外贸业务员的工作内容和职责概要.doc

外贸业务员工作内容和职责本资料由实惠网( 搜集于互联网仅供学习参照之用,如作商业用途请联络原版权所有人 。 实惠网官方外贸交流群:博客交流:http:/hi.百度.com/61、及时安排好打样。要按客户规定,书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四 大要素:货号、原料、颜色搭配和做法。打样单格式应严格参照大货订单格式,即货号 -颜色 -数量应列出表格,而不能是其他任何格式。打样单应由外贸部经理签字后,方能安 排打样,外贸部经理不在时,由外贸部经理指定人签字。如波及 XX 模、五金模具与否要 开, 应请示外贸部经理。 如打样需新购原料或辅料, 应书面告知采购部购置。 如采购过程中 波及至少起订量,应立即汇报外贸部经理,由外贸部经理决定怎样处理。样品完毕后,应仔细审核样品,寄出前,必须拍照存入电脑档案。假如是新客户,样品 与否向客户收费、 收多少、 快递费是预付还是到付, 需请示经理, 由经理决定。 总原则是:假如是少许样品,样品免费,运费到付。如样品数量较多,应考虑样品收费,运费到付。2、严格把握“核价单” ,精确地报出美金销售价格。一般状况下,核价单只要掌握两 种就可,一种是“一般贸易核价单” ,一种是“进料加工核价单” 。核价单原则上是由计划部 提供。业务员在向计划部索取核价单时,应拿到 Excel 电子格式,而不是纸张打印件。 拿到计划部提供核价单后, 业务员应逐字逐行进行审核, 检查与否有任何也许差错。 特 别要有能力看出明显错误, 如发现一种 XX 皮康纸金额为 5元, 一种 XX 里布用量为 1米,应立即告知计划部,规定计划部立即改正错误。当碰到计划部未能及时提供核价单, 客户又要立即提供报价时, 业务员应立即动手, 收 集对应核价单数据,自己制作出精确核价单。业务员一定要看清晰核价单中利润和销售利润率计算措施公式与否对。利润 =美金卖价 X 汇率 X0.96-成本销售利润率 =利润(美金卖价 X 汇率 X100%美金卖价确定后, 原则上必须经外贸部经理审核后, 方能对外报价。 个别客户提出佣金 规定,业务员必须把事情来龙去脉向外贸部经理汇报清晰,由经理决定怎样操作。确定美金卖价,总原则如下:。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。(此处有删节,因波及阿瑟供职企业商业业务3、积极积极与客户保持联络,促使客户及早下订单。样品寄给客户之后,应在快递网 页上查阅客户与否已经收到样品, 确认客户样品收到后, 应立即发信给客户, 非常客气地询 问客户对样品评价,问询客户与否有下订单也许。4、业务员应一直牢固树立“订单就是命令”企业理念。客户下订单后,业务员应在 第一时间整顿出中文订单, 并立即下发到有关部门。 客户下订单后, 业务员应立即放下手头 其他并非万分要紧事情,全身心投入到对客户订单分析,围绕“货号 -原料 -颜色搭配 -做法”四个要素,与打样时最终确认样查对(必要时要再次与打样间沟通 ,如有客户交 待不清,应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后,立即打印出中文订单并下发。 从收到客户原始订单到中文订单下发,整个过程时间,能半小时处理,坚决不能用 1小时处理,能 1小时处理,坚决不能用 2小时处理,以此类推。整个过程,最长不能超过 48个小时。假准期间业务员恰好轮到休息,则无条件调休。