公司电话管理制度.doc

电话管理制度1. 目的为节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。2. 范围本制度适用于公司所有职能部门、各经营总部。本制度所指各种通讯工具包括座机电话、直线电话、传真机。3. 原则公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便业务开展，公司不允许员工利用公司的通讯工具进行私人用途。4. 固定电话管理1.2.3.4.4.1. 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位办公室工作人员提供一部固定电话。4.2. 员工应在座机电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，（员工姓名）”。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。4.3. 固定电话一般不开通外线功能。各部门员工因为工作实际需要而拨打外线功能的，须提出书面申请，经部门经理初审，人力资源主管批准后方可开通给以设置拨打外线密码。4.4. 拨打外线密码由员工个人负责使用管理。不得借予他人拨打，一经发现，除由其个人赔偿所发生的话费，并按公司奖惩条例给予相应的处分。4.5. 未经公司或电话密码所有人的同意，盗用密码拨打私人电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分。4.6. 禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。4.7. 严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，一经发现证实，给予记过以上的处分。4.8. 已经有拨打外线密码员工一经离职，本部应马上将该员工的上报给人力资源部撤销密码，如果未及时上报而产生话费由部门负责人承担。4.9. 总监级以上的高级管理人员以及副总、总裁助理、有对外业务的部门可以根据工作需要，申请配置直线电话，如需要开通国内或国际长途功能的，应一并提出申请。4.10. 申请配备直线电话，一律报公司总经理批准。5. 传真的管理5.5.1. 公司传真机由使用部门指定人员负责管理。需要发送传真人员，须在负责传真机管理人员处填写发送传真登记表后方可使用传真机。5.2. 负责传真机管理人员负责传真机的传真发送登记、传真接收发放、用纸添加、故障处理、维修申请等相关事务。5.3. 发送传真人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；对发送保密性高或紧急文件时，应提前以电话方式通知收件人现场接收。5.4. 传真接收完毕后，传真机指定管理人员应立即将传真文件交给收件人，对于没有署名接收的人且内容无法查证对应的文件应及时予以清理，保证传真机桌面的整洁有序。5.5. 对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。5.6. 对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。5.7. 员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。6. 附则6.6.1. 本制度由人力资源部制订、修改并负责解释。6.2. 本规定自发文之日起生效7. 附件序号编号版本名称附件发送传真登记表附件2固定电话安装申请表发送传真登记表序号对方传真号码文件名称页数签字确认备注1234567891011121314151617181920212223固定电话安装申请表 填写日期： 部 门姓 名职 务申请理由 功能要求电话类别直线电话 分机电话 传真号码开通权限国际长途 国内长途 仅限市话内线功能 其他功能部门审核人资部复审总经理审批备注：此表单仅限号码功能及线路安装申请，电话机、传真机硬件设备请按照物资申请流程执行。