材料管理办法(008年).doc

北京经理部材料管理指导书
本指导书按照公司《材料管理手册（中建三三材2005450号）》、《分公司材料管理办法（分公司49号文、60号文）》以及分公司《同城管理办法》中的管理要求，结合这几年地区材料管理的特点而制定望地区各项目严格遵照执行。
一、 计划管理办法 （按分公司49号文中的材料计划管理制度执行）
开工半月内上报经理部材料部门，由经理部技术总工、片区材料负责审核，经理部经理签发。经理部材料内业盖章后留存电子版及盖章打印版
项目总体需用计划工作流程：
由施工项目工长提出，项目综合技术、项目经理审核，材料员汇总并上报，一式两份加电子版，有封面
项目月需用计划工作流程：
由施工项目工长按月提出，项目综合技术审核、项目经理审批，材料员分系统汇总并上报，一式两份加电子版，有封面

每月20号随材料报表上报经理部材料部门下月需用计划，由经理部材料内业编制相应的采购计划，经经理部材料负责审核、经理部经理签发，盖章后5天内反馈给项目

1、 招议标专项计划由材料招标申请表代替，在招议标前30天提交（10万以上的材料，含钢材）。
2、 所有计划必须要明确物资的名称、规格、型号、数量、质量标准（国家标准或行业标准或企业标准等）及其他技术等要求，特殊要求要提供图纸或样品，说明设计、业主或监理对该批材料供应要求，需要加工定做的材料应附图纸并注明要求，暂估物资要予以说明，“环境和职业健康安全”栏填写内容主要为材料产品本身，运输贮存在环境和职业健康安全方面的要求（如：电气元器件应有安全认证标识等），同类产品可合并填写。由供应商负责卸货的材料设备，要有针对性的对环境和职业健康安全进行要求（如噪音、卸货安全、包装物回收等）；“采标”栏采用分公司2006年7月公布的采标目录（见附件）；月需计划起止时间应与工程月度计划同步；需用计划的编号统一格式为9位编号，第一位为项目代号水（S）、电（D）、通风空调（K），第二位为需用计划（X），第三四位为年，第五六位为月，第七八九位为流水顺序号。如电气工程2005年4月份第5份需用计划的表示为DX0504005依此类推编号。填写格式见附件中计划样本所示。
3、 月度调整计划是针对项目由于设计变更或进度变化所提的调整计划，分为总计划的调整计划和月度调整计划。工长应根据变更后实际工程量的增减，对总需用计划和月需用计划中材料需用量进行增减调整，并在计划备注栏中注明。上报流程与需用计划相同。
4、 所有上报计划必须有封面，封面样式见附件。
二、 材料采购管理办法（参照分公司材料49号文中设备及大宗材料招议标采购管理办法执行）
由项目材料组提前30天上报项目经理签字后的“材料招标申请表”、“关于 项目材料招标拟邀竞标单位的请示”及相关资料（见附表），上报经理部材料部门。经经理部经理审批后由经理部材料部门上报分公司材料部门，按照分公司审核意见进行相关采购工作。
1、 采购权限及采购流程
⑴司属各项目工程设备材料单一品种总投标金额在50万元（含50万元）以上的由分公司主持在全司范围内统一招议标采购（暂估材料除外）

由项目材料组提前30天上报项目经理签字后的“材料招标申请表”、“关于 项目材料招标拟邀竞标单位的请示”及相关资料（见附表），上报经理部材料部门。经经理部经理审批后由经理部材料部门组织招议标。招议标结果上报报分公司评审，评审合格方可签订合同。

⑵司属各项目工程设备材料单一品种总投标金额10万元以上（含10万元）-50万元（不含）之间的由经理部统一招议标。（暂估材料除外）

招议标前提前通知经理部材料部门，招议标结果上报经理部评审，评审合格后方可签订合同。

⑶司属各项目工程设备材料单一品种总投标金额10万元以下的由项目部统一招议标。

（10万以上的）项目部提前提供所指定的品牌的函件，必要时附情况说明。如确实无法采取招标形式的，可采用经理部、项目部共同与厂家洽商方式，决定采购单价，议标结果上报分公司评审，评审合格后方可签订合同。

