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采购签字流程
为了提高工作效率、有效减少采购成本、明确岗位职责，深入规范物资采购流程，加强与各部门间配合，满足XXX需求，特制定本签字流程。
一、 请购及其规定：
1、请购单要素：完整请购单应包括如下要素： （1）请购部门； （2）请购物品所属项目；（3）请购用途； （4）请购物品名称； （5）请购物品数量； （6）请购物品规格及执行原则； （7）请购物品样品、图片或详细参数资料等；（8）请购物品需求时间； （9）如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人签字；（11）请购部门负责人签字；（12）XXXX负责人签字；（13）XXX总指挥签字；（14）XXX负责人签字。
2、请购单及其提报规定：请购单应按照附表一（物资申请表）格式填写，提报要素应填写完整、清晰。由XXXXXXXX有关领导审核同意后报采购部门；
3、物资审请表填写与提报：（1）请购数量较多时，可以附件清单形式进行提交，为提高效率该清单电子文档也需一并提交； （2）遇XXX急需物资且重要负责领导不在状况，可以通过电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续五日内后补完善；（3）假如是单一来源采购或指定厂家及品牌产品，请购部门必须作出书面阐明。 （4）请购单更改和补充应以书面形式由XXXX负责人、XXX总指挥、XXX负责人签字后报采购部。 （5）请购部门在提报请购单时，应规定采购部接受人签字备份； 
二、请购单接受及分发规定
 1、请购接受要点：（1）采购部在接受请购单时应检查，文献填写与否按规定完整、 清晰填写，与否通过XXX有关领导审批；（2）接受请购单时应遵照无计划不采购，名称、规格等不完整不清晰不采购， 图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压物资不采购原则；（3）采购部接到请购单后，应告知仓库管理处核查请购物资与否有库存，进行内部调剂；（4）对于不符合规定和撤销请购物资应及时告知请购部门。 
2、 请购单分发规定 ：（1）对于紧急请购项目应优先处理；（2）无法于请购部门需求日期办妥应告知请购部门；（3）重要材料采购前应征求XXX有关领导提议。 
3、 采购周期规定 ：（1）招标类材料采购周期为15天；（2）常规、通用类材料采购周期为 7 天。（3）碰到紧急采购应汇报集团企业领导采用迅速优先采购方略，紧急采购材料周期为3 天；
三、 询价及其规定 ：
1、询价前应认真审阅请购单品名、规格、数量，理解图纸及其技术规定，碰到问题应及时与请购部门沟通；
2、属于相似类型或属性近似产品应整顿、归类集中打包采购； 
3、对于紧急请购项目应优先处理； 
4、所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上防止通过代理或多种中介机构询价；
5、对于请购部门需求物资或设备，如有成本较低替代品可以推荐采购替代品；
6、碰到重要物资、项目或预估单次采购金额不小于 10 万元采购状况，询价前应先向集团企业有关领导汇报拟进行邀请招标或公开招标，拟投标单位基本状况按照附表二（拟投标单位名单）格式提报XX审核、集团企业领导同意，方可发放标书；
7、询价时对于相似规格和技术规定材料，应对不一样品牌进行询价：
8、所有材料项目原则上都应规定至少三家以上供应商参与比价或投标报价；单次采购金额预算价格在 10 万元以上项目应由采购部组织招标；或由集团领导指定其他部门进行采购；
9、比价采购或招标采购所邀请单位均应具有一定资质和实力，具有提供和完毕我企业所需物资和项目能力；
10、比价采购或招标采购应按照附表三（询价表）格式或确定完整招标文献进行询价、报价； 
11、在询价时碰到特殊状况应书面报请集团企业领导指示。
四、比价、议价 ：
1、对厂商供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2、对于合格供应商价格进行市场分析，与否比其他厂商价格更低， 所报价格综合条件愈加突出；
3、收到供应商报价或进行开标后应向集团企业领导汇报状况，设定议价目或理想中标价格； 
4、 重要材料项目应通过一定措施，对于确定供货单位实力资质进行验证和审查， 并进行实地考察理解供应商各方面实力；
