入伙物业工作程序细则.doc

集中入伙期间物业公司各组工作实施细则

一、 接待咨询组（5人）
1． 主要工作：
1） 根据业主名录核对业主身份证及购楼收据；
2） 填写入伙会签单并发放排号牌；
2． 工作分工：
1） 业主身份核对：XX XX XX。负责人：XX
2） 发放排号牌：XX
3） 咨询：XX
4） 引导员6人，负责人：XX
3． 主要物料：
由地产提供
4． 实施细责：
1）业主到达现场时，引导员上前迎接，指引到接待处；
2）根据业主名录核对业主身份证及购楼收据
3）填写入伙会签单，核对后盖章；
4）给业主发放排号牌，
5）引导业主到下一个手续办理区。
二、 物业资料核收发放组（4人）
1、主要工作：
1） 核收《入伙通知书》、身份证复印件、《业主（住户）档案登记表》、存折复印件。
2） 发放《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》、《装修指南》、《业主手册》、《服务卡》，并登记。
2、工作分工
1） 负责人：XX。职责：协调组内工作人员工作；在《会签单》上盖章。
2） 工作人员：XX/XX/XX。职责：工作内容详见实施细则。
3） 安管员1人。职责：协助配合复印资料；取出《业主档案袋》交给本组工作人员；从签约组收回《业主档案袋》。
3、主要物料
1） 签字笔：工作人员每人2支，共6支。
2） 会签章、印泥：各1个。负责人保管。
3） 复印机：1台。安管员看管。
4） 业主档案袋：放在资料柜上。
5） 《资料核收登记表》、《资料发放签收表》：工作人员若干份。
6） 袋装好的资料：每袋内均装有《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》、《装修指南》、《业主手册》、《服务卡》。
4、实施细则：
1） 业主到达本组，工作人员接过业主的《会签单》。业主如没有《会签单》，则请其去接待组领取。（业主需去接待组亲自核实身份。）
2） 核收《入伙通知书》原件1份、业主身份证复印件4份（核原件）、业主家庭成员身份证复印件各1份、《业主（住户）档案登记表》（内附有业主及家庭成员1寸照片各1张）、存折或银联卡复印件4份（核原件）。
3） 根据业主《会签单》的房号，取出该户《业主档案袋》，将所核收的资料放入《业主档案袋》内。
4） 填写《资料核收登记表》，对业主交的资料进行登记，并请业主签名。便于管理处了解各户业主所交资料是否齐全，日后及时向业主补收。
5） 把预先袋装好的资料（《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》、《装修指南》、《业主手册》、《服务卡》）交给业主，并请其在《资料发放签收表》上签字。
6） 工作人员在《会签单》上签名，交由负责人在《会签单》上盖章。
7） 工作人员将《业主档案袋》和《会签单》交给业主，指引业主到签约组。
5、实施中可能遇到的其他情况
1） 代理业主办理入伙手续的，另需收取业主的委托公证书原件、代理人身份证复印件。
2） 资料不全者，可现场复印、填写。
3） 除身份证和《入伙通知书》外，其他的核收资料可以后补。
4） 业主如坚持需要验房后再办理本组手续，可以指引业主持《工作会签单》到验房组验房。
6、每日工作结束后，文勇负责收集整理本组的物料。
三、 物业签约组（13人）
1、 主要工作：签署《前期服务协议》、《业主公约》、《银行代收委托书》。
2、 工作分工
1） 负责人：xx。职责：协调组内工作人员工作；在会签单上盖章。
2） 工作人员：xx、xx、xx、xx、xx，xx、xx、xx。职责：工作内容详见实施细则。
3） 引导人：1人。职责：引导业主到某小组或收费组；把问题业主引导到应急处理组。
4） 安管员；1人。负责资料传递、收集。
3、 主要物料
1） 签字笔：工作人员每人2支，共20支。
2） 会签章、印泥：各1个。负责人保管。
4、实施细则：
1） 工作人员分为5小组，各小组单独处理签约工作。
2） 小组工作人员接过业主的《业主档案袋》和《会签单》。
3） 小组组员从《业主档案袋》中取出《前期服务协议》、《业主公约》、《银行代收委托书》。
4） 小组组员将文件快速翻到签署页，引导业主签署。小组长对业主的疑问予以解答。
5） 业主签署完后，组员把《银行代收委托书》的业主联交业主，其余签署资料放入《业主档案袋》。
6） 小组长在《会签单》上签名，交由签约组负责人在《会签单》上盖章后，将《会签单》交给业主。小组长提示引导员将业主引到收费组。
7） 组员将《业主档案袋》，交给安管员放回资料柜。
5、实施中可能遇到的其他情况
1） 业主如坚持需要验房后再签署协议，可以指引业主持《工作会签单》到验房组验房。
2） 在业主较多时，各工作人员都应独立应对业主。如有解答不了的问题，可交由小组长或签约组负责人解答。
3） 签约组负责人决定是否将问题交给应急处理组。
6、每日工作结束后，XX和XX负责收集整理本组的物料。