如客户原始订单有交待不清, 业务员发电子邮件后, 客户在上班时间 4个小时内没有答复, 此时业务员应立即做两件 事:第一, 打电话给客户, 催促客户尽快书面答复; 第二, 口头汇报外贸部经理, 讲明状况, 如外贸部经理提出新提议,立即按经理规定去做。中文订单发文放范围应在订单最上面显示清晰。显示发放范围原则格式是“发:沈阿瑟(1 、张三(6 、李四(3 、王五(6 、钱六(5 、赵七(1 、李八(1 ,共 23份。 ”中文订单中应绝对杜绝模糊语言, 如 “与上次同样” 、 “与去年同样” 、 “有关部门” 等等。在中文订单右下角, 业务员应手工亲笔签下自己姓名, 而不能在电脑中打印出自己 姓名。 手工亲笔签名, 表明业务员已对订单内容已经彻底审核, 已经没有任何丝毫差 错,也表明业务员已对此订单已经完全承担所有责任。当然,订单最终确认另一种重要指标是客户 30%定金到账,或信用证到手。如定 金或信用证未到位,可下发订单,让计划部先计算用料,但要书面告知采购部:“所有物料 采购等告知” 。5、把客户包装规定完整、全面、清晰、及时地告诉包装计算人员,以保证包装物 品及时到位。6、 与计划部、采购部和生产部经理全程保持沟通,理解订单算料、物料采购、生产 安排、 实际生产动态和包装物品到位程度最新状况。 如外贸部经理或分部经理问询有关这 些状况,业务员必须能对答如流,绝对要防止 “ 我不懂得 ” 、 “ 我还不清晰 ” 、 “ 大概 ” 这样 言语。7、 会同业务员助理和生产部品质检查人员,随时检查成品质量状况,作好详细书面 验货记录。 假如发现成品有质量问题, 应立即汇报外贸部经理, 并立即告知生产部经理, 以 便在第一时间采用措施。 反应质量问题时, 应随机抽样, 列出数据, 显示质量问题比例, 养成用数听说话良好习惯。既不能以偏概全、小题大做,更不能视而不见、无所作为。8、 业务员在验货时,同步应对订单所有货号进行现场拍照(注意要颜色交差,颜色 也要拍齐 ,并存入电脑档案。9、 提早与生产部经理沟通,预先安排好大货出货计划。出货计划确认后,先与客户 确认, 客户确认后, 立即准备好所有出货资料, 交给单证部, 以便让单证部在第一时间订好 舱位或航班。所有拖箱时间或送货日期确认后,应立即发出书面 “ 出货告知 ” 。 “ 出货告知 ” 发放范围应明确书写清晰。10、 订舱位或订航班时,应提交给单证部通用资料包括:中文订单、装箱单、货品单 价。同步应另附一页,书面打印,显示如下内容:-货号名称:皮 WW ? PU/PVC XX?皮 YY ? PU/PVC ZZ?-贸易状况:一般贸易?进料加工?来料加工?-拼箱还是整柜?-价格条款:FOB ? CFR ? CIF ? FOB 但运费垫付?-与否要原产地证?如是, RORM A还是 C/O?-发货人:XX 皮件企业? YY 进出口企业? ZZ 企业?还是客人另有规定?-收货人:英文全称?地址?-告知人:英文全称?地址?-货品寄存地点:XX 仓库? YY 仓库? ZZ 仓库?-可拖箱时间?可送货时间?-客户与否还要其他特殊规定?在此列明。如是进料加工或来料加工出口,应至少提前 10天左右与单证部联络,以防止手册冲突 状况发生,因单证部要提前准备好手册。11、 催讨余款。如业务是信用证交易,走货后,所有单据交银行事宜将由单证部操作。 但业务员应积极与单证部沟通, 理解交单状况。 如业务为 T/T交易, 业务员要做事情如下:如货品空运,应在订航班前规定客户付清余款,收到 100%货款后,才可订航班并送货。如货品海运, 先与单据部沟通, 看何时能拿到正本提单, 拿到正本提单后, 立即把发票、 装箱单和提单传真给客户,并书面规定客户付余款(正常状况下, 30%已付,余款是总货款 70% 。 客户付清所有货款后, 把客户规定所有正本文献用快递给客户, 快递一律预付, 而不是到付。 