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盘点管理流程

目 录

第一单元 前　言
第二单元 概　述
第三单元 盘点作业流程
第四单元 盘点的组织及制度确立
第五单元 盘点配置图及其表格
第六单元 盘点前的准备
第七单元 盘点的具体操作
第八单元 盘点结果的分析和解决
第一单元 前言
一、 合用范围
本手册供参与盘点员工和管理人员学习使用，并作为公司盘点系统的参考指南。
二、目的
本手册作为盘点的标准作业程序，全面介绍盘点系统、规定及流程，旨在提高盘点的精确度，增进工作效率。
三、益处
使用本手册可提供以下重要益处：
1． 更短的培训时间
2． 更高的工作效率
3． 统一的专业术语，便于沟通
4． 对于盘点系统的更好理解和实用操作
5． 了解盘点在商业体系中的重要性
第二单元 概述

一、什么是盘点
所谓盘点就是定期或不定期地对超市内的商品进行所有或部分的清点，以的确掌握该期间内的经营业绩，并因此加以改善，加强管理。
二、为什么盘点
对琳琅满目的商品，对摩肩接踵的顾客，员工忙里忙外，无非是令顾客满意、公司兴旺昌盛。然而，要知道是盈是亏，光靠天天的报表，天天的业绩，是无法准确知道的，目前的唯一办法就是盘点，且通过盘点可以达成：
1． 确切掌握库存量
2． 掌握损耗并加以改善
3． 加强管理，防微杜渐
三、盘点要达成的目的
每次盘点皆需投入大量的人力、物力和时间，同时也带来一些负面影响，但它却是一种非常重要的工作，由于它能达成下列目的：
1． 了解商店在一定阶段的盈亏状况
2． 了解目前商品的存放位置，缺货状况
3． 了解商店的存货水平，积压商品的状况及商品的周转状况
4． 发掘并清除滞销品、临近过期商品，整理环境、清除死角
5． 根据盘点情况，可加强管理，同时遏阻不轨行为第三单元 盘点作业流程

一、 流程图
盘点作业流程规划的缜密与否，直接关系到盘点结果的真实性
建立盘点制度及标准

进行组织贯彻

责任区域划分

盘点前的准备及培训

盘点作业

盘点结果

重盘

重大差异
是
追查责任、对策改善
进行调整和结算
否二、作业流程管理
1． 盘点制度由商业公司统一制定。涉及：盘点方法、盘点周期、帐务解决、差异解决及奖惩规定；
2． 组织贯彻
涉及：所有盘点的组织贯彻和部分盘点的组织贯彻、区域划分；
3． 盘点作业要划分区域，贯彻到人；
4． 盘点前准备：重要有人员组织、工具、通告、商品和环境整理、工作分派与盘前培训、各种资料整理；
5． 盘点作业：重要有资料整理与分析、库存调整、差异解决、奖惩实行。

第四单元 盘点的组织及制度确立

一、 盘点制度的确立
盘点方法列表如下：

实物和账面
区域
时间段
周期

实物
账面
全面
盘点
区域
盘点
营业中
营业后
定期
不定期

定义
实际清点存货数量的方法
以书面记录或电脑记录进出账的流动状况而得到期末存货余额或估算成本
将超市内所有存货区域进行盘点
以类分区，依序盘点一定区域，如此周而复始
盘点时超市仍对外营业
超市在关门后盘点
每次盘点间隔期一致的盘点
盘点间隔期不一致的盘点

实用范围及时间间隔
超市实物盘点
由电脑部和财务部进行
一年二次
周期性
库存区盘点
销售区域盘点
全面盘点
家电、精品等，或突发事件、人事变动、经营异常等

说明：
1． 由于零售行业自身的特点，我们采用相应交叉的盘点方法进行盘点。
2． 如遇特殊情况，如门店的人事变动、意外事件发生（如水灾、火灾）、经营异常等，必须另行组织盘点，至于全盘或区域盘点，则视情况而定。
二、 账务解决
由财务部制定执行