四、 物业收费组（8人）
1、 主要工作：收取业主预交的物业管理费、水电费和信报箱费。
2、 工作分工
1） 负责人：xx。职责：协调组内工作人员工作；在会签单上盖章。
2） 工作人员：xx、xx＋财务3人
3） 安管员：2人。职责：在收费组后面，保护该组的财务安全；引导问题业主到应急处理组。
3、 主要物料
1） 收据
2） 2台POS机
4、 实施细则由财务人员安排。贺静在学习过程中掌握整个收费流程，能独立进行收费。
5、实施中可能遇到的其他情况
1） 业主对费用标准表示异议时，财务人员应向业主进行解释。
2） 收费组负责人决定是否将问题交给应急处理组。
6、每日工作结束后，贺静协助本组负责人收集整理本组的物料。

五、 验房组（工程人员60人＋预备10名安管员）
1、 主要工作：引领业主去现场验房；抄取水电表数；解答业主疑问；填写业主《收楼验房意见表》。
2、 工作分工
1） 负责人：xx。职责：协调组内工作人员工作；在会签单上盖章。
2） 现场接待人：xx、xx。职责：现场接待业主；监督验房工程人员的验房时间；
3） 验房工程人员：xx等外加50人。职责：借用、归还钥匙；引导业主现场验房；抄取水电表数；解答业主疑问；填写业主《收楼验房意见表》。
4） 引导人：安管员1人。职责：在业主较多时，安排业主在等候区等候。
5） 安全带保管人：安管员2人。
3、 主要物料
1） 验房组人员通讯录：验房组所有人员各1份，准备70份。
2） 签字笔＋手电＋硬塑料板＋住宅区电表间锁匙+白纸2张：验房工程人员每人1份，准备70套。白纸用完，可再向负责人领用。
3） 商业区电表间钥匙、商业区电表间钥匙领用表：放在现场接待人处。验房工程人员领用、归还。
4） 验房工作进度表、商业区电表间钥匙领用表：现场接待人使用。
5） 收楼验房意见书
6） 预先已作登记的《业主水电登记表》：现场接待人各1份，共3份。
7） 空白的《业主水电登记表》：现场接待人每人若干。
8） 安全带＋塑料凳＋签字笔：安全带保管人每人1套，共2套；白纸若干。
9） 对讲机3台：验房负责人和安全带保管人各1台。
4、 实施细则
1） 业主就坐后，现场接待人核对《会签单》。（会签单上应有前几组的会签章，特殊情况下至少有接待组的会签章。）
2） 现场接待人根据《会签单》上的房号，在《收楼验收意见表》上填写业主姓名、房号。
3） 验房负责人同时安排1名验房工程人员到现场接待人处。验房工程人员持《会签单》到钥匙外借组办理钥匙外借手续。（验房工程人员在钥匙外借组进行登记。）
4） 现场接待人填写《验房工作进度表》。
5） 验房工程人员持房间钥匙、《收楼验收意见表》和《会签单》，与业主一起去业主房间。（商业区验房，还需在现场接待人处领取商业区电表间钥匙，填写《商业区电表间钥匙领用表》。）
6） 验房工程人员对业主的验楼意见，适时地合理解释。解释不了的，可先在白纸上记录，以便在入伙现场找地产工程组答疑。对于明显的质量问题，则可在《收楼验收意见表》上记录。
7） 验房工程人员征求业主意见，若其认可管理处事先抄好的水电表数，则可回入伙现场，在现场接待人处查找预先已作登记的《业主水电登记表》上的数据，直接填写在《收楼验收意见表》上。若业主不认可，则现场抄表（先抄水表，后抄电表）。验房工程人员应对现场所抄的表数负责（与安全带保管员提供的数据进行比较。）。
8） 验房工程人员和业主在《收楼验房意见表》上签名。
9） 验房工程人员回到入伙现场，将《收楼验房意见表》和《会签单》交给现场接待人，告之验房完毕。现场接待人在《验房工作进度表》和《商业区电表间钥匙领用表》上做相应填写，并把验房现场抄的表数填写在空白的《业主水电登记表》上（注意与原水电表数比较）。
10） 现场接待人在《会签单》上签名后，交给验房组负责人在《会签单》上盖章，然后把《会签单》交给业主。
11） 验房工程人员拿着《收楼验房意见表》和房间钥匙将业主引到钥匙发放登记组，待业主进行钥匙登记后，返回验房人员等候区。
5、 验房过程注意事项
1） 验房工程人员在带领业主验房过程中，一定不能把钥匙交给业主。（尤其是没有按正常程序办理者。）
2） 当业主询问何时能处理完验房中发现的问题时，可回复业主：三日内开发商会把处理意见告知管理处，管理处会立即电话回复业主。
3） 验房工程人员在开启入户门时，注意使用施工钥匙。
4） 填写《收楼验房意见表》时，字体应有力度、清晰。
5） 经过光滑地面和高度较低的楼梯时，提醒业主小心。
6、 实施中可能遇到的其他情况
1） 业主在房间内情绪激动时，应电话联系验房组负责人，告知业主情绪激动的原因和位置。验房组负责人及时与本组的地产负责人（ ）联系，由其安排地产人员前去安抚业主。
2） 业主的《会签单》上如没有前几组的会签章，工程人员把房间钥匙归还给钥匙外借组即可。提示业主补办前几组的手续。
3） 当入伙现场出现验房工程人员空缺时（均外出验房），现场接待人在《收楼验房意见表》上登记房号和业主姓名后，将《收楼验房意见表》交给验房负责人。验房负责人按《收楼验房意见表》的先后顺序在有验房工程人员的情况下进行安排。验房组引导人引导业主到验房等候区。
4） 业主要求现场抄水表时，验房工程人员应电话联系验房负责人。验房负责人通过对讲机联系安全带保管人前去验房现场，并告知原水电表数。（安全带保管人在白纸上记录原水电表数，并告知验房工程人员。）安全带保管人负责验房工程人员在抄水表时的安全。（安全带保管人在住宅区内待命）
7、 其他事项
1） 现场接待人随时查看《验房工作进度表》，发现有验房工程人员超过1小时未返回者，应及时与该验房工程人员电话联系，了解情况，并向验房组负责人通报。验房负责人决定是否联系该组的地产负责人进行协助。
2） 因小区面积较大，楼栋较多，所以验房组人员应在集中入伙日的前一天熟悉验房现场，熟悉水表位置和电表间位置。
3） 因住户的水表大多在室外高空，具有一定的作业危险性，所以验房工程人员在入伙办理的工作日前后禁止喝酒。抄取水表时，验房工程人员要与安全带保管人确认安全措施，方可进行抄表。
8、 每日工作结束后，薛强协助叶绿波清点物料。