12、 一笔订单出货后, 应积极与外贸部经理沟通, 向经理索要这笔业务有关 成本利润数据, 书面写出这笔订单效益状况分析作为总结, 并复印二份, 一份报外贸部经 理, 一份报分部经理, 原稿那一份自己留底。 索要有关成本利润数据时, 业务员应向外贸部 经理索取,而不是直接向财务部索取。13、 注意原料色卡搜集、制作和归档。寄给客户色卡,一定要有至少一份一模同样 色卡留底, 并且保留归档在外贸部色卡档案中心。 新料到货,不管是客供料, 还是国产 料, 必须在第一时间做出原则色卡, 保留归档在外贸部色卡档案中心。 外贸部色卡档案中 心增补或修改,均有同步书面记录。该书面记录是一 Excel 表格,文献名是 “ 色卡详细 清单 ” ,内有两个 SHEET ,文献寄存地点是:电脑 网上邻居 workgroupkeke -外贸部色卡中心 根目录下。 为保证 “ 色卡详细清单 ” 与实际色卡完全一致, 实际色卡 制作和 “ 色卡详细清单 ” 更新与维护, 由外贸部经理操作, 或由外贸部经理指定人员操作。 任何人, 如未经授权, 不得操作。 业务员在打印订单或出具任何书面材料时, 凡有关原料 名称、中文颜色名和色号,一律以 “ 色卡详细清单 ” 叫法为准,不得想当然地另搞一套。 业务员应常常翻看色卡中心档案色卡, 也应常常在电脑网上邻居上查看 “ 色卡详细清单 ” 文献,及时理解色卡最新动态。14、 学会生产订单包装物计算(重要内容是内盒、外箱、塑料袋等和装箱单制作, 做到包装计算人员因故不在时,照样能独立计算和订购所有包装物品。15、 不停地提高自己英语水平,尤其是英语听说能力。原则上每天应化至少 15分 钟时间,用于英语听力训练。及早挣脱业务员中普遍存在 “ 听不明白、说不流畅、读 不全懂、写不地道 ” 低能局面。16、 完毕外贸部经理和分部经理交办其他事项。首先, 本文合用对象:刚学做外贸又不喜欢看教科书, 或者觉得教科书太枯燥学了跟没学同样, 又不乐意自己积累经验,力争速成朋友们!另一方面,写本文目:为了使大家能在最短时间内学习到某些最基本外贸知识,在后来 外贸生涯少走点弯路!然后,谈谈本文某些特点,这些特点将一直贯穿于整篇文章:1. 娱乐性 -力争跟我们周星星大侠媲美。 (独白是你茶余饭后,开心一笑,学习知识必 备良药。2. 通俗性(不求艺术性 -想到什么就说什么,不矫揉造作,力争浅显易懂,简洁明了。3. 实用性 -书上有尽量不讲,说文论道俺可比不过外经贸出版社众多前辈们!最终一点呢就是本文学习措施:由于本文所波及到某些案例题材均取自于现实生活,而 外贸由于客人和产品巨大差异,处理措施则更不相似,因此本文仅供参照,请不要照抄照搬, 省得误人子弟,怡笑大方!尤其强调一点是,无论本人写是好是坏,假如没经同意,请不要转摘,最起码一点对 人劳动成果珍重请保留,否则后果自负!目前一切 OK ,进入正题:外贸 VS 菜市场 究竟什么是外贸呢?似乎听起来总是那么神圣和高不可及。 其实假如你去菜 市场买 (卖 过菜, 你就会比较轻易懂。 外贸, 顾名思义就是对外贸易,就是跟外国人做生意, 再简朴说就是把菜卖到外国或者把菜从外国买进来。到这里不禁有朋友要问了,既然是买菜卖菜,在中国买卖和同老外买卖究竟有什么区别啊? 先用几种比较专业行话来对买菜卖菜行为下个定义, 在中国买卖菜叫做内贸, 把菜卖到国外 去叫出口,把菜从国外买进来叫进口, (备注:由于本人长期从事是出口,因此后来本系列中 所有外贸指都是出口这样这个区别就是内贸和外贸区别。那么外贸和内贸究竟有多大区别呢?