5、参照目或理想中标价格，与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件深入谈判。 
五、比价、议价成果汇总 ：
1、比价、议价汇总前应汇报集团企业有关领导，征得同意后方可汇总； 
2、比价、议价成果汇总应按照附表四（比价/招标汇总表）格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出确定供货商及选用理由；
3、如比价、议价成果未通过集团企业领导审核应进行修改或重新处理。 
六、采购汇报签批：
1、 确定供货单位后，由采购部起草采购汇报。
2、 采购汇报必须由经手人上报，XXXX负责人、XXX总指挥、XXX负责人、XX负责人、集团总经理所有签批后才能采购。
3、 如遇XXX急需物资且签字领导不在状况，可以通过电话或其他形式请示，征得同意后先履行采购，待有关领导回来后完善签字手续。
七、协议签订及其规定：
协议：协议是当事人或当事双方之间设置、变更、终止民事关系协议。依法成立协议受法律保护。
1、协议正文应包括要素：协议名称、编号、签订时间、签订地点、协议履行地；采购物品/项目名称、规格、数量、单价、总价及协议总额，清单、技术文献与确认图纸是协议不可分割部分；包装规定；协议总额应为含税、含运费送达企业总价，特殊状况应注明； 付款方式；工期；质量保证期； 质量规定及规范； 违约责任和处理纠纷措施： 双方企业信息及其他约定。 
2、协议签订及其规定： （1）如波及到技术问题和企业机密，注意保密责任；（2）确定协议条款时一定要将多种风险减少到最低；（3）为防止协议工程量追加或追加无根据，打包采购时应规定供货商提供分项报价清单； （4）遇订购数量较多且价值较大或难清点状况时，需由供货商派代表来场协助清点；（5）质保期一定要明确从什么时间开始，并应尽量规定厂商延长产品质保期；（6）详细约定发票提供时间及规定； （7）针对不一样协议约定不一样付款方式；（8）与初次合作单位合作时，应少付预付款或不付预付款；（9）违约责任一定要详细、详细；（10）协议签定前应按照附表五（协议审批表）格式对协议草稿进行巡签审查； （11）协议审批表应由经手人上报，XXXX负责人、XXX总指挥、XXX负责人、财务总监、XX负责人、集团总经理签批后，才能进行后期协议签订工作。（12）经招标或数额较大（10万元以上）需由律师审核；（13）XXXXXXXX所有协议均由XXX负责人签字、加盖协议印章后方能生效；（14）采购部签订所有采购汇报及协议应及时报送财务部门。 
八、付款及协议执行 ：
1、付款规定 ：（1）所有已签订协议付款时应参照企业付款流程中有关规定执行；（2）按照进度付款采购项目必须有请购部门出具附表六（验收汇报）方可付款；（3）按照企业规定和协议约定到达付款条件协议在付款时应填写附表七（资金支出审批表）或附表八（付款申请单），由经办人上报、XXXX负责人、XXX负责人、XX负责人、财务总监、集团总经理签批后提交财务部付款；（4）财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款，以免影响协议执行和供货周期，遇特殊状况需延期付款应及时告知采购部并汇报集团企业领导。 
2、协议执行：（1）已签订协议由采购经办人负责跟进，如出现问题，采购部应及时提出提议或补救措施，并告知请购部门及有关领导；（2）已签订协议在执行期间，应及时掌握合作单位对于协议义务和责任履行状况，跟踪并督促其保质保量，准时履约；（3）协议在履行期间应按照双方约定严格执行协议，遇未尽事宜应及时协商并签订补充协议。
九、报验与入库：
 1、报验 ：（1）供应单位已经履行完毕协议，采购部应及时告知请购、质检部门进行验收；（2）对于不一样类型协议标物验收原则参照协议有关规定执行；（3）请购、质检部门在接到采购部报验告知后应及时报验，并出具报验成果证明单或质检单；
2、入库 ：（1）企业所有生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过请购、质检部门检查或验收；（2）协议标物在运达企业后采购部应及时告知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；（3）请购、质检部门已经验收产品仓库应及时入库，并及时出具入库清单。
十、其他阐明：
定价材料按采购流程一~六条执行。
十一、签字次序一览表：
序号
项目名称
签字人员（由左向右依次签字）
最终签字人
1

