财务管理制度仓库管理规定.doc

财务管理规定仓库管理一、货品买入管理流程1.当发票和货品到（1）货交仓库管理人员：由采购员填制“入库量单”，并根据单据规定填写入库货品购货单位、品名、型号、数量、形式：（购入或自产）。（2）采购发票直接交会计：-（请注意：会计在接受发票时要认真核算发票昂首单位名称以及发票真伪） a.需及时付款，由采购员提前以邮件形式向总经理申请，指示同意后填制“付款申请单”，经有关主管签字确认后交会计，会计见验收合格单后在申 请单上签字后交出纳办理付款手续。 b.暂缓付款，会计根据发票增长应付款项。待付款时，再根据流程（1）办理。 2.发票到，货未到（货品直接交给客户）-（原则：走单不走货）（1）由采购员填制“入库量单”和“出库量单”，并根据单据规定写明入库货品购货单位、品名、型号、数量、形式：购入，在“出库量单”中相对应写明客户名称、品名、型号、数量、形式：发售，仓库管理员根据出入库单办理货品入库出库手续。（2）发票交会计：根据与否及时付款同1-（2）流程处理。3.发票未到，货到（1）货交仓库管理人员：由采购员及仓库管理人员等同1-（1）流程处理。（2）采购员必须及时催讨对应发票，发票到后根据1-（2）流程处理。4货品检查流程（1）货品首先由仓库管理人员按采购单检查货品数量、规格、型号与否与采购入库单一致，清点完毕后由仓库管理人员签收。（2）在对货品数量、规格、型号检查无误后，由技术部有关人员负责对货品有关技术参数进行验收，并签字确认。（3）以上两部完毕后，将货品封存入库。将验收合格单第二联交于财务，货品验收流程完毕。 二、货品借入管理流程 有关人员填制入库量单，写明入库货品品名、型号、数量、借入单位、形式：借入。将已填制“入库量单”交仓库管理员，仓库管理员根据“入库量单”办理货品入库手续。并由有关技术人员对货品有关技术参数进行验收，并签字确认。三、货品售出管理流程（1）销售管理流程a.由销售人员填制“出库量单出货申请单”并写明出库货品品名、型号、数量、购买单位、形式：售出。同步销售人员必须填制“发票申请单”。 b.由销售人员将已填制“出库量单出货申请单”交仓库管理员，由仓库管理员根据 “出库量表货申请单”发货，并由有关提货人对提出货品进行检查，并签字确认。 同步出纳根据“发票申请单”开具发票和送货单。由销售人员向出纳签收。 c.由出纳将“发票记帐联”和“送货回单”交会计做帐。(2)工程销售管理流程a. 工程人员销售根据1流程处理。b. 工程人员做项目工程人员填制“库存材料暂借单” ，货品去向写明对应工程项目名称，仓库管理人员根据“库存材料暂借单”发货待对应工程项目结束后，仓库管理人员根据“库存材料暂借单”和“出库量单货申请单”收回未用材料。会计根据“出库量单”核算工程成本。四、 货品借出管理流程1.工程人员或销售人员因做试验而借用，需填制“库存材料暂借出库单” ，写明货品去向、偿还时间，并在“出库单”右上角标明“借出”，借用人、借用人所在部门经理签字，最终报总经理签字确认后，仓库管理人员根据“库存材料暂借单出库单”发货。货品借出时，有关借用人必须对借用货品进行检查验收。如借出货品发生损坏，由借出人负责。偿还时，仓库管理人员须根据货品检查验收流程对借出货品进行检查，检查无误后根据“库存材料暂借单”注销已偿还货品，并将货品返还仓库。 2.根据客户规定，需要试用时，由有关销售人员或工程人员填制“库存材料暂借单出库单” ，写明货品去向写明、客户名称、试用时间，并在“出库单”右上角标明“借出”，同步后附试用协议，经办人、经办人所在部门经理签字，最终报总经理签字确认后，仓库管理员根据“库存材料暂借单出库单”发货。货品借出时，有关借用人必须对借用货品进行检查验收。如借出货品发生损坏，由借出人负责。经办人员规定客户收到试用货品后，在“签收单”上确认签字，并将“签收单”交于仓库管理人员。偿还时，由仓库管理人员须根据货品检查验收流程对借出货品进行检查，检查无误后根据“库存材料暂借单”注销已偿还货品，并将货品返还仓库。如客户在试用期间提出购置试用产品，其流程按企业销售流程办理，财务在收到销售协议和货款后，在此前“出库单”上签字并标明“转销”字样，仓库管理人员将“出库单”第二联和试用协议交于财务。五、货品出入库管理流程应遵照并掌握如下规定：1.货品凭“入库出库单”或“暂借单”进出仓库。