六、 钥匙外借组（3人）
1、 主要工作：向验房组工作人员外借钥匙、回收钥匙；向钥匙发放登记组移交钥匙。
2、 工作分工
1） 负责人：xx。职责：协调组内工作人员工作；在会签单上盖章。
2） 工作人员：xx、xx。职责：登记、外借、回收、移交钥匙。
3、 主要物料
1） 钥匙箱
2） 钥匙借用登记表
3） 签字笔：工作人员每人2支，共6支。
4、 实施细则
1） 工作人员根据验房工程人员所持的《会签单》，从钥匙箱拿出对应的房间钥匙。验房工程人员在《钥匙借用登记表》上登记后，借出钥匙。
2） 工作人员在《会签单》上签名，负责人盖章。验房工程人员取回《会签单》。
3） 验房工程人员在验房完成后，将钥匙还给工作人员。（业主不收楼的情况下）
5、 每日工作结束后，xx和xx对钥匙进行清点。

七、 钥匙发放登记组（5人）
1、 主要工作：向业主发放钥匙；向业主发放信报箱钥匙。
2、 工作分工
1） 负责人：xx。职责：协调组内工作人员工作；在会签单上盖章。
2） 工作人员：xx、2名安管员。职责：发放钥匙并登记。
3、 主要物料
1） 信报箱钥匙（在外借组钥匙箱内）
2） 业主钥匙领取登记表、信报箱钥匙领取登记表
3） 住户委托钥匙登记表
4） 签字笔：工作人员每人2支，共10支。
5） 档案盒：4个。装已填写好的《收楼验房意见表》（非业主联）
4、 实施细则
1） 验房工程人员拿着《收楼验房意见表》、房间钥匙和《会签单》引领业主到本组。
2） 工作人员核实《会签单》。只有在前几组的会签章齐全的情况下，才能向业主发放钥匙。
3） 工作人员根据房间钥匙数量，在《收楼验房意见表》上填写（或核对）数量，并在业主填写完《业主钥匙领取登记表》后，把钥匙交给业主。
4） 工作人员向业主询问是否留1把施工钥匙，以方便维修。若业主同意，工作人员则请业主在《住户委托钥匙登记表》上登记，并留1把施工钥匙交给本组负责人。如业主需要有留下施工钥匙的凭据，工作人员则将《住户委托钥匙登记表》复印1份，将复印件交给业主。
5） 工作人员询问业主是否有信报箱缴费收据。工作人员对缴费收据核实无误后，向业主发放信报箱钥匙，并请业主在《信报箱钥匙领取登记表》上登记。
6） 工作人员将《收楼验房意见表》业主联交给业主，将《收楼验房意见表》的其他联和已签名的《会签单》交给本组负责人。
7） 本组负责人在《会签单》上盖章后，把《会签单》交给业主。
5、 注意事项
1） 向业主发放房间钥匙时，工作人员应向业主说明业主钥匙和施工钥匙的区别。提示业主：业主钥匙一旦开门后，施工钥匙即作废，无法再使用施工钥匙进入户门。
6、 每日工作结束后，廖建民协助夏志超整理《收楼验房意见表》给地产工程部；杜凯整理记录表格，交给张艳君；同时与程永军、谭建军清点房间钥匙和信报箱钥匙。