本人认为最大区别有两点:一、既然叫外贸,就一定要是对外,也就是一定要出中国关境,这里要尤其强调是关 境而不是国境,中国国境不小于关境,因此这成了假如英语不懂也可以做外贸一种重大理由, 那就是将产品卖给我们港澳台同胞们, 我们将产品卖给他们只是出了中国海关而没出中国 边境!二、 所支付币种一定要不是 RMB (不要告诉我不懂得这是什么符号啊 , 假如支付是 RMB 一律不叫外贸, 否则我们国家每天喊创收创收不就白喊了嘛! 还不如拿自己印刷机多印几 次来快。目前对外贸有点感觉了吧,就是把菜卖给外国人,然后叫他们付钱给我们,只要不是 RMB 都可以,最佳嘛当然是 USD 了,国际通用汇率稳定。那这里有朋友不禁又要问了,他在美国 我在中国这菜怎么卖给他们, 他们又是怎么将钱给我们啊?路这样远, 他们看不到我们菜我 们看不到他们钱,不是空对空在操作吗?OK, 那么我们首先以海运为例来看看怎么把菜卖给外国人以及外国人又是怎么把钱付给我们 ?(备注:海运 =海洋运送,以船只为运送工具,假如是飞机就叫空运,火车叫火车运送等等先看看货品走向,首先就象菜是由菜农种出来同样,货(也包括菜也是由工厂生产出来 , 由于中国超级廉价劳动力, 这种生产基本以手工活为主。货生产出来后来接下来就是运 输, 内陆运送一般以汽车为主, 内贸外贸没多大区别, 送货地点内贸基本都是对方仓库或者是 经营地方, 外贸基本上都是仓库为多,内贸送到仓库后来货品就到了买方手里了, 货品 交易就完了,而外贸还要多几道手续,到了仓库还要拼集装箱,拼完还要进港,进了港再装船, 等船在太平洋飘流一段时间后到对方港口,再等对方清关提货,这样货品就算交接完毕!内贸货品走向:生产地 -(汽车 -目地外贸货品走向:生产地 -(汽车 -仓库 -(集装箱 -港口 -(吊车 -(船 -对方港口 -(汽车等 -目地这里我们讨论是常用,不太常用就不怎么讲了,否则届时候有朋友又要说了,我货 不是这样走怎么怎么。钱走向:内贸常用是:现金交易,也就是一手交钱,一手交货。或者是从银行打款到对方户头,对 方再去取钱。本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目请联络版权所有 买家-（银行-对方银行）-卖家 钱不一定要通过银行 外贸钱走向： 买家-银行-对方银行-卖家 基本上所有钱都要通过银行 通过对上面流程分析，我们不难看出在外贸中我们会常常碰到某些什么样人或者什么 样单位，也就是外贸活动中必不可少某些主体： 1.生产厂家，有了他们还会有货产生，才会产生 USD. 2.运送企业-包括物流企业，个人运送，托运站等 3.仓库以及仓库人员 4.集装箱以及集装箱企业。 5.船企业，由于船企业一般都比较大，人员太少，因此衍生了专门为其拉生意“外贸皮条 客”-货代，不过这“皮条客神通广大，我们会在后来章节专门讲到。 6.海关-这个就象门卫，所有货出去都要跟他说一声，在他哪里登个记，他说同意了你们 才能走， 不过这个可不是所有人都可以跟他去说， 你想想哪些大老爷们， 要是谁话他都听， 他面子往哪里搁啊， 这个跟他去说那个人我们叫报关员， 就是跟他们去说一下我们这个走 是什么产品，有多少数量等以及可享有退税税率，也就是可以从国家哪里骗到多少钱，因此一 个个报关员都是费尽心思想报关品名来从国家哪里拿更多钱。 报关员资格是需要参与海 关组织报关员考试才有也许获得！ 6.进出口企业，海关哪里虽然你有了说资格，不过你想要出口还是要有权利，这也就是我 们常说进出口权，假如工厂没有，就必须要通过他们出口，他们是运用这个权利来盈利，行 话叫代理，代理我们出口，一般赚我们出口额 1%。 7.外贸个人，一般叫外贸 SOHO,就是有单子却没有进出口权又没有工厂个人或者实体，他 们把工厂货卖给客人又通过进出口企业代理。 