合同归档制度.doc

合 同 档 案 管 理 制 度 第一章 总 则第一条 为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。第二章 归档范围第二条 合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。第三条 非合同档案：与业务有关的协议，文件等。第三章 归档制度第四条 凡属归档范围的文件资料，均由档案归口部门人力行政部统一管理，档案应至少保留两份原件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。第五条 财务部门无文件资料借阅权，原件不得向外借出。第六条 原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，人力行政部保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅.。第七条 所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。第四章 档案保管制度第八条 人力行政部设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。第九条 归档资料要进行登记，编制归档目录。第十条 部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。第十一条 档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。第十二条 档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。第十三条 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。第五章 档案管理员的职责第十四条 部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。第十五条 具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。第十七条 档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。第六章 档案查阅和借阅要求 第十六条 部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写档案借阅登记表。 第十七条 档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。 第十八条 不准转借,必须专人专用。 第十九条 必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等，在档案材料右上角写档案编号除外。 第二十条 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第七章 合同档案保管期限及销毁 第二十一条 正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 第二十二条 合同金额在50万元（不含）以下的保存10年； 合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。 第八章 档案销毁第二十三条 任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 第二十四条 各档案管理人员应定期对档案进行检查。 第二十五条 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合 同文档的安全。 第二十六条 凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在档案销毁清单上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由档案销毁清单立卷永久保存。第九章 责罚制度第二十七条 公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。 第二十八条 公司所有员工凡违反合同档案管理制度，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经人力行政部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款100-500元，并予以通报批评； 第二十九条 公司所有员工违反第六章第十九条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令 其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元； 第三十条 一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门 并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。 第三十一条 不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予 通报批评。 第三十二条 对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。第十章 附 则第三十三条 本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。第三十四条 本制度自下发之日起执行。 附件：见excel表合同移交清单合同销毁清单合同借阅清单合同登记清单合同编号使用规则