三、差异解决
盘点也许出现重大差异。所谓重大差异即指：盘损率大幅超过同行业标准或公司目的，以及毛利率远低于同行业标准或公司目的。
1．盘损率是实际盘点库存与电脑理论库存的差异。
一般而言盘损的因素有下列几种：
（1） 错盘、漏盘
（2） 计算错误
（3） 偷窃
（4） 收货错误，或空收货，结果帐多物少
（5） 报废商品未进行库存更正
（6） 对一些清货商品，未计算降价损失
（7） 生鲜品失重等解决不妥
（8） 商品变价未登记和任意变价
2．若发生重大差异时，应立即采用下列措施：
（1） 重新确认盘点区域，看是否漏盘；
（2） 检查收货，有无大量异常进货，并且未录入电脑；
（3） 检查有无大量异常退货，并且未录入电脑；
（4） 检查库存更正及清货变价表；
（5） 重新计算；
3． 商品盘损的多少，代表着管理人员的管理水平及责任感。只要结果在合理的范围内，均视为正常。同时有必要奖优惩差，减少损耗。参照行业标准的低成本损耗及责任贯彻到人的经营理念，公司目前规定的超市盘点损耗标准为：
(1). 门店盘损率应控制在销售总金额的4‰-6‰。
(2). 在6‰-8‰之间应视为低于标准水平，必须由经理负责寻找因素，提出整改措施。
(3). 在8‰以上为不正常，须追寻有关经营人员及员工的责任，并给予处罚。
(4). 开店初期二个月的第一次盘点允许有较高的损耗率。
4． 盘点的组织
盘点作业人员组织，一般由各店自己负责贯彻，若为全面盘点，应由公司营运部、电脑部、财务部、采购部在各门店进行盘点时分头指导和监督盘点，并由营运副总统筹安排。由各部门经理负责并具体贯彻到各部门和人。盘点作业是超市人员投入最多的作业，所以规定全员参与盘点。一般是每个部门为一个小组。
全面盘点组织构架图（如下图）
若为区域盘点，则由楼面各部门，根据盘点计划自己组织贯彻，同时由ALC配合操作

抽 盘
初 盘
营 运 副 总
超 市 各 部 门
电 脑 信 息 部
复 盘
财 务 部

第五单元 盘点配置及其表格

一、盘点配置说明
开业初的全店配置图可做盘点配置图之用。一般而言，盘点配置图上除涉及卖场的冷冻柜、冷藏柜、货架、大陈列区之外，，还应涉及后场的仓库区、冷库等，只要是商品储存、陈列之处均要标明。
为便于掌握整体态势及规划，盘点图必须将通道及陈列架标示编号，并将此编号做成贴纸，粘贴于陈列架右上角，这样既可周详地分派责任区域，盘点者又可明了自己的工作范围。同时，也可在此图上掌握全局，合理调配，互相援助.。
盘点用表格（附后）

1． 盘点表
2． 盘点责任区分派表（小组用）
3． 小组盘点安排计划表
4． 支援盘点人员安排计划表
5． 盘点培训计划表
附1：

填写说明：
1． 按部门填写
2． 设定编号
3． 清点日期，按年、月、日各两位填写
4． 商品条码
5． 电脑确认的商品名称
6． 按售卖单位清点的数量
7． 清点人签字
※ 注：此表共三种，第一种黑色线（初点）、第二种蓝色线（复点）、
第三种红色线（抽点）
附2：

盘点责任区分派表（小组用）
部门 日期
姓名
盘点类别
区域编号
盘点单编号
备注

起
迄
张数

填表人： 批准人：
附3：

组盘点安排计划表

所属部门： 主管姓名： 日期
员工
姓名
职位
盘点时间安排
盘点内容
参与盘点环节
加班
时数

初点
复点
抽点

部门经理：
附4：
盘点培训计划表
日期
部门
组
别
本部门
参与培训人员
其它部门
培训人员
培训
时间
指导
人员
生
鲜
熟食

食
品
粮油、
罐头
干货
日配

烟酒
饮料

冲调
饮品

糖果
饼干

非食品
电器

日化

家纺

家居

精品

合计

制表 批准 营运副总
第六单元 盘点前的准备

自古兵家 “不打无准备之仗”，事前准备愈周密愈具体，盘点工作进展就能愈顺利，盘点结果就会愈准确。

一、 人的安排
1．原则上，盘点当天，应停止任何休假，特别是全面盘点至少应于两周前安排妥当，涉及加班、延长时间等，应由超市各部门写出《××组盘点安排计划表》（见前表3），并呈报营运副总批准。
2．责任区贯彻到人，明确范围，

