DB43_T+2422.5-2022政务服务中心管理规范 第5部分：政务服务事项文件归档管理.docx

ICS 01.040.03CCS A 1243湖南省地方标准DB43/T 2422.52022政务服务中心管理规范第5部分：政务服务事项文件归档管理Specifications for the management of government service centrePart 5:Management standards of government service item document archiving2022- 07 - 08 发布2022- 10 - 08 实施湖南省市场监督管理局发 布目次前言1 范围 12 规范性引用文件13 术语和定义 14 管理职责 25 基本原则 26 电子文件归档 27 纸质文件归档 2附录 A（资料性） 政务服务纸质文件移交清单 4前言本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件是 DB43/T 2422政务服务中心管理规范的第 5 部分。DB43/T 2422 已经发布了以下部分：第 1 部分：政务服务中心建设；第 2 部分：政务服务人员；第 3 部分：服务提供；第 4 部分：安全与应急处置；第 5 部分：政务服务事项文件归档管理；第 6 部分：政务服务质量控制；第 7 部分：政务服务督查考核与评价改进。本文件由湖南省政务管理服务局提出并归口。本文件起草单位：湖南省政务服务和大数据中心、湘西自治州行政审批服务局、湖南莫尔标准化咨询有限公司。李拥平、吴朝化、刘江香、林敏、白冰彦、曹丽冰、向梦黎、颜卓、彭波、马有璐、冀洁。本文件主要起草人：阮珂、唐细华、王显一、侯家骥、夏歧辉、欧阳艳、颜斯哲、陈晓龙、杨兆宏、政务服务中心管理规范 第 5 部分：政务服务事项文件归档管理1 范围本文件规定了政务服务纸质档案与电子档案的管理职责、归档原则、归档流程与要求。本文件适用于省、市（州）、县（市区）政务服务中心的政务服务事项文件归档管理。园区企业服务中心、乡镇（街道）便民服务中心、村（社区）便民服务站可参照执行。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 13968 档案交接文据格式DA/T 85 政务服务事项电子文件归档规范DA/T 85-2019 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1政务服务事项文件 government service document指在政务服务事项办理中收集、形成且未经整理，反映政务服务事项申请、收件、受理、审批过程和结果送达的原始资料、文字、图表、数据等不同形式电子文件和纸质文件的总称。3.2政务服务事项档案 government service record具有凭证、查考和保存价值并归档保存的政务服务事项文件。来源：DA/T 85-2019，定义 3.3，有修改3.3政务服务事项纸质档案 government service paper record具有凭证、查考和保存价值并归档保存的政务服务事项纸质文件。来源：DA/T 85-2019，定义 3.3，有修改3.4归 档 archiving将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经整理后的政务服务文件向档案部门提交的过程。来源：DA/T 85-2019，定义 3.5，有修改3.5最小细分项 minimum segmentation item政务服务事项办理的基本单位。3 术语和定义4 管理职责4.1 政务服务实施机构4.1.1 负责制定政务服务事项文件归档范围和档案保管期限表。4.1.2 负责政务服务事项纸质文件和电子文件的形成、办理、归档和档案的管理工作。涉及多个政务服务实施机构联合办理的政务服务事项，各政务服务实施机构按照各自职责分工负责归档工作。4.1.3 政务服务实施机构的业务办理部门负责政务服务事项纸质文件和电子文件的归档工作。4.2 政务服务中心管理机构负责综合窗口在办理政务服务事项过程中形成的纸质文件的收集、整理和移交。5 基本原则5.1 电子文件与纸质文件具有同等法律效力，对于以电子形式归档的文件，除法律、法规另有规定外, 不再归档对应纸质文件。5.2 政务服务事项电子文件归档工作应遵循统筹规划、统一标准、规范管理、安全高效的原则。5.3 政务服务电子文件实行单套归档，电子档案实行单套管理。6 电子文件归档电子文件的归档工作流程和归档信息包的内容结构、命名规则、元数据和存储格式应按照 DA/T 85 的规定执行。7 纸质文件归档7.1 归档范围纸质文件的归档范围与档案保管期限与DA/T 85 规定的电子文件归档范围与档案保管期限要求保持一致。7.2 基本要求7.2.1 政务服务事项纸质文件归档管理流程从政务服务事项办理开始，到政务服务实施机构的档案部门接收归档文件结束。7.2.2 政务服务实施机构的业务办理部门承担纸质文件归档管理的主体责任。7.2.3 通过政务服务中心窗口办理的政务服务事项，按照“谁形成、谁整理、谁归档”的原则，由政务服务中心管理机构与政务服务实施机构的业务办理部门分别负责承担归档工作，其中政务服务中心管理机构归档后的文件向政务服务实施机构的业务办理部门移交。政务服务实施机构的业务办理部门最终向档案部门移交。7.2.4 文件收集、整理、归档以政务服务事项的最小细分项为基准，按照由系统自动生成的事项办理顺序号为文档编号。7.3 归档流程与要求7.3.1 文件收集通过综合窗口办理的政务服务事项从办理开始至办理结束，由综合窗口工作人员全程收集通过窗口接收与产生的纸质文件。其他分领域综合窗口接收、产生、办理的纸质文件由政务服务实施机构的业务办理部门自行组织收集。7.3.2 文件整理7.3.2.1 收集的文件按照归档范围所列目录进行分类整理，分行政权力事项和公共服务事项，并进行必要的信息补录、材料补充等操作。7.3.2.2 窗口工作人员应对现场纸质文件进行清理，文件归档最迟不晚于事项办结后 1 个月。7.3.2.3 纸质文件以办件事项为基本单位进行组织，按照“一事一件”的原则，与该办件事项相关的、属于归档范围的纸质文件应按照要求进行分类、排列等。7.3.2.4 归档的文件应内容完整、数据准确、表格填写清楚规范、图形清晰。7.3.3 归档登记窗口工作人员应清点、核实纸质文件的保管期限、数量等信息，并根据清点和检查结果进行登记， 形成政务服务纸质文件清单。7.3.4 移交7.3.4.1 窗口工作人员整理完毕后，填写政务服务纸质文件移交清单（参见附录 A），向政务服务实施机构的业务办理部门移交。7.3.4.2 政务服务实施机构的业务办理部门对文件进行汇总、分类、编号、编目、修整、装订、编页、装盒等。将整理完毕的政务服务事项纸质档案，按照 GB/T 13968 的档案交接文据要求向政务服务实施机构的档案部门移交。7.3.5 接收审核7.3.5.1 政务服务实施机构的业务办理部门应对窗口工作人员移交文件进行审核，审核无误，经交接双方签字确认后，进行接收。退回的政务服务纸质文件，应由窗口工作人员修正补充后再次移交，政务服务实施机构的业务办理部门验收合格后予以接收。7.3.5.2 政务服务实施机构的档案部门对业务办理部门移交的文件进行审核，审核无误，经交接双方签字确认后，进行接收。退回的政务服务纸质文件，应由业务办理部门修正补充后再次移交，档案部门验收合格后予以接收；涉及到窗口工作人员移交文件不合格的，由业务办理部门通知窗口工作人员修正补充。附 录 A（资料性）政务服务纸质文件移交清单政务服务纸质文件移交清单见表 A.1。表 A.1 政务服务纸质文件移交清单序号文档编号办理事项名称事项类型归档资料清单服务对象姓名、证件号码备注移交人：接收人：移交日期：