2

3

4

5

附表一（物资申请表）
单位工程名称： 时间：
序号
材料名称
型号规格
材质
执行原则
单位
数量
单重
总重
使用工况
使用时间
品牌或生产商
参照价格
备注

施工单位

年 月 日
监理单位

年 月 日
建设单位

年 月 日
注：（此处注明与否含税、含运费、含卸车费等其他费用）
材料型号确定后，需提供电子版计划一份
附表二（拟投标单位名单）
序号
单位名称
注册资金
联络人
联络方式
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

按照附表三（询价表）
□ 急件 □ 重要 □ 一般 编号
报价单位： 询件单位：
地 址： 地 址：
联络人： 联络人：
电 话： 电 话：
传 真： 传 真：
非常感谢您对我企业支持与信赖！现将本次所需报价材料列表如下：
序号
产品名称
规 格
数量
单价
总价
备注
1

备注：1、以上报价为含3%/17%增值税、含运费一票到厂价。
2、供货周期： 。
3、交货地点: 我企业指定位置。
4、付款方式： 。
5、质量原则：国标。
6、验收方式：货到按国标验收。
7、质保期限： 。
8、请回传您已审验有效资质文献及产品证明文献。
9、本询价截止时间： 月 日

顺祝
商祺！

报价人：
报价单位：

附表四（比价/招标汇总表）
序号
报价单位
单价
数量
总价
税额
去税价
付款方式
1

2

3

4

5

6

7

8

附表五（ 协议审批表）
协议审批表
协议编号：
经办部门：
经办人：
申报时间：
协议名称

项目名称

协议类别
□建设工程（基建、技改） □物资采购（设备、配件、原材料）□行政类(办公用品等) □其他类
协议形式
□企业原则协议  □自拟协议   □对方拟稿
签
约
单
位
甲方（需方）

乙方（供方）资质状况阐明

乙方（供方）

合
同
内
容
概
要
单位选择
□招投标 □询价 □战略供应商 □其他方式，
阐明：
违约责任

付款方式

协议价款

期限约定

其他需要阐明事项：□无，如有： 
提报部门（企业）负责人意见（签字）：
经办部门负责人意见（签字）：

会 签 栏
技术（有关）部门

法律顾问/审计机构

如下由经办部门填写
盖章个数
企业（协议）章【 】个；骑缝章【 】个；其他【 】个
签订份数
正文【 】份 附件【 】份
备注

附表六（验收汇报）
验收汇报

使用单位： 供货单位：
交货地点： 交货日期：

一、 设备内容：
材料名称
规格型号
技术规定
数 量

二、 验收状况：
序号
验收项目
验收成果
备 注
1
设备规格型号

2
设备数量

3
配套设备

4
随机资料

5
运行成果

结论：

验收人签字： 验收人签字：

验收日期： 验收日期：

附表七（资金支出审批表）
月 资金支出审批表
编制单位： 日期：201 年 月 日
序号
供应商名称
货品名称
财务账面金额
总欠款
质保金额
扣除质保金后欠款
本次申请金额
欠款余额
开票日期
备注
来票未付款
付款未来票
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

附表八（付款申请单）
付款申请单
申请日期

申请人

收款单位

协议编号

协议名称

协议总金额

本次申请金额

金额大写

付款方式

请款原因

与否收到发票

与否收到货品

经办人

提报部门负责人

财务总监

分管领导

监察负责人

集团总经理