管理组排班手册.doc

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1．简介:
管理组班表是用来计划管理组活动最有效的工具。它能够平衡管理组有效楼面管理的优点和弱点, 以确保例行活动都被排入班表中, 并预留时间来完成门市目标和个人目标的行动计划。
*在平衡Q.S.C.、 营业额、 利润和人员发展时, 管理组班表是用来完成门市目标的行动计划。

2．内容
2．1规划管理组班表执行重点
1.提早做计划
2.与你的老板谈谈( 分公司经理或督导)
3.与你的下属( 管理组) 谈谈
4.列出例行活动
5.排出优先顺序
6.把你的计划写在纸上
7.与你的老板和你的下属( 管理组) 沟通你的计划
8.请你的下属对你沟通她们的计划
2．2管理组排班目标
1、 整体顾客满意
( 1) 、 在适当的时间, 运用适当的人员, 执行正确的方式, 而达到好的结果
( 2) 、 扩大管理组的职责范围
2、 营业额成长
( 1) 、 根据营业额或来客数提供足够的值班人员及服务员
( 2) 、 提供一致, 高水平的Q.S.C.给我们的顾客, 以提升营业额
3、 合理的利润
( 1) 、 有效的管理可控制费用中的第一大项, 人事成本(服务员和管理组)
4、 提高员工的士气和生产力
( 1) 、 训练课程规划
( 2) 、 增进管理组的时间管理能力
( 3) 、 提升管理组及服务员士气来达到员工保留计划
5、 公平合理的工作方式
( 1) 、 遵守政府的劳动法规
6、 自我发展
( 1) 、 规划适当的时间达到个人生涯规划与发展目标
2．3排定管理组班表
编排一个好的管理组班表对营运非常重要。管理组班表能够帮助你:
* 计划每位管理组的活动
* 协调管理组的时间, 使她们在执行活动时能同时兼顾日常的门市营运
安排管理组的班表时必须考虑:
* 管理组的发展
* 充实的个人生活规划
营运训练组建议:
体谅管理组的个人需求会提高士气及生产力
2．3．1每月的行动计划
一个有效的管理组班表其实就是一个行动计划。该计划可作为实现门市的方向性和阶段性目标, 并兼顾Q.S.C.、 营业额、 利润和人员发展的一个指引。在每月初, 就以下的项目和你的分公司经理进行讨论:
A、 门市每月的方向性目标( GOAL) 的阶段性目标( BJECTIVE) 。
B、 可达成方向性目标和阶段性目标的活动。
将你的方向性目标、 阶段性目标和行动计划写下来并及早作准备。至少在每月开始前给自己十天的时间作这些准备。每一位管理组员应该就各自的职责范围对阶段性目标和活动提出意见。在完成管理组班表之前的管理组会议中进行这件事。除了针对每月阶段性目标的活动之外, 你还必须兼顾例行性的工作。这些例行性的工作有很多是必须在特定的日子进行的, 如周报表、 订货、 排定服务员班表、 月报表等等。有些活动, 在管理组的工作能够重叠的情下, 则不必在特定的日子进行, 如工作考核、 单项工作检查表的追等。
2．3．2其它的排班考虑
设定了主要的阶段性目标和活动以后, 你需要一些额外的资讯来帮助你拟定一份有效的管理组班表:
□ 管理组有没有什么特别的请假要求?
□ 管理组中有没有会参加任何地区性或全国性的课程?
□ 有没有任何特别的会议或沟通日是由分公司经理安排的?
□ 谁需要训练, 以及哪一方面的训练?
□ 应该安排谁去完成某一项活动或任务?
2．3．3管理组营运规划
管理组班表提供不同的班次以管理每天的营运。一天必须排三个班次才能达到最完善的管理:
* 早班 — 08:00～13:30 — Open
* 中班 — 13:30～19:00 — Mid
* 晚班 — 19:00～00:30 — Close
依规定, 在这些时段中, 楼面上你的服务员会多于八个, 而一个管理组员最多只能有效的管理八个服务员。如果你发现你排定的班表比率超过8:1的话, 另外增加的人应该称为服务／生产区经理, 她们会帮你分担指挥, 辅导或管理的工作。
2．4管理组排班原则
排管理组班表时必须能兼顾员工和营运的需求。以下的原则兼顾了人员和营运的需求, 使你的班表能够在两者上取得平衡。
·管理组的班表应该每月安排一次, 并至少在月底前公布。
·门市经理应该至少每星期轮一次打烊(每月至少四次含EOM)。这应该视为门市经理个人每周例行性的轮班责任。
