筹资内控手册.doc

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6.1 筹资业务流程

一、 业务流程范围
1 所涉及的业务范围
省市子公司申请银行借款、 省市子公司银行借款管理、 地市分公司申请银行借款、 地市分公司银行借款管理、 银行借款利息的计提及其资本化与费用化的划分、 还贷管理和与上述业务相关的会计处理
2 所涉及的部门范围
财务部门、 法律部门
3 所涉及的计算机系统和相关维护部门
财务管理系统、 国际备查簿系统、 久其报表系统
企业信息化部门、 财务部门

二、 目标
1 确保长短期银行借款记录的真实性、 完整性、 准确性和及时性;
2 确保银行借款利息的计提及时准确, 资本性与费用性划分正确;
3 符合有关金融的法规和规定。

三、 风险
1 银行借款没有全部记录;
2 长短期银行借款分类不正确;
3 利息计提不准确, 跨期记帐;
4 资本性支出与费用性支出分类不准确;

四、 相关会计科目
短期/长期借款、 银行存款、 预提费用、 财务费用、 在建工程

五、 流程概述
1 省市子公司申请银行借款
1.1 编制月度现金流量预算及银行借款审批单
省市子公司财务部门负责银行借款的获得与偿还工作。
股份公司审批的包括现金流量预算在内的全面预算于每年12月底下发至省市子公司, 具体流程详见预算管理和财务分析流程。省市子公司将全年的现金流量预算分解至每个月。
根据资金预算, 当出现资金短缺时, 财务部门应安排新的银行借款。财务部门准备银行借款审批单, 内容包括银行借款用途、 金额、 期限、 利率等条款。预算内的银行借款, 依据审批权限由财务部门经理或公司主管领导审批; 预算外的银行借款, 需省市子公司预算管理委员会或其授权人审批。
省市子公司外币借款应在股份公司利率指导下进行。
1.2 填写合同审核表并审批
银行借款请示被批准后, 财务部门从银行取得银行借款合同草案并填写合同审核表, 主要包括借款银行、 银行借款用途、 银行借款金额、 期限、 利率。
合同审核表由财务部门、 法律部门和公司主管领导签署意见; 若银行借款合同为公司法律部门审核的规范合同样本, 法律部门可授权财务部门签署审阅意见。财务部门审阅合同款项以保证银行借款的合理性, 法律部门审阅合同是否存在法律风险, 公司主管领导进行最后的审批。
1.3 签订合同及合同备案
公司法定代表人或其授权人员为合同签订人员。合同原件由财务部门连同有关文件交由档案管理部门作相应的归档保存, 由该部门对合同进行分类、 登记、 编号。其它人员如需查阅或复印按存档管理部门的相关规定办理查阅手续。
2 省市子公司银行借款管理
省市子公司的财务部门根据全省的银行借款情况登记银行借款存量表和还款计划表。银行借款存量表包括以下信息: 银行借款承办部门名称、 借款银行全称、 合同号、 本金、 利率、 还本付息日期、 银行借款开始日期、 期初金额和期末金额等。还款计划表包括借款银行全称、 合同号和还款计划。财务人员定期核对两个明细表, 并根据新增银行借款和已还银行借款情况及时更新。财务人员定期将两个明细表和会计报表进行核对检查。
财务部门定期根据还款计划表中到期日对银行借款在会计报表中进行长短期重新分类。
相关IT流程:
(1) 财务部门人员在EXCEL表中编制银行借款存量台帐及根据银行借款存量台帐编制还款计划表、 长短期借款分类等信息。
3 地市分公司申请银行借款
3.1 地市分公司原则上不能从公司外部借款, 特殊情况下的借款必须经省市子公司总经理授权。考虑到银行对部分地市分公司的业务贡献, 省市子公司可授权地市分公司一定的银行借款权。
3.2 地市分公司填写银行借款申请报告
申请银行借款时, 地市分公司需要填写银行借款申请报告, 报告内容包括: 申请融资的必要性分析, 借款银行对地市分公司的贡献情况及发展趋势等。报告需要地市分公司总经理批准, 并上报省市子公司财务部门。
3.3 省市子公司审批银行借款申请报告
省市子公司财务部门收到地市分公司银行借款申请报告后, 由财务部门经理审核并报省市子公司主管财务的副总经理批准, 出具”借款授权书”, 下发到相应地市。地市分公司的借款额度应在本月省市子公司预算总额度内。
3.4 地市分公司银行借款管理
地市分公司收到借款授权书后, 与当地银行洽谈签订银行借款合同。银行借款合同由省市子公司法律部门审阅后方可签订。签订后的借款合同报备省市子公司财务部门。
地市分公司实际还款后, 需将银行回单反馈回省市子公司财务部门。
4 计提利息及划分银行借款费用资本化与费用化
4.1 省市子公司银行借款计提利息
省市子公司财务部门定期按照银行借款存量表编制利息计算表, 由财务部门经理或授权人复核并签字后及时入帐。
相关IT流程:
(1) 财务部门人员根据银行借款存量台帐在EXCEL表编制借款利息预提表。
(2) 财务部门人员在财务管理系统输入借款信息。
(3) 财务管理系统生成借款利息预提数据, 经财务部门人员确认触发后生成相应的会计凭证。
(4) 对于借款计提利息, 财务部门人员在财务管理系统中入帐。
4.2 划分银行借款费用的资本化与费用化
省市子公司财务人员应每月底根据中国《企业会计准则-借款费用》将专项银行借款对应的工程项目与负责在建工程的财务人员及工程部门负责人核对工程进度, 计算需要资本化的银行借款费用, 编制银行借款费用分配表, 省市子公司财务部门经理或其授权人审核银行借款费用分配表并签字, 财务人员据以编制中国会计准则会计报表。
在国际会计准则下, 对于不是专门为获取相关资产而借入和使用的资金, 符合资本化条件的银行借款费用也应予以资本化。省市子公司财务人员按照在建工程汇总表和资本化率计算对应的资本化利息, 编制银行借款费用分配表, 省市子公司财务部门经理或其授权人核对银行借款费用分配表并审批, 财务人员据以编制国际会计准则会计报表。
相关IT流程:
(1) 财务部门人员在EXCEL表上按平均在建工程余额及平均银行借款余额孰低值计算银行借款利息的分配, 将部分国内会计准则项下的财务费用支出转入国际会计准则项下的资本性费用支出。
(2) 财务部门人员在国际备查簿系统记录银行借款利息分配的调整数。