⑷业主指定品牌，未指定供应商的，采购权限同上

⑸业主指定品牌，指定供应商的，需甲方认价的暂估材料主要由项目部进行相关采购工作

（10万以上的）项目部应提供所指定的品牌及签订单价的函件，签订合同前前经理部、项目部共同与厂家进行洽商决定采购单价、付款方式等，议标结果上报分公司评审，评审合格后方可签订合同。

2、 相关处罚
按《公司员工工作失职责任追究处罚条例》中建三三监[2005]127号进行处罚。具体条款如下：
a不按公司规定对材料进行招标采购的，擅自定价造成采购价格明显不符市场行情存在违法乱纪行为的，严肃处理并依法追究相关责任人经济赔偿。
b 采购材料不合格或以次充好，对有关责任人进行通报批评，造成经济损失的，按直接经济损失价值的20%进行赔偿。
三、 供方选择 原则上须采用最新发布的合格供方名册中的合格供方，如出现新的供应商，项目上报拟定合同及相关招议标资料时，应附考察报告及具体说明。涉及到金额较大的、安装部位较为重要的材料，经理部材料组可派人考察其供货能力、生产能力等相关方面。
四、 签订合同要求及所需相关资料
⑴项目部招议标的 由项目材料组拟定合同草稿，经理部审核。所需提供的资料有（安装分公司物资采购合同评审表、材料招标结论评审表、采购对比表、厂家报价单（盖红章、三家以上）、合同草稿、议标洽谈记录）
⑵经理部招议标的 项目需提供的资料有（材料招标申请表、招标明细资料表，其中推荐厂家数量为一家以上四家以下）。由经理部材料部门拟定合同。

⑶分公司招议标的 项目需提供的资料有（材料招标申请表、招标明细资料表，其中推荐厂家数量为一家以上三家以下）由经理部材料部门拟定合同。
五、材料验收管理（按分公司49号文中的材料验收管理办法执行）
1、现场材料验收人员必须严格遵守企业规章制度、上班时间、要严守岗位，有事外出需在办公室或者库房门上挂牌，指明去向或委托代理人，保证送货人或领料人能及时与之联系。
2、材料员应提前四个小时以上通知项目材料的进场时间。并提前做好材料堆放场地规划，清底平场，疏通道路，安排上下车劳动力及相关机具等准备工作。与土建有关部门协商好堆放场地，不随意堆放或造成材料进场困难。
3、所有材料须三人参与收料（专业工长、质检员、材料员或库管员）。所有物资验收单和收料凭证须三人签字方有效（严禁代签），对工程急用，收料后立即需销售给劳务队的，还须由劳务队书面指派一名材料人员参与材料验收。进场材料必须认真计量验证、抽检并做好抽检纪录（验收人员应签字），并按现场平面布置图或其调整图整齐堆放，挂牌标识做好防护。
⑴材料进场后，收料员根据收料计划，对照送货清单认真核对材料的名称、规格、数量等，准确无误后再清点实物，并同时索取产品合格证、说明书、质保书或试验报告等技术资料，并对技术资料的内容进行验证，以确认其资料是否有效。
⑵清点实物与送货清单的材料的名称规格数量等相符后开始进行外观检查，具体可参考《附件1：安装常用材料（设备）现场验收办法》。需开箱包的要开箱包检查，暂时不能开箱包检查的，可先入库，但在使用时必须通知供方到现场一起开箱包，以明确责任，需进行复试的物资要填写取样通知单，通知试验取样，并积极与试验室联系了解物资是否符合工程要求，对外观检查不合格的物资要按程序文件ZJS.S.PD-8.3-01不合格品控制程序的有关规定进行处理。
⑶入库材料必须严格计量，对库房材料或工具性材料实行实物清点。
⑷所有材料验收过程中所产生的数据必须在物资验收单中注明，不得有修改，若
数量有争议时立即通知材料员进行协调处理。暂时协调不好的须在物资验收单中注明有争议的事项。
⑸对内部调拨的物资进行验收时，除核实数量外还须对单价成色进行核实，若对调入物资有争议时应及时与对方取得联系，求得协调，不得撕毁对方开出的调拨单或无理拒绝签字。
⑹材料检查合格后，按国家规范和采购合同中明确的方式严格进行计量，库管员开具《物资验收单》并办理《收料凭证》，表格附后。
4、材料验收资料的填写。
⑴、物资验收单
验收单中的验收数量必须同时采用小写和大写两种形式，不得涂改，对由理论计量数量的材料，应在物资验收单备注中记录原始验收数据。验收单的第一联由收料人员留底，第二联交供方，供方凭此与我方结算，第三联月底随报表交经理部财务。
物资验收单要求按月装订，并设有封面，封面上要注明总计多少张，作废多少张，各类材料数量为多少及起止时间。每月20号左右汇总装订，封面见附表
⑵、收料凭证
收料凭证根据物资验收单开出，要求认真仔细的核对每张物资验收单，看是否如上述所要求，收料凭证中必须注明物资验收单编号。 收料凭证中的每一项都须详细填写并编号装订存档 。收料凭证的编号按水S-XXXXXXX、电D-XXXXXXX、通风空调K- XXXXXXX，如S-0501001代表水专业2005年元月份第1张，装订要求同物资验收单。
5、入库材料的财务管理程序
“收料凭证”、“验收单”由库管员送交材料员和项目经理审核，在封面上审核签字后，收料单位库管员留下存根联，财务联随报表每月20日送经理部。材料员按规定程序与供货商办理好发票，项目经理、片区经理签字后送交财务，注：所有发票附带清单必须项目三人签字，供应商盖章。