8.外贸企业，自己有进出口权。刚开始时候大家习惯叫皮包企业，一种皮包就能成立一种 企业，通过赚取工厂和老外之间差价来生存。 9.银行，赚点辛劳费，反正你用到一次付一次钱，他们是稳赚。 10.尚有某些有关机构和个人，象商检局就需要要报检员，验货机构就要验货员，认证机构 等大体上分了一下差不多就这些主体， 后来在各章节大家可以细细体会各自作用和在外贸活动 中充当角色。 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目请联络版权所有 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目请联络版权所有 通过以上学习，内贸外贸都是贸，最重要也是相通是怎样收到钱以及怎样收到货问 题，这是所有贸易中最轻易引起纷争和最难沟通地方，做生意最重要目还是盈利。而两者 最大差异就在于交易方式和付款方式，这会在后来章节专门指出。 上节谈了某些基本准备工作，相信大家都做好了吧，那么不妨让我们来牛刀小试一下吧，去试 着找一下客人。 客人究竟躲在哪里呢？我们究竟要怎么找呢？总不能我们拿着手中牛刀跑到国 外大街上一阵狂舞，然后大喊“客人，你在哪里，快给我出来”，假如真是这样简朴就能找到客 人话，那么外贸也就变得太简朴，不过要是我们真这样做话，估计外国监狱事业会有一轮 新契机！ 找客人分两种，一种是我们积极出击，动用一切我们能用到资源去发现潜在客人。此外一 种是撞上门，客人积极来找你。不过无论是哪种，我们关键是要抓住他，“不管黑猫白猫， 能抓住老鼠就是好猫”，接到定单才是硬道理！在去抓老鼠之前我们也还是要先去找点诱饵，现 在老鼠太狡猾，轻意不会出来觅食！ 所谓诱饵也就是我们常说自荐信和企业简介，没有这两个你也许连老鼠影子都见不到， 或者说见到了人家也迅速跑掉了，主线不会给你机会抓！企业简介一般要包括如下几点内容： 1.企业名称。2.企业地理位置（靠近哪个港口）3.主营产品/优势项目。4.客套话和宗旨等某些 骗死人不花钱词语。5.企业详细地址/电话/FAX/EAMIL/WEBSITE/联络人。 自荐信呢可以是企业简介， 也就是再简朴有针对性如我对贵企业某个项目比较感爱好， 希 望能跟贵企业在这方面进行合作等。写 EMAIL 力争简洁明了，象我跟客人 EMAIL 常常只有 一句话，这可不是我们读书时候写信，情意绵绵无绝期，追求长度深度。跟老外写信我们是要 赚他们钱，从他们手中拿定单，我们要考虑是效率，一句话可以处理 EMAIL 不要用两句 话来阐明， 假如你写太长自荐信客人认为是打广告也许会直接放进垃圾箱， 这样就划不来 了。老外性格一般都比较直，喜欢直来直往，简洁明了可以投其所好！ 有了诱饵我们要开始找老鼠群聚地方了，目前网络这样发达，当然首选计算机网络了，所 以第一步是从网上找客人，也是新人最常用或者说只能用措施，毕竟它优势尤其明显，费用 低，只要你有时间。而他缺陷也同样明显，效果小，符合经济学规律。想想有这样多猫在撒诱 饵，硕鼠早抓光了，能抓到几只没成年幼鼠已经很不错了。目前来看看怎么找？ 1.在上个章节我们已经讲过了，就是一定要会用搜索引擎，在学会在网上找有用信息。假如 你是卖菜，你想卖 1 元钱，你就可以输入菜，或者买菜，或者买菜 1 元，这里就是我们说关 键词，多种关键词可以组合，也可以分开查找。要学会同一关键词在不一样搜索引擎搜索，也要 学会不一样关键词 （产品， buyer/importor/wholesale,price 等） 在同一搜索引擎用不一样组合搜索！ 2.大家都懂得买菜要去菜市场，在网上卖菜同样也可以去网上菜市场。