2.出纳和会计每天下班前查对出入库和进出发票。3.出库须经申请人、有关主管、财务签字后，方可办理出库。属销售之产品出库，财务须查对销售协议，凡不符合协议约定付款条件之出库，财务一律不得签字。如遇有关主管外出或出差，由行政部征求有关主管意见后，可由行政部代签。4.凡销售、项目协议、采购协议等协议正本一律存档于财务，销售及采购持协议复印件。财务根据协议约定收付款。六、发生缺货或缺票状况，及时催讨。七、根据出入库单贯彻有关负责人。八、购货付款前提：收到对方发票。九、订货支付预付款前提：收到订货协议和收据。十、工程项目出货填“暂借单”，工程结束填“出库单”。十一、仓库货品进出必须由仓库管理人员亲自操作。十二、工程开票原则为工程款所有结清后，由项目主持人开票。十三、购货发票及时开具。十四、货品出入库时，提货及借用人员必须对货品进行检查验收，出库后货品发生损坏，由提货及借用人员负责。 十五、 赠品、非销售类产品出库规定：1、凡属赠品出库，须在出库单上注明。2、固定资产、备品出库等非销售类产品出库申请，除有关主管、财务签字以外，需有行政经理签字。3、耗材类出库申请有有关经理及行政经理签字即可。4、凡属赠送之出库申请，须经总经理或产品部经理签字后，方可出库。如遇外出或出差，向行政部征求意见后，可由行政部经理代签。货品出入仓库管理流程框图阐明：一、 货品买入管理流程1 货与票同步到采购人员 货 票仓库管理员办理入库手续暂缓付款会 计出 纳规定付款付 款填写付款申请单并交有关主管审核填写入库量出货申请单填写付款告知单并交有关主管审核填写付款告知单验收合格填写付款告知单验收合格单 2 发票到，货未到（货品直接交给客户）办理入库手续仓库管理员采购人员 货 票暂缓付款会 计出 纳规定付款付 款仓库管理员填写付款申请单并交有关主管审核填写付款告知单并交有关主管审核填写入库量单填写出库量出货申请单输出库手续3 发票未到，货到采购人员 货 票没有及时到仓库管理员办理入库手续会 计采购人员供应商填写入库量单及时向供应商索要阐明，并告知催讨发票催讨发票填写付款告知单验收合格填写付款告知单验收合格单二、 货品借入管理流程与货品购入入库流程相似，但入库量单入库原因要指明为借入。借出填写库存材料暂借单。借物人员货 票仓库管理员办理入库手续杂项借入会 计出 纳产品借入填写货品借入清单填写入库量单填写付款告知单验收合格三、 货品销售出库管理流程1 销售部销售管理流程销售人员销售发票申请单、出库量出货申请单出纳开票及时收款仓库管理员开送货单将送货回单交还给仓库管理员2.工程部工程销售管理流程（1） 工程开始时，所有使用在此工程上产品均填写库存材料暂借单，仓库管理员依此单办理借出手续。仓库管理员（2） 工程结束时，工程人员填写出库单 办理出库手续，收回未用材料会 计核算工程成本四、货品入库基本业务流程图保管方入库作业计划分析入库准备接运卸货核查入库凭证初步检查验收办理交接手续货品检查存货方入库信息处理组织入库入库申请入库计划检查汇报入库单证入库作业计划五、货品出库基本业务流程图出库凭证审核出库信息处理拣货发货检查搬到发货准区备区贴标签单证流转处理装车发货发货后清理工作仓库管理有关规定1、仓库须设置：1）仓库设为： 良品、不良品、展示品、备品及办公用品等库位。库存报表须按库位分类记录数量。 2） 展示品数量由销售经理根据产品演示需求提出数量和型号需求，经总经理 审批后方可实行。良品转成展示品须经总经理审批。2、注意仓库干燥整洁，保护库内外环境卫生。3、仓库物品要分类寄存，摆放整洁。4、物品出库要有领用人签字，入库物品要及时登记入帐。对急用货品，要提前作好出货准备，以便及时办理出库。5、冬季怕冻物品，一定要放到保暖、防冻地方，以免导致损失，有易燃易爆物品，要放在安全可靠地方保管，防止发生意外。6、大宗材料、设备不能入库，要点清数量，放到安全地方，摆放整洁，做好覆盖工作，防止雨淋日晒导致损失。7、加强防火防盗工作，保证货品安全。8、临时外借用小型工具，要建立借用物品帐，严格履行借用手续并及时催收入库，如有丢失损坏，由借用人员按价赔偿。9、每月月底最终一天由财务牵头，财务和库管共同参与进行月库存实物清点，库存清单双方签字，各留一份存档。本规定自签发之日起执行 北京锦绣年华信息技术有限责任企业同意人：签发日期： 年 月 日