八、 装修咨询办理组（5人）（差2人）
1、 主要工作：为业主装修提供咨询，受理装修申报。
2、 工作分工
1） 负责人：xx。职责：协调组内工作人员工作。
2） 工作人员：xx。职责：提供图纸、盖章、审核申报的电气装置和容量
3） 许建国＋2人：提供咨询，指导表格填写。
3、 主要物料
1） 《装修申报表》、《装修施工人员登记表》、《装修管理规定》、《装修管理责任书》、《消防安全责任书》（商业区用）、《用电设备清单》
2） 《装修申报表》样表、《装修施工人员登记表》样表、《用电设备清单》样表
3） 户型平面图、户内强电、弱电平面图
4） 印章、印泥
5） 签字笔：工作人员每人1支，共6支；为业主准备5支。
4、 实施细则
1） 业主咨询或申报办理装修手续时，工作人员应根据《装修管理规定》向业主讲解。如业主需要，可向其提供《装修申报表》、《装修施工人员登记表》、《装修管理规定》、《用电设备清单》，并出示样表。
2） 如向业主提供户型平面图、户内强电、弱电平面图时，工作人员应在图纸上盖章：“本图仅供参考，具体尺寸和位置请现场核实”。
3） 申报审批时间：在申报资料齐全的情况下，集中入伙（7天）结束后的3个工作日内审批。
5、 每日工作结束后，张继伟负责收集当日的装修申报资料，并汇总装修咨询申报过程中出现的问题，向管理处汇报。

九、 装修押金收费组（3人）
1、 主要工作：装修保证金、垃圾清运费、出入证工本费及押金。
2、 工作分工：财务部负责。
3、 主要物料：收据；1台POS机
4、 实施细则由财务人员安排。
5、实施中可能遇到的其他情况
3） 业主对费用标准表示异议时，财务人员应向业主进行解释。
4） 收费组负责人决定是否将问题交给应急处理组。
6、每日工作结束后，贺静协助本组负责人收集整理本组的物料。

十、 集中入伙辅助组
组别
组员
负责人
说明
现场总协调人
XX
XX
各工作组的衔接捡查、协调，媒体及其他领导的接待。
应急处理组
XX

入伙过程中物业纠纷的处理
专业公司现场办理组
电信、网通、燃气、银行
XX
住宅区东入口处
水电运行保障组
管理处工程人员（XX）
施工单位人员
XX
确保在集中入伙期间水电的正常；地下停车场的通风设施的开启。
后勤组
XX
xx
工作人员的饮料伙食供应；外借工作人员的招待；现场清洁的管理。清洁人员10人
安全管理组
详见安全管理方案
xx
小区外围劝阻闲杂人员；小区内疏导人流、车辆；地下地面停车场秩序的维护；对讲机的准备。
特勤组
详见安全管理方案
xx
外围加强，应急保障
后勤交通组
公司行政部
xx
确保入伙工作人员的接送车辆的安排，财务的现金押送等工作
电梯保障
电梯公司
xx
电梯的应急保障

关于《收楼验房意见表》上问题的处理：
1、 入伙期间的每天中午和晚上，廖建民协助夏志超整理《收楼验房意见表》，把管理处联和开发商联分开；
2、 将《收楼验房意见表》开发商联复印一份。把开发商联及复印件当天交给地产工程部苏工，由其签收。
3、 地产工程部苏工会在当天召集施工单位，要求施工单位针对每套房的问题作出维修时限。苏工会以表格的形式对各套房的维修时限进行登记和跟踪。
4、 夏志超及时复印苏工的《房屋维修时限登记表》。
5、 管理处安排专人及时根据《房屋维修时限登记表》的时间承诺向业主电话反馈。并做好电话记录。
6、 施工单位处理完后，地产苏工会及时通知管理处复查。