二、 告知
1． 告知顾客
若营业中盘点而影响顾客购物则通过广播形式告知顾客，以取得谅解：“尊敬的顾客朋友，您好，我们的盘点给您购物导致了不便，请您谅解，顺祝您购物快乐！”
若停业盘点则应提前三天，以广播方式及公告方式，告知顾客，避免顾客徒劳往返，公告形式
2、告知厂商
盘点前，由采购员在订货时注明，或以电话告知，或发函告知，避免厂商于盘点时段送货，并在收货处提前一个星期贴出告知。
三、盘点前培训
１、 盘点前两个星期内进行盘点模拟培训，讲解注意事项，务使失误降至最低
２、 模拟培训，按实际盘点环节进行讲解，具体由营运副总及超市经理安排实行，并由ＡＬＣ填写《盘点培训计划表》（见前4），呈营运副总批准
３、 盘点人员进行逐个操作演习
４、 各部门主管须进行标准操作示范
５、 盘点工具
盘点表（一式三联黑、兰、红），小张自粘贴纸，红蓝圆珠笔等

四、工作分派
初点工作由指定员工实行，抽点、复点工作由部门主管或财务人员来执行。

五、商品整理，环境整理
实际盘点前两天对商品进行整理，使盘点工作更有序、有效，及早清除不良商品，其整理的重点是：
１、 检查货架或冷冻、冷藏价格卡是否与商品陈列位置一致，不一致时，要将其调整一致或更换新卡；
２、 将商品陈列整齐，以利于清点数量，象陈列端头、陈列架、附壁陈列架、随机陈列架、堆头等；
３、 清除坏品、退货商品，该报废的报废，该退货的退到收货区，包装破损商品要及时解决；
４、 清除卖场及作业场死角，检查收货区是否有滞留商品；
５、 将各项设备、备用品、工具存放整齐；
６、 库存商品的整理要注意两点：一是把小箱子放在大箱前；二是避免商品数量局限性整箱的当作整箱计算；
７、 盘点前最后整理：
一般在盘点前两小时，对商品进行最后整理，重要是陈列架上的商品。顺序绝对不能改变，否则盘点时会对不上号。
六、资料单据整理
为避免出现虚假现象，有关盘点的资料要整理:
１、 联营式自营商品的单据整理；
２、 报废品单据汇总；
３、 赠品单据汇总；
４、 改包装单位的商品单据汇总；
5、 收货资料的汇总
注意事项
１、 盘点前各主管须核查前三日的退货情况，看是否录入电脑；
２、 主管核对报废商品是否及时进行库存更正；检查破包商品是否整理
３、 销售区域的盘点必须在当天营业结束后进行；
４、 电脑部必须在营业结束以后，开始盘点以作库存锁库；
５、 收货部门在盘点当天１９：００（可依实际情况而定），必须停止所有数据资料的录入；
６、 未录入的商品，必须贴上“未录入不需盘点”的标记。第七单元 盘点的具体操作

一、 盘点作业流程图
锁库
进行初点

填写盘点表填黑色联，初点交表

复点填写盘点表蓝色联
ALC录入电脑

ALC录入
打印初点报表

列印差异表
第三次填红色联至盘点无差异

是
差 异

否
抽 点

是
差异

否
营运副总签核调整库存
结束
和电脑库存对照

否
是
差异
二、盘点的规定
1．初点规定
(1). 先点仓库（库存区）、冷冻库、冷藏库，再点卖场
(2). 盘点货架或冷冻柜、冷藏柜时，依序由左而右，由上而下
如图示：

