做秘书的自我认识充电要求.doc

你在公司是领导“身边"的人，看起来似乎冠冕堂皇，您是否也对以下问题感到困惑:
1、 不明确自己未来职业发展方向是什么？
2、 想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？
3、 看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？
4、 面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？
5、 领导交办的工作，工作标准不明确？
6、 工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持?
7、 辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属,不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？
8、 与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？
9、 对公司的“潜”规则，不知该如何应对？
10、 对领导交办的文书工作,却不知如何把握其权重？
诸如以上的问题，都是每个行政管理者在工作中感到困惑的,如何把握正确方向从而迅速提升自身职
业素养,成了行政管理者亟待解决的问题。

课 程 收 益
→  明确各级行政管理人员的职业发展方向
→  学会编写自己的岗位说明
→  明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识,
→  学会奠定非领导的“领导“地位
→ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 
→  有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率
→  规范文档管理为企业运营发挥重要作用
→  提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力
→  学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧
→  了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象

课程大纲curriculum introduction
第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/助理人员的自我角色定位
◇ 初级秘书/助理：事务性文员
◇ 中级秘书/助理:事务性文员＋协助管理
◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
--视频:为什么不提拔我?
——现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
2、优秀秘书/助理人员的胜任素质
◇ 如何提升秘书/助理人员的素质
◇ 优秀秘书与一般秘书的差异
--案例分析：对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢？
第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的.

二、秘书/助理的职业生涯规划
   1、什么是职业生涯规划？
2、为何要进行个人职业生涯规划?
◇ 分析自我，确立人生的方向
◇ 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
◇ 看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力
——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢
3、职业生涯规划的简单步骤
◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析
◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人？
→What I want？ 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么?
→What fit I most? 什么是最适合我？
→What I can choose?我能够选择什么？
-—走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”

运用SWOT分析工具认识自我
三、秘书/助理商务礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象
◇ 着装的TOP原则
◇ “拒绝”着装败笔——着装误区
◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
—-案例：为什么不录用我,我错在哪呢?
2、基本商务礼仪
◇ 办公室礼仪
◇ 接待礼仪
◇ 电话礼仪与应对技巧
-—现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公室5S管理
◇ 5S的概念
◇ 推行5S的重要性
◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

第二部分 工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
◇ 时间管理的误区
◇ 时间管理的原则
√目标管理与80/20法则
√缓急轻重的优先管理
√个人时间与领导工作时间计划与安排
◇ 时间管理小窍门
◇ 办公室接待与电话处理
◇ 上级的时间管理与安排
◇ 自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划
-—小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”
我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。
每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人—-倒计时，人的出生是偶然，
但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩?

二、会务组织与管理
◇ 成功组织会议的技巧
◇ 组织阶段的工作：
——会前准备
——会中协助
——会后整理
◇ 会议座次安排的学问
——练习：小组讨论:如何协助召开公司例会
→ 案例：如何应对会议中的“漏洞”?

三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
◇ 收集信息工作的三个诀窍
◇ 信息的查实及传递
◇ 信息的储存与保密
2、文档管理
◇ 文档分类及储存的工作规范
◇ 文档查阅及分装的工作规范
◇ 文档销毁及保密的工作规范
-—案例：李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
◇ 通用公文：
→ 报告
→ 请示
→ 批复
→ 函
→ 决定
→ 公告
→ 通告
◇ 事务公文：
→ 工作计划
→ 工作总结
→ 会议纪要
◇ 礼仪文书：
→ 请柬
→ 介绍信
→ 推荐信
-—案例分享：请示/报告混为一体
撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

一般：（1）看秘书的着装,看是否着职业装(2)办公桌是否整洁、信函要分类放置(3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4)保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。
　　（一）关于商务活动中的签字仪式
　　注意：迎客:秘书在大门口迎接,领导在会议室等待迎接;客人应坐在右边;签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色;实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位,助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成;到最后要照相留念,注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教;不问婚否；身子预言:注意OK在不同国家的意思不同。
　　（二)宴请
　　注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口;迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期;秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时,若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方,并致歉.考试大提供
　　(三）有关商务旅行
　　注意：做好出行前的准备，拟定出访方案;包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等.准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。
　　（四）有关沟通：可能员工家属来闹事
　　秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等;如果对方着急,秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作;与对方说话时,不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址.对方提出一些要求,秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式,把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。
秘书的职业道德

秘书工作实践中,人们可以体会到:最能体现秘书职业的行为是：

1、上传下达的说话。

2、撰写公文、领导讲话等文章。

3、为领导或单位办事。因此，秘书的职业道德也可以从他的言德、书德和行德中得到充分的体现.秘书的言德、书德、行德应该包括哪些内容呢。

根据秘书工作的实践，可以进行这样的概括和总结：

1、言德。能直陈己见，实话实说，而且言之有物，言之有据，言之有理，言而有信；不搞言之无物，言过其实和阿谀奉承.

2、书德.能秉笔直书,实事求是，有喜报喜，有忧报忧.不做表面文章,不搞文字游戏,不矫揉造作,不粉饰太平.

3、行德.能令行禁止，有行必果，办事扎实，待人诚实，为人朴实，谦虚恭谨，礼让客气，自尊、自爱、自重，甘当配角，甘作绿叶,勇于奉献，淡泊名利。

简言之就是:勇于奉献,淡泊名利，直陈己见,实事求是。

一、忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员,都要忠于职守,热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。 作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责， 认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职.

　　二、服从领导，当好参谋 跟从领导,这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁,都是职业道德所不允许的. 个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥(更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策. 当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力,明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

　　三、兢兢业业，甘当无名英雄　兢兢业业，甘当无名英雄,就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨.秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干,在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

　　四、谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾,搞好合作。 办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别,更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔,在工作中充满朝气和活力。 热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

　　五、遵纪守法，廉洁奉公,不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公,是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规.廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现,是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利,不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠〃的所谓“等价交换”.要以国家、人民和本单位整体利益为重,自觉奉献,不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

　　六、恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信,行必果。 遵守时间,领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。 秘书人员要严格遵守诺言,一经允诺的事情就要尽力办到,遇到曲折变化，要事先说明原因,使人信服。 严守机密。秘书人员一个显著的特点,是掌握的机密较多，因此,要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德， 自觉加强保密观念.

　　七、实事求是,勇于创新 实事求是。秘书人员要坚持实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发.秘书人员无论是搜集信息、汇报情况、提供意见、拟写文件，都必须端正思想，坚持实事求是的原则。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影,分析问题必须从客观实际出发，既不惟领

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　　八、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求.作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素质，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题,也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质. 秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进,知识更新速度加快,因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要.

　　九、钻研业务,掌握秘书工作各项技能 从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能.