5 还贷管理
5.1 偿还银行借款( 包括外币借款)
省市子公司收到贷款银行签发的还本付息通知单后, 财务部门核对还本付息通知单和本公司银行借款记录无误后, 填写付款申请, 附上相应单据, 由财务部经理审批后进行付款。付款后银行出具回单, 财务部门将该银行回单作为记帐凭证附件。
相关IT流程:
(1) 银行还本付息交易由财务部门人员在财务管理系统中入帐。
(2) 财务部门人员在银行借款存量台帐的EXCEL表中更新银行还本付息的信息。

6 其它筹资活动
公司增、 减股本、 发行任何种类股票、 认股证、 其它类似证券以及公司债、 进行利润分配或者弥补亏损等特殊活动需按相关法律法规程序由股东大会审批, 然后由相关部门执行。
7 股份公司总部银行借款管理
相关IT流程:
(1) 银行借款交易由财务部门人员在财务管理系统中入帐。

六、 控制点及监督检查方法
控制点
手工/自动
原有/新增
监督检查方法
1省市子公司申请银行借款

1.1编制月度现金流量预算及银行借款审批单

1.1.1预算内银行借款的审批单, 依据审批权限由财务部门经理或公司主管领导审批; 预算外的银行借款的审批单, 需省市子公司预算管理委员会或其授权人审批。
手工
原有
1.1.1分别检查预算内和预算外的银行借款审批单是否由适当的公司领导或其授权人员审批签字。
1.2填写合同审核表并审批

1.2.1合同审核表由财务部门、 法律部门和公司主管领导审批。
手工
原有
1.2.1检查财务部门、 法律部门和公司主管领导在合同审核表上的审核意见及签字。
1.3签订合同及合同备案
手工
原有

2省市子公司银行借款管理

2.1财务部主管人员定期将银行借款存量表和还款计划表两张明细表和会计报表进行核对检查。
手工
原有
2.1检查财务部人员定期核对银行借款存量表、 还款计划表和会计报表的书面记录; 检查三张表的符合性。
2.2只有财务部门授权人员才可访问及输入／更新银行借款信息到银行借款存量台帐。
自动
新增
2.2检查只有财务部门授权人员才可访问及输入／更新银行借款信息到银行借款存量台帐。
2.3银行借款存量台帐由IT部门定期备份。
自动
新增
2.3检查银行借款存量台帐由IT部门定期备份。
3地市分公司银行借款管理

