企业电话管理制度.doc

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企业电话管理制度
1.目的
电话是公司内所有工作人员的重要联络方式，为保证电话联络的畅通，保证各项工作的正常开展，特制定本制度。
2.适用范围
适用于本公司所有的固定电话、移动电话的管理。
3.电话管理规定
3.1职责
3.1.1综合部：负责开通国内、国际长途电话的审批，电话的安装、使用、维修、停机、电话费用结算等相关事项的管理；负责手机号码，手机卡套餐业务、通讯费补贴等事项的管理。
3.1.2电话责任人：负责管理自己的电话及控制电话费用（一人以上共用一个电话号码的，责任由所有使用者共同承担）。
3.1.3各部门：负责宣传、执行本管理规定。
3.1.4财务部：负责电话费用的结算。
3.2基本原则
3.2.1实行“谁使用谁负责”原则，每部电话使用人即为负责人，若无固定使用人则视为部门负责人负责。
3.2.2电话号码不足时，综合部将按就近原则，安排周围附近数人共用一个电话。
3.2.3公司内线电话用于各部门之间的工作联络，任何人不得用内线电话聊天、谈笑。
3.2.4办公电话原则上不得作私人电话使用。
3.2.5办公电话主要用于工作联系，提倡使用文明、简捷语言，以减少通话时间。
3.2.6非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电话。
3.3电话号码的申请与定位
3.3.1部门因业务扩大增加人员需新增电话的，由部门提出并填写《电话号码及业务新增申请表》交由部门负责人签字。部门领导同意后交由上级分管领导审核，审核通过后由副总经理签署审核意见，最后由总经理审批。总经理审批后需把申请表提交至综合部，由综合部联系专业人员进行电话安装。
3.3.2电话之初装以开通内线为主。
3.3.3各部门电话号码如需开通市话、国内长途、国际长途、来电显示等其他需要另外收费的功能，需由申请部门填写《电话号码及业务新增申请表》，交由总经理审批后提交至综合部办理。
3.4电话移机、停机、停用号码重新起用
3.4.1各部门人员因工作原因发生办公地点变动需要移机时，由部门人员提前三天告知综合部进行移机。
3.4.2部门人员调整、人员变动等各种原因需要停止使用电话时，部门负责人需向综合部报停，号码由综合部收回保管备用。
3.5电话的故障维修管理
使用者如果发现话机、线路等故障要及时向综合部报修，非专业人士不得私自拆装电话。
3.6电话费用
每月由综合部按计费系统话费清单进行统计缴纳。
4.内部通讯录的更新管理
4.1凡手机号码更改者，需在一周内通知主管部门领导，并同时通知综合部及重要的相关联络人。
4.2综合部会根据实际情况适时更新公司通讯录（特殊情况除外）。
4.3无论部门内部通讯录是否变化，部门负责人均须对该通讯录进行确认，确认部门所有人员的电话号码或手机号码无误等，如有更改，请及时通知综合部予以修改。
4.4公司员工有义务保管好公司内部通讯录，不轻易向外人泄露重要领导联系号码。
5.移动电话管理规定
5.1基本原则：
5.1.1公司手机SIM卡由综合部统一发放，仅限持有人使用，不得外借。如遇丢失或损坏，须及时通知综合部重新办理，丢失期间如果发生费用，由持有人承担。
5.1.2离职前须将手机SIM卡上交综合部，SIM卡未退回者，公司将按100元/卡的商业价值，以赔偿的形式从员工离职工资中扣除。
5.1.3所有享受手机费用补贴人员要保证24小时电话开机状态，以满足工作联系的需要，如有联系不上，影响正常生产的，视情节严重程度，予以通报处罚。
5.1.4享受手机费用补贴的人员在公司内原则上以使用公司电话为主。
5.2手机号码及业务套餐的申请
部门因工作需要或新进员工需新增手机号码的，由部门提出并填写《手机号码及业务新增申请表》交由部门负责人签字，部门领导同意后由综合部出具意见并签字，最后经总经理审批，由综合部负责办理。
5.3通讯费用管理
因工作需要的手机号码由公司统一办理， 公司根据岗位性质和业务需要给予适当的手机话费补贴。话费补帖由移动公司在每月6号统付。

附 则
本制度由综合部编制，解释权归公司综合部。
对于本制度未规定事项，依据公司相关制度执行。
本制度经批准后，自颁布之日起执行。原有制度及与本制度有抵触的相关规定条款同时失效。

申请人

申请部门

申请日期

部门现有电话号码明细

电话号码申请原因

需开通业务
□开通市话
□国内长途
□国际长途
□来电显示
请在方格内打√
□其他业务

要求完成日期

部门领导意见

上级分管领导审核意见

综合部意见

副总经理审核意见

总经理审批意见

附表2:
手机号码及业务办理申请表
申请人

申请部门

申请日期

现有套餐明细

申请原因

需办理业务内容
□更改套餐
□SIM卡新增及套餐办理

请在方格内打√
□其他业务

要求完成日期

部门领导意见

综合部意见

总经理审批意见

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