重点要求及相关处罚：
1、 项目所有材料严禁无合同进场，特殊情况下经经理部领导批准可进少量部分。违者对相关责任人罚款500-1000元，屡教不改者，按公司相关处罚条例严重处罚。
2、 不按规定对材料进行验收，致使验收结算数量大于实际数量，给企业造成经济损失的，对有关责任人给予记过以上处分，责令其追回经济损失，并按直接经济损失价值20%处罚。
六、材料限额销售使用管理办法（按分公司49号文中的材料销售使用办法执行）
㈠、材料的销售
1、安装主材、设备实行限额销售，劳保用品的发放严格按公司规定及要求执行。
2、所有库存材料的发出必须填写销售单（调拨单），并且要坚持先签字后发料的原则。
3、销售单必须注明时间、劳务队伍、材料名称、型号、数量、使用部门，有仓库保管员、使用队伍（劳务队伍书面指定人员）、主管工长签字。
4、材料的销售：工程材料在对劳务分包销售前，工长应根据施工图、技术方案等统计材料需用量，结合项目当期（月、旬、周，具体项目根据情况确定）工程进度计划、材料损耗要求（单位定额，由项目制定根据定额耗量和公司材料节约目标指标结合项目要求制定）填写材料限额单，交由项目负责人审核后交库管员作为发料依据，在因工程发生变更引起材料增减时，工长必须及时对材料限额单进行调整，对调整的数据要用附件说明原因（如：具体变更单及主要内容）。库管员根据工长填写的材料限额单控制材料销售量，材料的每次销售发放量以当期（旬、周等）够用为准，不允许贪省事一次性销售发放。特殊易耗材料如电线等，必须严格控制发放及使用，坚持要求工长每天按工作需要提供当天够用的数量，按工长所提供数量进行销售发放，严禁贪图省事一次成批
销售发放。工长对我司所提供材料在使用时要严格监控，防止长料短用和丢失等浪费现象，材料员对现场材料浪费情况进行监督检查处并理。
5、发生材料浪费或限额与实际需要相差较大时，对分包直接扣除其多耗用的材料（扣除单价=材料原价+供货单位加成+运杂费+管理费），对项目直接责任人进行相应处罚。
6、每月劳务月度结算前由项目材料员将当月（与工程劳务结算日期同步，现为上月21日至本月20日）材料销售单核对准确，整理成册，除材料部门留存外，及时反馈至项目预算员、成本员。
㈡、材料节耗奖罚
1、以分项工程或阶段作为核算单位对劳务队伍实行节超奖罚兑现。
2、以单位工程作为考核单位，考核项目材料成本降低率和材料节约率的完成情况实行奖罚兑现。
（三）限额领料操作规程
限额领料范围：黑色金属，有色金属，电气设备、水暖器材、暖通材料设备、保温材料等大宗物资（主材和设备）。
限额领料依据：项目经理部向工长下达阶段性（根据分部分项工程大小取定时间段）工作任务单，工程任务单内容有分部分项名称工程量、时间、材料分析单（在限额材料范围内可计算定额消耗量的材料）。工程任务单可由预算部门在月施工图分部分项预算的基础上反复填制，并由项目经理审批认可。
工长根据工程任务任务单，填写限额领料单。
材料部门根据随同的工程任务单，参考预算，对限额量进行审核。
根据开好的限额领料单，材料部门执行发料，针对材料的不同存放、保管方式以及发料操作方式有两种情况：
对于封闭式库存材料：如电器、水暖、暖通材料设备、保温材料等大宗物资，可计算定额消耗量实行定额发放，限额执行。

