合同归档制度.doc

合 同 档 案 管 理 制 度

第一章 总 则
第一条 为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
第二章 归档范围
第二条 合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。
第三条 非合同档案：与业务有关的协议，文件等。
第三章 归档制度
第四条 凡属归档范围的文件资料，均由档案归口部门人力行政部统一管理，档案应至少保留两份原件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。
第五条 财务部门无文件资料借阅权，原件不得向外借出
第六条 原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，人力行政部保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅.。
第七条 所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。
第四章 档案保管制度
第八条 人力行政部设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
第九条 归档资料要进行登记，编制归档目录。
第十条 部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
第十一条 档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
第十二条 档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
第十三条 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
第五章 档案管理员的职责
第十四条 部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。
第十五条 具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。
第十七条 档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。
第六章 档案查阅和借阅要求
第十六条 部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅登记表》。
第十七条 档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。
第十八条 不准转借,必须专人专用。
第十九条 必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等，在档案材料右上角写档案编号除外。
第二十条 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
第七章 合同档案保管期限及销毁
第二十一条 正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
第二十二条 合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；
合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；
合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；
合同金额在5000万元以上的永久保存。
第八章 档案销毁
第二十三条 任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
第二十四条 各档案管理人员应定期对档案进行检查。
第二十五条 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合 同文档的安全。
第二十六条 凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第九章 责罚制度
第二十七条 公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
第二十八条 公司所有员工凡违反合同档案管理制度，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经人力行政部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款100-500元，并予以通报批评；
第二十九条 公司所有员工违反第六章第十九条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令 其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；
第三十条 一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门 并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
第三十一条 不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予 通报批评。
第三十二条 对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第十章 附 则
第三十三条 本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。
第三十四条 本制度自下发之日起执行。

附件：见excel表
合同移交清单
合同销毁清单
合同借阅清单
合同登记清单
合同编号使用规则