注: EOM——门市每日月底存货盘点结帐工作日。
·副理应该每周轮一至二次打烊班, 即至少每月六次打烊班(含EOM)。
·副理和中心经理不应该在同一天休假, 也不应该排在同一个班次(除非有特别的需求)。
·班表不应该被排成”晚／早班”。
·连续休假不能横跨两个星期到四天之多。连续休假最多三天, 且需经过门市经理核准。
·每位月薪管理组每月必须有连休一个周末(星期六和星期日)。
·月薪管理组(包括门市经理)的班表应该集中在早班和晚班。其余的时间则用计时组长来填补空缺。
·当只有一位月薪管理组时, 她应该被安排在中班。有两位时, 她们应该分别被安排在早班和晚班。当有三位被安排在同一天时, 她们应该分别担任早、 中、 晚班。偶然因为训练的需要, 可将她们安排在同一个班次。
·有弹性: 有时候你的做法必须要有弹性才能让工作顺利进行。你必须运用你的判断力来兼顾门市营运和员工两者间的需求。
2．5管理组排班程序
※安排一个有效的班表是需要花时间的, 因此请预先作计划。
2．5．1准备
在安排管理组班表前请预先准备好资讯和工具:
□ 每日特定事项(行事历)
是一种很有用的工具, 能够帮助你规划阶段性的目标。
A这份行事历能够让你列出所有必须完成的活动和任务。
B行事历中的”活动”部分可列出门市管理组和服务员的活动。
C其中也有空间让你列出特别针对你门市的活动。
□ 空白的班表表格
□ 铅笔
□ 每月的阶段性目标和行动计划
□ 门市的例行活动表
□ 管理组的发展需求
□ 管理组提出的休假时间／国定假日
□ 所有会议, 沟通日等的日期
□ 任何管理组应参加的训练课程日期
2．5．2记录阶段性目标
将每个月的Q.S.C.、 营业额、 人员训练和利润目标或顾客满意行动记载在”行事历”中的”目标”栏里。
2．5．3计划并记录每周的活动
根据阶段性的目标和行动计划, 拟定每星期的活动内容。
2．5．4记录例行活动
将每周和每月的”例行”活动写入行事历中, 务必将门市的特殊活动加进去, 并尽可能注明活动项目和负责人。
2．5．5安排工作班表
( 1) 、 将工作项目登入德克士的空白管理组班表中。该表共可记录五个星期的班表内容。( 如果某一个月份在周间结束, 最好将整个星期的工作班表都写出来)
( 2) 、 将管理组的工作在表中一一列出。一般先列出门市经理的, 再列副理。这样会帮助你看出整个班表中的弱点。
( 3) 、 为必须在某特定日程执行某项工作的管理组安排班次。个人所列分配的时间应该和活动的需求吻合。例如: 如果订货是在星期二进行, 负责这项工作的管理组应该被安排在每个星期二做盘点, 并计算订货量。
( 4) 、 将个人当月必须参加的会议或训练课程列入, 注明出席的时间。一般会议只会占去部分的班次时间。在这种情况下, 该班次的其它时间可用来从事其它活动或营运管理。
( 5) 、 安排足够的班次人手来管理日常的营运。
－－每天至少安排一个早、 中和晚班。
－－如果可能, 将月薪管理组安排在这些班次中。
－－当月薪管理组不够时, 安排计时组长填补空缺。
－－在比较忙的用餐时段, 让计时组长和月薪管理组重叠。
－－当月薪管理组因其它活动必须离开楼面时, 安排组长递补。
2．5．6核准并公布班表
□排定班表以后, 确定所有的班次都有足够的人手?
□你是否已经安排了所有为达成门市阶段性目标的活动?
□你是否已经指定并安排好所有的例行性活动?
□你是否给每项活动充裕的时间完成?
□完成的班表是否兼顾了营运和人员两方面的需求?
□是否遵守了排班的原则?
※作完必要的调整以后, 请分公司经理审核。班表必须在新的月份开始前公布。
2．5．7转换成每周班表
每星期将管理组班表填写在服务员班表上。
*转换管理组班表时, 再检查一次你的例行活动表。
安排不需要在特定日子里进行的活动( 单项工作检查表, 维护保养工作, 简介等) 以及不是每月都会发生的活动。当你指派这些工作时, 必须有另一位管理组来作楼面管理。必要时, 可调整计时组长的工作时间以确保每个班次都有足够的人力。
*排班技巧
□班表的计划和沟通必须详细, 两者对门市阶段性目标的达成都很重要。
□将你每天和每周的例行工作记录下来, 并预估每项工作需要的时间。将这些预估值保留起来, 以便将来和每项工作所花时间相比较。这样能够使你下次排班时更准确。
□任何超过计划30分钟的活动项目都必须列入班表中。