对于开放式库存材料，如：黑色金属、有色金属、木材等，则实行如下操作程序：
对进场材料，从数量上、规格上一次性与相应系统的管理工长交底，填写领料单，一式三联，其中工长一联，材料部门抽取二联，称之为假领，该领料单为假领单。
工长根据下达的工程任务单填写限额领料，并消耗使用材料，称之为实领。
材料部门按分部分项，分阶段地进行限额审核，审核操作如下：
假领单材料累计量与限额领料单累计量相减，形成帐面现场材料存放量Q1
材料部门负责人盘点现场存放量，形成实际现场材料存放量Q2
Q1=Q2 表明限额领料合格完成
Q1＞Q2 表明限额领料节约完成
Q1＜Q2 表明限额领料不彻底，有超量现象
由材料部门在限额领料单上填写工完预收材料结算意见。
5、按《局项目管理手册》中建三局项目材料管理办法第十九条相关条款同时执行。
限额领料操作规程执行该规程保证体系
为了能贯彻执行该操作规程，需要如下的保证条件：
项目经理重视，或派技术负责人组织。
预算部门加强预算力量，提高预算准确度。
材料部门帐务清晰准确，盘点及时。
项目部工长熟练掌握操作规程。
限额领料完成及准确程度作为项目部评定工长业绩的依据之一，与奖金和兑现直接挂钩。
材料人员控制发料，严格按限额领料单执行，报表及时准确。
班组或分包队伍节超严格按制度兑现。节约按中建三局项目材料管理办法相关条款奖励，超耗则超过部分由邻料转为销售，于当月进度款扣除并按相关条款处罚。

七、库房及现场管理办法（按分公司49号文中的库房及现场管理执行）
重点要求及相关处罚：
1、所有进场材料必须按要求做好标识，堆码整齐、分类清楚。若发现超过三次未按要求管理现场材料的，对库管员进行50-500元的罚款。对材料设备保管不善，导致腐烂、变质、生锈损坏、丢失、给企业造成经济损失的，对有关责任人进行记过以上处分，并按直接经济损失价值的20%进行赔偿。
2、按经理部下发的封面样板，月底统一汇总收、发的原始凭证。
八、废材材料管理办法（按分公司49号文中的废旧材料管理办法执行）
不按规定擅自处理报废设备、废旧材料的给予记过以上行政处分，对主要责任人处以2000元以上罚款，对相关责任人处以1000元以上罚款。
九、经理部材料管理机构（目前阶段）
北京第三安装经理部材料管理机构人员一览表
序号
单位（项目）名称
材料员
库管员
1
北京中粮广场
张立（暂定）
周小玲
2
北京新天国际城
李洪程
谢雄狮
3
北京戎晖嘉园