(3). 每一货架或冷冻柜、冷藏柜均视为独立单位，使用单独的盘点表。若盘点表局限性，则继续使用下一张。初点盘点表为黑色；
(4). 盘点单上的数字填写要清楚，不可潦草让人混淆；
(5). 数字写错，要涂改彻底；
(6). 清点时，一定要按最小单位清点，不够一个单位的忽略不计，同时取出归入待解决品堆放处；
(7). 盘点时，顺便查看商品的有效期，过期商品应随即取下归入待解决品堆放处；
(8). 对无法查知商品编号或商品售价的商品，就立即取下，稍后追查归属；
(9). 盘点注意大分类和小分类，注明该分类商品所在的货架号码。

2．复点作业规定
(1). 复点时要先检查盘点配置图与实际现场是否一致，有否漏掉区域；
(2). 复点在初点进行一段时间后进行，用蓝色一联；
３．抽点作业规定
(1). 对整个区域的抽点视同复点；
(2). 抽点商品要选择卖场内的死角，或体积小、单价高、量多的商品；
(3). 抽点用红色盘点表，注明为抽点；
(4). 抽点是对初点和复点无差异商品的抽验。

４．差异解决
此处讲的差异是初点和复点不同样及抽点与初点、复点的结果不同样。（数据差异的调整，见第八单元库存调整）
(1). 初点和复点不同样，应由主管或其指定的不同员工去第三次点，填写红色单，注明第三次盘点。若尚有差异则由不同的人反复上述动作，并注明是第几次盘点，直至对的、电脑没有差异报表出现为止；
(2). 抽点若发生与前述盘点有差异，按上述动作进行，直至对的；
(3). 若无差异则须主管署名，由ＡＬＣ进行“确认”动作。

５．注意事项
(1). 每份盘点报表必须由部门经理以上人员署名；
(2). 主管在签核报表时，对其数量的总和应再核对一次，以保证无误；
(3). 主管必须检视每位员工负责的盘点区域是否的确完整地盘点；
(4). 在盘点前该盘点品项的销售区域应维持适当的安全库存量；
(5). 主管须负责对盘点过程中汇集的待解决品（如破损、变质商品、过保质期商品、无商标商品等做出相应解决（如报损、重新包装等）。

６．打印实际盘点报表
经主管核查无误后，并由部门经理以上人员签字后，由ＡＬＣ打印实际盘点报表。
第八单元 盘点结果的分析和解决

盘点作业结束后，实际库存和电脑库存相核对，若有差异要追查因素，堵疏防漏。

一、 追查差异因素（差异因素如第四单元所述）
二、 库存调整
1．库存更正流程图
主管填写库存更正表
经本部门经理签字核算
交营运副总批准
由ALC调整
归档留底至下一期盘点

(1). 此时产生的差异，经部门经理签核后，以盘点实际库存量作为对的数据；
(2). 营运副总签字后，ＡＬＣ方可作“确认”工作；
(3). 公司营运部于各品项盘点后将视情况予以抽查；
(4). 报表保存至该品项下次盘点后，方可销毁；
(5). 帐务调整，由财务部完毕；
(6). 盘点电脑系统流程，参照电脑部相关程序。

2．资料整理
(1). 经理要确认盘点单是否所有收回，同时要有署名；
(2). 复印留底，原件送财务部核算；
(3). 财务部在收到盘点资料后 ，2日内提出盘点结果报告；
(4). 各部门做盘点实行情况报告，以作为以后改善、参考之依据。

盘点报告
部门: 日期:

执行情况
问题
改善对策
初盘

复盘

抽盘

主管:
三、游离商品的解决
1．盘点通常会发生下列特殊情况
（1）．有货号，无品名或错品名
其因素有：
l 货号错误
l 货号已淘汰，但商品仍在销售
l 套号（厂商滥用已有货号，套用新产品）
（2）．有品名，无货号
其因素有：
l 条码脱落，又无据可查
l 店内自购，还没有编号
2．解决程序：
(1)． 进行清查：在也许的情况下须确认货号（条码），同时输入库存记录
(2)． 清查后仍无法找出原籍的商品一方面要列清单送采购部确认，一方面将其集中以便解决
(3)． 采购仍无法确认的商品，可以用下列方式解决：
l 退回厂商
l 假如无条码有商标的商品，在品质仍完好的情况下由店长决定酌情作清仓解决
l 报损
(4)． 属未经许可引进之商品，则追究责任
(5)． 注意：不可将不合格产品，过期或变质商品销售给顾客