我们把他叫行业网， 或者专业网。先用搜索引擎按行业搜索到行业网，再在行业里面找自己感爱好客人，工程是比 较庞大。不过只要你想到做成生意有钱赚，你就会不怕麻烦。要坚信“前途是光明，道路是 波折”，困难是有，客人是客观存在！ 3.去 B2B(BUSINESS TO BUSINESS网站。每个星期总会找到几条有用信息。假如没有，不 要灰心，将你准备好诱饵拼命在里面撒，每天多发发产品信息，多找找客人公布信息， 连人家“瞎猫都能逮到死老鼠”，你这样大一只花猫还怕逮不住一只小老鼠吗？ 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目请联络版权所有 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目请联络版权所有 4.也可以去国外论坛逛逛， 不过这里规定要有一定英语基础， 否则人家在说什么你不懂得， 你想说什么体现不出来这事情就难办了！ 尚有象其他从国外 114，国外黄页，大使馆等地方去查信息，个人没去查过，感觉费用太高， 并且效果不大。做商业还要从商业途径也许效果会好一点！当然假如你有关系又另当别论了， 关系学在哪里都行通，假如你有亲戚朋友在国外采购，我想我说多种措施都是废话了！ 最终要讲一种常人最有效找客人措施-参与展览会。这个一般新人刚进企业有机会参与也是 跑跑腿比较多。国内展影响力比较大有广交会，华交会，义博会等，布展规定相对不是很 高，产品多一点，价格低一点就 OK 了！尤其是广交会，每次一闭幕都会引起一种项目价格大 跌，这也是国人悲伤啊，付出同样血汗却拿到更少血汗钱，怪不得广交会又叫“价格坟 场”。而国外展去比较多是香港展（地理优势） ，法兰克福展，拉斯维加斯展等，展位布置要 求要有新意，宁可样品少，不过一定要有吸引客人眼球地方，否则你摊位就要门可罗雀了！ 去美国商务签证比较麻烦，要有去过其他国家经历还要是结过婚，并且成功率也不是很高！ 通过以上多种途径之后，相信你一定会找到属于你客人。不过找客人一定要有耐心，常常 看到有人在论坛说“我已经到企业一种月了，怎么还一点起色都没有啊？”之类话，我结论是 3 个月找到客人是英雄，6 个月找到客人是人才，12 个月找到客人也不差，只要老板能给 你 12 个月时间去找！毕竟你是从人家袋中拿钱，你还要看人家乐意不乐意？做外贸假如没 有足够耐心和恒心是不会成功！ 这里再废话几句，虽然做外贸卖是产品，不过同样卖是我们个人。目前做生意在价格已 趋向透明时代，价格已经不是唯一原因。服务已经被提高到了一种很高档次，服务需要人去 服务，因此业务员自身素质，能力，人格魅力在目前生意场上尤其重要。做生意做是人。 客人找到后，对于工厂来说已经可以进行下一步了，而对于外贸企业来说还需要找工厂。找工 厂措施同找客人差不多，有自己积极找，也有工厂自己找上门。一般目前用比较多 是从网上找，通过黄页，114，或者更直接一点是到一种地方后来问当地人，再一家家找。这 里要强调一点就是外贸企业同工厂关系， 或许此前外贸企业总是高高在上， 不过目前伴随价 格透明，外贸企业生存空间越来越小，对工厂态度也应当持一种平常心，要懂得工厂同客 人同样同样是我们衣食父母， 没有他们我们同样也会饿死。 当然我说这话意思不是说要低声 下气求工厂，这也用不着，做生意互惠互利就可以了，互相珍重，互相理解，以安全赚到钱为 重要目！ 通过你不懈努力， 终于有客人开始给你答复了。 而客人第一封信就是要样品并且要你们付快 件费，这究竟怎么是好呢？下一章节-样品篇！ 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目请联络版权所有