纸张9.水果、茶水10.两侧展架/画架、桁架、横幅2.背景桁架搭建6.桌卡7.两侧展架/画架、桁架、横幅无无无无3.客户自行前往1.分册签到，登记信息2.领取资料袋（会议主题、议程、产品及项目资料等）3.领取工作牌1.分册签到，登记信息2.领取资料袋（会议主题、议程、产品及项目资料等）3.领取工作牌无无2.XXX元/桌无2.XXX元/夜无根据实际情况根据实际情况2.酒店会议厅2.酒店会议厅1.签到、就座（发随手礼）3.主持人开场致辞5.董事长致辞6.总经理致辞7.重要嘉宾致辞10.产品推介/宣讲13.各项目推介14.现场互动（记者提问、经销商互动）17.政策播报、解读18.签约环节22.落幕23.散场、送宾24.清理场地1.签到、就座（发随手礼）3.主持人开场致辞5.董事长致辞6.总经理致辞7.重要嘉宾致辞10.产品推介/宣讲13.各项目推介14.现场互动（记者提问、经销商互动）17.政策播报、解读18.签约环节22.落幕23.散场、送宾24.清理场地根据实际情况根据实际情况根据实际情况根据实际情况全国经销商招商会（200-500人）千镇大会（500-1500人）供应商年会（100-200人）会务总监会务总监会务总监B级A级A级1.主画面设计2.引导牌/手举牌/展架/画架/易拉宝设计制作3.活动定制海报4.活动定制画册5.活动定制产品手册/定制产品单页7.倒计时电子画面8.自有媒体图文9.合作媒体图文10.合作媒体广告资源投放（新媒体投放、户外平面等）11.地推12.摄影13.摄像1.主画面设计2.引导牌/手举牌/展架/画架/易拉宝设计制作3.活动定制海报4.活动定制画册5.活动定制产品手册/定制产品单页7.倒计时电子画面8.自有媒体图文9.合作媒体图文10.合作媒体广告资源投放（新媒体投放、户外平面等）11.地推12.摄影13.摄像1.主画面设计2.引导牌/手举牌/展架/画架/易拉宝设计制作6.产品单页（现有）8.自有媒体图文12.摄影13.摄像1.上门拜访邀约1.上门拜访邀约1.上门拜访邀约2.电话邀约3.网络邀请2.电话邀约3.网络邀请2.电话邀约3.网络邀请1.彩虹门2.电子屏3.停车场迎宾4.门口迎宾5.签到处背景桁架6.签到处工作人员7.欢迎水牌8.指示牌9.廊道展架/画架/易拉宝等10.外场产品展示1.彩虹门2.电子屏3.停车场迎宾4.门口迎宾5.签到处背景桁架6.签到处工作人员7.欢迎水牌8.指示牌9.廊道展架/画架/易拉宝等10.外场产品展示1.彩虹门2.电子屏3.停车场迎宾4.门口迎宾5.签到处背景桁架6.签到处工作人员7.欢迎水牌8.指示牌9.廊道展架/画架/易拉宝等10.外场产品展示1.舞台搭建2.背景桁架搭建3.讲台、鲜花、讲话麦4.LED大屏5.音箱、灯光、摇臂等6.贵宾及领导席布置及台卡（若是宴会需准备桌卡）7.嘉宾席布置及台卡8.矿泉水、文具、纸张9.水果、茶水10.两侧展架/画架、桁架、横幅1.舞台搭建2.背景桁架搭建3.讲台、鲜花、讲话麦4.LED大屏5.音箱、灯光、摇臂等6.贵宾及领导席布置及台卡（若是宴会需准备桌卡）7.嘉宾席布置及台卡8.矿泉水、文具、纸张9.水果、茶水10.两侧展架/画架、桁架、横幅无2.背景桁架搭建6.桌卡7.两侧展架/画架、桁架、横幅2.背景桁架搭建6.桌卡7.两侧展架/画架、桁架、横幅1.舞台搭建2.背景桁架搭建3.讲台、鲜花、讲话麦4.LED大屏5.音箱、灯光、摇臂等6.桌卡7.两侧展架/画架、桁架、横幅8.暖场音乐表演1.彩虹门2.电子屏3.注水道旗4.空飘5.停车场指引6.门口迎宾7.签到处背景桁架9.签到处工作人员10.欢迎水牌11.指示牌12.背景桁架13.展架/画架/易拉宝等1.彩虹门2.电子屏3.注水道旗4.空飘5.停车场指引6.门口迎宾7.签到处背景桁架9.签到处工作人员10.欢迎水牌11.指示牌12.背景桁架13.展架/画架/易拉宝等1.彩虹门2.电子屏3.注水道旗4.空飘5.停车场指引6.门口迎宾7.签到处背景桁架9.签到处工作人员10.欢迎水牌11.指示牌12.背景桁架13.展架/画架/易拉宝等1.电子屏画面2.展架/画架/易拉宝等3.工作人员接待1.电子屏画面2.展架/画架/易拉宝等3.工作人员接待1.电子屏画面2.展架/画架/易拉宝等3.工作人员接待无无无1.专车接站服务2.大巴车接送服务3.客户自行前往1.专车接站服务2.大巴车接送服务3.客户自行前往1.专车接站服务2.大巴车接送服务3.客户自行前往1.分册签到，登记信息2.领取资料袋（会议主题、议程、产品及项目资料等）3.领取工作牌1.分册签到，登记信息2.领取资料袋（会议主题、议程、产品及项目资料等）3.领取工作牌1.分册签到，登记信息2.领取资料袋（会议主题、议程、产品及项目资料等）3.领取工作牌无无无2.XXX元/桌2.XXX元/桌2.XXX元/桌2.XXX元/夜2.XXX元/夜2.XXX元/夜2.肥东园区参观3.集团展区参观4.双创展区参观2.肥东园区参观3.集团展区参观4.双创展区参观2.肥东园区参观3.集团展区参观4.双创展区参观2.酒店会议厅2.酒店会议厅3.酒店宴会厅1.签到、就座（发随手礼）3.主持人开场致辞5.董事长致辞6.总经理致辞7.重要嘉宾致辞10.产品推介/宣讲13.各项目推介14.现场互动（记者提问、经销商互动）17.政策播报、解读18.签约环节22.落幕23.散场、送宾24.清理场地1.签到、就座（发随手礼）3.主持人开场致辞5.董事长致辞6.总经理致辞7.重要嘉宾致辞10.产品推介/宣讲13.各项目推介14.现场互动（记者提问、经销商互动）17.政策播报、解读18.签约环节22.落幕23.散场、送宾24.清理场地1.签到、就座（发随手礼）2.暖场视频3.主持人开场致辞4.开场艺演5.董事长致辞6.总经理致辞7.重要嘉宾致辞8.领导致祝酒词（启幕触摸水晶球）9.承接艺演（员工艺演）11.互动环节（抽奖互动、颁奖、产品质量演示等）12.承接艺演15.互动环节（抽奖互动、颁奖、产品质量演示等）16.承接艺演19.现场互动（记者提问、经销商互动）20.艺演（揭晓大奖）21.领导巡场敬酒22.落幕23.散场、送宾24.清理场地根据实际情况根据实际情况根据实际情况根据实际情况根据实际情况根据实际情况备注1.摄影、摄像的具体安排需根据规模进行具体操作划分标准：人均消费/景区等级/景区区域策划宣传邀约布展酒店 厂区接待签到食宿参观会议礼品福利会务组织人员会务组主持人展馆|展台搭建，产品布占，宣传品、现场宣传