3.1地市分公司特殊情况下从银行借款须经省市子公司总经理授权。考虑到银行对部分地市分公司的业务贡献, 省市子公司可授权地市分公司一定的银行借款权
手工
原有
3.1检查地市分公司从公司外借款的总经理授权文件。
3.2地市分公司填写银行借款申请报告

3.2.1银行借款申请报告需要地市分公司总经理批准。
手工
原有
3.2.1检查地市分公司总经理对银行借款申请报告的审批签字。
3.3省市子公司审批银行借款申请报告

3.3.1银行借款申请报告要由省市子公司财务部门经理审核, 并需报省市子公司主管财务副总经理批准, 出具”借款授权书”。
手工
原有
3.3.1检查大客户部门及财务部门的审核意见; 检查省公司副总经理对借款授权书的审批签字
3.4地市分公司银行借款管理

3.4.1地市分公司与当地银行洽谈签订银行借款合同, 并由省市子公司法律部门审阅后方可签订。
手工
原有
3.4.1检查省市子公司法律部门对借款合同的审阅签字。
4计提利息及划分银行借款费用资本化与费用化

4.1省市子公司银行借款计提利息

4.1.1财务部门经理或授权人复核利息计算表并签字。
手工
原有
4.1.1抽查利息计算表中的利率、 本金、 期限等与合同的一致性及利息计算的准确性; 检查财务部门经理或授权人在利息计算表上的复核签字。
4.1.2只有财务部门授权人员能够访问／更新利息预提表。
自动
新增
4.1.2检查只有财务部门授权人员能够访问／更新利息预提表。
4.1.3利息预提表由IT部门定期备份。
自动
新增
4.1.3检查利息预提表由IT部门定期备份。
4.1.4 借款利息预提表的参数更改, 只有财务部门授权人员能够在EXCEL表上更改。
自动
新增
4.1.4检查借款利息预提表的参数更改, 只有财务部门授权人员能够在EXCEL表上更改。
4.1.5 财务管理系统生成借款利息预提数据, 只有财务部门授权人员能够确认触发后生成相应的会计凭证。
自动
新增
4.1.5检查财务管理系统生成借款利息预提数据, 只有财务部门授权人员能够确认触发后生成相应的会计凭证。
4.1.6对于借款计提利息, 只有财务部门授权人员能够在财务管理系统中入帐。
自动
新增
4.1.6检查对于借款计提利息, 只有财务部门授权人员能够在财务管理系统中入帐。
4.2划分银行借款费用的资本化与费用化

4.2.1财务部门经理或其授权人审核银行借款费用分配表并签字。
手工
原有
4.2.1检查财务部门经理或授权人对银行借款费用分配表的审批签字。
4.2.2只有财务部门授权人员才可在EXCEL表上按平均在建工程余额及平均银行借款余额孰低值计算银行借款利息的分配, 将部分国内会计准则项下的财务费用支出转入国际会计准则项下的资本性费用支出。
自动
新增
4.2.2检查只有财务部门授权人员才可在EXCEL表上按平均在建工程余额及平均银行借款余额孰低值计算银行借款利息的分配。
4.2.３ 银行借款利息的分配计算表的参数更改, 只有财务部门授权人员才可在EXCEL表上更改。
自动
新增
4.2.３检查银行借款利息的分配计算表的参数更改, 只有财务部门授权人员才可在EXCEL表上更改。
4.2.4只有财务部门授权人员能够在国际备查簿系统记录银行借款利息的分配的调整数。
自动
新增
4.2.4检查只有财务部门授权人员能够在国际备查簿系统记录银行借款利息的分配的调整数。
5还贷管理

5.1偿还银行借款( 包括外币借款)

5.1.1人民币还款的付款申请需要财务部门经理审批签字。
手工
原有
5.1.1检查财务部门经理在付款申请上的审批签字。
5.1.2 对于银行还本付息, 只有财务部门授权人员能够在财务管理系统中入帐。
自动
新增
5.1.2检查对于银行还本付息, 只有财务部门授权人员能够在财务管理系统中入帐。
6.其它筹资活动

7．股份公司总部银行借款管理

7.1 对于入银行借款, 只有经授权的财务部门人员才可在财务管理系统中入帐。
自动
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7.1检查对于入银行借款, 只有经授权的财务部门人员才可在财务管理系统中入帐。

七、 主要控制点相关资料
1 银行借款审批单
2 合同审核表、 银行借款合同
3 银行借款存量表、 还款计划表
4 地市分公司借款申请报告、 借款授权书、 地市分公司借款合同
5 利息计算表、 利息分配表
6 还贷付款申请
7 还款相关凭证

八、 相关制度及备查文件