企业电话管理制度.doc

. 企业电话管理制度1.目的 电话是公司内所有工作人员的重要联络方式，为保证电话联络的畅通，保证各项工作的正常开展，特制定本制度。2.适用范围 适用于本公司所有的固定电话、移动电话的管理。3.电话管理规定3.1职责3.1.1综合部：负责开通国内、国际长途电话的审批，电话的安装、使用、维修、停机、电话费用结算等相关事项的管理；负责手机号码，手机卡套餐业务、通讯费补贴等事项的管理。3.1.2电话责任人：负责管理自己的电话及控制电话费用（一人以上共用一个电话号码的，责任由所有使用者共同承担）。3.1.3各部门：负责宣传、执行本管理规定。3.1.4财务部：负责电话费用的结算。3.2基本原则3.2.1实行“谁使用谁负责”原则，每部电话使用人即为负责人，若无固定使用人则视为部门负责人负责。3.2.2电话号码不足时，综合部将按就近原则，安排周围附近数人共用一个电话。3.2.3公司内线电话用于各部门之间的工作联络，任何人不得用内线电话聊天、谈笑。3.2.4办公电话原则上不得作私人电话使用。3.2.5办公电话主要用于工作联系，提倡使用文明、简捷语言，以减少通话时间。3.2.6非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电话。3.3电话号码的申请与定位3.3.1部门因业务扩大增加人员需新增电话的，由部门提出并填写电话号码及业务新增申请表交由部门负责人签字。部门领导同意后交由上级分管领导审核，审核通过后由副总经理签署审核意见，最后由总经理审批。总经理审批后需把申请表提交至综合部，由综合部联系专业人员进行电话安装。3.3.2电话之初装以开通内线为主。3.3.3各部门电话号码如需开通市话、国内长途、国际长途、来电显示等其他需要另外收费的功能，需由申请部门填写电话号码及业务新增申请表，交由总经理审批后提交至综合部办理。3.4电话移机、停机、停用号码重新起用3.4.1各部门人员因工作原因发生办公地点变动需要移机时，由部门人员提前三天告知综合部进行移机。3.4.2部门人员调整、人员变动等各种原因需要停止使用电话时，部门负责人需向综合部报停，号码由综合部收回保管备用。3.5电话的故障维修管理 使用者如果发现话机、线路等故障要及时向综合部报修，非专业人士不得私自拆装电话。3.6电话费用 每月由综合部按计费系统话费清单进行统计缴纳。4.内部通讯录的更新管理4.1凡手机号码更改者，需在一周内通知主管部门领导，并同时通知综合部及重要的相关联络人。4.2综合部会根据实际情况适时更新公司通讯录（特殊情况除外）。4.3无论部门内部通讯录是否变化，部门负责人均须对该通讯录进行确认，确认部门所有人员的电话号码或手机号码无误等，如有更改，请及时通知综合部予以修改。4.4公司员工有义务保管好公司内部通讯录，不轻易向外人泄露重要领导联系号码。5.移动电话管理规定5.1基本原则：5.1.1公司手机SIM卡由综合部统一发放，仅限持有人使用，不得外借。如遇丢失或损坏，须及时通知综合部重新办理，丢失期间如果发生费用，由持有人承担。5.1.2离职前须将手机SIM卡上交综合部，SIM卡未退回者，公司将按100元/卡的商业价值，以赔偿的形式从员工离职工资中扣除。5.1.3所有享受手机费用补贴人员要保证24小时电话开机状态，以满足工作联系的需要，如有联系不上，影响正常生产的，视情节严重程度，予以通报处罚。5.1.4享受手机费用补贴的人员在公司内原则上以使用公司电话为主。5.2手机号码及业务套餐的申请 部门因工作需要或新进员工需新增手机号码的，由部门提出并填写手机号码及业务新增申请表交由部门负责人签字，部门领导同意后由综合部出具意见并签字，最后经总经理审批，由综合部负责办理。5.3通讯费用管理 因工作需要的手机号码由公司统一办理， 公司根据岗位性质和业务需要给予适当的手机话费补贴。话费补帖由移动公司在每月6号统付。 附 则本制度由综合部编制，解释权归公司综合部。对于本制度未规定事项，依据公司相关制度执行。本制度经批准后，自颁布之日起执行。原有制度及与本制度有抵触的相关规定条款同时失效。 申请人申请部门申请日期部门现有电话号码明细电话号码申请原因需开通业务开通市话国内长途国际长途来电显示请在方格内打其他业务要求完成日期部门领导意见上级分管领导审核意见综合部意见副总经理审核意见总经理审批意见附表2:手机号码及业务办理申请表申请人申请部门申请日期现有套餐明细申请原因需办理业务内容更改套餐SIM卡新增及套餐办理请在方格内打其他业务要求完成日期部门领导意见综合部意见总经理审批意见精选范本