3．相关附表表单
3．1管理组排班检查表
3．2管理组工作时间表

管理组排班检查表
1． 管理组的班表应该每月安排一次, 经分公司经理核准于月底前后公布。
2． 门市经理应该至少每星期轮一次打烊( 每月至少四次含EOM) 。这应该视为门市经理个人每周例性性的轮班责任。
3． 副理应该每周轮1至2次打烊班, 即至少每月六次打烊班( 含EOM) 。
4． 副理和门市经理不应该同一天休假, 也不应该排在同一个班次( 除非有特别的需要) 。
5． 班表不应该排成”晚/早班。”
6． 连续休假不能横跨两个星期到四天。连续休假最多三天, 且需经门市经理核准。
7． 每位月薪管理组每个月有连休一个周末( 星期六和星期日) 。
8． 月薪管理组( 包括门市经理) 的班表应该集中在早班和晚班。其它时间用计时组长来填补空缺。
9． 当只有一位月薪管理组时, 她应该被安排在中班。有两位时, 她们应该分别被安排在早班和晚班。当有三位被安排在同一天时, 她们应该分别担任早、 中、 晚班。偶然因为训练的需要可将她们安排不同的班次。
10． 连续7天上班的情况应该避免。
11． 连续4天OPEN或连续4天CLOSE的情况应避免( 实习襄理工作站训练可除外) 。
12． 核对特定事项是否已排入, 例: 各类会议、 门市视察、 训练课程、 工作考核。
成功排班最有效途径:
*安排管理组班表时必须兼顾员工和营运的需求, 如此才能提升管理组士气和员工满意, 进而达到顾客满意。
*有时候你的做法, 必须要有弹性, 才能让工作顺利进行, 必须运用你的判断力来兼顾门市营运和员工两者的需求。

1． 管理组的班表应该每月安排一次, 并至少于月底前经分公司经理核准并公布。
2． 门市经理应该至少每星期轮一次打烊( 每月至少四次含EOM) 。这应该视为门市经理个人每周例行的轮班责任。
3． 副理应该每周轮1至2次打烊班, 即至少每月六次打烊班( 含EOM) 。
4． 副理和门市经理不应该同一天休假, 也不应该排在同一个班次( 除非有特别的需要) 。
5． 班表不应该被排成”晚/早班。”
6． 连续休假不能横跨两个星期到四天之多。连续休假最多三天, 且需经门市经理核准。
7． 每月月薪管理组每个月有连休一个周末( 星期六和星期日) 。
8． 月薪管理组( 包括门市经理) 的班表应该集中在早班和晚班。其它时间用计时组长来填补空缺。
9． 当只有一位月薪管理组时, 她应该被安排在中班。有两位时, 她们应该分别被安插在早班和晚班。当有三位被安排在同一天时, 她们应该分别担任早、 中、 晚班。偶然因为训练的需要可将她们安排不当在同一个班次。
10． 连续7天上班的情况应该避免。
11． 连续4天OPEN或连续4天CLOSE的情况应避免( 实习襄理工作站训练可除外) 。
12． 核对特定事项是否已排入, 例: 各类会议、 门市视察、 训练课程、 工作考核。
成功排班不二法门
*安排管理组班表时必须兼顾员工和营运的需求, 如此才能提升管理组士气和员工满意, 进而达到顾客满意。
*有时候你的做法, 必须要有弹性, 才能让工作顺利进行, 比必须运用你的判断力来兼顾门市营运和员工两者的需求。