付桂文
4
北京工业大学工程训练中心
黄昌飞
暂无
5
北京三管处
孙由平
龙艳（兼）
6
中国青年政治学院
金中华
潘泽梅
7
北京261医院
张东升
暂无

经理部材料主管 罗伟
经理部材料内业 李燕
编制日期：2008年3月20日 编制人：罗伟

十、资料报送及要求（按分公司49号文中的资料报送及要求执行）
（一）日常工作资料目录
序号
类别
填 报 内 容
填 报 要 求
填报时间
1
材
料
计
划
物资总需用计划
专业工长编制，项目材料员收集汇总
项目开工前3天
2
物资月度需用计划
需用计划专业工长编制，项目材料员收集。
每月20日上报
3
物资调整需用计划
需用计划专业工长编制，项目材料员收集
后并根据项目实际量情况编制采购计划
工程需要时
4
基

础

资

料
物资验收单
项目库管员填写并收集，每月汇总装订
随时填写，每月20日汇总装订
5
收料凭证
项目库管员填写并收集，每月汇总装订
随时填写，每月20日汇总装订
6
材料限额单
项目专业工长编制
项目库管员收集，每月汇总装订
随时填写，每月20日汇总装订
7
材料销售单
项目库管员填写并收集，每月汇总装订
随时填写，每月25日汇总装订
8
采购员登记台帐
项目材料员填写并收集
随时填写
9
材料成本台帐
项目材料员填写并收集
随时填写
10
材料收、发、存台帐
项目库管员填写并收集
随时填写
11
处理废材销售单
项目材料员填写并收集
随时填写
12
供
方
资
料
物质供方考察报告
项目材料员填写并收集
签订合同前填写
13
物质供方评价表
项目材料员填写并收集
随时填写
14
物资供方过程评价表
项目材料员填写并收集
随时填写

（二）物资招标采购工作资料目录

招
标
采
购
资
料
序号
填 报 内 容
填报要求
填报时间
1

材料招标申请表
招标金额超过10万，项目材料员填写，经项目经理审核签字后经理部
招标前30天
3
关于 项目材料招标拟邀竞标单位的请示
同上
招标前30天
4
材料招标结论评审表
项目材料员填写
招标完毕后
合同签订前
5
物资买卖合同（草稿）
项目材料员填写
招标完毕后
合同签订前
6
安装分公司物资采购合同评审表
项目材料员填写
招标完毕后
合同签订前
7
价 格 对 比 表
项目材料员填写
招标完毕后
合同签订前
8
物资买卖合同

合同签订完

（三） 材料各项报表上报目录
序号
报 表 名 称
填报类型
备 注
1
主要材料消耗节超表
月 报
每月20日前
2
主要材料消耗分析汇总表
月 报
每月20日前
3
材料成本分析汇总表
月 报
每月20日前
4
安装分公司材料招标采购情况统计表
月 报
每月20日前
5
材料采购招标工作统计表
月 报
每月20日前
6
公司各单位钢材采购价对比表
月 报
每月20日前
7
材料月报表
月 报
每月20日前
8
企业物资采购进、消费和库存总值
季 报
国年综358表
每季度20日前
9
企业原材料消费与库存
季 报
B 1 0 5-1 表
每季度20日前
10
企业能源购进、消费及库存
季 报
B 1 0 5 表
每季度20日前
11
主要材料采购价节余情况表
季 报
每季度20日前
12
材料月盘点表
半年报
每月20日前，项目经理签字
13
材料盘点汇总表一
半年报
6月及12月20日前
14
材料盘点汇总表二
半年报
6月及12月20日前
15
材料系统人员名单
年报
12月20日前
注：黄体字的要做目录表，放在裆案盒里
报送内容不全、账目不清的，经理部内业可拒收，按规定时间未上报而影响整个片区报表上报的，对相关材料人员处以100-500元的罚款。
以上管理办法在发布即日起执行。希望各项目部在支持、理解的前提下，共同为北京地区规范化、精细化管理及效益的提升，为地区经理部的不断发展而努力。
中建**局（北京）第三安装经理部
2008年7月9日