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档案管理岗岗位说明书

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档案管理岗岗位说明书
岗位名称
档案管理岗
岗位编号

所在部门
企业管理信息部
岗位定员
1
直接上级
企管信息部主任
岗位工资

直接下级
无
分析人
林娟
所辖人员
无
分析日期

本职: 负责收集、 整理、 保管、 提供借阅集团公司及其下属公司的文书档案、 财务档案、 实物档案、 照片档案等及应用现代化方式管理、 利用档案.
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述: 负责收集公司各部门的各类档案
工作时间百分比: 10 %
工作
任务
督促公司各归档部门保管好所需归档文件
频次: 2次/月
用时: 1H
收集与公司重大活动有关的各类文件
频次: 3次/年
用时: 8H
协助各部门归档人员区分应归档文件范围
频次: 2次/月
用时: 0.5H
合理安排各归档部门归档时间
频次: 1次/ 年
用时: 1H
职
责
二
职责表述: 负责接收公司各部门移交的各类档案
工作时间百分比: 20 %
工作
任务
核对各部门移交档案, 确定各类档案类别、 保管期限
频次: 20次/ 年
用时: 40H
检查各归档部门归档文件的完整性、 真实性、 准确性
频次: 20次/年
用时: 1H
检查移交档案是否符合归档文件要求
频次: 20次/ 年
用时: 1H
编制移交目录, 交接双方签字
频次: 20次/年
用时: 1H
职
责
三
职责表述: 负责综合公司各部门档案, 正确区分全宗, 划分类别, 统一整理接收档案
工作时间百分比: 20 %
工作
任务
区分每份文件全宗, 划分类别、 保管期限, 按时间顺序整理装盒
频次: 20次/年
用时: 40H
给每份文件盖上档号章, 填写年度、 分类号、 保管期限、 件号
频次: 20次/年
用时: 15H
核对登录文件
频次: 20次/年
用时: 1H
将不同全宗、 不同保管期限的文件分别排放入柜
频次: 17次/年
用时: 0.5H
建立各种检索目录
频次: 17次/年
用时: 0.5小
职
责
四
职责表述: 负责档案的保管工作
工作时间百分比: 5 %
工作
任务
做好档案的保护工作, 做到防火、 防虫、 防光、 防霉
频次: 4次/年
用时: 8H
准备保管各类档案所需的装具
频次: 4次/年
用时: 4H
职
责
五
职责表述: 负责提供档案的借阅利用
工作时间百分比: 5 %
工作
任务
快速、 准确、 安全地提供利用者权限内所需档案
频次: 4次/周
用时: 0.5H
进行档案借阅登记
频次: 4次/周
用时: 5分钟
及时收回借出档案
频次: 2次/月
用时: 10分钟
职
责
六
职责表述: 承担到期档案的出库工作
工作时间百分比: 5 %
工作
任务
对到期档案进行装箱封存
频次: 1次/ 年
用时: 24H
列明数量, 准备销毁
频次: 1次/年
用时: 1
职
责
七
职责表述: 负责档案管理软件的日常使用及维护
工作时间百分比: 20 %
工作
任务
各终端用户权限设定、 密码管理
频次: 2次/ 年
用时: 4H
指导培训各部门归档人员正确使用各自模块
频次: 20次/年
用时: 4H
依据需要建立各种录入项目、 表格及目录
频次: 4次/年
用时: 3H
日常利用档案管理软件录入历史数据、 整理现行文件
频次: 15次/ 月
用时: 2H
利用软件查询所需档案
频次: 4次/周
用时: 5分钟
职
责
八
职责表述: 参与起草、 修订公司《档案管理制度》《档案保管期限表》
工作时间百分比: 5 %
工作
任务
贯彻执行上级有关规定
频次: 1次/年
用时: 8H
结合上级文件, 制定符合公司实际的各种档案管理制度
频次: 次/ 年
用时: 1周
反馈各部门意见, 修订公司管理制度
频次: 次/
用时: 1周
协助各部门宣传、 贯彻公司档案管理制度
频次: 次/
用时: 1周
职
责
九
职责表述: 参与档案统计工作
工作时间百分比: 5 %
工作
任务
统计分管档案数量、 种类
频次: 1次/年
用时: 4小时
综合各类档案统计数据, 填写档案年报
频次: 1次/年
用时: 4小时
职责
十
职责表述: 完成上级交办的其它工作
工作时间百分比: 5 %
权力:
有对各部门及时做好文件、 资料的立卷、 归档工作的督促权
有对公司归档文件的管理权
有对各部门相关资料和报表的索取权
有制定相关文件、 规章制度的建议权
有对其它相关工作的建议权
本部门预算内的费用使用权

考核指标:
负责收集各部门应归档文件,保证应归档文件的完整率达到95%
保证接收的档案的按照《山东省档案分类原则》及公司档案管理制度、 保管期限表合理分类、 保管期限的划定准确统一, 交接双方责任明确
按照山东省档案整理规范的要求对每次收集的档案能在接收后一个月内整理完毕
保护接收档案的安全性达到98%
在工作职责范围内, 对利用者所需档案能在10分钟之内及时、 准确提供,查找率达95%
每年年底对到期档案进行一次核对目录封箱统计工作, 做到列明数量, 保证出库档案完整率达98%
按照档案管理软件各用户各自的权利,做到权限设定合理, 每年核对修改各用户权限; 对录入的档案保证录入准确性达到95%
保证参与制定及修订的各项档案有关制度符合本公司实际需要, 采纳率达到90%
保证档案统计数据的真实、 准确性达到95%

工作协作关系:
内部协调关系
烟台啤酒朝日有限公司(集团)总经办、 财务部、 营销部、 生产部、 物资部、 政工部、 工会、 人力资源部、 行政管理部、 企管部、 审计部; 烟台啤酒朝日有限公司一分厂财务部; 劳动服务公司、 一轻供销公司、 华海植物繁育公司、 华海生物制品公司、 华海生物技术公司等
外部协调关系
档案局、 海关、 检验检疫局、 外经贸局、 轻纺控股、 贸促会
任职资格:
教育水平
大专
专业
档案管理、 外经贸专业
工作经验
两年相关专业工作经验
能力要求
具有一定的文字表示能力、 操作能力、 协调能力; 外经贸需要有一定的人际交往能力和应变能力
个性特征
稳重、 责任心、 细心、 理性思维
生理特征
无特别要求
所需培训
档案上岗培训(三个月); 外经贸需有报关、 报检培训(三个月)
工作特点:
工作场所
本工位; 在本市外出工作
工作方式
以坐及搬运档案为主; 经常外出
工作时间特征
只需白天工作; 有时需出差
工作环境
一般办公室
体力精力消耗
一般
劳动保护
由于防虫剂作用, 容易造成呼吸道疾病
使用工具/设备
电脑、 电话、 打印机、 扫描仪、 档案柜、 档案管理软件、 通讯设备
所需记录文档
各类目录
备注: